1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một chuỗi các bước mà một doanh nghiệp thực hiện, nhằm:

• Tiếp cận khách hàng
• Thúc đẩy việc bán hàng.

Quy trình bán hàng có thể là văn bản, tài liệu, video,…  Đội ngũ kinh doanh hiểu biết và truyền tải đến với khách hàng theo quy trình. Đảm bảo đúng những thông tin, kỹ thuật, tiêu chuẩn mà công ty yêu cầu.

Quy trình bán hàng thường được áp dụng trong các doanh nghiệp bán hàng sản phẩm, dịch vụ.

Quy trình bán hàng rất quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận và phát triển doanh nghiệp. Đây là quy trình cần được ứng dụng rộng rãi trong bất cứ công ty nào.

2. Tầm quan trọng của quy trình bán hàng trong doanh nghiệp

Tầm quan trọng của quy trình bán hàng trong doanh nghiệp là không cách nào phủ nhận. Một quy trình bán hàng hiệu quả không chỉ giúp tăng doanh số bán hàng. Nó còn đảm bảo sự tương tác tốt với khách hàng và xây dựng mối quan hệ lâu dài.

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tầm quan trọng của quy trình bán hàng trong doanh nghiệp. Dũng sẽ nói về cách nó ảnh hưởng đến sự thành công của công ty.

2.1 Tăng doanh số bán hàng

Một quy trình bán hàng hiệu quả giúp tăng doanh số bán hàng. Bằng cách tạo ra các bước rõ ràng, bài bản và có hệ thống. Từ đó doanh nghiệp:

• Tiếp cận khách hàng
• Tư vấn sản phẩm, dịch vụ
• Chốt được đơn hàng.

Một quy trình bán hàng tốt cung cấp các công cụ và kỹ năng cần thiết.  Nhân viên sẽ tư vấn, thuyết phục và đàm phán với khách hàng.

Điều này giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực tế. Nó giúp nhân viên bán hàng có thể làm việc hiệu quả hơn. Họ tận dụng mọi cơ hội để chốt thành công các giao dịch.

Ví dụ, một công ty nghiên cứu đã phát hiện ra rằng việc áp dụng quy trình bán hàng có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn ở mức 47%. So với các công ty không có quy trình tương tự.

2.2 Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng

Quy trình bán hàng của doanh nghiệp giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Bằng cách tạo ra trải nghiệm mua hàng tốt và tạo sự tin tưởng.

Từ khi khách hàng tiếp xúc ban đầu đến khi hoàn tất giao dịch. Một quy trình bán hàng chặt chẽ và có hệ thống giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự chăm sóc và tư vấn tốt nhất.

Điều này giúp tạo lòng tin và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

Một quy trình bán hàng có các bước chăm sóc khách hàng sau bán hàng, như:

• Gửi email cảm ơn
• Tư vấn sau bán hàng
• Chia sẻ thông tin
• Chăm sóc khách hàng định kỳ

Nó giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Qua đó tạo điều kiện cho việc bán hàng lại trong tương lai.

Theo một nghiên cứu của Harvard Business School, việc giữ chân khách hàng cũ thường có lợi tức cao hơn. Nếu so với việc thu hút khách hàng mới.

2.3 Tối ưu hóa hiệu suất làm việc

Một quy trình bán hàng có hệ thống giúp tạo sự nhất quán và tăng năng suất cho doanh nghiệp.

Nó giúp định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng nhân viên trong quá trình bán hàng.

Bằng cách xác định rõ ràng từng bước từng bước theo thứ tự và quy trình, nhân viên bán hàng có thể làm việc hiệu quả hơn và sử dụng thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả.

Điều này giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành một thương vụ, từ đó tăng năng suất và giảm chi phí, sai sót, mất mát trong quá trình bán hàng.

2.4 Đồng bộ hóa hoạt động của các bộ phận trong công ty

Việc có một quy trình chung giữa bộ phận bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng giúp tạo ra sự liên kết và hiểu biết chung về mục tiêu và phương pháp làm việc.

Điều này giúp tăng sự hiệu quả trong hoạt động tương tác, làm việc đội nhóm và tạo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

2.5 Xây dựng thương hiệu và uy tín công ty

Một quy trình bán hàng có chất lượng cao và tận tâm đem lại ấn tượng tốt với khách hàng về sự chuyên nghiệp theo định vị thương hiệu và giá trị cốt lõi của công ty.

Điều này giúp tạo dựng lòng tin và tạo lợi thế cạnh tranh cho công ty trên thị trường.

