Nhiều doanh nghiệp hiện nay liên tục tuyển dụng nhân sự nhưng lại không có quy trình tuyển dụng nhân sự rõ ràng. Điều này làm ảnh hưởng nhiều tới quá trình tuyển dụng cũng như chất lượng nhân viên đầu vào. Vì thế, trong bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ về 11 bước giúp xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự phù hợp với từng doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự là gì?

Đội ngũ nhân viên là nguồn nhân lực chính giúp doanh nghiệp vận hành và phát triển. Vì thế, việc tìm được những người phù hợp với văn hóa, giá trị của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Nhất là trong giai đoạn hiện nay, nhân sự chính là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. 

Tuyển dụng nhân sự là hoạt động tìm kiếm, thu hút, tuyển chọn những cá nhân phù hợp cho vị trí còn thiếu của doanh nghiệp. Quá trình tuyển dụng nhân sự là một chuỗi các hoạt động nối tiếp nhau để tìm ra những người sẽ gắn bó với doanh nghiệp. 

Tại sao cần xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp?

Thu hút nhân lực giỏi cho doanh nghiệp 

Mục đích cốt lõi của quy trình tuyển dụng nhân sự chính là thu hút được những ứng viên có năng lực. Khi có một quy trình chuẩn, chuyên nghiệp, việc tuyển dụng của doanh nghiệp sẽ dễ dàng tác động, khuyến khích người tìm việc nộp đơn ứng tuyển hơn. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng tuyển chọn được những ứng viên phù hợp nhất. 

Tối ưu chi phí tuyển dụng

Khi nhiều ứng viên cùng ứng tuyển thì doanh nghiệp có thể cắt giảm được thời gian tìm kiếm nhân viên. Điều này giúp bộ phận nhân sự tối ưu được hiệu suất làm việc. Thậm chí còn có thể giảm chi phí, tiết kiệm được chi tiêu cho doanh nghiệp. 

Thể hiện được tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp

Hãy tưởng tượng bạn phỏng vấn 20 người để lựa chọn 1 người phù hợp. Việc 19 người không phù hợp khi được tiếp xúc với quy trình tuyển dụng đầy chuyên nghiệp sẽ nói gì sau đó? Chắc chắn họ sẽ chia sẻ sự chuyên nghiệp đó với bạn bè, thậm chí gia đình của họ. Việc này không chỉ là một cách quảng bá thương hiệu hiệu quả mà nó còn là tiền đề giúp những lần tuyển dụng sau của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn nữa. 

Nhân viên có động lực gắn bó với doanh nghiệp

Bất kỳ một nhân viên nào cũng mong muốn được làm trong một môi trường tốt. Đặc biệt là những môi trường vừa có khả năng phát triển bản thân vừa có quy trình rõ ràng. Vì thế, xây dựng một quy trình tuyển dụng chuẩn sẽ giúp nhân viên ngay từ đầu đã muốn đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp. 

Tìm hiểu về sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Trước khi đi vào phân tích cụ thể về quy trình, hãy cùng nhìn qua sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự. Trên thực tế, mặc dù quy trình tuyển dụng là vậy nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi một cách linh hoạt. Việc thay đổi này nhằm giúp cho việc tuyển dụng hiệu quả hơn. Ví dụ việc tuyển dụng nhân viên bán hàng sẽ khác với tuyển dụng công chức. 

Quy trình tuyển dụng nhân sự 11 bước chuẩn cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp

Đây là bước vô cùng quan trọng của quy trình tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu nhân sự hiện tại của mình. Việc xác định này có thể thông qua các câu hỏi sau: 

1. Khối lượng công việc tại các phòng ban hiện tại ra sao?
2. Kỹ năng, kiến thức nào trong các phòng ban còn thiếu sót?
3. Từ đó tính toán được vị trí nào của doanh nghiệp đang thiếu và cần bổ sung? 
4. Số lượng nhân viên cần bổ sung là bao nhiêu? 

Bước 2: Lên kế hoạch tuyển dụng

Đối với các doanh nghiệp lớn thì sẽ có phòng nhân sự. Khi đó, phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch để tuyển dụng. Các phòng ban cần tuyển dụng chỉ cần gửi yêu cầu lên phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ làm đề xuất lên ban lãnh đạo. 

