Vậy quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì? Làm thế nào để xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp bài bản và khoa học nhất? Tất cả sẽ có trong nội dung bài viết dưới đây của Dũng, cùng theo dõi nhé!

1. Những điều cần biết về quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dựa trên điều tra của Tổng cục Thống kê. Doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm khoảng 97% số lượng doanh nghiệp ở nước ta. Nhưng có đến 50% doanh nghiệp đóng cửa chỉ sau 5 năm hoạt động.

Không được xây dựng trên nền tảng khoa học thì doanh nghiệp dễ “lầm đường lạc lối”, thậm chí phá sản. Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp sống trong lo âu vì mất kiểm soát. Dễ rơi vào tình trạng mắc kẹt trong sự vụ, chuyện to nhỏ gì cũng đến tay. Tuy là người điều hành mà như người bị hành. Ngược lại, nếu được xây dựng một cách khoa học thì doanh nghiệp sẽ đi đúng hướng.

Tuy nhiên trước khi muốn thực hiện điều gì, ta cần hiểu đúng đã. Cùng Dũng làm rõ khái niệm, chức năng của nó trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ ra sao nhé.

1.1 Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ (Small and Medium-sized Enterprises – SME). Đây là các doanh nghiệp có vốn đầu tư thấp, quy mô nhân sự nhỏ. Và doanh thu từ trung bình đến thấp.

Quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ là việc thiết lập và áp dụng một hệ thống các cơ chế, chính sách và quy định dành riêng cho việc điều hành và quản lý các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và trung bình. Hệ thống này được xây dựng và điều chỉnh linh hoạt. Phù hợp với đặc thù và nhu cầu của doanh nghiẹp quy mô vừa và nhỏ. Nhằm đảm bảo lợi ích của tất cả các bên liên quan, từ cổ đông, ban quản lý, đến nhân viên và khách hàng.

1.2 Chức năng quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cũng như các doanh nghiệp khác. Một chủ doanh nghiệp SMEs, người lãnh đạo, quản lý bạn phải nắm được chức năng của quản trị doanh nghiệp. Từ đó mới có thể  kiểm soát và điều hành công ty tốt nhất. Dũng sẽ chỉ ra 4 chức năng chính của quản trị doanh nghiệp như sau:

1.2.1 Chức năng hoạch định

Chức năng hoạch định là chức năng phải nhắc đến đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Chức năng này giúp các chủ doanh nghiệp, nhà lãnh đạo xác định mục tiêu tổ chức, xây dựng chiến lược doanh nghiệp. Đồng thời lên các dự án bổ sung, kế hoạch phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Chức năng hoạch định có vai trò chính:

• • Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và các nguồn lực (nhân lực, vật lực, ngân sách)

• • Xác định mục tiêu phát triển lâu dài trong hoạt động doanh nghiệp: mức tăng lợi nhuận, doanh thu, tăng số lượng nhân sự.

• • Xây dựng các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ với các doanh nghiệp start-up. Họ sẽ hoạch định các kế hoạch để tăng độ phủ sóng thị trường, tiếp cận khách hàng. Thay vì kế hoạch gia tăng lợi nhuận như các doanh nghiệp đã có tên tuổi.

1.2.2. Chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức phần nhiều là dành cho những người thuộc cấp quản lý. Chức năng này trong quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ yêu cầu phải xác định những việc cần làm, người phụ trách, trách nhiệm của từng bộ phận như thế nào.

• • Tạo dựng một môi trường nội bộ công ty để hoàn thành mục tiêu.

• • Xây dựng cơ cấu tổ chức và trao quyền cho từng bộ phận, cá nhân phù hợp với yêu cầu của công việc.

• • Truyền đạt thông tin, chỉ thị, mệnh lệnh quan trọng để thực hiện công việc, đồng thời nhận thông tin phản hồi.

Nếu chức năng hoạch định liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoạt động. Thì chức năng tổ chức liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Chính vì lẽ đó mà trong 4 chức năng quản trị thì chức năng tổ chức là chức năng quan trọng. Đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.

1.2.3. Chức năng điều khiển

Đúng như tên gọi, sau khi hoạch định và tổ chức các đầu mục công việc. Thì chức năng điều khiển đóng vai trò kích thích, động viên, chỉ huy, phối hợp nhân viên thực hiện các mục tiêu kế hoạch đã định. Đồng thời giải quyết khi có mâu thuẫn phát sinh.

