1. KPI là gì?

Hình ảnh: KPI là gì?

Key: Chìa khóa, thành công, chính

Performance: Hiệu suất

Indicator: Chỉ số, mục tiêu bằng số

KPI là viết tắt của từ tiếng Anh Key Performance Indicator, có thể hiểu là chỉ số năng suất trọng yếu, là chỉ số để đo lường và báo cáo và cải thiện hiệu suất thực hiện công việc.

“Là sự Đo Lường Có Thể Định Lượng được sử dụng để đánh giá thành công của tổ chức, nhân viên,… GIÚP ĐẠT ĐƯỢC CÁC MỤC TIÊU VỀ HIỆU SUẤT.”
– Từ điển Oxford –

Nhìn vào định nghĩa trên, Dũng đảm bảo có rất nhiều người, từ chủ doanh nghiệp, lãnh đạo, đến người làm hành chính nhân sự, nhân viên,… đều tổng kết gói gọn trong cụm từ “Đo lường hiệu suất”.

Nhưng tổng kết này là chưa đủ. Vậy cùng đi tìm hiểu chi tiết nhé!

2. Tại sao KPI quan trọng trong doanh nghiệp?

Hình ảnh: Tại sao KPI quan trọng trong doanh nghiệp?

KPI đảm bảo tầm nhìn, mục tiêu, chiến lược công ty liên kết với từng hoạt động hằng ngày của đội ngũ.KPI giúp tất cả những hoạt động hằng ngày của mỗi bộ phận, cá nhân đều thống nhất hướng về mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Khi cả công ty ưu tiên tập trung vào những mục tiêu, chiến lược quan trọng nhất đồng thời sẽ tránh việc lãng phí nguồn lực vào những hoạt động không tạo ra giá trị, hoặc không phải ưu tiên tại từng thời điểm.

Việc tất cả các thực trạng của doanh nghiệp được đo lường, lượng hóa như vậy giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình của công ty. Nếu kết hợp với chuyển đổi số sẽ giúp chủ doanh nghiệp quản lý doanh nghiệp hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Từ thực trạng doanh nghiệp được đo lường rõ ràng như vậy, chủ doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược ngay lập tức cho phù hợp với biến đổi thị trường, thực tế kinh doanh, loại trừ các hoạt động không hiệu quả và ngăn chặn rủi ro.

Và cuối cùng, đó là lợi ích mà các chủ doanh nghiệp luôn thấy đầu tiên. Đó là đánh giá, đo lường hiệu quả làm việc, giúp nhân viên và người quản lý theo dõi được tiến độ và hiệu suất công việc.

3. Những nhầm lẫn “chết công ty” trong khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp

3.1 KPI chỉ là một công cụ đánh giá nhân viên, tính lương thưởng

Hình ảnh: Những nhầm lẫn “chết công ty” trong khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp

KPI nếu nó có thể nói được, nó đã khóc ròng và kêu “oan như Thị Kính”:

“Tại sao mọi người cứ nhầm lẫn Vai Trò Chủ Yếu Và Thứ Yếu của mình như vậy?~

Mình giúp mọi người đánh giá hiệu suất, kết quả công việc và tính lương thưởng VÌ MUỐN THÚC ĐẨY tính tích cực của nhân viên trong việc chủ động, sáng tạo, TÌM MỌI GIẢI PHÁP ĐỂ ĐẠT MỤC TIÊU kinh doanh.

Mình giúp Quản Trị Và Thực Thi Chiến Lược (chủ yếu), chỉ là được thúc đẩy bằng chính sách lương thưởng (thứ yếu) thôi.

Minh có thể làm được nhiều điều vĩ mô hơn mà.

Mọi người NHỚ nhé, đừng hiểu lầm mình nữa nhé!”

Nhắc tới KPI, Đánh giá hiệu suất và tính lương thưởng chỉ là một trong những tác dụng, giúp hỗ trợ quản trị và thực thi chiến lược hiệu quả thôi.

3.2 Cẩn thận với những chỉ số lựa chọn để đo lường trong cách xây dựng KPI cho nhân viên

Hình ảnh:  Những nhầm lẫn “chết công ty” trong khi xây dựng KPI cho doanh nghiệp

KPI có thể điều hướng sự tập trung, nỗ lực của nhân viên.

Nếu chủ doanh nghiệp chọn lựa sai chỉ số để đo lường thì chẳng những không đạt được mục tiêu, mà kết quả khả năng còn lẹt đẹt, thậm chí còn chạy sai phương hướng.

Giống như mục tiêu ở phương Đông, nhưng chủ doanh nghiệp chỉ tay, vẽ bản đồ, điều hướng đội ngũ đi về phía Nam chẳng hạn.

Hiệu suất của một nhân viên được đo lường trên những KẾT QUẢ, THÀNH TỰU họ đạt được, đồng thời Gắn Liền Với Chiến Lược đang triển khai của công ty.

