Nhiều chủ doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong việc quản lý và lãnh đạo. Họ thường phải đối mặt với tình trạng kiệt sức và quá tải công việc. Nguyên nhân là do bạn chưa biết cách phân công công việc cho nhân sự hiệu quả. Điều này làm bạn phải lo toàn, ôm việc. Vậy làm thế nào để giải quyết vấn đề nhức nhối này? Hãy tìm hiểu ngay các nguyên tắc phân công công việc dưới đây!

1. Sếp ôm việc, quá tải do đâu?

Trước khi tìm hiểu cách phân công công việc đúng, chủ doanh nghiệp cần hiểu nguyên nhân cốt lõi. Xem điều gì khiến bản thân luôn phải ôm nhiều việc cùng một lúc. Có hai nhân tố chính dẫn đến vấn đề này:

Sếp không tin tưởng nhân sự nên không dám trao quyền

Đây là một vấn đề phổ biến trong nhiều tổ chức. Lãnh đạo luôn muốn kiểm soát mọi thứ. Họ không tin tưởng nhân viên có thể làm tốt công việc được giao. Điều này khiến cho sếp luôn thấy căng thẳng, mệt mỏi. Nó cũng khiến nhân viên ỉ lại vào sự hướng dẫn của sếp.

Sếp không biết cách phân bổ công việc cho đúng nhân sự

Điều này xuất phát từ lãnh đạo không biết phân loại nhân sự để giao việc đúng người, đúng thời điểm. Bên cạnh đó, lãnh đạo phân bổ công việc theo cảm tính. Họ thường không biết xây dựng bảng kế hoạch công việc. Hậu quả của việc này là sếp phải tự đi chỉnh sửa, rà soát từng đầu công việc. Điều này gây mệt mỏi và lãng phí thời gian.

2. Bật mí 8 bước phân công công việc đúng người để phát huy tối đa năng lực của nhân sự

Hiểu được nguyên tắc phân công công việc hiệu quả không chỉ giúp lãnh đạo hiệu quả. Nó còn giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru hơn. Dưới đây là 8 bước phân công nhiệm vụ đúng người giúp tối đa năng lực của nhân sự.

2.1. Sếp xây dựng những thói quen tốt để nhân sự chủ động, cam kết, trách nhiệm

Để lãnh đạo có thể tự tin giao việc và giao quyền cho nhân sự. Nhân sự cần có chuyên môn, sự chủ động và cam kết. Và để những đặc tính đó trở thành văn hóa trong doanh nghiệp. Người lãnh đạo cần là người tiên phong.

Khi lãnh đạo xây dựng thói quen tốt và lan tỏa điều này trong nội bộ doanh nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến hành vi của nhân viên.

Cam kết và trách nhiệm cao

Thói quen đầu tiên và vô cùng quan trọng là sếp luôn phải giữ tinh thần cam kết và trách nhiệm cao trong công việc. Khi đề ra kế hoạch và mục tiêu, bạn phải thực hiện một cách nghiêm túc và hiệu quả. Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng công việc. Nó còn là tấm gương để nhân viên học theo. Từ đó dần dần hình thành thói quen khi làm nhiệm vụ.

Kỷ luật là cây cầu nối giữa mục tiêu và kết quả

Kỷ luật sẽ là yếu tố đưa lãnh đạo và doanh nghiệp phát triển lâu dài. Khi lan tỏa được tính kỷ luật đến nhân sự, họ sẽ luôn làm công việc theo nguyên tắc, rõ ràng và minh bạch. Muốn vậy, sếp phải làm gương trong việc chấp hành quy chế, tiêu chuẩn chất lượng của doanh nghiệp.

Học hỏi, đổi mới, sáng tạo không ngừng

Học tập không ngừng là chìa khóa để nâng cao chất lượng nhân sự, duy trì lợi thế cạnh của doanh nghiệp. Vì thế, chủ doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì thói quen học hỏi, đổi mới cả đời. Điều này sẽ tạo nên một văn hóa làm việc tiến bộ, đột phá. Từ đó, nhân sự sẽ đủ trình độ và kỹ năng để hỗ trợ sếp.

