Văn hóa công sở là gì? Những điểm nào cần chú ý trong vai trò của văn hóa công sở? Cùng CEO Trần Trí Dũng tìm hiểu trog bài viết nhé!

Văn hóa công sở là gì?

Ở cấp độ cơ bản nhất, Forbes định nghĩa văn hóa công sở là:

“Các giá trị chung, hệ thống niềm tin, thái độ. Nó tập hợp các giả định mà mọi người ở nơi làm việc đều chia sẻ”.

Hay nói cách khác, văn hóa công sở là những giá trị, thái độ, hành vi và tiêu chuẩn. Nó được chia sẻ tạo nên môi trường làm việc. Đó là về trải nghiệm mà mọi người có được tại nơi làm việc. Cách trải nghiệm đó phù hợp với thương hiệu bên ngoài và thông điệp của doanh nghiệp. Khi một tổ chức có văn hóa công sở tốt, nhân viên sẽ gắn bó. Họ tận tâm và hào hứng khi đến làm việc. Và điều đó trải dài từ những nhân viên mới cho đến đội ngũ lãnh đạo.

Vai trò của văn hóa công sở

Thu hút và giữ chân nhân tài

Một môi trường làm việc có văn hóa tích cực rất tốt. Nó tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực. Nó cho họ cảm giác được trân trọng. Văn hóa thúc đẩy sự trung thành, gắn bó với doanh nghiệp. Nhân viên cảm thấy mình là một phần của một cộng đồng chung. Đó là nơi mà giá trị cá nhân và nỗ lực của họ được đánh giá cao. Khả năng cao họ sẽ không dễ tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp ở nơi khác.

Xác định giá trị và mục tiêu chung

Văn hóa công sở giúp phản ánh và củng cố những điều mà tổ chức coi trọng nhất. Giúp mọi người hiểu rõ hơn về hướng đi và mục tiêu chung của tổ chức. Đồng thời đóng vai trò là kim chỉ nam cho quyết định và hành động của mỗi cá nhân trong công ty. Một nền văn hóa công sở mạnh mẽ sẽ đảm bảo rằng mọi người đều hướng tới một mục tiêu chung. Nó tạo ra sự thống nhất và hiệu quả trong hoạt động.

Nền tảng cho sự đồng thuận, hỗ trợ

Khi văn hóa thúc đẩy sự cởi mở, trung thực và tôn trọng lẫn nhau. Các nhóm làm việc sẽ có khả năng phối hợp tốt hơn. Đồng thời giải quyết các xung đột một cách lành mạnh hơn. Từ đó tăng cường hiệu suất công việc, củng cố mối quan hệ giữa các cá nhân. Nó tạo ra một môi trường làm việc chung tích cực và hỗ trợ.

Thúc đẩy đổi mới

Nhân viên cảm thấy được khuyến khích. Họ có thể thường xuyên đưa ra các ý tưởng mới. Họ tíchh cực thử nghiệm những phương pháp đột phá. Một môi trường mở, khi thất bại được xem là cơ hội để học hỏi. Nó khuyến khích mọi người không ngại thử nghiệm. Giao tiếp cởi mở và sự hợp tác giữa các bộ phận rất tốt. Nó cũng góp phần tạo ra những giải pháp sáng tạo.

Đối phó với thách thức và thay đổi

Một văn hóa mạnh mẽ và tích cực tạo điều kiện cho sự thích nghi nhanh chóng với các thách thức, thay đổi. Tất cả nhờ vào sự đồng lòng và cam kết của nhân viên đối với mục tiêu chung. Trong môi trường có văn hóa khuyến khích sự cởi mở, hợp tác và giao tiếp. Các ý tưởng mới có thể được chia sẻ và phát triển. Các ý tưởng này không gặp nhiều rào cản.

Hơn nữa, văn hóa công sở hỗ trợ lấy ý kiến đóng góp từ nhiều cấp độ khác nhau trong tổ chức. Nó cũng giúp nâng cao khả năng đáp ứng và thích nghi với những thay đổi bên ngoài. Nhân viên cảm thấy mình là một phần của quá trình. Họ đưa ra quyết định sẽ có nhiều động lực hơn để hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua khó khăn.

Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở

Giá trị cốt lõi

Đây là những giá trị chủ chốt mà tổ chức coi trọng, được thể hiện qua cách làm việc và ra quyết định.

Sứ mệnh và tầm nhìn

Sứ mệnh là mục tiêu dài hạn mà tổ chức hướng tới để thực hiện. Trong khi tầm nhìn là bức tranh lớn về những gì tổ chức muốn đạt được. Cả hai giúp hướng dẫn các hoạt động và quyết định trong công ty.

