1. Hiểu đúng về quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Tiêu chuẩn ISO là bộ tiêu chuẩn được ban hành bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO. Họ gọi là International Organization for Standardization. Đây là một tổ chức phi chính phủ có nhiệm vụ thiết lập các quy chuẩn thương mại và công nghiệp. Nó áp dụng cho tất cả các quốc gia thành viên. Nó nhằm mục tiêu tạo nên sự tương đồng, thống nhất về hệ thống tiêu chuẩn trên toàn thế giới. Trong đó, Tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng là bộ tiêu chuẩn trung tâm quan trọng nhất. Đây cũng là chứng chỉ mà rất nhiều các doanh nghiệp, tổ chức phấn đấu đạt được.

Quản lý nguồn lực là một khía cạnh cốt lõi của ISO 9001. Nó đóng vai trò đảm bảo chất lượng cho bộ máy vận hành. Nó nâng cao và cải tiến chất lượng cho sản phẩm, dịch vụ đầu ra. Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO chính là toàn bộ quá trình thực hiện công tác quản trị theo vòng đời nhân sự. Nó bao gồm Tuyển người – Đào tạo – Dùng người – Giữ người – Thải loại khoa học. Quy trình có hệ thống và tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc, tiêu chuẩn trong bộ ISO.

2. Tại sao doanh nghiệp cần triển khai quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Việc xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO mang lại cho doanh nghiệp vô số lợi ích như:

Tối ưu công tác quản trị nguồn nhân lực

Tinh gọn bộ máy vận hành nhờ minh bạch hóa các quy chế, chính sách hoạt động, làm rõ nhiệm vụ và quyền hạn vị trí của từng cá nhân, bộ phận. Hạn chế tối đa sự chồng chéo về chức năng giữa các phòng ban, giúp nhân sự nhận thức rõ trách nhiệm, nghĩa vụ của mình. Từ đó giúp nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí quản lý.

Chứng chỉ ISO 9001 là một thành quả không thể phủ nhận của bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi nó chứng minh rằng doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu nghiêm ngặt của quy định quốc tế. Từ đó nâng cao mức độ uy tín đối với khách hàng, đối tác và gia tăng hiệu quả thu hút nhân tài.

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Tiêu chuẩn quốc tế ISO chính là bệ phóng để doanh nghiệp “vượt mặt” các đối thủ cạnh tranh nhờ đội ngũ nhân sự vững mạnh, ổn định và có “sức chiến đấu cao”, giúp duy trì và nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thương trường.

3. Những nội dung chính của quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Một quy trình quản lý nhân sự đạt chuẩn cần phải đáp ứng được những yêu cầu

• Cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện và duy trì hệ thống quản trị nhân sự. Cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, các thông tin, dữ liệu, tài nguyên cần thiết phải luôn ở trong trạng thái sẵn sàng sử dụng.
• Đảm bảo chất lượng quá trình đào tạo nhân sự. Mỗi nhân sự cần được trang bị đầy đủ những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc, đồng thời được phân công những công việc, nhiệm vụ phù hợp với năng lực và vị trí.
• Quy trình quản lý nhân sự cần phải được theo dõi, phân tích thường xuyên để đánh giá hiệu quả và kịp thời phát hiện những lỗ hổng trong quy trình.
• Không ngừng cải tiến và hoàn thiện quy trình quản lý nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản trị.
• Những chuẩn mực đảm bảo cho việc áp dụng quy trình quản lý nhân sự tuân thủ đúng theo tiêu chuẩn ISO phải luôn được kiểm soát nghiêm ngặt.

4. 7 bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Bước 1. Xác định và phân tích thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại doanh nghiệp

Muốn tiến hành chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự thì trước hến doanh nghiệp phải xác định được bối cảnh tổ chức và thực trạng công tác quản lý nhân sự hiện tại và so sánh với các tiêu chuẩn của ISO. Đối với các doanh nghiệp đã thiết lập được các quy trình, chính sách quản lý nhân sự thì việc tiến hành chuẩn hóa hệ thống sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Tốt nhất khâu này nên được thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO để đánh giá được chính xác thực trạng quản lý nhân sự tại doanh nghiệp cũng như được tư vấn và đưa ra các khuyến nghị để áp dụng thành công ISO.

