1. Phần mềm quản lý nhân sự tốt cần đạt tiêu chí nào?

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp công nghệ. Nó cung cấp các công cụ giải quyết các nghiệp vụ về quản trị nguồn nhân lực.

Phần mềm quản lý nhân sự hướng tới đáp ứng nhu cầu sử dụng của 3 nhóm đối tượng chính:

• Quản lý cấp cao
• Quản lý cấp trung
• Nhân viên.

2. Quy trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu công tác quản trị nhân sự

Trước khi bắt đầu xây dựng phần mềm quản lý nhân viên. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và nhu cầu của công tác quản trị nhân sự. Việc này sẽ giúp xác định các chức năng cần có trong phần mềm.

Cần lưu ý rằng mục tiêu và nhu cầu của công tác quản trị nguồn nhân lực cần được phân tích kỹ càng. Nó dựa trên các bài toán thực tế mà doanh nghiệp gặp phải.

Bên cạnh đó, mục tiêu của hệ thống quản lý nhân sự cần phải phù hợp với chiến lược phát triển của công ty. Nó tùy vào trong từng giai đoạn cụ thể.

Còn đối với những doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và mở rộng. Việc xây dựng một nguồn lực chất lượng, vững mạnh sẽ là ưu tiên. Bởi vậy, phần mềm quản lý nhân sự sẽ tập trung phát triển các tính năng đào tạo, đánh giá.

Bước 2: Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức

Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng phần mềm quản lý nhân sự. Sơ cầu cơ cấu tổ chức sẽ giúp xác định được mối quan hệ giữa các bộ phận và các chức vụ trong công ty. Đồng thời đây cũng là khung tham chiếu để phát triển hệ thống phân cấp trong phần mềm quản lý nhân sự.

Ngoài ra, cấu trúc tổ chức cũng tạo cơ sở để:

• Phân quyền trong phần mềm
• Xác định rõ ràng quyền hạn
• Xác định trách nhiệm của các bên liên quan trong các quy trình xin phép – phê duyệt nội bộ.

Bước 3: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào cho phần mềm

Để số hóa dữ liệu nhân sự và đưa vào hệ thống, trước hết doanh nghiệp cần chuẩn hóa nguồn thông tin đầu vào bằng cách hoàn thiện bản mô tả chi tiết về các vị trí chức danh, thông tin công việc và mô tả cụ thể rõ ràng về cách thức hoạt động, vai trò của các chức năng quản lý nhân sự trong phần mềm.

Đây là một bước quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của phần mềm HRM và công tác quản lý nhân sự về sau. Bởi vậy những thông tin dữ liệu đưa vào phải đảm bảo về độ chính xác và minh bạch.

Bước 4: Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ mọi tài nguyên cần thiết, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng phần mềm quản lý nhân sự. Nó dựa trên việc mà hóa và lập trình dữ liệu trên nền tảng công nghệ.

Ở bước này, doanh nghiệp có thể trực tiếp đứng ra triển khai phần mềm. Cần lưu ý rằng triển khai xây dựng phần mềm quản lý nhân sự là một dự án phức tạp. Nó đòi hỏi phải có kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực hợp lý. Nó cần sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nhân sự và IT.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp – kể cả những tổ chức dẫn đầu về công nghệ, đều có xu hướng lựa chọn các dịch vụ cung cấp phần mềm nhân sự chuyên nghiệp. Những nhà cung cấp này không chỉ có sẵn nền tảng công nghệ được phát triển chuyên sâu cho công tác quản lý nhân sự. Nó còn cung cấp dịch vụ tư vấn giải pháp quản trị nhân sự phù hợp với từng đặc thù doanh nghiệp. Bởi vậy đây sẽ là sự lựa chọn tối ưu. Nó giúp doanh nghiệp thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý nhân viên tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 5: Triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Sau khi đã hoàn thiện công đoạn thiết kế, phần mềm quản lý nhân sự sẽ được đưa vào triển khai, ứng dụng thực tế vào công tác quản trị nguồn nhân lực. Trong quá trình này, doanh nghiệp cần thông báo rộng rãi đến toàn thể đội ngũ nhân sự và mở các buổi đào tạo để hướng dẫn sử dụng phần mềm.

Với nhân viên thì sẽ tiến hành training về các tính năng cơ bản trong phần mềm như tạo lập đơn từ, theo dõi ngày công, cập nhật hồ sơ,… Đối với cấp quản lý sẽ được đào tạo về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự, đơn từ trên phần mềm và cách phân tích dữ liệu, lập báo cáo,…

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và hiệu chỉnh phần mềm

Trong quá trình ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp cần theo dõi sát sao. Cần đo lường hiệu quả của công tác quản trị nhân sự. Như vậy để đánh giá tính khả thi triển khai của phần mềm.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp sẽ luôn thay đổi và phát triển không ngừng. Kéo theo đó là những nhu cầu mới trong công tác quản trị vận hành. Bởi vậy phần mềm HRM phải luôn được cải tiến, hiệu chỉnh. Như vậy mới đáp ứng kịp thời mục tiêu chiến lược của tổ chức.

3. Điều kiện để xây dựng và ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Bên cạnh một quy trình bài bản còn cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Rất nhiều doanh nghiệp mặc dù đã hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực. Nhưng đến khi đưa vào triển khai lại không đạt được kết quả như mong muốn. Bởi vậy muốn triển khai thành công phần mềm HRM. Doanh nghiệp cần đảm bảo những điều kiện sau:

• Có sự định hướng và chỉ đạo sát sao từ ban lãnh đạo trong suốt quá trình ứng dụng hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp
• Kỹ năng ứng dụng công nghệ của của đội ngũ quản lý cần được chú trọng phát triển và nâng cao
• Phần mềm quản lý nhân sự cần được tích hợp với các phần mềm, phân hệ quản lý chức năng khác của doanh nghiệp
• Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự phải tương xứng với giá trị mang lại