Còn đối với những công ty nhỏ, không có phòng nhân sự thì việc tuyển dụng sẽ do từng phòng phụ trách. Các phòng ban này sẽ tự lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự khi có nhu cầu. Sau đó kế hoạch tuyển dụng được gửi cho giám đốc phê duyệt. 

Các thông tin cần có trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự càng chi tiết thì doanh nghiệp càng dễ tuyển chọn được các ứng viên phù hợp. Cụ thể là thời hạn, kinh phí tuyển dụng, các quy định của nhà nước, của doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng.  

Bước 3: Phân tích tính chất công việc cần tuyển dụng

Hoạt động phân tích tính chất công việc là xác định nhiệm vụ, kỹ năng và môi trường làm việc. Nó sẽ giúp biết được nhân viên mới cần đáp ứng tiêu chí nào để có thể làm việc đạt hiệu quả nhất. 

Bước 4: Chuẩn bị bản mô tả công việc của vị trí cần tuyển dụng

Sau khi đã có những phân tích tính chất công việc thì bạn cần lên một bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc thường viết tắt là JD (Job Description). JD sẽ tóm tắt những yêu cầu mà doanh nghiệp cần cho vị trí này. 

Bản mô tả công việc sẽ giúp cho ứng viên hiểu rõ những tiêu chuẩn mình cần có trước khi ứng tuyển. Từ đó có thể quyết định có ứng tuyển hay không. JD giúp cả ứng viên lẫn doanh nghiệp không mất thời gian trong quá trình tuyển dụng. 

Một bản JD thông thường sẽ gồm những mục sau đây:

• Tên công ty & Mô tả về công ty
• Giá trị cốt lõi của công ty
• Chức vụ
• Phòng ban
• Nhiệm vụ
• Chức năng
• Lương thưởng
• Yêu cầu (kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng…)

Bước 5: Thông báo tuyển dụng nhân sự

Sau khi đã chuẩn bị được các nội dung cần thiết thì bước tiếp theo đó là đăng tin tuyển dụng. Các kênh mà doanh nghiệp có thể đăng tin tuyển dụng lên có thể là: website tìm kiếm việc làm, quảng cáo trên báo đài, trung tâm giới thiệu việc làm hoặc treo banner… Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng các kênh truyền thông tự xây dựng để đăng tin tuyển dụng. Ví dụ như facebook, instagram, zalo… Các mạng xã hội này thậm chí có độ lan truyền còn cao hơn các kênh tuyển dụng chính thống.

Bước 6: Xử lý hồ sơ và lọc ra kết quả phù hợp

Khi thông báo tuyển dụng thì hồ sơ của các ứng viên sẽ liên tục được gửi về. Có thể là bản cứng hoặc mềm, tùy vào từng kênh tuyển dụng. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều ứng viên không tìm hiểu kỹ công việc mà chỉ “rải” hồ sơ. Vì thế, nhà tuyển dụng cần thực hiện hoạt động lọc hồ sơ để chọn những hồ sơ phù hợp. 

Để lọc hồ sơ hiệu quả thì bạn có thể thực hiện theo các bước sau: 

• Lọc các hồ sơ phù hợp các yêu cầu tối thiểu của công việc. 
• Phân loại hồ sơ theo tiêu chí: chứng chỉ, kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, kỹ năng…
• Lọc các hồ sơ phù hợp cả 2 tiêu chí trên. 

Đánh dấu những tiêu chí mà ứng viên cần trình bày cụ thể hơn khi phỏng vấn.

Bước 7: Sử dụng bài test tuyển dụng nhân sự

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp thực hiện một bước phỏng vấn ngắn qua điện thoại trước khi phỏng vấn trực tiếp. Đồng thời họ cũng sẽ gửi những bài test để đánh giá chính xác hơn năng lực của ứng viên. Bài test có thể là bài kiểm tra chuyên môn, logic, bài trắc nghiệm tính cách DISC hoặc trình độ ngoại ngữ…

Các bài test này sẽ giúp nhà tuyển dụng khoanh gọn hơn danh sách ứng viên đang có. Từ đó tối ưu được thời gian cho phỏng vấn trực tiếp mà hiệu quả cao hơn. 

