Toyota được biết đến là nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới. H có hơn 150 năm hình thành và phát triển. Một điều vô cùng đặc biệt đó là cho đến nay, Toyota chưa từng đuổi việc bất kỳ nhân viên nào. Và điều này xuất phát từ nghệ thuật và triết lý quản trị nhân sự của tập đoàn. Hãy cùng HBR tìm hiểu về nghệ thuật quản trị nhân sự đỉnh cao của Toyota theo phương pháp Kaizen nhé!

1. Quản trị nhân sự theo phương pháp Kaizen là gì?

Chiến lược quản trị nhân sự mà Toyota luôn theo đuổi trong hơn 150 năm tồn đó là văn hóa Kaizen. Kaizen không chỉ là phương pháp. Nó còn là tinh hoa nghệ thuật quản trị nhân sự của văn hóa Nhật.

Định nghĩa phương pháp Kaizen

Kaizen được ghép bởi “Kai – Liên tục” và “Zen – Cải tiến”. Kaizen là liên tục cải tiến. Quản trị nhân sự Kaizen có nghĩa đòi hỏi doanh nghiệp cần phải liên tục cải tiến quy trình. Tất cả nhằm tối ưu hiệu suất và tạo điều kiện để nhân viên phát huy tối đa năng lực. Và nghệ thuật Kaizen được áp dụng cho toàn thể doanh nghiệp. Tính từ cấp quản lý cho đến nhân viên bình thường.

Trong nghệ thuật Kaizen có đề cập đến việc cải tiến. Tuy nhiên, quá trình cải tiến ở đây có chút khác biệt so với triết lý phương tây. Kaizen hướng đến việc “Làm cho nó tốt hơn, chế tạo ra nó tốt hơn, thúc đẩy nó thậm chí nếu nó chưa đổ vỡ. Bởi vì nếu chúng ta không làm. Chúng ta không thể cạnh tranh với những cái của người khác làm”.

Đặc biệt quản trị nhân sự Kaizen rất xem trọng yếu tố con người. Thay vì thay thế, họ tập trung vào cải thiện con người trở thành nguồn nhân lực xuất sắc hơn.

Lợi ích của Kaizen

Chính những nguyên tắc đó, nghệ thuật quản trị nhân sự Kaizen đã giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn lực nhân sự. Qua đó giảm chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty.

• • Tích lũy những cải tiến nhỏ trong thời gian dài, tạo ra kết quả to lớn cho doanh nghiệp.

• • Giảm lãng phí, tăng cao năng suất trong sản xuất, vận hành doanh nghiệp cụ thể như giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn, trau dồi thêm kỹ năng cho nhân viên.

• • Giúp tạo động lực giúp các cá nhân trong doanh nghiệp có thể đưa ra ý tưởng cải tiến hiệu quả cho doanh nghiệp.

• • Giúp thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể và tăng cường tính gắn kết nội bộ.

• • Nghệ thuật Kaizen giúp xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và tăng cường hiệu quả đến từng chi tiết.

2. Năm chương trình Kaizen căn bản

Dưới đây là 5 chương trình Kaizen căn bản mà các nhà quản trị doanh nghiệp cần nắm rõ:

Nền tảng cơ bản 5S

Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc), Shitsuke (sẵn sàng). Nền tảng 5S của Kaizen giúp huy động nguồn lực con người. Họ cải tiến và phát triển văn hóa làm việc. Qua đó doanh nghiệp tăng năng suất lao động của toàn nhân viên.

Chương trình KSS (Kaizen Suggestion System)

Nhấn mạnh lợi ích xây dựng tinh thần làm việc và sự tham gia của nhân viên. KSS là các hoạt động tiếp nhận xử lý, hỗ trợ nhân viên thực hiện ý tưởng, đào tạo nhân viên và các chế độ khen thưởng minh bạch rõ ràng.

Chương trình CSS (Quality Control Circles)

Nhóm những người có nhiệm vụ kiểm soát chất lượng nơi làm việc, đảm bảo theo dõi sát sao hành vi, mức độ thực hiện các quy định trong văn hóa doanh nghiệp.

JIT (Just In Time)

Hệ thống kiểm soát chất lượng, tối ưu chi phí và thời gian cho toàn doanh nghiệp. Chương trình này giúp giảm sự lãng phí về thời gian, tài chính cho doanh nghiệp.

