Phần mềm quản lý tuyển dụng là gì? Tiêu chí cần đạt
Phần mềm quản lý tuyển dụng là gì? Tiêu chí cần đạt
Phần mềm quản lý tuyển dụng là gì? Tiêu chí cần đạt của phần mềm là gì? Cùng CEO Trần Trí Dũng tìm hiểu các kiến thức trong bài viết này nhé!
Phần mềm quản lý tuyển dụng là gì?
Phần mềm quản lý tuyển dụng tiếng Anh hlaf Applicant Tracking System. Đây là phần mềm giúp các nhà tuyển dụng hoặc các chuyên gia thu nhận nhân tài. Họ xác định, liên hệ, thu hút và tuyển dụng những người tìm việc và ứng viên trên thị trường việc làm. Tất cả nhằm mục đích tuyển dụng ứng viên tốt nhất cho vị trí.
Phần mềm tuyển dụng tự động hóa và sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ liên quan đến quá trình tuyển dụng. Tất cả nhằm tiết kiệm thời gian, năng lượng và công sức. Trong khi phần mềm tuyển dụng thường được đánh đồng với hệ thống theo dõi ứng viên. Phần mềm hỗ trợ tuyển dụng là một danh mục rộng hơn. Nó bao gồm hệ thống theo dõi ứng viên, cũng như các công cụ khác thuộc danh mục này.
Tại sao nên ứng dụng phần mềm quản lý tuyển dụng?
Tự động hóa các tác vụ thủ công
Đây là một lợi thế lớn của công nghệ tuyển dụng. Thay vì các tổ chức và ứng viên dành nhiều thời gian để lên lịch phỏng vấn, giao tiếp hoặc chuyển qua các bước của quy trình tuyển dụng. Phần mềm sẽ đảm nhận ít nhất một phần hoặc nhiều gánh nặng. Bằng cách tối ưu hóa quy trình, triển khai phần mềm tuyển dụng sẽ tuyển dụng nhanh hơn.
Tìm kiếm và thu hút ứng viên
Nhiều giải pháp quản lý tuyển dụng có các tính năng đặc biệt. Nó giúp các tổ chức thu hút ứng viên.
Đánh giá ứng viên
Một số hệ thống tuyển dụng tích hợp với các nhà cung cấp dịch vụ phỏng vấn và đánh giá video. Đồng thời họ cũng có các câu hỏi phỏng vấn và thẻ điểm tích hợp sẵn. Tất cả đều giúp các ứng viên xuất sắc tỏa sáng. Các tổ chức lựa chọn những người giỏi nhất trong số họ.
Tiếp sức cho việc tuyển dụng
Hầu hết các hệ thống đều có các tích hợp được lựa chọn cẩn thận để cải thiện quy trình tuyển dụng. Ngoài những thứ giúp đánh giá ứng viên như đã đề cập ở trên. Các tổ chức có thể sử dụng tích hợp phần mềm với bảng việc làm. Nó để đăng tuyển dễ dàng và có thể giảm giá. Nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra lý lịch, hệ thống thông tin nhân sự HRIS và hơn thế nữa.
Cải thiện hiệu suất của bạn
Bằng cách theo dõi tất cả các ứng viên của mình, bạn cũng có thể cung cấp hiệu suất tốt hơn. Một khi bạn phân tích xem bạn lấp đầy bao nhiêu vị trí công việc và bao nhiêu ứng viên bạn từ chối trong mỗi giai đoạn tuyển dụng. Bạn có thể nhận thấy sự kém hiệu quả và cơ hội quan trọng. Từ đó trở thành nhà tuyển dụng tốt hơn.
Tính năng cần có của phần mềm tuyển dụng nhân sự
Xây dựng kế hoạch tuyển dụng:
Thông thường các kế hoạch tuyển dụng sẽ được xây dựng dựa theo định biên nhân sự. Cụ thể đó chính là nhu cầu của từng vị trí, số lượng nhân sự tại các phòng ban, kế hoạch phát triển quy mô doanh nghiệp hoặc là sự biến động nhân sự,…
Đề xuất tuyển dụng cho từng phòng ban:
Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự có thể phân tích nhu cầu nhân sự so với mức định biên đã đưa ra để từ đó tạo lập, phê duyệt hoặc đề xuất các phương án tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng:
Phần mềm sẽ tự động gửi thông báo đến các nhân sự, trưởng bộ phận để xác định người chịu trách nhiệm tuyển dụng cũng như giúp họ xây dựng phương án tuyển dụng hiệu quả.
