Chi phí đào tạo nhân viên là gì?

“Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.

Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học.

Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian đào tạo.”

Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?

Trường hợp người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên

Theo Điều 62, Luật lao động năm 2019. Trong trường hợp sau đây, người lao động không phải bồi thường chi phí đào tạo:

• Được sự đồng ý của người lao động việc đào tạo để phục vụ cho mục đích của bản thân.
• Do sự thay đổi vị trí công việc, chuyển đổi công việc trong cùng một đơn vị sử dụng lao động. Người lao động không đồng ý vì lí do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.
• Do sự phân chia, sáp nhập, giải thể, chuyển nhượng, sang nhượng đơn vị sử dụng lao động. Hoặc chuyển giao, tái cơ cấu, đổi thay đổi trạng thái sở hữu của tổ chức, cá nhân sử dụng lao động.
• Được đào tạo để đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ, bảo vệ môi trường, bảo vệ sức khỏe
• Được đào tạo theo chương trình, kế hoạch đào tạo của đơn vị sử dụng lao động. Nhưng người lao động không thể tiếp tục hoặc chuyển nhượng vị trí công việc tại đơn vị sử dụng lao động. Nguyên nhâ do sức khỏe hoặc sở thích cá nhân.

Trường hợp người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo nhân viên

Theo Điều 36 của Luật lao động Việt Nam năm 2019, người lao động sẽ phải bồi thường chi phí đào tạo khi có một trong các trường hợp sau đây xảy ra:

• Người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trước khi kết thúc thời gian thỏa thuận đã đào tạo xong.
• Người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động sau khi kết thúc thời gian thỏa thuận đã đào tạo xong nhưng chưa đủ thời gian gắn bó với đơn vị tuyển dụng.
• Người lao động chuyển sang làm việc cho đơn vị khác ngay sau khi kết thúc thời gian đào tạo.
• Người lao động bị đơn vị tuyển dụng sa thải do vi phạm nội quy lao động hoặc luật lao động trong thời gian đào tạo.

Cụ thể, khi người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo, họ phải trả lại một phần hoặc toàn bộ chi phí đào tạo đã được đơn vị tuyển dụng chi trả cho họ. Tuy nhiên, khoản bồi thường này không được vượt quá số tiền chi trả cho người lao động trong thời gian làm việc tại đơn vị tuyển dụng trước đó.

Cách tính mức bồi thường chi phí đào tạo

Mức bồi thường chi phí đào tạo nhân sự được xác định bằng công thức sau: 

Trong đó: 

• S: chi phí bồi thường
• F: tổng chi phí do cơ quan, đơn vị cử cán bộ, công chức, viên chức đi học chi trả theo thực tế cho 01 người lao động để tham gia các khóa đào tạo 
• T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức sau khi hoàn thành các khóa học, được tính bằng số tháng làm tròn
• T2: thời gian đã phục vụ sau đào tạo được tính bằng số tháng làm tròn.

Lập kế hoạch đào tạo nhân viên: Cách xác định và dự trù chi phí

Đào tạo nhân viên là một trong những cách hiệu quả để cải thiện năng suất và nâng cao kỹ năng của nhân viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thực hiện quá trình đào tạo này, quản lý cần phải có một kế hoạch chi phí đầy đủ để đảm bảo rằng ngân sách được sử dụng một cách hợp lý và mang lại hiệu quả cao nhất.

Bước 1. Xác định mục tiêu đào tạo

Nâng cao kỹ năng chuyên môn, rèn luyện kỹ năng mềm. Hoặc cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.

Bước 2. Xác định số lượng nhân viên cần được đào tạo

Dựa trên mục tiêu đào tạo đã xác định, quản lý cần đưa ra quyết định về số lượng nhân viên cần được đào tạo. Từ đó đạt được mục tiêu đề ra.

Bước 3. Chọn phương pháp đào tạo

Tùy thuộc vào mục tiêu và khả năng tài chính của doanh nghiệp. Quản lý có thể lựa chọn các phương pháp:

• Đào tạo nội bộ
• Thuê ngoài đào tạo
• Đào tạo trực tuyến.

Bước 4: Tìm kiếm giảng viên, các nhà cung cấp đào tạo

Phụ thuộc vào phương pháp đào tạo ở trên để nhà quản lý lựa chọn giảng viên nội bộ trong công ty. Hay các công ty cung cấp dịch vụ đào tạo.

Bước 5. Xác định chi phí đi kèm khác

Thiết bị, phần mềm, phí vận chuyển, chi phí ăn uống và chi phí chỗ ở (nếu cần thiết). Việc tính toán chi phí này sẽ giúp bạn dự trù ngân sách đào tạo chính xác hơn.

Bước 6. Lập kế hoạch ngân sách

Dựa trên các thông tin đã thu thập được từ các bước trên. Bạn có thể lập kế hoạch ngân sách cho quá trình đào tạo. Bạn nên tính toán tổng chi phí cần thiết và so sánh với ngân sách có sẵn. Từ đó đưa ra quyết định phù hợp.