2.2. Nhận diện 4 nhóm nhân sự trong doanh nghiệp

Sai lầm lớn nhất của chủ doanh nghiệp khi phân công công việc là giao việc nhầm người. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công việc và hoạt động kinh doanh. Vì thế, trước khi tiến hành giao việc và trao quyền, lãnh đạo phải nhận diện được 4 nhóm nhân sự. Nhờ vậy lãnh đạo mới có cách quản lý hiệu quả:

Nhóm 1 (Thỏ trắng)

Những người có hiệu suất làm việc thấp, tiềm năng phát triển cao. Đây là nhóm cần được tạo cơ hội để phát triển và thể hiện khả năng. Lãnh đạo có thể giao những công việc có tính thử thách. Tuy nhiên cần có sự giám sát chặt chẽ từ trưởng nhóm.

Nhóm 2 (Chó săn)

Những người có hiệu suất làm việc cao, tiềm năng phát triển cao. Đây là nhóm trụ cột của công ty. Họ không chỉ làm việc hiệu quả mà còn có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo và huấn luyện. Lúc này, sếp hãy là người đứng sau để định hướng, phản hồi, đưa ra ý tưởng mới.

Nhóm 3 (Chó hoang)

Những người có hiệu suất làm việc cao nhưng tiềm năng phát triển thấp. Vì đây là nhóm nhân sự làm việc chủ yếu dựa trên kinh nghiệm, thiếu sự tự học. Lãnh đạo có thể phân công những công việc đòi hỏi chuyên môn và kỹ năng vững.

Nhóm 4 (Zoombie/ Quả táo thối)

Những người có hiệu suất làm việc thấp và tiềm năng phát triển thấp. Đây là nhóm cần được xử lý và loại bỏ. Vì họ không chỉ không đóng góp cho công ty. Nó còn ảnh hưởng tiêu cực đến các nhóm khác.

2.3. Áp dụng DISC và MBTI để hiểu điểm yếu, điểm mạnh nhân sự

Khi phân công công việc cho nhân sự, việc thấu hiểu điểm yếu và điểm mạnh của họ sẽ giúp chủ doanh nghiệp giao nhiệm vụ phù hợp hơn. Hai công cụ được sử dụng phổ biến để nghiên cứu nhân sự bao gồm DISC và MBTI.

1 – Công cụ DISC  

DISC là công cụ xác định đặc điểm tính cách của một người thông qua việc quan sát hành vi của họ. Với DISC, hành vi con người sẽ nằm trong 4 khuôn mẫu sau: Thống trị (Dominance), Ảnh hưởng (Influence), Kiên định (Steadiness) và Tuân thủ (Compliance).

Với DISC, người quản lý nhân sự có thể hiểu rõ hơn về phong cách làm việc, ưu điểm, nhược điểm và mong muốn của nhân viên. Từ đó có thể tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. DISC cũng giúp lãnh đạo lựa chọn, đào tạo và đánh giá nhân viên một cách chính xác và khách quan hơn.

Để xác định một người thuộc khuôn mẫu nào, chủ doanh nghiệp cần xác định được hai yếu tố: họ chủ động hay bị động? Họ hướng tới con người hay hướng tới công việc. Từ đó, chủ doanh nghiệp xếp được nhân sự theo các nhóm sau:

Nhóm D – Người thủ lĩnh

Chủ động + Hướng tới công việc: Nhóm nhân sự này có khả năng lãnh đạo, tính cách quyết đoán và thích đối mặt với thách thức. Họ thường có tầm nhìn rõ ràng và mục tiêu cao. Nên giao cho họ những việc quan trọng, có tính chiến lược và đòi hỏi sự sáng tạo…

Nhóm I – Người tạo ảnh hưởng

Chủ động + Hướng tới công việc: Những người thuộc nhóm này có khả năng giao tiếp, thuyết phục và làm việc nhóm tốt. Chủ doanh nghiệp có thể giao cho họ những việc liên quan đến khách hàng, đối tác hoặc công chúng…