Chứ không phải là LÀM ĐỦ những đầu mục công việc được giao.

Đáng tiếc là hiện nay, rất nhiều công ty Việt Nam vẫn đang Đo Lường Hiệu Suất trên số lượng chứ không phải CHẤT LƯỢNG công việc.

Ví dụ với một số bộ phận như sale, phải tập trung đo lường KẾT QUẢ, chứ không đo lường QUÁ TRÌNH.

Hay với bộ phận nhân viên làm việc văn phòng (Back office), các chỉ số KPI phải là sự kết hợp cả hai, tùy vào tính chất công việc mà tỷ lệ đo lường kết quả, quá trình khác nhau, nhưng đảm bảo phải có các chỉ số đo lường kết quả.

Là Chủ doanh nghiệp, điều bạn TUYỆT ĐỐI không thể quên:

Nhân viên làm bao nhiêu việc không quan trọng bằng việc họ mang lại kết quả gì.

Ví dụ cụ thể

Có hơi khó hiểu với bạn không?

Dũng lấy ví dụ cụ thể nhé.

Chỉ số đo lường quá trình là:

Số cuộc hẹn gặp giữa nhân viên sale của bạn với khách hàng tiềm năng mỗi tuần.

Chỉ số đo lường kết quả là:

Số đơn hàng nhân viên sale của bạn chốt thành công mỗi tuần.

Là lãnh đạo, theo bạn chỉ số nào quan trọng hơn để thúc đẩy doanh thu công ty?

Nhớ nhé, hãy đánh giá kết quả, đừng chỉ đánh giá quá trình.

KPI của từng cá nhân, bộ phận cũng cần cụ thể, chi tiết

Bên cạnh đó, KPI của từng cá nhân, bộ phận cũng cần cụ thể, chi tiết, bao quát cả quá trình hành động để đạt được kết quả.

Ví dụ như bạn muốn nâng cao nghiệp vụ, năng lực tổng thể của nhân viên.

Một chiến lược trong số đó là đào tạo nội bộ.

• Vậy chỉ tiêu về quá trình, kế hoạch hành động là:

2 buổi đào tạo về bán hàng trong 1 tháng

Và chỉ tiêu về kết quả là:

• Điểm hài lòng của nhân viên sau khóa đào tạo
• Điểm thi sau đào tạo
• Tỷ lệ nhân viên đạt điểm tiêu chuẩn sau đào tạo

Và có một số chỉ tiêu về kết quả nhưng khó đo lường hơn, vì bị tác động đến nhiều yếu tố, đó là:

• Doanh thu của phòng kinh doanh sau đào tạo

Như vậy KPI của Chuyên viên đào tạo sẽ bao gồm cả 2 chỉ tiêu trên.

• Quả là một công trình, đúng không?

Vậy nên Chủ doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo tỷ trọng cân bằng giữa hai loại hình chỉ tiêu KPI trên để điều hướng hoạt động hằng ngày của nhân viên cho ra kết quả thống nhất với mục tiêu doanh nghiệp.

Tuy nhiên, một số công việc liên quan tới sáng tạo, mục tiêu không lặp lại, thay đổi theo dự án, không có một tiêu chuẩn để đo lường, kết quả dựa trên đánh giá cảm tính,… thì việc áp đặt những chỉ số KPI cứng nhắc sẽ bào mòn tính tích cực của nhân viên đấy.

3.3 Chỉ số đo lường KPI “tự phát”, không gắn kết, không xuất phát từ mục tiêu, chiến lược tổng thể của phòng ban, doanh nghiệp

Hình ảnh: Chỉ số đo lường KPI “tự phát”, không gắn kết, không xuất phát từ mục tiêu, chiến lược tổng thể của phòng ban, doanh nghiệp

Có lẽ không phải nhiều, đề mục đã nói lên tất cả.

Dũng lấy một ví dụ nhé.

Ví dụ

Nếu công ty bạn có mục tiêu chung là:

Xây dựng một thương hiệu phát triển bền vững, thân thiện với môi trường.

Nhưng chỉ số KPI hàng tháng, hàng tuần của phòng Marketing có trọng số nặng về số lượng khách hàng mới mang về.

Cứ cuốn theo những công việc mang tính cấp bách và quan trọng như vậy thì mục tiêu về một thương hiệu phát triển bền vững, thân thiện với môi trường bao giờ mới có thể được hiện thực hóa?

Hay trong chiến lược tổng thể, khách hàng mục tiêu của công ty là những người có mức thu nhập cao, định vị giá trị cảm nhận của khách hàng là cao cấp.

Nhưng nhân viên sale vì đạt đủ, hoặc vượt doanh số bán mà liên tục giảm giá để bán cho những khách hàng có mức thu nhập tầm trung chẳng hạn.