Thói quen và phong tục

Cách thức mọi người tương tác hàng ngày, bao gồm cả cách giao tiếp, mức độ nghiêm túc hoặc thân thiện và các hoạt động ngoại khóa thường xuyên diễn ra.

Cơ chế thưởng phạt

Các chính sách và thủ tục về đánh giá hiệu suất, thưởng phạt, khuyến khích nhân viên.

Quản lý và lãnh đạo

Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hưởng sâu sắc đến văn hóa công sở, từ cách họ ra quyết định đến cách họ tương tác với nhân viên.

Môi trường làm việc

Bao gồm không gian vật lý (văn phòng mở hay cá nhân), cũng như các công cụ hỗ trợ làm việc và công nghệ được sử dụng.

Cách tiếp nhận và đào tạo

Cách tổ chức đón nhận nhân viên mới và các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên hiện tại.

Cách ứng xử với đa dạng và bình đẳng

Thái độ và chính sách của công ty đối với sự đa dạng, bình đẳng và hòa nhập, bao gồm cách xử lý các vấn đề liên quan đến giới, sắc tộc, tuổi tác và các yếu tố khác.

Điều gì tác động đến văn hóa công sở

Khả năng lãnh đạo

Một người lãnh đạo có tầm nhìn, cách tiếp cận tích cực và khả năng giao tiếp hiệu quả. Họ có thể tạo dựng một môi trường làm việc năng động. Họ hỗ trợ sự sáng tạo và tinh thần đoàn kết trong nhân viên. Ngược lại, nếu người lãnh đạo thiếu kỹ năng giao tiếp hoặc có thái độ tiêu cực. Nó có thể dẫn đến một môi trường làm việc căng thẳng. Đó là nơi mà nhân viên cảm thấy bị giám sát quá mức và thiếu sự hỗ trợ. Chính vì vậy, người lãnh đạo không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn là nhân tố then chốt. Nhất là trong việc hình thành và duy trì văn hóa công sở. Nó làm cho nó trở thành một yếu tố không thể thiếu trong sự thành công lâu dài của một tổ chức.

Chính sách nơi làm việc

Các chính sách thân thiện có xu hướng tạo ra một nơi làm việc lành mạnh. Hầu hết mọi người đánh giá cao việc làm việc cho các tổ chức công nhận niềm tin, giá trị và truyền thống của họ. Do đó, các nhà lãnh đạo có thể cân nhắc thiết lập các quy trình như quy định về trang phục, lập lịch trình, điểm danh và quy tắc ứng xử, đồng thời lưu ý đến phúc lợi của nhân viên. Điều này bổ sung cho thái độ của tổ chức đối với việc bồi thường, thăng chức và tuyển dụng.

Nhân viên

Những người mà doanh nghiệp thuê có thể có tác động đến văn hóa công sở. Các nhà lãnh đạo, quản lý tuyển dụng cần cân nhắc thuê những người có chung các giá trị và niềm tin hướng dẫn tổ chức của bạn. Lưu ý, việc nhân viên có những ý tưởng và quan điểm trái ngược nhau là điều bình thường. Quan trọng là doanh nghiệp tạo ra một môi trường tôn trọng văn hóa của mọi người và làm việc cùng nhau như một nhóm, hướng đến cùng một mục tiêu chung.

Giao tiếp

Cách mọi người giao tiếp tại nơi làm việc tác động đến văn hóa nơi làm việc. Ví dụ, nếu nhân viên có thể tự do giao tiếp với cấp trên, chia sẻ ý tưởng và quan điểm một cách cởi mở thì văn hóa nơi làm việc sẽ trở nên lành mạnh. Nếu không có sự giao tiếp cởi mở giữa đồng nghiệp, nhân viên và người quản lý thì văn hóa nơi làm việc có thể trở nên độc hại.

Chuyển đổi số

Ngày nay, việc tiếp cận các công cụ kỹ thuật số có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách chúng ta làm việc. Ở những công ty vẫn áp dụng cách làm việc thủ công, lỗi thời, nhân viên sẽ cảm thấy rằng thời gian của họ không được sử dụng một cách tối ưu. Khi Gen Z gia nhập lực lượng lao động (thế hệ sinh ra trong thời đại kỹ thuật số thực sự đầu tiên), chuyển đổi kỹ thuật số có thể tạo ra hoặc phá vỡ văn hóa nơi làm việc.

Văn hóa công sở tác động đến nhân viên như thế nào?

Văn hóa công sở có ảnh hưởng sâu sắc đến hành vi, tâm trạng và hiệu suất làm việc của nhân viên. Một văn hóa tích cực sẽ khuyến khích sự sáng tạo, tăng cường sự hợp tác và cải thiện mức độ hài lòng trong công việc. Nhân viên cảm thấy được trân trọng và hỗ trợ có xu hướng cam kết hơn với công ty, dẫn đến giảm tỷ lệ nhân sự thôi việc và tăng năng suất làm việc.