2.6 Là bộ tài sản kế thừa của phòng kinh doanh

Nếu nói về biến động nhân sự thì có vẻ như phòng kinh doanh luôn giữ ngôi vị dẫn đầu.

Xây dựng quy trình bán hàng sẽ giúp công ty không còn phụ thuộc nhiều vào nhân sự, không bị tác động nhiều bởi những biến động nhân sự.

Cho dù nhân viên rời đi thì công ty vẫn nắm được quy trình làm việc, kỹ thuật bán hàng để nhanh chóng đào tạo thành công một sale mới, nhanh chóng hòa nhập và tiếp nhận công việc.

Hay như có sự luân chuyển nhân sự từ vị trí này sang vị trí khác trong công ty, họ luôn để lại bộ quy trình làm việc tối ưu ở bộ phận này và nhanh chóng thích nghi với vị trí mới nhờ quy trình làm việc hoàn thiện.

2.7 Tăng khả năng dự đoán và quản lý

Bằng cách theo dõi và phân tích quy trình bán hàng, doanh nghiệp có thể nhận ra những khía cạnh cần cải thiện và tối ưu hóa.

Nó cung cấp thông tin giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn và phát triển chiến lược kinh doanh hiệu quả.

3. Phương pháp xây dựng quy trình bán hàng 

3.1 Nắm vững nhu cầu và sở thích của khách hàng

Một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả là hiểu rõ về nhu cầu và sở thích của khách hàng.

Điều này đòi hỏi bạn phải nghiên cứu và phân tích kỹ lưỡng về đối tượng khách hàng mục tiêu của mình.

Bạn có thể sử dụng các công cụ như khảo sát, tìm hiểu thị trường và phân tích dữ liệu để thu thập thông tin quan trọng về khách hàng.

Bạn cần tìm hiểu về nhu cầu, sở thích và thói quen mua hàng của khách hàng để có thể đưa ra những giải pháp phù hợp, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và tạo ra trải nghiệm mua hàng tốt nhất cho họ.

3.2 Xác định các bước cụ thể trong quy trình bán hàng

Khi xây dựng quy trình bán hàng, bạn cần xác định các bước cụ thể mà khách hàng sẽ trải qua từ lúc tiếp cận sản phẩm, dịch vụ cho đến khi hoàn tất giao dịch.

Mỗi bước cần được mô tả chi tiết và có thể được điều chỉnh tùy theo từng ngành nghề và mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Để dễ hiểu hơn, Dũng sẽ nêu ví dụ về quy trình bán hàng trong doanh nghiệp ở từng giai đoạn.

3.2.1 Tiếp cận khách hàng

Bước đầu tiên trong quy trình bán hàng là tiếp cận khách hàng.

Doanh nghiệp cần xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu của mình. Như vậy họ có thể tiếp cận một cách hiệu quả.

Điều này đòi hỏi nắm vững thông tin về khách hàng. Bao gồm đặc điểm, nhu cầu và thói quen mua hàng của họ.

Ví dụ một công ty chuyên sản xuất và bán máy tính.

Chắc chắn những người lớn tuổi, đã nghỉ hưu sẽ không phù hợp. Cho dù họ dư dả về tài chính cũng không phải là khách hàng chủ chốt.

Đối tượng khách hàng mục tiêu của công ty là có thể những người trẻ tuổi. Họ nhu cầu sử dụng máy tính di động để làm việc và giải trí. Tùy vào cấu hình và chức năng của laptop.

3.2.2 Xây dựng mối quan hệ

Sau khi tiếp cận khách hàng, doanh nghiệp cần xây dựng mối quan hệ với khách hàng.

Điều này có thể được thực hiện thông qua việc:

• Tạo ra một trải nghiệm tốt cho khách hàng
• Cung cấp thông tin hữu ích
• Giải đáp thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Ví dụ như cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tuyến 24/7 để giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng. Điều này giúp xây dựng lòng tin và tạo niềm tin cho khách hàng.

3.2.3 Tư vấn và giải đáp

Bước tiếp theo trong quy trình bán hàng là tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng.

Doanh nghiệp cần hiểu rõ về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Họ có khả năng giải thích rõ ràng về lợi ích và giá trị mà khách hàng nhận được.

Ví dụ như phải xây dựng, cung cấp các tài liệu hướng dẫn chi tiết và video minh họa. Nó giúp khách hàng hiểu rõ về cách sử dụng máy tính xách tay. Khách hàng sẽ tận dụng tối đa các tính năng của sản phẩm.