Nhóm S – Người kiên định

Bị động + Hướng tới con người: Những người thuộc nhóm này có khả năng lắng nghe, chia sẻ và giải quyết xung đột. Vì thế, chủ doanh nghiệp nên phân công những công việc hỗ trợ như trợ lý, thư ký…

Nhóm C – Người kỷ luật

Bị động + Hướng tới công việc: Những người thuộc nhóm này có khả năng phân tích, tổ chức và tuân thủ quy trình. Họ thường có tính cẩn thận và tự giác, nên giao cho họ những việc cần sự chuyên môn, chi tiết và tỉ mỉ…

2 – Công cụ MBTI 

Hiện nay, MBTI là công cụ được sử dụng phổ biến hàng đầu để tìm hiểu tính cách và đặc điểm của một người. Kết quả bài trắc nghiệm tính cách Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) được đánh giá dựa theo 4 tiêu chí:

Nơi bạn tập trung sự chú ý

Hướng ngoại (E – Extraversion) hoặc Hướng nội (I – Introversion)

Cách bạn tiếp nhận thông tin

Giác quan (S – Sensing) hoặc Trực giác (N – iNtuition)

Cách bạn đưa ra quyết định

Lý trí (T – Thinking) hoặc Cảm tính (F – Feeling)

Cách bạn đối mặt với thế giới

Nguyên tắc (J – Judging) hoặc Linh hoạt (P – Perceiving)

Dựa vào kết quả trên các nhà khoa học học xác định được 16 nhóm tính cách khác nhau bao gồm: Người trách nhiệm (ISTJ), Người bảo vệ (ISFJ), Người cho đi (ENFJ), Người truyền cảm hứng (ENFP), Nhà điều hành (ENTJ), Người có tầm nhìn (ENTP), Người quan tâm (EFSJ), Người trình diễn (ESFP), Người bảo hộ (ESTJ), Người thực thi (ESTP), Người che chở (INFJ), Người lý tưởng hóa (INFP), Nhà khoa học (INTJ), Nhà tư duy (INTP), Người nghệ sĩ (ISFP), Nhà cơ học (ISTP).

Trong phân công công việc, lãnh đạo có thể ứng dụng MBTI theo nhiều cách khác nhau, như xây dựng đội nhóm với nhiều nhóm tính cách để đa dạng cách tiếp cận và giải quyết vấ đề. Bên cạnh đó, việc phân chia nhiệm dựa trên thế mạnh cá nhân cũng giúp hiệu quả công việc được cải thiện. Ví dụ, người có tính cách ESTJ có thể phù hợp với công việc quản lý và tổ chức, trong khi người có tính cách INFP có thể làm tốt trong các công việc yêu cầu sáng tạo và tư duy chiến lược.

2.4. Chia nhóm và đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm nhân sự

Bên cạnh việc phân công công việc cho từng cá nhân thì tạo được các nhóm nhỏ chất lượng cũng vô cùng quan trọng. Lãnh đạo có thể chia nhân sự thành nhóm 5 – 8 người, dựa vào kết quả DISC hoặc MBTI đã phân tích, hãy đảm bảo nhóm này có đủ các đặc điểm sau:

Tâm lý vững vàng

Họ luôn sẵn sàng đối mặt với những khó khăn, thách thức hay rủi ro mà không nao núng, bối rối

Đáng tin cậy

Họ luôn khiến đồng đội yên tâm về tiến độ công việc, chất lượng công việc và thái độ khi làm việc

Minh bạch, rõ ràng

Họ có mục tiêu, phương hướng và kỳ vọng rõ ràng vào từng công việc mình làm

Có ý thức trong công việc

Để có một nhóm hoàn hảo thì nhân sự cần đảm bảo ý thức được vai trò và trách nhiệm của mình trong nhóm

Có sức ảnh hưởng

Đóng góp của nhân sự đó thật sự có ý nghĩa với kết quả chung của công ty và đội nhóm của mình

Gary Burnison, CEO of Korn Ferry, từng nói rằng “Những đội có thành tích kém thường 100% thực dụng và 0% xây dựng với mối quan hệ”. Câu nói này khẳng định tầm quan trọng của sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm với sự thành công chung. Và lãnh đạo chính là người cần có vai trò xây dựng và duy trì sự liên kết đó. Nhấn mạnh vai trò của sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm với sự thành công chung.