Chức năng điều khiển bao gồm các công việc như: Hướng dẫn, lãnh đạo mọi người tiến hành hoạt động. Chức năng điều khiển nhằm giúp những người dưới quyền thực hiện công việc một cách hiệu quả. Tránh tình trạng chậm trễ công việc.

Chức năng điều khiển sẽ khiến các công việc được phối hợp trơn tru giữa các bộ phận với nhau. Khi chức năng điều khiển được thực hiện hiệu quả, 3 chức năng còn lại mới có ý nghĩa.

1.2.4. Chức năng kiểm soát

Trong quá trình làm việc, chức năng kiểm soát nhằm đảm bảo công việc thực hiện như kế hoạch dự kiến. Người lãnh đạo cần theo dõi xem doanh nghiệp của mình hoạt động như thế nào, thu thập kết quả thực tế. Nhằm so sánh với các mục tiêu đã đặt ra. Và tiến hành điều chỉnh khi có sai lệch.

Bên cạnh đó, kiểm soát còn giúp các hoạt động được thực hiện trơn tru và ít xảy ra sai sót hơn. Tóm lại, kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động công việc. Không chỉ các quản lý cấp cao cần đảm nhiệm chức năng kiểm soát. Mà đôi khi các nhân viên cấp dưới cũng cần tự bản thân kiểm tra, đánh giá lại công việc của mình để phòng trừ sai sót.

Với chức năng kiểm soát, tùy vào mục đích yêu cầu của công việc sẽ có các hình thức khác nhau:

Kiểm soát lường trước

Tiến hành trước khi hoạt động được phát sinh. Nó sẽ tiên liệu những sai sót hay tình huống có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ví dụ như khi đưa sản phẩm ra thị trường sẽ phải dự đoán khả năng thích ứng của sản phẩm với khách hàng. Đâu là phần khách hàng dễ có phản ứng lại nhất và cách xử lý như thế nào.

Kiểm soát đồng thời

Thực hiện trong quá trình làm việc. Kiểm soát đồng thời giúp nắm bắt được những khó khăn, trở ngại trong quá trình làm việc. Nó cũng giúp điều chỉnh kịp thời tránh phát sinh sai sót ngay từ đầu sẽ dẫn đến hệ thống bị ảnh hưởng theo.

Kiểm soát phản hồi

Sau khi công việc được hoàn thành. Kiểm soát phản hồi là khâu nhìn nhận, đánh giá lại xem kế hoạch đã đạt được so với mục tiêu đề ra không. Ngoài ra còn là để rút lại những kinh nghiệm cho các hoạt động kế tiếp.

 

Ngày nay, cùng với chuyển đổi số, việc quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng hơn trước rất nhiều. Nhờ các phần mềm quản trị doanh nghiệp. Điều này làm hạn chế tình trạng chậm trễ công việc hay tốn thời gian cho việc trao đổi trực tiếp. Chức năng kiểm soát được hoàn thiện với phần báo cáo quản trị cho doanh nghiệp.

Khóa học về quản trị đã được con người nghiên cứu từ mấy trăm năm trước. Cách để xây dựng một doanh nghiệp bài bản đã được nhiều thế hệ con người nghiên cứu, đóng gói và liên tục cải tiến thành các công thức, quy trình. Việc của chúng ta là cần hiểu rõ và làm doanh nghiệp một cách khoa học.

Vậy làm như thế nào để kinh doanh bài bản, có hệ thống? Dũng sẽ bật bí ở phần nội dung dưới đây. Cùng theo dõi tiếp nào!

2. Cách quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả

Có tới 50% doanh nghiệp SMEs tồn tại trong 5 năm đầu, nguyên nhân của tình trạng này là sự quản trị không hiệu quả. Hầu hết các nhà quản trị thiếu kinh nghiệm thực tế và kỹ năng quản lý nhân sự, dẫn đến suy thoái của công ty. Cần nhớ rằng, kỹ năng chuyên môn xuất sắc đôi khi không đủ để điều hành một doanh nghiệp hiệu quả.

2.1 Xây dựng tầm nhìn

Nhà quản trị cần phải nắm bắt được các thông tin cốt lõi nhất của tổ chức mình. Các thông tin đó bao gồm nguồn lực kinh tế, những thế mạnh và đánh giá những cơ hội cũng như thách thức của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

Từ đó, ban lãnh đạo có thể đưa ra định hướng thúc đẩy phát triển điểm mạnh và cải thiện điểm yếu của doanh nghiệp. Thêm vào đó, nhà quản trị cần xác định hài hòa giữa các nguồn lực hiện có, mở rộng tầm nhìn và nắm bắt được giá trị riêng biệt của doanh nghiệp mình.

2.2 Củng cố nguồn lực bên trong của công ty

Nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ nên xác định tinh thần hoạt động và số lượng nhân sự ngay từ đầu thì mới có hoạt động quản trị nhân sự và cả doanh nghiệp tốt. 

Ban lãnh đạo cần thường xuyên tổ chức kiểm tra và giám sát chất lượng nhân sự. Đồng thời, ban quản trị cũng nên có những hoạt động đào tạo, tạo động lực hợp lý và hiệu quả.

2.3 Vạch ra chiến lược và mục tiêu dài hạn

Ở bất kỳ quy mô nào, Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng là yếu tố cực kỳ cần thiết cho hoạt động quản trị doanh nghiệp. Nhà quản trị nên vạch ra định hướng mục tiêu dài hạn và cụ thể, rõ ràng. Từ đó, chúng ta từng bước lập ra các chiến lược hoạt động nhỏ hơn với mục tiêu ngắn hạn, phục vụ cho định hướng phát triển mục tiêu chung.

2.4 Hoạt động quản lý nguồn lực tài chính

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ, quản trị tài chính cũng là vấn đề cần được quan tâm. Không chỉ vấn đề vốn hạn chế, quản lý chi phí trong doanh nghiệp SME lỏng lẻo sẽ khiến hoạt động kinh doanh gặp khó khăn. Điều này đặc biệt rõ khi cạnh tranh với các đối thủ trong cùng phân khúc.

Đừng để sự nhập nhằng trong việc chi tiêu thường xảy ra do khả năng quản lý hạn chế, gây lãng phí trong sản xuất, thu mua và các chi phí khác.

2.5 Tập trung vào chiến lược sản xuất chủ chốt

Doanh nghiệp nhỏ nên tập trung phát triển sản phẩm các chủ chốt mang lai hiệu quả, đừng ham kinh doanh cùng lúc nhiều sản phẩm. Hãy định rõ chất lượng cần đạt, các chi phí sản xuất, cách cải tiến sản phẩm để duy trì sự phù hợp với thị trường và đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.

2.6 Trập trung vào hoạt động marketing

Trong kỷ nguyên 4.0, quản trị doanh nghiệp SME cần tập trung vào nhiều hình thức marketing khác nhau để không bị tụt hậu trong thị trường đầy biến động, nguy cơ mất việc là cao.

Doanh nghiệp tập trung xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu cụ thể, kế hoạch marketing dài hại để tạo hình ảnh sản phẩm và mạng lưới phân phối chất lượng. Điều này giúp doanh nghiệp xác định thương hiệu trong tâm trí khách hàng và đối tác. Và củng cố vị trí trong lĩnh vực hoạt động và tạo cơ hội phát triển hơn trong tương lai.

2.7 Nhà quản trị doanh nghiệp cần phải có kiến thức và kỹ năng

Để hoạt động quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp cần thu hút được các nhà quản trị có kiến thức và kỹ năng. Họ là người có khả năng nắm bắt được thời cơ, đánh giá được nguồn lực. Đồng thời đưa ra được những quyết định đúng đắn.

Bên cạnh đó, nhà quản trị còn phải có kỹ năng quản lý và có kiến thức chuyên môn mở rộng. Mới có thể đưa doanh nghiệp phát triển lên tầm cao mới.

3. 14 nguyên tắc trong quản trị doanh nghiệp

Trong quá trình quản trị doanh nghiệp người lãnh đạo cần nắm rõ 14 nguyên tắc sau đây để xây dựng được một hệ thống quản trị doanh nghiệp bài bản, rõ ràng.

3.1 Chuyên môn hóa và phân công hóa lao động

Đây là nguyên tắc quan trọng trong hoạt động quản trị doanh nghiệp. Nhờ chuyên môn hóa, chúng ta có thể thúc đẩy sự tập trung và hiệu quả trong công việc của người lao động và doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp phát triển nhanh chóng nhờ đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng.

3.2 Thẩm quyền phải đi kèm với trách nhiệm

Để làm tròn trách nhiệm của hệ thống quản trị doanh nghiệp. Thẩm quyền phải được cấp hợp lý. Trong đó, thẩm quyền bao gồm cả quyền yêu cầu những cá nhân có liên quan cùng tham gia. Đặc biệt, người có quyền quyết định phải chịu trách nhiệm về quyết định mình đưa ra. Để tránh dẫn tới thói vô trách nhiệm và hậu quả xấu.

3.3 Kỷ luật

Trong quá trình học quản trị doanh nghiệp doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một yếu tố không thể thiếu là kỷ luật. Nó bao gồm các tiêu chuẩn, thống nhất trong hành động. Thêm vào đó, kỷ luật là sự tuân thủ quy tắc và các giá trị. Đây là yếu tố then chốt để một doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Nếu doanh nghiệp có kỷ luật tốt thì sẽ phát triển bền vững.

3.4 Thống nhất về mệnh lệnh

Đây là nguyên tắc quan trọng, cần được chú ý. Thống nhất về mệnh lệnh có nghĩa là nhân viên chỉ được nhận mệnh lệnh từ một lãnh đạo mà thôi. Bởi trong một công ty có thể các nhà lãnh đạo ra có thể sẽ đưa ra những yêu cầu trái ngược nhau. Nếu không áp dụng nguyên tắc này, nhân viên cho cùng một công việc sẽ rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.

3.5 Thống nhất về đường lối

Trong một doanh nghiệp, các nhóm làm việc cần có chung một mục tiêu. Vì vậy, nên nhóm này cũng cần được lãnh đạo của một người đứng đầu. Sau đó, chúng ta cần có một kế hoạch thống nhất nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, thuần nhất trong mọi hoạt động. Việc thống nhất về đường lối sẽ giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng. 

3.6 Đặt lợi ích chung lên hàng đầu

Theo nguyên tắc này, lợi ích của một nhân viên hay nhóm không được đặt cao hơn lợi ích chung của tổ chức. Điều này trái ngược với  các nguyên tắc của Fayol. Nó được xây dựng với giả định mọi lợi ích và quyết định của tổ chức đều trung lập và có lý. Đặc biệt, nhiệm vụ của cấp quản trị là phải hòa giải hợp lý. Khi có trường hợp có sự khác biệt không thống nhất giữa lợi ích cá nhân và lợi ích chung.

3.7 Mức thù lao tương xứng

Đối với mỗi hệ thống quản trị doanh nghiệp. Chúng ta cần xây dựng được mức thù lao thỏa đáng nhất. Mức thù lao cần đảm bảo công bằng và thỏa mãn cho cả nhân viên và chủ doanh nghiệp. Nếu muốn nhân viên gắn bó lâu dài với công ty. Ban giám đốc cần chú ý tới vấn đề này.

3.8 Tập trung hóa

Đối với mỗi doanh nghiệp, đây là nguyên tắc thiết yếu của mọi tổ chức và là hệ quả tất yếu của quá trình cơ cấu. Đối với những tổ chức có cấu trúc phẳng và quyền lực phân hóa vẫn tập trung vào tay một số người mà thôi. Tập trung hóa giúp công việc được giải quyết nhanh chóng hơn, quá trình ra quyết định cũng hiệu quả hơn.

3.9 Xích lãnh đạo

Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên là một vấn đề cần được chú ý trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Mối quan hệ này cũng như mệnh lệnh từ trên xuống dưới cần được đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, hợp lý. Hai bên cần cố gắng cùng hiểu, đảm bảo vận dụng linh hoạt, không cứng nhắc.

3.10 Trật tự

Trong mỗi doanh nghiệp, chúng ta nên để cho mỗi nhân viên có chỗ đứng riêng, có bổn phận phù hợp với tổ chức. Người đứng đầu cần mang đến cho nhân viên luôn cảm thấy tự tin và an toàn trong môi trường làm việc. Quản trị doanh nghiệp thành công là khi đặt cho đúng vật nào, người nào vào chỗ nấy.

3.11 Sự công bằng

Sự công bằng và công lý nên thấm nhuần vào tư tưởng của tổ chức, là kim chỉ nam hành động của tổ chức. Điều này cần được áp dụng cả trong nguyên tắc lẫn hành động. Ban lãnh đạo cần để cao sự công bằng trong tổ chức. Sự công bằng có thể tạo nên lòng trung thành và sự tận tụy của nhân viên đối với doanh nghiệp. 

3.12 Tinh thần đoàn kết

Tinh thần đoàn kết là vấn đề đặc biệt quan trọng trong quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc xây dựng và duy trì sự hòa hợp giữa các mối quan hệ trong công việc là  điều vô cùng cần thiết, ban lãnh đạo cần lưu tâm. Doanh nghiệp sẽ có những thành công nhất định nếu chú trọng đến sự thống nhất, sự đoàn kết nhất trí trong nội bộ.