3.2.4 Đề xuất giải pháp

Sau khi hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp cần đề xuất giải pháp phù hợp nhất.

Điều này có thể bao gồm tùy chỉnh sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Chẳng hạn như sau khi biết nhu cầu của khách hàng cần máy để phục vụ cho việc làm freelancer, thiết kế hình ảnh và edit video tại nhà. Nhân viên có thể đề xuất cho khách hàng mua một bộ máy tính bàn với cấu hình mạnh. Nó phục vụ cho công việc đòi hỏi xử lý đồ họa nặng.

3.2.5 Thương lượng và đàm phán

Doanh nghiệp cần có khả năng thương lượng một cách linh hoạt để đạt được một thỏa thuận cùng đảm bảo lợi ích chính đáng cho cả hai bên, là quá trình thương thảo và đàm phán về giá cả và điều kiện hợp đồng.

Ví dụ, nếu khách hàng mua với số lượng lớn, họ có thể yêu cầu một chính sách giảm giá đặc biệt. Công ty có thể đưa vào quy trình, với doanh số bao nhiêu thì nhân viên sale có thể đề xuất để được duyệt những chương trình khuyến mãi đặc biệt linh động cho khách hàng.

Chứ không cứng nhắc với mức giá niêm yết mà làm mất một khách hàng lớn.

3.2.6 Chốt đơn hàng

Cuối cùng, sau khi thỏa thuận đã được đạt được, doanh nghiệp cần hoàn tất giao dịch. Điều này bao gồm việc lập hợp đồng, thanh toán và giao hàng cho khách hàng.

Quy trình giao hàng được thực hiện một cách nhanh chóng và an toàn sẽ làm giảm tỷ lệ hủy đơn và tăng sự hài lòng của khách hàng.

3.3 Phát triển công cụ và tài liệu hỗ trợ

Để hỗ trợ quy trình bán hàng, bạn cần phát triển các công cụ và tài liệu hỗ trợ như tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, bảng giá, kịch bản bán hàng, hướng dẫn sử dụng sản phẩm, bài viết và bài đăng trên website, video giới thiệu sản phẩm, dịch vụ và các tài liệu hỗ trợ khác.

Các công cụ này sẽ giúp nhân viên bán hàng và khách hàng có được thông tin cần thiết và tạo sự tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ của bạn.

3.4 Đánh giá và cải tiến liên tục

Là chủ doanh nghiệp, mọi hoạt động điều hành, quản trị cần được liên tục đánh giá và cải tiến.

Bạn nên thiết lập các chỉ số hiệu suất bán hàng và theo dõi chúng để đánh giá hiệu quả của quy trình bán hàng.

Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, bạn cần phân tích nguyên nhân và tìm ra giải pháp để khắc phục.

Điều này giúp bạn cải thiện quy trình bán hàng và đạt được kết quả tốt hơn.

3.5 Đảm bảo sự tham gia của các bộ phận khác

Quy trình bán hàng không chỉ liên quan đến bộ phận bán hàng mà còn liên quan đến các bộ phận khác như marketing, chăm sóc khách hàng, dịch vụ sau bán hàng hay kế toán.

Trong quy trình bán hàng, một công đoạn có thể bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm chính, bộ phận thực hiện, bộ phận kiểm duyệt, bộ phận hỗ trợ,… từng bước từng bước được phân bổ rõ ràng

Vì có một khách hàng khác cần phòng

Để đảm bảo sự thành công của quy trình bán hàng, bạn cần đảm bảo sự đồng thuận và sự tham gia từ các bộ phận khác trong công ty.

Hãy tạo ra một môi trường làm việc hợp tác để tất cả mọi người có thể cùng nhau đóng góp và hỗ trợ trong việc xây dựng và duy trì quy trình bán hàng hiệu quả.

Trên đây là các lưu ý khi xây dựng quy trình bán hàng, vốn là một quá trình không dễ dàng nhưng lại rất quan trọng đối với sự phát triển kinh doanh. 

Tổng kết

Bằng cách nắm vững nhu cầu khách hàng, xác định bước cụ thể, phát triển công cụ và tài liệu hỗ trợ, đánh giá và cải tiến liên tục và đảm bảo sự tham gia của các bộ phận khác, bạn sẽ có thể xây dựng một quy trình bán hàng hiệu quả và đạt được thành công trong kinh doanh.

Một quy trình bán hàng hiệu quả giúp tăng cường lòng tin của khách hàng, đồng thời tạo ra lợi nhuận và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

Nguồn sưu tầm: PDCA