Lãnh đạo cần tạo ra môi trường để nhân sự có thể giao tiếp mở, chia sẻ quan điểm, ý kiến cá nhân. Khuyến khích thành viên của các nhóm khác nhau hợp tác trong các dự án chung để tạo ra cơ hội cho sự học hỏi và trao đổi kiến thức. Bên cạnh đó, việc nhanh chóng giải quyết những xung đột trong đội nhóm cũng là điều vô cùng cần thiết.

2.5. Trao đổi về mục tiêu công việc rõ ràng với nhân viên

Khi phân công công việc cho nhân sự, lãnh đạo nên cho nhân viên biết rõ mục tiêu và kỳ vọng của mình. Bên cạnh đó, hãy giao tiếp để họ hiểu rằng, sự đóng góp của bản thân rất quan trọng đến thành công của dự án và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Sự trao đổi này sẽ giúp nhân sự hiểu được mình cần làm những gì và đạt được kết quả ra sao. Không chỉ vậy, việc nhìn nhận bản thân như một nhân tố quan trọng trog doanh nghiệp sẽ giúp nhân sự có trách nhiệm, có động lực để hoàn thành công việc xuất sắc.

2.6. Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Một kỹ năng quan trọng khi phân công công việc cho nhân viên là sắp xếp được các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Điều này giúp hạn chế tình trạng phân bố thời gian cho từng nhiệm vụ không hợp lý hoặc một nhân viên phải làm nhiều đầu việc cùng thời điểm.

Để sắp xếp nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên hiệu quả, chủ doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:

Tạo danh sách tất cả công việc cần làm

Ghi chép toàn bộ những công việc cần làm từ những nhiệm vụ nhỏ đến những nhiệm vụ lớn. Mục đích của hoạt động này là giúp anh chị nhìn toàn cảnh khối lượng công việc cần hoàn thành

Xác định mục tiêu “điều gì quan trọng nhất cần làm”

Trong danh sách những việc cần làm, anh chị hãy xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng nhất. Nhiệm vụ quan trọng nhất là nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu mà lãnh đạo, doanh nghiệp đang hướng tới

Xác định những công việc khẩn cấp

Bên cạnh tên những công việc phải làm, chủ doanh nghiệp cần đi kèm với thời gian cần hoàn thành nó. Những công việc cấp bách, deadline ngắn cần được ưu tiên

Tránh việc xung đột các ưu tiên, một nhân sự phải làm nhiều việc cùng một lúc

Một quy tắc phân công công việc mà chủ doanh nghiệp cần biết là hạn chế tối đa việc xung đột các ưu tiên. Việc ép các nhân sự làm nhiều việc quan trọng một lúc không chỉ khiến nhân sự áp lực. Nó cũng giúp làm giảm chất lượng công việc. Vì thế, ở mỗi thời điểm, mỗi nhóm nhân sự chỉ nên đảm nhiệm một nhiệm vụ quan trọng duy nhất

Tính toán nguồn lực và công sức cần cho mỗi nhiệm vụ

Tiếp theo, chủ doanh nghiệp cần đánh giá nguồn lực và công sức cần thiết cho mỗi công việc. Nếu bỏ qua bước này rất dễ dẫn đến tình trạng, nhiệm vụ thiếu nhân sự khiến công việc hoàn thành chậm trễ. Ngược lại, có công việc thừa nguồn lực khiến lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.

