Muốn sửa sai thì phải tìm ra lỗi. Dũng sẽ chỉ ra những sai lầm phổ biến khi tạo lập chiến lược và kế hoạch kinh doanh.

• • Xây dựng chiến lược doanh nghiệp không rõ ràng, thiếu minh bạch. Kế hoạch chỉ nằm trong đầu người lãnh đạo. Không có sự đồng nhất với toàn bộ tổ chức. Mỗi người nhìn theo một hướng.

• • Không phân tích, nghiên cứu thị trường. Không nghiên cwsuu khách hàng, đối thủ cạnh tranh & đánh giá các nguồn lực trong doanh nghiệp. Điều này dẫn đến thiết lập mục tiêu không thực tế.

• • Mô hình kinh doanh chưa tối ưu, hệ thống rườm rà, chi phí cao. Doanh thu nhiều nhưng lợi nhuận chẳng bao nhiêu.

• • Không biết cách ưu tiên và tập trung. Chưa phân bổ các nguồn lực cần thiết một cách hợp lý.

• • Không có sự đo lường, kiểm soát. Không tối ưu hoạt động từ “chiến lược” tới “thực thi”.

• • Chiến lược và mô hình kinh doanh không có tính linh động. Bị thiếu sự thích nghi với sự thay đổi “chóng mặt” của thị trường. Đặc biệt trong bối cảnh siêu cạnh tranh như hiện nay.

 

4. Bộ công cụ (5W – 3H – 2C) tạo lập mô hình kinh doanh rõ ràng, chuẩn chỉnh

Một chiến lược sẽ chỉ là những ý tưởng nằm trong đầu bạn. Nếu nó không được cụ thể hóa bằng kế hoạch thực thi. Sau quá trình tư vấn cho rất nhiều doanh nghiệp. Dũng nhận thấy rằng không ít doanh nghiệp “xem nhẹ”. Thậm chí không có khái niệm về “kế hoạch” hoặc có nhưng trì trệ trong khâu triển khai. Dẫn đến làm mãi mà vẫn bị “rơi” mục tiêu chiến lược.

Chính vì lẽ đó, mà Dũng muốn giới thiệu đến bạn đọc bộ công cụ 5W – 3H – 2C. Nó gồm bộ câu hỏi 10 câu giúp bạn có một bản kế hoạch rõ ràng, chuẩn chỉnh. Bạn sẽ đảm bảo khả năng thực thi cao nhất. Cùng Dũng khám phá 5W – 3H – 2C  dưới đây nhé!

4.1 W1 (What) – Xác định nội dung công việc (Làm gì?)

Việc đầu tiên để lập kế hoạch là cần phải trả lời được câu hỏi “What?”, để xác định được chính xác nội dung công việc mình cần phải làm. Bạn cần trả lời 2 câu hỏi: “Nội dung công việc cần làm là gì? Để thực hiện công việc đó, thì cần hoàn thành những công việc cụ thể nào? Bạn nên lên danh sách những công việc nhỏ vần làm.

Khi trả lời xong câu hỏi “What?”  bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan, rõ ràng nhất về những đầu mục công việc mình cần làm để đạt được mục tiêu. Nhờ đó,, sẽ tránh được việc bỏ sót, bỏ quên trong trường hợp có quá nhiều công việc khác nhau.

Để Dũng lấy một ví dụ giúp bạn dễ hiểu hơn nhé:

Công ty bạn đang bán hàng chưa thực sự hiệu quả. Bạn chợt nhớ ra mình có khả năng thuyết trình, bán hàng trên sân khấu và muốn trong thời gian sớm nhất, công ty sẽ tổ chức được chiến lược bán hàng thật “hoành tráng”.

Vậy công việc công ty bạn cần làm là gì?

• Lên ngân sách cho chiến dịch

 

• Tìm quà tặng marketing để thu hút khách hàng mục tiêu đến hội thảo

 

• Triển khai chạy quảng cáo tặng quà lấy thông tin khách hàng

 

• Tổ chức đội bán hàng, chốt đơn hàng đồng ý đến hội thảo

 

• Thiết lập quy trình chăm sóc, thúc đẩy khách hàng đến với hội thảo,…

Trong khi bạn tự liệt  những công việc cần phải làm cũng chính lúc bạn xác định những nội dung công việc phải hoàn thành để đạt được mục tiêu. Đây là một bước cơ bản và bạn tuyệt đối không được bỏ qua, nếu không sẽ chẳng khác nào “mò kim đáy bể” cả.

4.2 W2 ( Why) – Xác định ý nghĩa công việc (Tại sao làm?)

Sau khi đã trả lời xong câu hỏi “What?” bạn cần phải xác định ý nghĩa, mục đích, vai trò của công việc ở trong câu hỏi “Why?”.