Bước 8: Phỏng vấn

Đi đến bước này chính là những ứng viên đã vượt qua bài test của nhà tuyển dụng. Trong vòng phỏng vấn trực tiếp, nhà tuyển dụng có thể khai thác thêm thông tin của ứng viên. Đây cũng là lúc để trao đổi về các điều khoản hợp đồng như lương, thời gian làm việc…

Các cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện bởi cấp quản lý cao nhất. Và doanh nghiệp cần đưa ra lựa chọn thống nhất. Đồng thời cũng cần có danh sách ứng viên dự phòng. 

Nên nhớ rằng phỏng vấn là quá trình hai chiều. Vì thế, đây cũng là lúc ứng viên tìm hiểu, đánh giá rõ hơn về doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị thông tin để cung cấp cho ứng viên đầy đủ nhất.

Bước 9: Đánh giá

Dựa vào câu trả lời của các ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá dựa vào các tiêu chuẩn cụ thể. Trong quá trình này, doanh nghiệp có thể kiểm chứng lại câu trả lời của ứng viên. Sau đó sắp xếp theo số điểm để quyết định sẽ chọn lựa ứng viên nào.

Bước 10: Mời thử việc

Sau khi đã quyết định được chọn ứng viên nào, doanh nghiệp cần soạn thảo hợp đồng phù hợp. Thư mời làm việc được gửi cho ứng viên cần bao gồm: ngày bắt đầu nhận việc, giờ làm việc, điều kiện tuyển dụng cũng như mức lương, thưởng.

Bước 11: Quyết định tuyển dụng nhân sự

Kết thúc thời gian thử việc trong hợp đồng thử việc, doanh nghiệp đánh giá lại ứng viên một lần nữa. Xem họ đã đáp ứng được các tiêu chí về công việc cũng như văn hóa doanh nghiệp hay chưa. Nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ thì cần thông báo quyết định tuyển dụng cho ứng viên biết. Khi trở thành nhân viên của doanh nghiệp, họ sẽ được ký hợp đồng chính thức.

Tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự của một số thương hiệu

Quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel

Tập đoàn Viễn thông quân đội Viettel là thương hiệu hàng đầu Việt Nam và đang vươn mình ra thế giới. Viettel là công ty luôn coi trọng tới yếu tố con người. Vì vậy, quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel cũng rất được chú trọng. Quy trình tuyển dụng nhân sự của Viettel gồm các bước sau: 

Bước 1: Thông báo tuyển dụng.

Bước 2: Sàng lọc hồ sơ và chọn ra những hồ sơ phù hợp. 

Bước 3: Kiểm tra trình độ chuyên môn đối với từng vị trí ứng tuyển. Một số bài test được thực hiện ở vòng này là TOEIC, test IQ…

Bước 4: Phỏng vấn (gồm 2 vòng). 

Bước 5: Thông báo kết quả. Trao đổi và thương lượng hợp đồng với ứng viên trúng tuyển. 

Bước 6: Gửi thư mời nhận việc cho ứng viên sau khi thống nhất về hợp đồng. 

Quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk

Vinamilk cũng là một trong những doanh nghiệp có môi trường làm việc tốt nhất Việt Nam. Vinamilk có những đãi ngộ rất tốt đối với đội ngũ công nhân, nhân viên. Quy trình tuyển dụng nhân sự của Vinamilk có các bước sau:

Bước 1: Lập yêu cầu tuyển dụng nhân sự. Yêu cầu tuyển dụng của đơn vị có nhu cầu sẽ được phòng nhân sự trình ban giám đốc phê duyệt.

Bước 2: Thực hiện quá trình tuyển dụng. Trong bước này sẽ gồm các hoạt động cụ thể sau: 

– Thành lập Hội đồng tuyển dụng.

– Đăng thông tin tuyển dụng.

– Chọn lọc hồ sơ từ nguồn ứng viên. 