Ngược lại, một văn hóa tiêu cực có thể gây ra căng thẳng, xung đột và thiếu hụt động lực. Những vấn đề này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà còn có thể dẫn đến tình trạng kiệt sức nghề nghiệp (burnout) và các vấn đề sức khỏe tâm thần khác cho nhân viên. Quan trọng là các nhà lãnh đạo cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì một văn hóa công sở lành mạnh để tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và tích cực.

Cách xây dựng văn hóa công sở chuyên nghiệp

Lắng nghe tiếng nói của nhân viên

Thông thường, các công ty thực hiện một nền văn hóa mới với cách tiếp cận từ trên xuống, trong đó nhân viên có ít tiếng nói trong quá trình ra quyết định. Tuy nhiên, để xây dựng một nền văn hóa chuyên nghiệp và hiệu quả, các công ty nên xem xét cách tiếp cận mang tính cộng tác nhiều hơn.

Quá trình này cần sự tham gia tích cực của nhân viên trong việc hình thành và phát triển văn hóa công ty. Khi nhân viên được khuyến khích thể hiện ý kiến và đóng góp vào quá trình quyết định, họ cảm thấy mình được trân trọng và có giá trị. Tăng cường sự gắn bó của họ với công ty, thúc đẩy sự sáng tạo và cam kết với mục tiêu chung.

Vượt xa các lợi ích, phúc lợi cho nhân viên

Tùy thuộc vào vị trí và quy mô doanh nghiệp, tổ chức sẽ phải cung cấp một loạt các phúc lợi bắt buộc cho nhân viên. Nhưng những công ty có văn hóa làm việc thực sự tuyệt vời lại được biết đến là những người luôn tiến xa hơn nữa. Cung cấp các chương trình phúc lợi vượt trội như bảo hiểm sức khỏe tốt hơn, nghỉ phép có lương linh hoạt, các chương trình hỗ trợ nhân viên, đầu tư vào đào tạo và phát triển chuyên nghiệp cho nhân viên, giúp họ tiếp tục phát triển kỹ năng và sự nghiệp. Những nỗ lực này tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp, cải thiện hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt công chúng và những ứng viên tiềm năng.

Đừng tập trung vào cơ cấu công ty cứng nhắc

Mặc dù văn hóa doanh nghiệp cứng nhắc có thể mang lại lợi ích. Như việc tăng cường tính kỷ luật và duy trì sự thống nhất trong tổ chức. Nhưng nó cũng có thể gây ra cảm giác áp lực và hạn chế sự sáng tạo.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phát triển một văn hóa công sở vừa đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả cao. Nó vừa khuyến khích sự đổi mới và phát triển cá nhân của từng nhân viên. Bao gồm việc thiết lập các chính sách linh hoạt, khuyến khích giao tiếp hai chiều và tôn trọng sự đa dạng trong quan điểm, hành động. Văn hóa công sở nên phản ánh giá trị cốt lõi của công ty và phù hợp với sứ mệnh cũng như mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Biến nơi làm việc thành môi trường năng động, đầy thử thách

Một nơi làm việc mà nhân viên thực hiện những nhiệm vụ giống hệt nhau chắc chắn sẽ gây ra sự mất gắn kết. Ngay cả khi không thể mang lại cơ hội làm việc mới, doanh nghiệp vẫn có thể tạo ra sự năng động thông qua các buổi đào tạo chéo, các sự kiện đổi mới,… Ngoài ra, hãy chuyển những nhân viên có tiềm năng cao đã đảm nhiệm vai trò tương tự quá lâu sang một lĩnh vực có nhiều thách thức hơn để kinh nghiệm làm việc của họ không bị trì trệ.

Trách nhiệm giải trình của người quản lý

Trách nhiệm giải trình của người quản lý là nền tảng của một môi trường làm việc tích cực. Có thể có những tình huống xảy ra xung đột giữa người quản lý và các thành viên trong nhóm, và lúc này công ty không nên thiên vị người quản lý trong những trường hợp như vậy. Cần thu thập phản hồi của nhân viên và xác thực mọi khiếu nại trước khi đưa ra quyết định.

Thường xuyên tham gia các sự kiện bên ngoài văn phòng

Bước ra khỏi văn phòng mang lại cho đội ngũ nhân viên cơ hội kết nối trong môi trường bình thường. Hãy nói về những chủ đề vui vẻ, không liên quan đến công việc. Điều này rất quan trọng để tạo ra văn hóa công sở tích cực. Vì nó thúc đẩy tinh thần gắn kết giữa các nhân viên. Các sự kiện như giải đấu bóng đá cũng có thể hiệu quả. Vì nó thúc đẩy cảm giác cạnh tranh lành mạnh và tình bạn thân thiết.