Giới hạn thời gian hoàn thành từng công việc

Cuối cùng, hãy đặt giới hạn thời gian cho từng công việc. Đây là cách để nhân sự không chây ì, chậm trễ ảnh hưởng đến các hoạt động chung của doanh nghiệp

 

 

2.7. Trao quyền cho nhân viên, chỉ can thiệp khi thật cần thiết

Chìa khóa để lãnh đạo không phải ôm việc là học cách trao quyền cho nhân viên. Tuy nhiên, việc trao quyền như thế nào phải dựa trên đặc điểm của từng nhóm nhân sự.

Ví dụ, với nhóm nhân sự “Chó săn”, lãnh đạo có thể hoàn toàn trao quyền vì họ có đủ năng lực và sự cam kết. Ngược lại, với nhóm “Thỏ trắng”, lãnh đạo cần cân nhắc khi trao quyền vì năng lực của nhóm nhân sự này còn yếu. Lãnh đạo cần đào tạo liên tục và trao quyền dần theo thời gian.

Dưới đây là cách trao quyền cho nhân viên giúp đạt hiệu quả cao nhất:

Xác định phạm vi và nhiệm vụ rõ ràng cho nhân viên

Khi trao quyền, người quản lý hãy đặt ra giới hạn rõ ràng về những việc nhân được quyết định, và những việc cần báo cáo. Đồng thời, lãnh đạo cần truyền đạt rõ mọi quyết định được ra đều phải phục vụ lợi ích chung của doanh nghiệp và phù hợp với văn hóa công ty. Đây là điểm mấu chốt để chủ doanh nghiệp chắc chắn công việc và các hoạt động không nằm ngoài tầm kiểm soát

Cung cấp nguồn lực cần thiết cho nhân viên

Để nhân viên làm tốt vai trò của mình, hãy đảm bảo cung cấp cho nhân viên đầy đủ nguồn lực như: quy trình làm việc, hướng dẫn công việc, tài liệu tham khảo, công cụ hỗ trợ (nếu có)

Cởi mở, lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên

Khi đã trao quyền, chủ doanh nghiệp nên tạo cơ hội để nhân sự bày tỏ những khó khăn, góp ý và kịp thời đưa ra phản hồi. Đây là cách giúp nhân viên cải thiện kỹ năng, tự tin hơn, đồng thời còn giúp anh chị nhìn ra điểm yếu của quá trình vận hành doanh nghiệp để kịp thời sửa đổi

Tin tưởng vào khả năng của nhân viên

Cuối cùng, khi đã quyết định trao quyền hãy đặt niềm tin vào nhân sự của mình. Chỉ khi nhân viên thấy rằng sếp tin vào khả năng của họ thì họ mới có thể tận tâm cống hiến

Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp không nên hiểu sai ý nghĩa của cụm từ “trao quyền”. Trao quyền không đồng nghĩa với việc, lãnh đạo buông bỏ và không quan tâm đến các hoạt động mà nhân viên đang làm. Ngược lại, lãnh đạo phải hiểu và nắm được bao quát mọi quyết định mà nhân viên đưa ra thông qua các cách sau:

Cách quản lí việc trao quyền

Yêu cầu nhân sự báo cáo công việc về mục tiêu, tiến độ, kết quả theo từng tuần. Trong bản báo cáo nên đi kèm với số liệu chứng minh

Thực hiện kiểm tra bí mật. Đây là cách giúp lãnh đạo có thể đánh giá một cách khách quan nhất cách nhân viên đang đảm nhận. Bạn có thể xem nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình tốt không. Ví dụ, khi lãnh đạo muốn kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân viên kinh doanh. Họ có thể đóng vai là khách hàng/ đối tác liên hệ với nhân viên sales. Từ đó họ sẽ xem xét cách nhân viên kinh doanh tư vấn khách hàng, truyền đạt thông tin có chính xác và phù hợp hay không

2.8. Cung cấp hướng dẫn và phản hồi rõ ràng

Cuối cùng, sau khi phân công công việc, hãy đảm bảo rằng chủ doanh đã cung cấp cho họ hướng dẫn và phản hồi rõ ràng. Hướng dẫn sẽ giúp nhân viên đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Phản hồi sẽ là cách để nhân sự nhìn nhận và thay đổi những khuyết điểm. Khi đưa ra phản hồi, chủ doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để có những phản hồi chất lượng nhất:

