I. Quản lý nhân lực dự án là gì?

Quản lý nhân lực dự án là công tác điều phối nhân lực cho từng đầu việc. Như vậy để tiến hành một dự án. Cụ thể, nhà quản trị nhân lực của dự án (PM) sẽ lên kế hoạch công việc cụ thể cho từng cá nhân, đội nhóm. Họ thực hiện nhiệm vụ và phối hợp nhịp nhàng với nhau. Tất cả nhằm hướng tới mục tiêu chung là hoàn thành dự án thành công.

Khác với việc điều phối và quản trị nhân lực của toàn doanh nghiệp. Công tác quản lý nhân sự dự án chỉ diễn ra trong khoảng thời gian dự án. Do đó nhà quản trị có khá ít thời gian để nghiên cứu. Họ cần đưa ra quyết định về phân bổ nhân sự.

II. Tại sao cần lên kế hoạch quản trị nhân lực dự án?

Trước khi tiến hành triển khai một dự án, việc lập kế hoạch dự án giúp nhà quản trị có cái nhìn bao quát nhất. Họ thấu toàn bộ quy trình thực hiện. Từ đó đưa ra những quyết định phân bổ nhân sự phù hợp. Họ dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra.

Cụ thể, nhà quản trị cần lên kế hoạch cho công tác quản lý nhân lực dự án để:

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả, đúng người đúng việc.
• Có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của từng cá nhân, đội nhóm để theo dõi sát sao trong quá trình thực hiện dự án.
• Dự đoán những rủi ro có thể phát sinh trong thời gian dự án tiến hành (thiếu hụt nhân sự hoặc có nhân sự nghỉ giữa chừng) để kịp thời đưa ra phương án dự phòng.
• Xác định được điểm mạnh của cá nhân/đội nhóm để phát huy và những điểm còn hạn chế để khắc phục.

III. Những khó khăn thường gặp trong quản lý nhân lực dự án

1. Khó khăn trong việc lập kế hoạch quản lý nhân lực dự án

Trên thực tế, để lập được một bản kế hoạch nhân sự cho dự án. Nhà quản trị phải trải qua quy trình 3 bước gồm:

• Bước 1: Tiếp nhận dự án và bảng yêu cầu nguồn lực dự án, đồng thời liệt kê những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện và mức độ thành công của dự án.
• Bước 2: Phân tích nhu cầu nhân lực cần để triển khai dự án
• Bước 3: Lập kế hoạch phân bổ nhân lực cụ thể; Bảng phân tích công việc

Trong 3 bước trên, các yếu tố đầu vào đã được cung cấp sẵn. Nhưng ở bước 2, nhà quản trị cần đầu tư nghiên cứu kỹ hơn để phân tích nhu cầu nhân lực của dự án. Họ đưa ra quyết định phân bổ hợp lý. Tuy nhiên khi thực hiện bước này, đa số nhà quản trị lại thiếu đi công cụ kỹ thuật. Họ tiến hành phân tích xem dự án đang yêu cầu nguồn nhân lực với:

• Trình độ như thế nào
• Khả năng của nhân viên đang ở đâu
• Có điểm mạnh điểm yếu gì

Từ đó để phân công việc cho hợp lý.

Hậu quả là dù nhà quản trị đã lập bản kế hoạch quản lý nhân lực dự án nhưng vẫn không hiệu quả, không có sự thống nhất. Họ phân bổ công việc không đúng với năng lực và thế mạnh của nhân viên. Dẫn đến nhiều dự án chậm tiến độ hoặc thậm chí thất bại.

2. Khó khăn trong việc triển khai và phát triển kế hoạch quản lý nhân lực dự án

Thực tế cho thấy nhiều nhà quản lý mới hiện nay đã tìm được cách xây dựng kế hoạch quản lý nhân lực cho dự án, nhưng đến khi triển khai và phát triển đội nhóm thực hiện thì lại khá lúng túng vì không có hình mẫu để tham khảo và học tập.

Trong trường hợp này, nhà quản trị cần một quy trình lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực cho dự án cụ thể để có thể dựa vào và tiến hành thực hiện dự án.