3.13 Ổn định nhiệm vụ

Trong bộ máy tổ chức, các nhân viên cần có thời gian để thích ứng và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Điều này đảm bảo cho các hoạt động có mục tiêu rõ ràng và điều kiện để chuẩn bị chu đáo. Thêm vào đó, sự ổn định giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên một cách hiệu quả.

3.14. Sáng kiến

Sáng kiến là một yếu tố giúp doanh nghiệp phát triển đột phá. Ở mọi cấp bậc trong cơ cấu tổ chức, sự nhiệt huyết, nhiệt tình và cống hiến đều rất quan trọng. Và những điều này thường đến từ những người có cơ hội thể hiện những sáng kiến cá nhân của mình. Vì vậy, chúng ta cần tạo điều kiện để nhân viên phát huy hết tính sáng tạo của bản thân.

4. 6 Kỹ năng cần có của nhà quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngoài việc tuân thủ các nguyên tắc trong quản lý nhân sự cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.  Nhà quản trị cũng cần trang bị các kỹ năng sau đây. Để phục vụ hiệu quả trong việc dẫn dắt một tổ chức.

4.1. Kỹ năng dự báo và hoạch định

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chiến lược quan trọng vì ảnh hưởng đến sự cạnh tranh và thành công. Để định hướng phát triển bền vững trên thị trường cho doanh nghiệp. Người quản trị cần xây dựng chiến lược ngắn và dài hạn đúng đắn. Gắn liền với quy trình hoạt động và dựa trên dữ liệu từ quá khứ.

4.2. Kỹ năng truyền cảm hứng

Truyền cảm hứng là kỹ năng quan trọng nhưng không phải nhà lãnh đạo nào cũng có. Bằng sự nhiệt huyết và khả năng thuyết phục. Lãnh đạo truyền được cảm hứng, trao quyền cho nhân sự đến tất cả cấp bậc và nhân sự. Thì doanh nghiệp có khả năng thành công cao.

Trong các kỹ năng quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Người đứng đầu tổ chức cần có thái độ đúng mực, xử lý công việc khoa học, tạo lòng tôn trọng và thoải mái cho nhân viên.

4.3. Kỹ năng ra quyết định

Một người đứng đầu tổ chức đưa ra quyết định nhanh chóng, thông minh, quyết đoán. Sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ thích ứng với thời đại số hóa. Quyết định đúng thời điểm mang lại thành công và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

4.4. Giao tiếp và đàm phán

Lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ hay lớn cũng cần giao tiếp với đối tác và nhân viên hàng ngày. Kỹ năng giao tiếp kém có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội phát triển và hợp đồng quan trọng. Ngược lại, giao tiếp và đàm phán khéo léo giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và mối quan hệ nội bộ công ty cũng sẽ tốt hơn.

4.5. Quản lý thời gian

Khối lượng công việc của người quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ khiến ngay cả những người quản lý lâu năm cũng phải cảm thấy đau đầu khi nhìn vào bảng biểu thống kê những công việc cần làm trong một ngày.

Vì vậy, nhà quản lý cần nâng cao kỹ năng sắp xếp quản lý thời gian của mình để vừa dẫn dắt doanh nghiệp vừa học tập và phát triển để không bị thụt lùi. 

4.6. Kỹ năng công nghệ

Cách mạng công nghiệp 4.0 thúc đẩy áp dụng công nghệ trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp áp dụng công nghệ giúp quản lý các bộ phận nhân sự, tài chính, kinh doanh, sản xuất,… hiệu quả.

5. Học quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ ở đâu uy tín, chất lượng?

Qua nghiên cứu, Dũng phát hiện ra gần 90% CEO các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam đều là những người đi lên từ nghề. Họ có thể là kỹ sư, bác sỹ, luật sư, kế toán, giáo viên, người bán hàng,…

Về chuyên môn họ đều là những người cực kỳ xuất sắc. Tuy nhiên, khi nói về kiến thức cũng như kỹ năng quản trị, quản lý doanh nghiệp. Thì đa số đều thiếu kinh nghiệm và cần cập nhật thêm nhiều kiến thức, kỹ năng.

Doanh nghiệp không được xây dựng bài bản. Dẫn đến tình trạng CEO vất vả. Mà doanh nghiệp thì hoạt động cầm chừng, thậm chí phải rút lui khỏi thị trường.

Tổng kết

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Trần Dũng về quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hy vọng rằng bạn đọc đã có thêm những kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay đóng góp ý kiến nào hãy liên hệ Dũng nhé!