1. Khái niệm onboarding là gì?

Onboarding thường được dùng để đào tạo nhập môn cho các nhân viên mới. Quá trình này nhằm giúp người mới làm quen, tiếp xúc cũng hòa hợp với văn hóa doanh nghiệp. Nhờ đó, nhân viên mới sẽ biết thêm nhiều kiến thức, kỹ năng, cách ứng xử, giao tiếp… Đồng thời, nhân viên mới có thể hòa nhập nhanh thì hiệu quả công việc mang lại cao hơn. Qua đó, những đóng góp cho doanh nghiệp cũng được nhân lên đáng kể.

2. Quy trình onboarding hiệu quả tại doanh nghiệp

Để nhân viên mới có thể hòa nhập dễ dàng thì các doanh nghiệp cần có quy trình onboarding hiệu quả. Các mục dưới đây Dũng sẽ giới thiệu về 4 giai đoạn của quy trình này.

2.1 Giai đoạn 1: Pre-onboarding

Pre-onboarding là giai đoạn đầu tiên của quá trình hội nhập. Bắt đầu khi một ứng viên chấp thuận lời đề nghị làm việc và tiến hành thực hiện các thủ tục để đi làm tại công ty. Thời điểm đầu rất quan trọng vì không thể chắc chắn các ứng viên mới sẽ đi làm. Mặc dù, ngay cả một hiểu nhầm nhỏ hoặc thông tin sai lệch cũng có thể làm cho ứng viên nghi ngờ mà không muốn gia nhập tổ chức.

Mặt khác, nếu các ứng viên được cập nhật thông tin về sự phát triển của tổ chức. Họ sẽ cảm thấy hào hứng hơn và cũng dễ quyết định gia nhập. Trong giai đoạn Pre-onboarding, hãy giúp các ứng viên hoàn thành tất cả các thủ tục cần thiết. Đây được coi là thời điểm nhạy cảm nhất của các ứng viên. Do đó, doanh nghiệp nên dành thật nhiều thời gian cho thành viên mới.

2.2 Giai đoạn 2: Chào đón nhân viên mới (Orientation)

Trong giai đoạn 2, các thành viên mới cần được cung cấp những định hướng để có thể thích nghi. Hãy nhớ rằng các ứng viên có thể không quen bất kỳ ai trong doanh nghiệp và cũng chưa biết cách thức thực hiện công việc. Do đó, đây là lý do tại sao bạn cần cung cấp cho nhân sự mới một cái nhìn rõ ràng về tổ chức.

2.3 Giai đoạn 3: Đào tạo theo vai trò cụ thể

Giai đoạn đào tạo trong quá trình hội nhập là rất quan trọng. Đào tạo cụ thể giúp nhân viên có thể hiểu được về cách làm việc tại doanh nghiệp. Đồng thời, công ty cũng có thể kiểm tra năng lực của nhân viên trong khoảng thời gian đào tạo. Nếu không được đào tạo, nhân viên có thể không biết cần và nên làm những gì.

Vì vậy, nhân sự sẽ cảm giác không hài lòng, dẫn đến tỷ lệ cho nghỉ việc cao. Nhưng nếu kế hoạch đào tạo tuyển dụng được soạn thảo tốt sẽ giúp người mới cảm thấy được chào đón. Bước đầu tiên của khóa đào tạo, bạn cần giúp nhân viên quen với hệ thống nhân sự tại tổ chức. Đồng thời, doanh nghiệp nên đào tạo kết hợp với làm, cũng như đưa ra bài test nhỏ để nhân viên làm quen với áp lực công việc.

2.4 Giai đoạn 4: Trợ giúp nhân sự mới

Trợ giúp là giai đoạn cuối cùng của quy trình hội nhập chính. Doanh nghiệp cần hỗ trợ nhân viên chuyển từ vai trò của nhân viên mới sang một nhân viên chính thức. Người quản lí cần đặt ra những mục tiêu thông minh giúp cho nhân viên hình dung được cần phải làm gì, chất lượng và năng suất nên như thế nào.

3. Lợi ích của onboarding

Khi đã hiểu được onboarding là gì thì chắc hẳn bạn cũng muốn biết những lợi ích của quy trình này mang lại. Hãy cùng Dũng tìm hiểu về những điểm tốt mà quy trình mang lại nhé!

3.1 Tăng cường trải nghiệm cho nhân viên

Ngày nay, nếu các ứng viên không hài lòng, không thích trải nghiệm cũng như văn hóa doanh nghiệp. Do đó, những người này cũng có thể dễ dàng tìm thấy những cơ hội khác phù hợp hơn. Quy trình onboarding hiệu quả nghĩa là tạo ra những giai điệu cho các trải nghiệm của nhân viên mới. Do đó, các công ty nên tập trung vào văn hóa doanh nghiệp.