III. Quy trình lập kế hoạch và triển khai quản lý nhân lực dự án hiệu quả nhất

Để nhà quản trị có thể nắm rõ từng bước triển khai từ việc lập kế hoạch đến phát triển và quản lý nguồn nhân lực cho dự án, chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn quy trình 4 bước quản lý nhân lực dự án hiệu quả nhất đã được ứng dụng bởi nhiều doanh nghiệp.

1. Lập kế hoạch quản lý nhân sự

Như đã nhắc đến ở trên, việc lên một bản kế hoạch cụ thể, chi tiết để phân công nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với bất cứ dự án nào. Khi thực hiện lập kế hoạch quản lý nhân sự, nhà quản trị cần tiến hành những bước sau:

Xác định các hạng mục công việc

Để đạt được mục tiêu chung của dự án, có những đầu việc nào cần hoàn thành? Đây chính là câu hỏi cần nhà quản trị trả lời khi bắt đầu lên kế hoạch. Khi tập hợp các hạng mục công việc cần hoàn thành của dự án, quản lý cần liệt kê chi tiết tên công việc, điều kiện bảo đảm hoàn thành, thời hạn hoàn thành, các nhân tố tác động.

Xây dựng cấu trúc các đầu việc hợp lý

Sau bước liệt kê, quản lý cần tiến hành phân loại và đưa các hạng mục công việc vào các nhóm tương ứng để thuận tiện cho quá trình theo dõi và kiểm soát thực hiện dự án.

Việc phân loại công việc này giúp nhà quản lý chọn được nhân sự phù hợp với mỗi nhóm công việc để phân công hiệu quả hơn. Khi đã có được các đầu mục công việc được phân loại rõ ràng, nhà quản lý sẽ bước vào giai đoạn tiếp theo của việc lên kế hoạch.

Chọn lọc và phân quyền

Đây là bước quan trọng vì có liên quan đến những thông tin về số lượng và chất lượng nhân sự mà quản lý đã thu thập được trong quá trình tìm kiếm và phân bổ. Chọn lọc nhân sự phù hợp với từng đầu việc và phân quyền nắm giữ cho nhân sự đó là bước cuối cùng cần làm để hoàn thiện bản kế hoạch quản lý nhân lực dự án.

2. Thành lập đội ngũ phụ trách dự án

Đội dự án là một nhóm các cá nhân làm nhiệm vụ hỗ trợ nhà quản lý trong việc tiến hành dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng. Trong bản kế hoạch quản lý nhân sự dự án, nhà quản trị cần lên kế hoạch lập một đội nhóm để cùng thực theo dõi quản lý dự án và các công việc liên quan.

Các thành viên của đội dự án cần được tuyển chọn dựa trên các yêu cầu về khả năng chuyên môn và kỹ năng lãnh đạo. Trong một số trường hợp đội dự án có thể quyết định thay cho người quản lý chính để kịp tiến độ hoàn thành công việc.

Để thành lập được đội dự án, nhà quản lý có thể dựa vào việc quan sát cách làm việc và dựa trên kinh nghiệm làm việc của nhân viên để đưa ra đánh giá về năng lực của họ, từ đó chọn ra người phù hợp để để đưa vào nhóm.

3. Phát triển đội dự án

Sau khi đã thành lập đội ngũ phụ trách dự án, nhà quản trị cần tìm cách tăng cường năng lực các thành viên của đội nhóm này. Họ tăng tương tác giữa các thành viên.Từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện dự án. Quá trình này được gọi là phát triển đội dự án.

Để tối ưu hóa quá trình phát triển đội dự án, việc đầu tiên quản lý cần làm là tổ chức các buổi đào tạo nâng cao khả năng chuyên môn cũng như kiến thức nhất định về dự án cần triển khai. Ngoài ra, tổ chức các hoạt động gắn kết đội nhóm để tăng tương tác giữa các thành viên cũng là một cách hay để phát triển tinh thần làm việc nhóm của đội dự án.

4. Quản lý nhân sự đội dự án

Sau khi đã thành lập và đào tạo để phát triển năng lực đội dự án. Nhà quản trị sẽ tiến hành quan sát và quản lý hoạt động của các thành viên. Việc quản lý bao gồm:

• Cập nhật tiến độ công việc từng thành viên
• Thời hạn hoàn thành deadline
• Cách họ xử lý những phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.