Vẫn lấy tình huống ở ví dụ trên nhưng ở bước này bạn cần tìm đáp án cho các câu hỏi như:

• Tại sao phải thiết kế bài bán hàng mà không nói theo cảm hứng?

 

• Tại sao phải có video, standee giới thiệu sản phẩm, doanh nghiệp, không có có sao không?

 

• Tại sao phải thuê cộng tác viên mà không tuyển ngay một đội chuyên viên cứng?

Đây là một bước vô cùng quan trọng, bởi nhờ bước này, bạn có thể thúc đẩy quá trình làm việc của nhân viên. Biết được ý nghĩa, mục đích, vai trò của công việc, dự đoán được hậu quả nếu không hoàn thành công việc, giúp nhân viên có động lực và quyết tâm để hiện thực hóa mục tiêu.

4.3 W3 – (Who) – Xác định người thực hiện, người chịu trách nhiệm (Ai làm?)

Trong  bước này bạn cần xác định rõ, ai sẽ là người đảm nhiệm cho từng công việc, giao chi cá nhân hay đội nhóm?

Vân ở trong ví dụ ở phần “What?” trên thì ở đây bạn cần trả lời 2 câu hỏi là:

• Ai phụ trách chạy quảng cáo lấy thông tin khách hàng?

 

• Dưới người đó cần những ai hỗ trợ?

Dựa  vào tính chất của từng dự án, năng lực của từng cá nhân cũng như mục đích đào tạo của doanh nghiệp, bạn sẽ chọn lựa những cá nhân hoặc đội nhóm phù hợp nhất để đảm nhiệm từng vị trí của công việc. Dự án có thành công hay không, phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con người.

Khi bạn giao đúng người, đúng việc, đúng số người thì tỷ lệ thành công càng cao. Ngược lại, nếu bạn giao nhầm người, nhầm việc, nhầm số người thì khả năng thất bại cũng rất cao. Cho nên hãy cân nhắc một cách cẩn thận và kỹ lưỡng ở bước này.

4.4 W4 – (Where) – Xác định địa điểm công việc (Làm ở đâu?)

Đây là một câu hỏi đơn giản nên thường hay bị bỏ qua. Tuy nhiên, nếu bạn trả lời câu hỏi này thì tất cả kế hoạch mà bạn đề ra sẽ mất đi tính khả thi thậm chí giảm cơ hội thành công rất nhiều.

Đôi khi, việc lựa chọn địa điểm nào cũng là một câu hỏi cần nhiều tranh luận. Ví dụ: Công ty bạn ở Lạng Sơn, liệu có nên “nổ phát súng đầu tiên” ở đây hay tổ chức hội thảo tại Hà Nội – nơi nhiều khách hàng tiềm năng hơn, đảm bảo hội thảo diễn ra đúng số lượng khách mời kỳ vọng?

Trả lời được câu hỏi “Where” sẽ giúp bạn tính toán, đo lường được khoảng cách, thời gian, chi phí cũng như những công việc phát sinh liên quan tránh để rơi vào thế bị động.

4.5 W5 – (When) – Xác định mốc thời gian (Khi nào?)

When là câu hỏi cuối cùng trong phần 5W. Ở bước này bạn phải đưa ra những câu trả lời rõ ràng cho những câu hỏi như: “Khi nào thì dự án bắt đầu? Khi nào dự án kết thúc? Khi nào kiểm tra tiến độ?”

Tất cả công việc trong một kế hoạch bạn cũng đều nên đặt câu hỏi “When” để làm rõ tiến trình công việc. Từ đó, bạn và nhân viên cũng sẽ kiểm soát được các mốc thời gian quan trọng và chủ động hơn trong công việc.

Câu hỏi “Khi nào” tưởng chừng như khá dễ trả lời nhưng thực tế không phải vậy. Lấy ví dụ của phần “Where”, liệu bạn muốn tổ chức hội thảo vào tháng 12 liệu có khả thi không?

Có lẽ đây là thời điểm không mấy thuận lợi vì lúc này hầu hết các đơn vị đều căng đầu với công tác tổng kết cuối năm – một yếu tố có thể khiến số khách hàng đến hội thảo bị tụt so với kỳ vọng. Lúc này bạn cần xem xét đến một khoảng thời gian hợp lý hơn đó.

4.6 H1 (How) – Như thế nào?

Tiếp đến bạn cần giải quyết 3 câu hỏi  “How?”. Câu hỏi How đầu tiên, bạn sẽ đi tìm câu trả lời cho câu hỏi “Như thế nào?”. Với những câu hỏi như: “Làm việc đó như thế nào? Tiêu chuẩn nhân sự thực hiện công việc đó như thế nào? Tiêu chuẩn để đánh giá công việc như thế nào?”….