Hệ thống công cụ thống kê

Các công cụ thống kế, theo dõi sự phát triển, vận hành của sản phẩm dịch vụ, giúp tối ưu thời gian bao gồm: flowchart, checksheet (phiếu kiểm tra), Cause and Effect Diagram (biểu đồ đánh giá hiệu quả), Pareto Diagram (biểu đồ phân loại), Histogram (biểu đồ phân bổ), control chart (biểu đồ kiểm soát), scatter diagram (biểu đồ phân tán)…

3. Quản trị nhân sự Kaizen mà Toyota áp dụng

Việc áp dụng nghệ thuật Kaizen mà công ty sản xuất ô tô Toyota áp dụng đã đem lại hiệu quả quản trị nhân sự cao, đồng thời đã giúp Toyota phát triển mạnh mẽ trong hơn 150 năm.

3.1. Không cắt giảm con người, chỉ tinh giản chi phí

Một nét đặc trưng trong quản trị nhân sự của Toyota là chiến lược không cắt giảm nhân sự trong suốt hơn 150 năm qua. Thay vào đó, công ty quyết định cắt giảm chi phí hoạt động. Minh chứng rõ nét nhất đó là trong cuộc suy thoái kinh tế năm 1997, nhiều doanh nghiệp rơi vào bờ vực phá sản và họ đã lựa chọn giải pháp đó là sa thải nhân viên.

Tuy nhiên, ở thời điểm đó, Toyota vẫn quyết định duy trì số nhân sự đang có của tập đoàn và tìm giải pháp là cắt giảm chi phí hoạt động chung của doanh nghiệp. Điều này khiến doanh nghiệp đã lỗ nặng trong vòng 4 năm. Tuy nhiê, điều này đã giúp Toyota củng cố niềm tin đối với đội ngũ nhân sự. Toàn thể nhân viên ở đây đều yêu thích văn hóa công ty, trung thành và nỗ lực cống hiến hết mình.

Cho đến năm 2008, cuộc khủng hoảng tài chính lớn lại diễn ra, Toyota chịu ảnh hưởng nặng nề từ trận động đất sóng thần lớn trong lịch sử và có nguy cơ phá sản. Chính sách “nói không với sa thải nhân viên” của Toyota vẫn được duy trì. Người giữ cương vị cao nhất Toyota đã quan niệm: “Cắt giảm tất cả các chi phí, nhưng không được chạm vào bất kỳ người nào”.

3.2. Tạo các tình huống để thúc đẩy sự sáng tạo của nhân sự

Theo quan điểm của các nhà lãnh đạo Toyota, tạo ra các tình huống khó sẽ là bàn đạp thúc đẩy sự sáng tạo và đóng góp của nhân viên. Đối với Toyota, con người luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Vì thế, đầu tư và tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng luôn được Toyota coi trọng.

Cũng chính nhờ vào việc tập trung phát triển con người trong nghệ thuật quản trị nhân sự Kaizen mà Toyota đã quản lý và sử dụng vô cùng hiệu quả nguồn nhân lực. Toyota luôn quan niệm rằng: “Để ai đó hành động, họ phải đưa ra ý kiến. Chỉ khi tự mình đóng góp ý kiến, con người sẽ tự tin và biết hành động theo hướng tích cực”.

Các nhà quản trị của Toyota luôn biết cách tạo ra các tình huống khó. Từ đó nhân viên phát huy hết khả năng của mình. Ví dụ điển hình là ý tưởng của ông Yoshida. Ông đã cố tình làm một mẫu xe rất rẻ và rất tệ. Sau đó đem đến cho tất cả nhân viên cùng xem. Khi nhìn thấy chiếc xe rất rẻ và rất tệ ấy, nhân viên đã đưa ra hàng loạt ý kiến: chỗ này không được, chỗ này không ổn, tối thiểu thì chỗ này cũng phải làm như thế này này… Tất cả nhân viên đều có thể đưa ra ý kiến khắc phục điểm tệ của chiếc xe. Và khi ấy họ đã được sáng tạo, đóng góp cho sự hoàn thiện của doanh nghiệp.

Lời kết

Nghệ thuật quản trị nhân sự đỉnh cao của Toyota theo phương pháp Kaizen đã giúp họ trở thành ông lớn. Khó có ai cạnh tranh với Toyota trong ngành sản xuất ô tô. Không chỉ tại Nhật Bản mà trên toàn thế giới. Các nhà quản trị doanh nghiệp nên tham khảo, học hỏi và áp dụng một cách phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình nhé!