1. Những doanh nghiệp nào cần xây dựng bảng chấm công theo giờ?

Doanh nghiệp tính lương theo giờ

Các mẫu nhân viên bán hàng, nhân viên phục vụ, nhân viên sản xuất làm việc theo giờ. Họ sẽ cần xây dựng các loại bảng chấm công theo giờ. Như vậy mới phù hợp để ghi nhận thời gian làm việc và tính toán lương.

Doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo ca

Như nhà hàng, khách sạn, bệnh viện, nhà máy thường sử dụng hình thức làm việc theo ca. Bảng chấm công theo giờ giúp các doanh nghiệp này ghi nhận thời gian làm việc của từng nhân viên. Như vậy để tính toán lương, phân bổ công việc và quản lý lịch trình.

Các công ty có nhân viên làm việc tại văn phòng

Việc theo dõi thời gian làm việc của nhân viên vẫn rất cần thiết. Bảng chấm công giúp quản lý hiệu suất, đánh giá công việc và tính toán số giờ làm việc. Như vậy để đảm bảo công bằng trong việc trả lương và quản lý tài nguyên nhân lực.

Doanh nghiệp tổ chức sự kiện và quản lý dự án

Doanh nghiệp này cũng cần theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. Điều này để tính toán thời gian hợp lý dành cho từng sự kiện hoặc dự án. Bảng chấm công theo giờ giúp phân bổ tài nguyên, quản lý lịch trình. Đồng thời đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Các doanh nghiệp có yêu cầu tuân thủ quy định về lao động

Họ sẽ phải ghi chép và bảo quản bảng chấm công. Như vậy để đảm bảo quy định về lao động, bảo vệ quyền lợi của nhân viên. Cũng như họ sẽ xác định lương phù hợp.

2. Nội dung cần có của một bảng chấm công theo giờ

Để ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và hiệu quả thì một bảng chấm công theo giờ đầy đủ cần có các thông tin sau:

• Thông tin về ngày làm việc (chứa các ngày trong tuần)
• Thông tin về tên nhân viên (tên và mã nhân viên nếu có)
• Thông tin về ca làm việc (thời gian bắt đầu và kết thúc)
• Thông tin về số giờ làm việc (theo ca, theo ngày)
• Thông tin về tổng giờ làm việc (theo tuần, theo tháng)
• Thông tin về lương (lương cơ bản, hoa hồng, phụ cấp)
• Thông tin về các ngày nghỉ (không lương, nghỉ phép…)
• Thông tin về chấm công tay hoặc chấm công tự động
• Thông tin về ký tên và phê duyệt (quản lý, nhân sự)

3. Bỏ túi 5 hàm Excel phổ biến nhất sử dụng trong lập bảng chấm công

3.1 Hàm SUM tính tổng các giá trị

Hàm này được sử dụng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi cụ thể. Trong bảng chấm công, bạn có thể sử dụng hàm SUM để tính tổng số giờ làm việc của mỗi nhân viên trong một ngày hoặc tổng số giờ làm việc trong một khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: =SUM(C2:C10) sẽ tính tổng các giá trị từ ô C2 đến C10.

3.2 Hàm điều kiện IF

Hàm IF được sử dụng để thực hiện một phép đánh giá logic và trả về giá trị khác nhau tùy thuộc vào kết quả của phép đánh giá đó. Trong bảng chấm công, bạn có thể sử dụng hàm IF để kiểm tra điều kiện như số giờ làm việc và trả về các kết quả khác nhau. Ví dụ: =IF(D2>=8, “Đủ công”, “Thiếu công”) sẽ kiểm tra số giờ làm việc trong ô D2 và trả về “Đủ công” nếu số giờ làm việc lớn hơn hoặc bằng 8, ngược lại sẽ trả về “Thiếu công”.

3.3 Hàm VLOOKUP tìm kiếm giá trị

Hàm VLOOKUP được sử dụng để tìm kiếm một giá trị trong một phạm vi dữ liệu và trả về giá trị tương ứng từ một cột khác. Trong bảng chấm công, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP để tra cứu thông tin như lương của nhân viên từ một bảng dữ liệu riêng biệt. Ví dụ: =VLOOKUP(A2, Sheet2!A:B, 2, FALSE) sẽ tìm kiếm giá trị trong ô A2 trong Sheet2 từ cột A đến cột B và trả về giá trị ở cột B.

3.4 Hàm COUNTIF đếm số lần xuất hiện giá trị

Hàm COUNTIF trong Excel được sử dụng để đếm số lần xuất hiện của một giá trị cụ thể trong một phạm vi dữ liệu. Hàm này có cú pháp như sau: COUNTIF(range, criteria) trong đó: range là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra và criteria là giá trị hoặc điều kiện mà bạn muốn đếm. Ví dụ: bạn muốn đếm số lần xuất hiện của giá trị “Có” trong một phạm vi từ A1 đến A10, bạn có thể sử dụng hàm COUNTIF như sau: =COUNTIF(A1:A10, “Có”). 

3.5 Hàm AVERAGE tính giá trị trung bình

Hàm này được sử dụng để tính giá trị trung bình của một phạm vi dữ liệu. sử dụng hàm AVERAGE để tính giờ làm việc trung bình hàng ngày, lương trung bình, hoặc các chỉ số khác trong bảng chấm công. Ví dụ: =AVERAGE(D2:D10) kết quả trả về hiển thị giá trị trung bình của các giờ làm việc trong phạm vi từ D2 đến D10.