Sau khi đã xác định được bối cảnh của bài toán quản trị nhân sự, doanh nghiệp sẽ tìm ra được những điểm cần sửa đổi, cải tiến và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

Bước 2. Thành lập Ban quản lý Chất lượng

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự được xem như một dự án lớn của doanh nghiệp. Bởi vậy cần phải có một đội ngũ đứng ra triển khai, giám sát và chỉ đạo toàn bộ quá trình.

Ban quản lý chất lượng sẽ bao gồm lãnh đạo, quản lý các cấp và những nhân sự phụ trách. Họ có hiểu biết về Bộ tiêu chuẩn ISO để phân tích, xác định được những điều khoản, tiêu chuẩn trọng tâm. Đồng thời chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và theo sát quy trình chuẩn hóa hệ thống quản lý nhân sự.

Bước 3. Xây dựng các quy trình và hệ thống tài liệu, văn bản áp dụng

Đây là khâu quan trọng nhất trong quy trình triển khai áp dụng ISO. Trọng tâm của công tác quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là phải hệ thống hóa được các quy trình quản lý đang được thực hiện trong doanh nghiệp. Nó được cụ thể hóa bằng các văn bản, tài liệu quy phạm. Những quy trình cần chuẩn hóa bao gồm:

Hệ thống tài liệu, văn bản cần được xây dựng gồm:

• Các chế độ, chính sách đãi ngộ nhân sự
• Nội quy, quy định tại doanh nghiệp
• Lộ trình thăng tiến cho từng vị trí chức vụ
• Quy định kỷ luật, sa thải nhân sự
• Quy định khen thưởng,…

Bước 4. Áp dụng quy trình quản lý nhân sự vào thực tiễn

Sau khi đã xây dựng được các quy trình và hệ thống tài liệu hoàn chỉnh, Ban quản lý ISO cần phổ biến nội dung đến nội bộ nhân sự và tiến hành đào tạo, hướng dẫn đội ngũ nhân viên cách thức áp dụng, triển khai các quy trình để đưa hệ thống quản lý nhân sự đi vào thực tiễn. Lưu ý trong quá trình triển khai, các trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận phải được phân công rõ ràng, minh bạch.

Bước 5. Đánh giá về quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO

Trong quá trình triển khai áp dụng ISO cần phải liên tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự. Nó nhằm xác định mức độ phù hợp và đáp ứng tiêu chuẩn ISO của hệ thống. Đồng thời tìm ra những vấn đề còn tồn đọng, những yếu tố chưa được hoàn thiện.

Việc đánh giá trước khi đăng ký chứng nhận có thể được thực hiện trong nội bộ công ty. Hoặc do đơn vị có chuyên môn về ISO đảm nhiệm.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ đăng ký chứng nhân với tổ chức có quyền hạn để chính thức được công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn chất lượng của ISO.

Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều các tổ chức tư vấn và cấp chứng nhận ISO. Doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn đơn vị uy tín, có đầy đủ quyền hạn pháp lý để đăng ký chứng nhận ISO.

Bước 7: Duy trì chứng nhận ISO

Chứng nhận ISO có hiệu lực tối đa trong vòng 3 năm. Và trong thời gian hiệu lực sẽ có những cuộc đánh giá giám sát định kỳ. Điều đó nhằm đảm bảo doanh nghiệp duy trì việc tuân thủ các yêu cầu của ISO. Bởi vậy doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến và đảm bảo chất lượng hệ thống quản trị nhân sự.

5. Mẫu quy trình quản lý nhân sự ISO

Quy trình chính là xương sống của hệ thống quản trị nhân sự và cũng chính là yếu tố mà doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng khi áp dụng tiêu chuẩn chất lượng ISO. Sau đây Dũng xin giới thiệu sơ đồ mẫu quy trình quản lý nhân sự ISO. Biểu đồ mô tả quy trình quản lý nhân sự tổng thể. Nó được xây dựng dựa trên vòng đời của nhân sự.