3.2 Tăng mức độ gắn kết nhân viên

Quy trình onboarding hiệu quả sẽ giúp tăng mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp. Do đó, một thành viên luôn trung thành với tổ chức sẽ đem đến rất nhiều lợi ích cho công ty. Trong quá trình hội nhập, nhân viên sẽ có cơ hội hiểu về tầm nhìn sứ mệnh và giá trị của tổ chức. Thông qua các hoạt động như tham quan, tiếp xúc với nhân sự ở các phòng ban khác. Cũng chính là cơ hội để có phản hồi 2 chiều, cải thiện chất lượng quá trình onboarding. 

3.3 Giúp giữ chân nhân viên tốt hơn

Trong những năm gần đây, việc “giữ chân” nhân viên chính là mối quan tâm hàng đầu của các tổ chức. Biến động nhân sự mang lại nhiều tốn kém. Nhất là những chi phí để lấp đầy vị trí còn trống, chi phí tuyển dụng. Vậy nên, để tối ưu hóa doanh thu doanh nghiệp cần phải tối đa hóa giá trị lâu dài cho các nhân viên. Do đó, việc thay nhân sự mới trong vòng 90 ngày sẽ lãng phí hơn là thay thế nhân viên cũ đã mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức.

Nên loại bỏ các thủ tục giấy tờ để nhân viên có những trải nghiệm tốt đẹp và tiến hành học hỏi sớm từ các kiến thức trong doanh nghiệp. Tiếp đó, tiến hành quá trình hội nhập của doanh nghiệp sẽ kéo dài trong ít nhất 90 ngày. Nhóm lao động mới đảm bảo rằng sẽ thích nghi và ổn định với vị trí mới. Qua đó tăng thêm nhu cầu cũng như mong muốn được gắn bó lâu dài.

3.4 Thu hút nhân tài

Một quy trình hội nhập hấp dẫn sẽ mang đến trải nghiệm hấp dẫn cho nhân viên. Onboarding hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp “giữ chân” các nhân tài mà còn có thể thu hút thêm ứng viên mạnh mẽ. Sau khi cung cấp những trải nghiệm “nhập môn”. Hãy để nhân viên mới hỗ trợ bằng cách viết đánh giá sơ bộ về Glassdoor.

Bên cạnh đó, hãy đảm bảo các nhân viên mới trong quá trình giới thiệu nhân viên của tổ chức. Phương thức referral được cho là cách nhanh chóng và ít tốn kém hơn so với sử dụng dịch vụ. Vậy nên đây chính là một kênh để tìm nguồn ứng viên chất lượng quan trọng.

3.5 Đẩy mạnh văn hóa doanh nghiệp

Có đến 69% các công ty đầu tư cho quy trình hội để nhận được đánh giá tốt của nhân viên. Việc chia sẻ thông tin, sứ mệnh, tầm nhìn cũng như giá trị của công ty sớm và thường xuyên sẽ giúp cải thiện vòng đời của nhân viên. Đồng thời, doanh nghiệp sử dụng tài liệu truyền thông của nội bộ trong những cuộc họp trực tiếp. Đây là cách làm nổi bật câu chuyện của nhân viên.

Do đó, thắng lợi của công ty nhằm củng cố thêm giá trị của doanh nghiệp và đảm bảo sự liên kết trong văn hoá.

3.6 Nâng cao năng suất làm việc

Sau quá trình hội nhập hiệu quả, những người mới thường sẽ mất khoảng thời gian nhất định. Để có thể đạt được năng suất cao nhất. Lúc này, các ứng viên sẽ có thêm thời gian để tìm hiểu tổ chức và xây dựng mối quan hệ trong doanh nghiệp. Qua đó, quy trình hội nhập đúng cách hỗ trợ đẩy nhanh khả năng tăng cường hiệu suất, giảm thời gian để làm quen với nghiệp vụ.

Một quy trình giới thiệu tuyệt vời giúp nhân sự mới làm quen với tổ chức và được tạo điều kiện để xây dựng mối quan hệ giữa các nhân viên và với quản lý. Qua đó, quy trình hội nhập còn bao gồm thiết lập mục tiêu, đăng ký thường xuyên cho người quản lý và phát triển nhân viên để nhân viên biết họ mong đợi điều gì, vị trí của họ và có kế hoạch cải thiện.

Chỉ có 21% nhân viên đồng ý nâng cao hiệu suất khi thành viên đã thấu hiểu về cách quản lý. Để có thể hoàn thành công việc xuất sắc.

4. Sự khác nhau giữa HR Onboarding và Customer Onboarding

HR và customer onboarding có mục tiêu tương đương nhau, đó chính là:

• • HR Onboarding: Doanh nghiệp phải tổ chức đào tạo hội nhập HR onboarding với các nhân sự mới. Ứng viên cần trải qua 4 giai đoạn: Preboarding, chào đón nhân viên mới, đào tạo theo vai trò, cung cấp những trợ giúp cần thiết để ứng viên có thể làm việc hiệu quả.