Thu thập và lọc nguồn ứng viên:
Phần mềm quản lý hoạt động tuyển dụng có khả năng tối ưu hiệu suất tìm ứng viên, thành lập nguồn ứng viên đúng với nhu cầu nhân sự, cho phép phân loại và lựa chọn danh sách ứng viên phù hợp.
Đặt lịch phỏng vấn:
Hệ thống có các công cụ cho phép nhà tuyển dụng liên hệ với ứng viên như gửi mail, gọi điện, SMS, để hẹn lịch phỏng vấn. Phần mềm cũng tự động thông báo đến người chịu trách nhiệm phỏng vấn, thực hiện phỏng vấn, chấm điểm sự phù hợp của ứng viên.
Các phần mềm quản lý tuyển dụng sẽ tự động gửi thư mời nhận việc, thư cảm ơn theo các mẫu có sẵn. Qua đó, thông tin nhân sự trúng tuyển cũng sẽ được lưu trên hệ thống.
Đánh giá kết quả tuyển dụng:
Hệ thống sẽ phân tích, so sánh các chỉ số về chi phí tuyển dụng, thời gian tuyển dụng, chất lượng ứng viên theo từng nguồn khác nhau để người dùng dễ dàng xác định được phương án tuyển dụng hiệu quả.
Các tiêu chí để lựa chọn Hệ thống quản lý tuyển dụng tốt nhất
Hiểu vấn đề cần giải quyết
Với rất nhiều tùy chọn ATS, điều quan trọng là phải cô lập các điểm đau thực sự mà giải pháp nên nhắm mục tiêu. Ví dụ:
- Nếu tổ chức gặp khó khăn trong việc xác định và tuyển dụng nhân tài cao cấp, họ nên tìm kiếm giải pháp ATS tạo mô tả công việc động, tự động đánh giá kỹ năng trước khi phỏng vấn và sử dụng AI để tạo hồ sơ kỹ năng mạnh mẽ.
- Các tổ chức gặp khó khăn với giao tiếp và sự tham gia của ứng viên trong suốt quá trình tuyển dụng nên xác định một ATS cung cấp nhiều điểm tiếp xúc về con người hơn và các tiêu chuẩn tiến độ trong suốt hành trình của ứng viên.
- ATS có thể cung cấp nhiều dịch vụ thích hợp hơn như hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cho các tổ chức tuyển dụng trên toàn cầu.
Phù hợp đầu tư với khả năng của tổ chức
Như với bất kỳ khoản đầu tư phần mềm hoặc công nghệ nào, hãy bắt đầu với sự hiểu biết rõ ràng về khả năng của tổ chức. Nhà tuyển dụng nên biết doanh nghiệp của họ muốn thay đổi và sẵn sàng áp dụng các công cụ mới. Họ cũng phải chắc chắn về các hạn chế ngân sách và có sự nhạy bén về lợi tức đầu tư dự kiến tính bằng đô la và thời gian.
Hiểu cơ sở hạ tầng CNTT của bạn
Các tùy chọn ATS có thể khác nhau về phạm vi. Các dịch vụ trọn gói, toàn diện hơn có thể khá phức tạp. Hầu hết các ATS tiên tiến không phải là giải pháp mới. Vì vậy điều quan trọng là đảm bảo rằng doanh nghiệp có thời gian và nguồn lực CNTT. Từ đó để dành cho một quy trình có thể mất vài tháng, thậm chí vài năm.
Việc triển khai và tích hợp các quy trình cũng có thể vượt ra ngoài cơ sở hạ tầng CNTT hiện có. ATS có thể cần giao tiếp với phần mềm bên ngoài thường rất quan trọng. Đặc biệt đối với quá trình tuyển dụng nhưng không được đưa vào hệ thống theo dõi. Điều này bao gồm những thứ như kiểm tra ma túy trước khi làm việc. Cũng nhưh kiểm tra lý lịch. Nhà tuyển dụng phải biết môi trường của họ để xác định giải pháp phù hợp.
