I. Vai trò của quy tắc thưởng phạt nhân viên

Quy chế thưởng phạt nhân viên là những nội quy về hình thức. Đó là mức độ thưởng khi nhân viên làm tốt và phạt khi nhân viên phạm lỗi. Quy chế có sự bàn bạc và thống nhất ý kiến của cấp quản lý trong doanh nghiệp.

Xây dựng quy chế thưởng phạt nhân viên đóng vai trò quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp.

1. Đối với chính công ty, doanh nghiệp

• Giúp doanh nghiệp xây dựng được một bộ quy định chung về thưởng phạt theo đúng quy định của pháp luật

Chế độ lương thưởng và phạt rõ ràng, minh bạch đối với người lao động. Đây chính là quy tắc quan trọng theo Bộ luật lao động năm 2012. Mỗi doanh nghiệp đều phải có trách nhiệm làm rõ các quy tắc thưởng phạt đối với nhân viên của mình.

• Khuyến khích nhân viên phát triển năng lực bản thân

Tiền lương, thưởng là động lực để nhân sự hoàn thành công việc đúng kế hoạch và đảm bảo hiệu quả. Đây cũng là lý do để người lao động chủ động học hỏi, trau dồi. Họ phát triển kỹ năng để có mức thu nhập tốt hơn.

• Góp phần xây dựng danh tiếng của công ty

Chính sách lương, thưởng và các chế độ phúc lợi cho nhân viên hấp dẫn. Nó không những có ý nghĩa với các nhân viên hiện tại. Nó còn có những nhân sự tiềm năng. Bởi vì danh tiếng công ty vang xa sẽ giúp thu hút nhân tài khi có đợt tuyển dụng.

• Tăng sự gắn bó của nhân sự với công ty

Bên cạnh ý nghĩa về tài chính, chế độ lương, thưởng còn là thể hiện sự công nhận của doanh nghiệp với người lao động. Khi được công nhận xứng đáng, nhân viên tất nhiên sẽ hài lòng. Họ sẽ gắn bó lâu dài với công ty.

2. Vai trò của quy chế thưởng phạt nhân viên đối với người lao động

Lương thưởng hay mức phạt đối với nhân sự là mối quan tâm hàng đầu của người lao động Việt Nam. Chế độ thưởng phạt rõ ràng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến người lao động. Đặc biệt trong các trường hợp như:

• Cân nhắc môi trường làm việc: Lương, thưởng giúp nhân viên đảm bảo chất lượng cuộc sống và yên tâm làm việc. Vì thế, công ty cần đưa ra chính sách đãi ngộ phù hợp để thu hút nhân tài.
• Củng cố niềm tin: Việc công bố quy chế tiền lương, thưởng cho thấy công ty hoạt động minh bạch và đúng với quy định của pháp luật. Điều này giúp người lao động hiểu cách tính lương và đặt niềm tin vào doanh nghiệp.
• Củng cố tình đoàn kết giữa các nhân viên: Một tập thể đông người rất dễ nảy sinh mâu thuẫn giữa mọi người. Một lý do thường gặp là vì bất mãn về lợi ích của bản thân. Vậy nên, việc công bố cho mọi người về quy chế tiền lương, thưởng là rất cần thiết, cũng như tránh những xung đột không cần thiết xảy ra.

II. 3 tiêu chí cần có khi lập mẫu quy chế thưởng phạt nhân viên cho doanh nghiệp

Các điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng phạt và phụ cấp cho nhân viên tại các doanh nghiệp. Nó cần phải đảm bảo các đặc điểm sau:

• Phù hợp với đặc tính lao động, nhân công của mỗi doanh nghiệp (tùy vào đặc điểm ngành nghề thì lao động có thể nghỉ mất sức, độc hại hóa chất, làm ca đêm,…).
• Rõ ràng, minh bạch, chi tiết ở từng điều khoản. Ví dụ như với chế độ thưởng thì phải ghi rõ trường hợp nào được thưởng, có ghi mức thưởng cụ thể. Nếu xảy ra trường hợp chưa có tiền lệ, nhà quản lý cần ghi chép và họp bàn bổ sung điều khoản trong mẫu quy chế lương thưởng.
• Cần phải phổ biến rõ ràng và hướng dẫn chi tiết để người lao động hiểu được những nguyên tắc, điều lệ được ghi trong mẫu quy chế.