– Xác mình thông tin từ hồ sơ được chọn.

– Đánh giá và chọn lọc lại. 

Bước 3: Ứng viên được làm các bài kiểm tra tổ chất lãnh đạo, khả năng tư duy. 

Bước 4: Phỏng vấn (2 lần). Lần phỏng vấn đầu tiên để đánh giá tính cách của ứng viên có phù hợp với văn hóa của Vinamilk không. Lần phỏng vấn thứ 2 có thể bao gồm thuyết trình. 

Bước 5: Thử việc, hòa nhập và đánh giá thử việc.

Quy trình tuyển dụng nhân sự của FPT

FPT là tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam. Nguồn nhân lực được xem là giá trị cốt lõi và là nền tảng để FPT không ngừng phát triển. Quy trình tuyển dụng nhân sự của FPT tập trung vào các bước:

Bước 1: Ứng tuyển. Ứng viên có thể tìm hiểu các vị trí cần tuyển dụng trên website của FPT.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ sau khi ứng viên nộp hồ sơ. 

Bước 3: Kiểm tra trắc nghiệm và viết luận về một số môn thi đầu vào: IQ, GMAT (khả năng tính toán), Tiếng Anh, Bài thi chuyên môn (phù hợp với từng vị trí)….

Bước 4: Phỏng vấn để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên. Sau 10 ngày kể từ khi phỏng vấn thì kết quả sẽ được gửi cho ứng viên. 

Bước 5: Thỏa thuận hợp đồng. Một số vấn đề liên quan tới loại hợp đồng, công việc, mức lương, thời gian làm việc…

Bước 6: Ứng viên hoàn thiện hồ sơ sau khi trúng tuyển. Ứng viên chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết sau khi nhận thông báo trúng tuyển.

Giải đáp một số thắc mắc về quy trình tuyển dụng nhân sự

1. Bước nào quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự?

Mỗi một bước trong quá trình tuyển dụng nhân sự lại đóng một vai trò nhất định. Nếu thiếu đi bất kỳ bước nào cũng có thể khiến việc tuyển dụng giảm đi hiệu quả. Vì thế, không thể đánh giá được bước nào quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng nhân sự. 

Các nhà tuyển dụng thường sẽ chú trọng hơn tại bước phỏng vấn. Bởi đây là bước tiếp xúc 2 chiều. Nhà tuyển dụng có thể xác định được sự phù hợp của ứng viên. Ngược lại ứng viên cũng có thể tìm hiểu về doanh nghiệp và tự đánh giá được mình có phù hợp hay không. 

2. Bộ phận nào đóng vai trò quan trọng nhất trong quá trình tuyển dụng nhân sự? 

Nhiều người nghĩ rằng bộ phận nhân sự sẽ đóng vai trò quan trọng nhất khi tuyển dụng nhân sự. Tuy nhiên, trên thực tế quy trình tuyển dụng liên quan tới rất nhiều phòng ban. Ví dụ như bản mô tả công việc (JD) do chính phòng ban đang cần nhân sự xây dựng. Hoặc khi thỏa thuận lương, thưởng thì còn liên quan tới phòng tài chính, kế toán. 

Vì thế, các phòng ban cần có sự phối hợp để quy trình tuyển dụng hoạt động trơn tru, hiệu quả nhất. 

3. Quy trình tuyển dụng thường kéo dài bao lâu? 

Một quy trình tuyển dụng không bắt buộc phải kết thúc trong khoảng thời gian bao lâu. Có những vị trí quan trọng, không cần tuyển gấp thì thời gian có thể lên tới quý hoặc năm. Còn đối với các vị trí cần gấp thì việc tuyển dụng có thể chỉ diễn ra theo tuần mà thôi. 

Lời kết

Quy trình tuyển dụng nhân sự đòi hỏi thời gian, công sức và chi phí để xây dựng. Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn nên cố gắng hoàn thiện để có thể tập hợp được một đội ngũ phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Bới chỉ khi sở hữu đội ngũ tài năng thì doanh nghiệp mới có thể bứt phá mọi giới hạn. Chúc bạn thành công!