Như vậy KPI của nhân viên sale vẫn đạt, hoặc vượt nhưng sẽ hủy hoại nỗ lực của đội ngũ Marketing khi định vị thương hiệu trong các chiến dịch truyền thông.

Việc phục vụ cho đối tượng khác ngoài khách hàng mục tiêu khiến công ty phải tăng quy trình, nguồn lực để phục vụ tốt cả hai tập khách hàng.

Bên cạnh đó, khách hàng sẽ không có cảm nhận nhất quán về thương hiệu.

KPI phải có tính chiến lược, mục tiêu thống nhất từ trên xuống dưới

Vậy nên, KPI phải có tính chiến lược, mục tiêu thống nhất từ trên xuống dưới:

KPI cấp Công ty — > KPI cấp phòng — > KPI cá nhân (vị trí).

3.4 Cách xây dựng KPI cảm tính, quá nhiều

Hình ảnh: Cách xây dựng KPI cảm tính, quá nhiều

Nếu bạn phân bổ công việc, mục tiêu một cách vô tội vạ, quá nhiều, không khả thi thì người thực hiện chẳng chóng thì chầy sẽ cảm thấy cảm thấy chán nản vì biết dù cố gắng như thế nào thì cũng không đạt kết quả.

3.5 Chỉ tiêu KPI không chính xác, không đo lường được

Hình ảnh: Chỉ tiêu KPI không chính xác, không đo lường được

Một trong những tiêu chí quan trọng nhất khi đặt ra các chỉ tiêu KPI là phải lượng hóa được.

Chỉ có đo lường bằng các con số, tỷ lệ cụ thể thì mọi người mới có cái nhìn trực quan về thực trạng kinh doanh hiện tại, từ đó tiến hành điều chỉnh thường xuyên, kịp thời để thích nghi nhanh chóng với biến động thị trường.

3.6 Sao chép mẫu quy trình xây dựng KPI trên mạng hoặc của công ty khác

Hình ảnh: Chỉ tiêu KPI không chính xác, không đo lường được

Tham khảo có thể nhưng sao chép là hủy diệt.

Bạn tưởng Dũng nói tới vấn đề bản quyền à?

Xin thưa, không phải ạ.

Chỉ vì KPI của công ty khác được xây dựng trên tầm nhìn, mục tiêu kinh doanh riêng của họ.

Mà mục tiêu thiếu thực tế, bất khả thi (vì đâu phải mục tiêu công ty mình), hệt như bạn căng băng đích sai vị trí vậy, Thay vì chạy lên đỉnh núi, cả công ty cùng rủ nhau vào rừng.

Hãy xuất phát bằng cách nhắm ngay tầm nhìn, mục tiêu của chính công ty bạn.

Sao chép KPI của công ty khác là “giết chết” công ty mình.

4. Cơ sở để xây dựng KPI

4.1 Mô tả công việc

Hình ảnh: Mô tả công việc

Nhắc tới bản mô tả công việc (Job Description), điều đầu tiên bạn nghĩ tới là gì?

Có phải là cơ sở quan trọng để tuyển dụng không?

Chính xác! Đó là một vai trò cực kỳ quan trọng của bản mô tả công việc.

Bởi vì nó là bản phác thảo chân dung về chức năng, nhiệm vụ, năng lực, nghiệp vụ chuyên môn và các yêu cầu của một vị trí doanh nghiệp yêu cầu.

Bản mô tả công việc ngoài việc tối ưu quản trị nguồn nhân lực bằng cách tuyển dụng đúng người, đúng việc, đúng số người, còn là cơ sở để xây dựng tiêu chuẩn đánh giá năng lực rõ ràng, để nhân viên và doanh nghiệp xác định xem nhân sự liệu có phù hợp với vị trí, công việc tại doanh nghiệp hay không.

Đó là lý do hình thành đầy đủ, minh bạch các bản mô tả công việc được xem là bước khởi động trong các bước xây dựng KPI.

4.2 Mục tiêu

Như Dũng nhắc đi nhắc lại rất nhiều lần:

KPI không thể tách rời với mục tiêu, chiến lược từ tổng thể tới cụ thể của công ty, phòng ban.

Khi xây dựng KPI dựa trên cơ sở mục tiêu, giúp doanh nghiệp đo lường tốc độ tăng trưởng, định hướng nhân viên với mục tiêu, kế hoạch hành động rõ ràng, cụ thể.

Cách đặt mục tiêu thì không cần Dũng hướng dẫn nhiều đúng không ạ?

Trước khi đặt mục tiêu, luôn phải có sự nghiên cứu điều tra rõ ràng về các yếu tố bên ngoài lẫn nguồn lực bên trong một cách toàn diện, chính xác bằng các mô hình như PESTEL, SWOT,…

Nghiên cứu điều tra bằng mô hình PESTEL, SWOT

Mỗi mục tiêu đặt ra phải đảm bảo đủ 5 tiêu chí SMART sau nhé:

5 tiêu chí SMART