III. Quy chế thưởng phạt nhân viên gồm những điều khoản chính nào?

Các loại tiền lương

Do có nhiều hình thức lao động khác nhau nên việc phân loại tiền lương sẽ giúp  thuận lợi hơn cho việc quản lý:

• Lương chính: Là mức lương cơ bản cần trả với điều kiện người lao động làm việc đủ thời gian và hoàn thành công việc đã giao trong hợp đồng thỏa thuận. Mức lương chính phải cao hơn hoặc bằng mức lương tối thiểu vùng của năm hiện hành của nhà nước.
• Lương đóng BHXH: Đây là mức lương dùng để tính tiền bảo hiểm mà cá nhân phải đóng hằng tháng.
• Lương thử việc: Chiếm khoảng 85% của mức lương chính. Quy định này còn dựa vào chính sách doanh nghiệp bởi có nhiều doanh nghiệp trả lương chính thức luôn chứ không trả lương thử việc (các việc mà nhân sự đã có kinh nghiệm, làm việc tốt,…)
• Lương khoán: Là mức lương dựa trên hợp đồng giao khoán với cá nhân.
• Lương theo sản phẩm: Là mức lương dựa vào số lượng, chất lượng sản phẩm mà người lao động làm ra.

Trợ cấp, phụ cấp

Tùy tính chất công việc và điều kiện làm việc sẽ được hưởng các phụ cấp khác nhau.

• Phụ cấp chức vụ được áp dụng dành cho trưởng phòng, trưởng ban
• Phụ cấp trách nhiệm: được áp dụng đối với người lao động làm công tác quản lý như tổ trưởng, đội phó, thủ quỹ, thủ kho…
• Phụ cấp tiền xăng xe, đi lại.
• Phụ cấp thêm về mức độ nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm: Mức phụ cấp đối với nghề, công việc có điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thấp nhất bằng 5% và cao nhất bằng 10%. Mức phụ cấp đối với công việc có điều kiện đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thấp nhất bằng 7% và cao nhất bằng 15%.
• Phụ cấp lưu động cho những người lao động phải thường xuyên thay đổi nơi làm việc.
• Phụ cấp thu hút được áp dụng cho những người lao động đến làm ở các vùng kinh tế mới, vùng có điều kiện sinh hoạt khó khăn…
• Phụ cấp khu vực dành cho người lao động làm việc ở những địa bàn mà Nhà nước quy định được hưởng phụ cấp khu vực.
• Phụ cấp tiền ăn trưa, điện thoại, thuê nhà.

Chế độ phúc lợi, nghỉ phép, lễ Tết

Ngoài những khoản thu nhập tiền lương chính và tiền phụ cấp. Tùy thuộc vào lợi nhuận của công ty mà hàng năm các nhân viên có thể được nhận thêm tiền hoặc quà. Nó có giá trị tương đương vào những dịp đặc biệt như:

• Tết Dương Lịch, tết Nguyên Đán
• Lễ Quốc khánh 2/9, ngày Quốc tế lao động 1/5.
• Ngày Quốc tế Thiếu nhi 1/6 (cho trẻ em, không giới hạn số con)
• Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 và ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3.
• Ngày sinh nhật.
• Cưới xin, hiếu hỉ.
• Người thân nhân viên qua đời
• Nhân viên đau ốm, sinh nở hoặc tai nạn
• Được nghỉ mát một năm một lần.
• Con nhân viên được học sinh giỏi, đạt thành tích xuất sắc trong học tập (các cấp quận, huyện, thành phố, quốc gia, quốc tế).
• Các quyền lợi khác tùy thuộc vào văn hóa của từng doanh nghiệp hay sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh.

Tiền thưởng

Thưởng sáng kiến hay, thưởng đạt doanh thu cá nhân, tiền hoa hồng, thưởng lao động làm việc tốt… Phần thưởng có thể là tiền mặt, giấy khen, phiếu ưu đãi khi sử dụng dịch vụ của công ty, tăng cấp bậc, tăng lương…

Tiền phạt

Phạt đi làm muộn, phạt ý thức – thái độ, phạt về đạo đức nghề nghiệp, phạt kỷ luật, phạt trách nhiệm công việc (sai lầm trong công việc, chưa đạt KPIs…). Các hình thức phạt khá đa dạng, có thể là trừ thẳng vào tiền lương, đền bù vật chất, hạ cấp/bậc lương, sa thải…

IV. Cách xây dựng quy chế thưởng phạt nhân viên khoa học, ứng dụng hiệu quả

1. Tham khảo quy định của pháp luật

Để xây dựng chính sách lương thưởng chính xác nhất, hãy tham khảo một số tài liệu dưới đây:

• Công văn 4320 / LĐTBXH-TL của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng quy trình trả lương đối với doanh nghiệp nhà nước.
• Nghị định 49/2013 / NĐ-CP quy định chi tiết thi hành các quy địn
• Nghị định số 52/2016 / NĐ-CP quy định tiền lương, tiền thưởng, thù lao đối với người quản lý doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.