Chọn thời điểm phù hợp

Chủ doanh nghiệp nên đưa ra phản hồi tích cực ngay sau khi công việc hoàn thành để tạo động lực cho nhân viên. Tuy nhiên với phản hồi tiêu cực, cần chọn thời điểm cả sếp và nhân viên đều bình tĩnh và không gặp vấn đề về sức khỏe, tinh thần

Tạo không gian trò chuyện, phản hồi phù hợp

Không gian đưa ra phản hồi cũng ảnh hưởng tới chất lượng lời feedback. Ví dụ, khi khen thưởng nhân sự nên chọn những buổi gặp mặt, buổi họp để nhân viên cảm thấy tự hào và đồng nghiệp được khuyến khích để noi theo. Ngược lại, khi sếp muốn khiển trách, nhắc nhở nên chọn những không gian riêng tư để hạn chế cảm xúc tự ti, tổn thương cho họ

Đưa phản hồi dựa trên hành vi và kết quả

Một điều cấm kỵ khi đưa ra phản hồi đó là nhận xét theo cảm xúc cá nhân mà thiếu đi kết quả hay số liệu làm bằng chứng. Điều này khiến cho phản hồi thiếu tính thuyết phục và không rõ ràng, minh bạch

Sử dụng kỹ thuật sandwich khi phản hồi

Sử dụng kỹ thuật sandwich bằng cách bắt đầu và kết thúc với phản hồi tích cực, xen giữa là những điểm cần cải thiện. Kỹ thuật này sẽ giúp giảm mức độ căng thẳng và tăng tính xây dựng của phản hồi

Phản hồi rõ ràng và cụ thể

Hãy đảm bảo rằng sau khi nhận được phản hồi, nhân viên nhìn thấy rõ những điểm mạnh để phát huy và điểm yếu cần cải thiện. Lãnh đạo nên tránh những nhận xét mơ hồ, hàm ý

Khuyến khích tự đánh giá

Tự nhìn nhận và đánh giá là một trong những cách hiệu quả nhất để phát triển cá nhân. Bên cạnh đó, khi thấy rõ những điểm cần cải thiện của mình, nhận sự sẽ thoải mái hơn khi đón nhận những phản hồi từ lãnh đạo

Phản hồi có tính xây dựng

Khi đưa ra phản hồi, chủ doanh nghiệp cần loại bỏ những từ ngữ công kích cá nhân hoặc chỉ trích nặng nề. Phản hồi cần đưa ra theo hướng góp ý và xây dựng, khuyến khích cải thiện và phát triển

Phân biệt rõ ràng giữa việc khen và chê

Chủ doanh nghiệp cần phân biệt rõ những điều nhân sự đáng khen và cần chê trách. Anh chị không nên để cảm xúc cá nhân lấn át và chỉ tập trung vào những điểm yếu để khiển trách nhân sự

Luôn lắng nghe ý kiến của nhân viên

Luôn mở cửa để lắng nghe ý kiến của nhân viên và sẵn sàng giải quyết nếu họ có bất kỳ lo ngại hay khó khăn nào. Sự lắng nghe có thể tạo ra sự thấu hiểu và tôn trọng giữa lãnh đạo và nhân sự.

Đề xuất hành động cụ thể

Hãy luôn kết thúc phản hồi bằng định hướng, hành động cụ thể. Điều này sẽ giúp nhân sự biết cách để giải quyết và cải thiện theo hướng tích cực hơn

3. Kết luận

Phân công công việc là kỹ năng mà mọi nhà quản lý cần biết để giao việc cho đúng người. Điều này không chỉ dụng tận dụng tối đa khả năng của nhân sự, tài nguyên của công ty mà còn giúp tối ưu hóa chất lượng công việc. Hy vọng, thông qua bài viết trên, chủ doanh nghiệp đã nắm rõ kỹ năng phân công công việc hiệu quả.