• • Customer Onboarding: là thuật ngữ trong lĩnh vực dịch vụ phần mềm. Quá trình mà người dùng mới sẽ trải qua để có thể thiết lập, bắt đầu sử dụng dịch vụ. Customer onboarding sẽ bao gồm tất cả quá trình từ khi đăng ký đến khi sử dụng lần đầu tiên.

Thêm vào đó, chăm sóc khách hàng thường sẽ nhằm mục đích cung cấp giá trị cho khách hàng sớm nhất có thể. Qua đó, doanh nghiệp cũng đảm bảo khách hàng sẽ không chuyển sang đơn vị đối thủ khi đang trải nghiệm phần mềm.

5. Làm thế nào để thực hiện onboarding hiệu quả

Onboarding là cả một quá trình được thực hiện trước – sau giúp các ứng viên hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc. Các chuyên gia nhân sự đã đưa ra một số lời khuyên sau đây. Để giúp doanh nghiệp thực hiện đào tạo nhập môn tốt hơn.

5.1 Đón nhân viên mới với nhiều hình thức

Thay vì chào đón newbie bằng một buổi “ra mắt” nhàm chán. Bạn nên làm gì đó để không khí vui vẻ hơn. Do đó, bạn không cần dùng những lời giới thiệu trang trọng mà nên trò chuyện thoải mái. Đồng thời, có thể mời nhân viên mới tham gia một bữa tiệc nhỏ hay ăn trưa cùng với mọi người một cách ấm cúng.

Trên bảng tin nội bộ cũng nên có thông báo để về thành viên mới: Họ tên, hình ảnh, chức vụ… Như vậy sẽ giúp các nhân viên cũ nếu vắng mặt buổi đó vẫn biết về đồng nghiệp mới.

5.2 Đào tạo nhân viên 1 cách bài bản

Ngày nay, hầu hết các doanh nghiệp lớn đều có cả một đội ngũ onboarding cho các nhân viên mới. Bởi vì, việc đào tạo nhập môn một cách bài bản cho các nhân viên mới sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như:

• • Giúp nhân viên dễ hòa nhập với môi trường, văn hóa doanh nghiệp và nhanh chóng để thể hiện năng lực.

• • Giảm chi phí đào tạo lại.

• • Giảm bớt tỷ lệ nhân viên nghỉ việc.

• • Khẳng định quy mô và sự chuyên nghiệp.

 

5.3 Xây dựng kế hoạch tương lai

Trước khi bắt đầu onboarding, doanh nghiệp cần nắm bắt mục tiêu của nhân viên mới để đưa ra kế hoạch đào tạo phù hợp. Như vậy, các thành viên mới sẽ nỗ lực muốn cống hiến để chứng thực năng lực, có nhiều hơn cơ hội phát triển. Một kế hoạch lâu dài còn giúp doanh nghiệp tìm ra ứng viên tiềm năng để trở thành nhà quản lý. Một điều cần lưu ý là khi doanh nghiệp thực hiện onboarding là phải tạo ra sự thoải mái để nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.

6. Một số lưu ý về quy trình onboarding

Dưới đây là những lưu ý về onboarding mà các nhà tuyển dụng cần trả lời:

• • Thời điểm nào nên bắt đầu tiếp cận nhân viên mới?

• • Quy trình Onboarding sẽ kéo dài trong bao lâu?

• • Bạn muốn nhân viên mới có ấn tượng gì vào cuối ngày làm việc đầu tiên?

• • Người lao động cần hiểu biết gì về văn hóa và môi trường làm việc của công ty?

• • Bộ phận nhân sự đóng vai trò gì trong quy trình onboarding? Vai trò của người quản lý trực tiếp và những đồng nghiệp khác là gì?

• • Doanh nghiệp muốn đặt mục tiêu gì cho nhân viên mới?

• • Việc thu thập ý kiến phản hồi về đo lường thành công của chương trình onboarding được thực hiện như thế nào?

 

7. Giải pháp xây dựng onboarding với phần mềm onboarding

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp để hoàn thành các tác vụ nhân sự một cách nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả.

Những tính năng nổi bật của phần mềm onboarding:

• • Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ tất cả các dữ liệu hồ sơ nhân sự trên cùng mới nền tảng và hỗ trợ nhà quản lý tính công lương cho nhân viên.

• • Nội quy và chính sách làm việc: Hỗ trợ cập nhật chính sách, nội quy của công ty.

• • Lộ trình thăng tiến: Cung cấp kế hoạch và mục tiêu nhân viên cần đạt được để thăng cấp. Quy định rõ ràng về công việc và trách nhiệm cho từng nhân viên.

• • Ghi nhận thành tựu, cống hiến: Ghi nhận và thống kê thành tựu của nhân viên theo từng mốc thời gian.

 

Tổng kết

Trên đây là những chia sẻ về onboarding là gì. Dũng cũng đã hướng dẫn triển khai quy trình on board trong tuyển dụng sao cho hiệu quả.