2. Thành lập hội đồng xây dựng quy chế

Ban Quy chế được thành lập đảm bảo dựa trên nguyên tắc công khai và dân chủ. Do đó, các thành viên bắt buộc phải có trong hội đồng bao gồm: Chủ tịch HĐQT, thường trực, thành viên.

Hội đồng có nhiệm vụ soạn thảo quy chế tiền lương, tiền thưởng sau đó lấy ý kiến ​​của người lao động trong doanh nghiệp và hoàn thiện quy chế.

3. Xác định cách thức thưởng phạt nhân viên hợp lý

Để có thể trả lương đúng và phù hợp cho từng nhân viên, bộ phận nhân sự cần xác định đúng cách thức, thời điểm và cách thức trả lương. Bên cạnh những quy định về lương thưởng, bạn cũng cần minh bạch về quy trình và thời điểm nhân viên được trả lương.

Những trường hợp đặc biệt như nhân viên được công ty cử đi đào tạo nghiệp vụ, tăng ca, nghỉ thai sản đối với nhân viên nữ, nghỉ ma chay – cưới hỏi… cũng cần có quy định cụ thể, rõ ràng.

4. Xây dựng khu đánh giá khen thưởng rõ ràng

Khung đánh giá mới có thể mang lại sự khích lệ mạnh mẽ cho nhân viên. Có thưởng thì cũng phải có phạt nên quy chế thưởng phạt cũng rất quan trọng trong doanh nghiệp.

Việc đưa ra các quy định thưởng phạt nhằm thúc đẩy tinh thần của nhân viên, giúp họ trở nên kỷ luật hơn. Những phần thưởng và hình phạt này sẽ phụ thuộc vào cách công ty xây dựng nền văn hóa đó và ngành kinh doanh của doanh nghiệp.

5. Áp dụng quy chế thưởng phạt nhân viên vào thực tế

Để đưa quy chế tiền lương, tiền thưởng vào thực tiễn, các doanh nghiệp cần thực hiện biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu, rõ ràng. Phải công bố rộng rãi trong doanh nghiệp, giải đáp thắc mắc (nếu có) cho người lao động và giám sát việc thực hiện các quy định.

Sau đó, bộ phận nhân sự cần thu thập ý kiến ​​của nhân viên công ty xem có phù hợp với mong muốn của mọi người hay không. Vì nếu chế độ đãi ngộ không hợp lý có thể khiến nhân viên nghỉ việc.

V. Những yếu tố cần quan tâm khi xây dựng quy chế thưởng phạt nhân viên

Quy định của pháp luật

Xây dựng quy chế thưởng phạt trong công ty cần tránh việc vi phạm pháp luật. Những căn cứ pháp lý cụ thể sẽ được giới thiệu trong phần sau. Doanh nghiệp nên tìm hiểu từ trước trên nhiều phương diện.

Ý kiến từ nhân viên công ty

Quy chế thưởng phạt trong công ty tác động trực tiếp đến người lao động. Vì thế, nắm bắt những mong muốn chính đáng của họ khi xây dựng luật là điều cần thiết. Qua đó, văn bản ban hành sẽ có đặc điểm như: khách quan, công bằng, tôn trọng,…

Thị trường lao động bên ngoài

Quy chế thưởng phạt trong công ty nên có điều chỉnh phù hợp với thị trường chung. Mức thưởng quá thấp hoặc hình thức kỷ luật quá hà khắc đều gây ra tác động tiêu cực. Công ty nên nhìn nhận, học hỏi các yếu tố sau từ doanh nghiệp khác:

• Mức thưởng bình quân
• Hình thức xử phạt dựa trên cấp độ nghiêm trọng
• Chế độ đãi ngộ khác

Mẫu quy chế lương thưởng và phụ cấp là tài liệu cần thiết cho quản lý và vận hành doanh nghiệp hiện đại. Mong rằng với bài viết hướng dẫn trên, mỗi doanh nghiệp có thể tự mình thiết kế ra một quy chế chuẩn, đồng thời có cách thức hợp lý để ban hành và giải quyết các vấn đề liên quan đến quy chế này.