Đây là yếu tố mang tính chất “bắt buộc”,  không thể thiếu trong mọi các bản kế hoạch và đòi hỏi sự cẩn thận và chi tiết. Nếu chỉ là liệt kê những việc cần làm nhưng lại không dự định được công việc đó sẽ thực hiện ra sao thì bạn sẽ không thể hoàn thành nó đâu!

Vì vậy, bạn nhất định phải trả lời các câu hỏi “Như thế nào?” cho từng yếu tố, đầu mục công việc trong bản kế hoạch.

Ví dụ: Công ty của bạn chưa có đội ngũ thiết kế, video truyền thông quảng cáo nên bạn quyết định đặt thuê. Vậy quy trình thiết kế video đâu? Bạn phải yêu cầu nhà thầu cung cấp đủ quy trình đó để có thể phối hợp làm việc, cung cấp tư liệu cũng như kiểm soát tiến độ công việc.

4.7 H2 – ( How) – Bao nhiêu?

Câu hỏi How thứ hai – “Bao nhiêu”,  tức là bạn phải đo lường và đưa ra con số cụ thể cho tất cả các yếu tố có thể định lượng được.

“Đo lường được công việc thành những con số” là một trong những yếu tố quan trọng nhất làm nên tính “rõ ràng” cho một bản kế hoạch. Bạn hãy đánh giá xem có bao nhiêu yếu tố định lượng được thì sẽ là cần đấy câu hỏi “bao nhiêu” cần phải đặt ra.

Khi làm bản kế hoạch đừng chỉ chú trọng quá đến công việc mà bỏ qua việc định lượng, bởi đây mới là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tính khả thi của bản kế hoạch đó.

Ví dụ: Để có 200 khách hàng đến hội thảo, bạn dự tính phải thu được số lead khách hàng tiềm năng gấp 10 lần như thế và để tiết kiệm chỉ cần 2 chuyên viên telesales là đủ. Như vậy có hợp lý chăng? Hay bạn cần tới 4 – 5 người cho đầu mục công việc đó?

Hãy tính toán thật kỹ để không những giao đúng người, đúng việc rồi mà còn phải đúng số người nữa. Thừa người sẽ gây lãng phí nguồn lực, còn thiếu người sẽ tạo ra áp lực xấu cho những người còn lại, khiến hiệu suất làm việc sụt giảm.

4.8 H2 – (How) – Bao lâu?

Lên được đầu mục công việc rồi, phân công được người làm và số lượng rồi, xác định được địa điểm thực hiện rồi đã đủ để triển khai một chiến lược khả thi chưa? Chưa đâu! Bạn cần trả lời thêm câu hỏi: “Việc đó làm trong bao lâu?”.

Ví dụ: Bạn ấn định hội thảo sẽ được tổ chức trong 3 tháng tới, liệu chừng đó thời gian có đủ để có được 2000 lead khách hàng tiềm năng?

4.9 C1 – (Check) – Kiểm tra?

Rất nhiều kế hoạch bị “rơi” do không kiểm tra chất lượng và tiến độ thường xuyên.

• Làm thế nào để có thể kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc?

 

• Phương án để kiểm tra chất lượng và tiến độ công việc là gì?

Bạn cần trả lời câu hỏi trên để đảm bảo chiến lược diễn ra đúng kế hoạch. Thường thì công tác kiểm tra gắn liền với các con số đo lường.

Ví dụ: Để đảm bảo 2000 lead khách hàng trong 3 tháng, bạn cần yêu cầu nhà thầu cung cấp số liệu về lead khách hàng thu được trong ngày, trong tuần, trong tháng và yêu cầu mỗi tuần được đánh giá kỹ thuật, content một lần; nếu con số đo lường được chưa ổn thì cần cải tiến để nâng cao hiệu suất. Đó gọi là kiểm tra kế hoạch.

4.10 C2 – (Control) – Kiểm soát?

Sẽ như thế nào nếu khi bạn đang đứng trên sân khấu chợt tất cả bóng đèn đang chiếu về bạn chợt tắt, slide màn hình tối om và micro bạn cầm trên tay tắt tiếng? Mất điện! Đó là một trong rất nhiều rủi ro bạn cần dự trù ứng phó để đảm bảo chiến lược diễn ra suôn sẻ nhất.

Vậy “Làm gì khi xảy ra rủi ro?” Đó là câu hỏi bạn cần trả lời rồi dựa vào kế hoạch.

Bây giờ, bạn đã hình dung về một bản kế hoạch chi tiết cần phải có những bước, những đầu mục như thế nào chưa?

Đó phải là một bản kế hoạch thỏa mãn được các yêu cầu của 5W – 3H – 2C, được xem xét và tính toán, lựa chọn trên nhiều phương diện khác nhau, vừa tổng quát nhưng cũng rất chi tiết, có thời hạn, có thể đo lường được và quan trọng là phải rõ ràng và minh bạch.

Lập chiến lược và kế hoạch kinh doanh càng chi tiết, kỹ lưỡng sẽ càng tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc.