1. Tại sao cần phân chia các cấp độ của kỹ năng quản lý?

Các cấp độ của kỹ năng quản lý là khung phân chia những kỹ năng. Nhà quản trị cần đạt được thành các mức độ khác nhau.

Việc phân chia các mức độ của kỹ năng sẽ giúp nhà quản lý có một khung tham chiếu chuẩn. Họ xác định được khả năng của mình đang ở đâu. Họ hiểu mình còn thiếu những kỹ năng gì. Từ đó có kế hoạch trau dồi, rèn luyện và nâng cao năng lực quản lý.

Bên cạnh đó, xếp hạng các cấp độ năng lực cũng là cơ sở để phát triển lộ trình thăng tiến cho nhà lãnh đạo. Các cấp độ năng lực sẽ chỉ ra một nhà lãnh đạo, quản lý cấp cao cần phải có những kỹ năng gì. So với nhà quản lý cấp trung và cấp cơ sở. Đây cũng chính là căn cứ để xây dựng sơ đồ các cấp độ quản lý.

Bởi vậy, các cấp độ của kỹ năng cung cấp cho nhà quản lý một bức tranh toàn diện. Họ chỉ về những tố chất mà một người điều hành cần có. Từ đó phát triển năng lực của bản thân để trở nên hoàn thiện nhất.

2. Mô hình kim tự tháp – Các cấp độ của kỹ năng quản lý

Phát triển năng lực để đạt được các cấp độ của kỹ năng là một hành trình dài. Nó đòi hỏi nhà quản lý cần phải có một lộ trình cụ thể, khoa học. Muốn trở thành nhà lãnh đạo cấp cao thì trước hết phải xây dựng được nền móng vững chắc. Nền móng này từ việc rèn luyện những kỹ năng quản lý cơ bản nhất. Rồi tiến dần lên những cấp độ cao hơn.

Bởi vậy, kim tự tháp kỹ năng quản lý của Kammy Haynes ra đời chính là “cẩm nang”. Nó định hướng cho các nhà quản trị cách để phát triển năng lực quản lý một cách toàn diện. Mô hình kim tự tháp phân chia các kỹ năng quản lý thành 4 cấp độ. Nó xếp hạng các cấp độ của kỹ năng theo thứ tự từ căn bản cho đến nâng cao. Đồng thời, kim tự tháp cũng chỉ ra mối quan hệ bổ trợ lẫn nhau giữa các cấp độ.

Cấp độ 1 – Hoàn thành công việc

Cấp độ đầu tiên của kim tự tháp chỉ ra những kỹ năng căn bản. Các nhà quản lý cần nắm vững. Đây là những nguyên tắc nhằm đảm bảo cho các hoạt động của tổ chức được triển khai hiệu quả, đúng tiến độ. 4 kỹ năng này cũng đại diện cho các chức năng chính trong quản trị. Nó bao gồm:

• Lập kế hoạch – Bao gồm kỹ năng thiết lập mục tiêu cho tổ chức và hoạch định chiến lược, phân bổ nguồn lực, ngân sách và thời gian để đạt được những mục tiêu đó.
• Tổ chức – Kỹ năng huy động nhân sự, phân công trách nhiệm và thiết lập các quy trình để cộng tác và thực hiện công việc hiệu quả.
• Chỉ dẫn – Cung cấp những chỉ dẫn, định hướng cụ thể để giúp nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình; đảm bảo rằng mọi công việc diễn ra đúng hướng.
• Kiểm soát – Giám sát, theo dõi và báo cáo về chi phí và chất lượng công việc, đảm bảo các kết quả đáp ứng được mục tiêu đề ra.‍ Ngoài ra, kỹ năng này bao gồm khả năng kiểm soát rủi ro nhằm giữ cho các tổn thất ở mức tối thiểu.

Cấp độ 2 – Phát triển nhân viên

Tiến lên một cấp bậc cao hơn trong kim tự tháp là các kỹ năng quản lý nhân sự. Nó đòi hỏi bạn phải tác động đến đội nhóm của mình. Tất cả nhằm thúc đẩy tinh thần và phát triển năng lực của nhân viên. Bộ kỹ năng này được coi là “kỹ năng mềm” buộc nhà quản lý phải nằm lòng. Nếu như muốn sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả. Những kỹ năng cần trang bị để phát triển đội ngũ nhân sự bao gồm:

• Tạo động lực – Khích lệ tinh thần của nhân viên, tạo ra những động cơ tích cực thúc đẩy họ nỗ lực làm việc và phấn đấu đạt được mục tiêu.
• Đào tạo – Cung cấp, trang bị cho nhân viên những kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần thiết để thực hiện tốt công việc. Kỹ năng đào tạo đòi hỏi nhà quản lý thực hiện thành thạo các công đoạn trong quy trình đào tạo nhân viên như xác định nhu cầu, mục tiêu đào tạo – thiết kế chương trình đào tạo – tổ chức thực hiện – đánh giá sau đào tạo.
• Huấn luyện – Tạo cơ hội để mỗi thành viên cải thiện hiệu suất và phát triển bản thân; giúp nhân viên phát huy thế mạnh của mình và nâng cao năng lực lên những cấp độ cao hơn.
• Tham gia – Gắn kết nhân viên với công việc bằng cách khuyến khích tính tự chủ, tham gia vào công việc. Đồng thời hỗ trợ họ bằng cách cung cấp những lời khuyên, ý tưởng mới và phương hướng giải quyết các vấn đề.

Cấp độ 3 – Phát triển bản thân

Nhà quản lý phải là người có sức ảnh hưởng đến mọi thành viên trong tổ chức. Tuy nhiên một nhà quản lý giỏi không chỉ tập trung vào việc điều hành nhân viên. Bạn còn phải chú tâm phát triển chính bản thân mình. Đây chính là nội dung của cấp độ 3 trong các kỹ năng quản lý. Cấp độ này đòi hỏi nhà quản lý phát triển 2 kỹ năng quản lý “nội tại”:

• Quản lý thời gian – Biết cách đầu tư và sử dụng quỹ thời gian của mình một cách hiệu quả. Một nhà lãnh đạo quản lý thời gian tốt là người biết sắp xếp, phân bổ các công việc trong lịch trình của mình sao cho tối ưu nhất.
• Quản lý bản thân – Kỹ năng quản lý bản thân cũng giống như việc “lãnh đạo” chính mình. Đó là vạch kế hoạch, thiết lập lịch trình và tự tuân thủ theo những nguyên tắc bản thân đặt ra để hoàn thành tốt công việc. Ngoài ra, quản lý bản thân cũng bao gồm khả năng cân bằng giữa công việc – cuộc sống.

Cấp độ 4 – Thành công

Đỉnh cao của kim tự tháp, cũng chính là mục tiêu lớn nhất. Mọi nhà quản lý đều hướng tới đó là kỹ năng lãnh đạo.

Trong khi các nhà lãnh đạo thường có xuất phát điểm là nhà quản lý. Tuy nhiên không phải mọi nhà quản lý đều là nhà lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo tập trung vào việc xác định phương hướng, tầm nhìn. Họ đảm bảo cho các chiến lược phù hợp với giá trị và sứ mệnh của công ty. Nói một cách đơn giản, các nhà lãnh đạo làm việc dựa trên tầm nhìn và định hướng. Điều này tạo nên sự khác biệt so với nhà quản lý.

Bởi vậy, nếu đạt được kỹ năng này. Bạn đã chạm đến đỉnh cao nhất trong các kỹ năng của cấp quản lý.

3. Bí quyết phát triển các cấp độ của kỹ năng quản lý

Xây dựng lộ trình phát triển

Kim tự tháp kỹ năng quản lý là công cụ tuyệt vời để nhà lãnh đạo xây dựng lộ trình phát triển và thăng tiến cho bản thân. Trong lộ trình, cần làm rõ được bạn đang đứng ở vị trí nào trên kim tự tháp và bạn mong muốn tiến tới đâu để từ đó đưa ra những chiến lược phát triển phù hợp.

Trau dồi những kỹ năng còn thiếu

Luôn ý thức trau dồi những kỹ năng còn thiếu để lấp đầy các cấp độ của kim tự tháp. Chỉ khi kim tự tháp quản lý được hoàn thiện thì khi ấy bạn mới bồi đắp toàn diện năng lực quản lý của bản thân.

Tích hợp kỹ năng và năng khiếu

Việc kết hợp khéo léo các kỹ năng lãnh đạo với năng khiếu của bạn thân có thể giúp tạo lợi thế để bạn xây dựng thương hiệu cho chính mình. Ví dụ như việc giỏi năng nói sẽ giúp nhà lãnh đạo dễ dàng chiếm được thiện cảm của các thành viên, từ đó quản lý nhân sự và thúc đẩy nhân viên hiệu quả hơn.

Phát triển đồng thời các cấp độ của kỹ năng

Hãy nhớ rằng hành trình phát triển các cấp độ năng lực quản lý là một kế hoạch dài hạn đòi hỏi những nỗ lực liên tục. Quá trình phát triển của bạn không nhất thiết phải tiến hành tuần tự từ đáy của kim tự tháp và dịch chuyển dần lên đỉnh. Và nếu bạn thấy rằng mình đang lang thang giữa các cấp độ của kim tự tháp kỹ năng quản lý thì điều đó hoàn toàn ổn! Mọi kỹ năng quản lý đều có thể bồi đắp và được trau dồi đồng thời để trở nên toàn diện nhất.

4. Các cấp độ kỹ năng khác giúp phát triển năng lực quản lý toàn diện

Các cấp độ của kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp được phát triển qua các cấp độ như sau:

Cấp độ 1 – Giao tiếp Cơ bản

Cấp độ giao tiếp cơ bản đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ năng truyền tải thông tin đến mọi người đảm bảo độ chính xác và rõ ràng. Cần lưu ý rằng thông tin được truyền đi phải đến đúng đối tượng và trong một bối cảnh phù hợp.

Cấp độ 2 – Giao tiếp Khá

Nhà quản lý đạt được kỹ năng giao tiếp khá khi biết vận dụng linh hoạt giao tiếp bằng lời nói và giao tiếp phi ngôn từ để làm phong phú phương thức truyền đạt của mình. Kỹ năng giao tiếp này có thể giúp tạo sự thiện cảm và làm cho người khác tiếp nhận thông tin một cách tích cực.

Cấp độ 3 – Giao tiếp Tốt

Ở cấp độ này, nhà quản lý cần phải có kỹ năng xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình giao tiếp như xung đột, bất đồng quan điểm. Cấp độ này đòi hỏi sự khéo léo và linh hoạt trong việc sử dụng kết hợp lời nói và hành động để không phá vỡ các mối quan hệ.

Cấp độ 4 – Giao tiếp Xuất sắc

Khi đạt đến cấp độ cao nhất trong giao tiếp, nhà lãnh đạo có đủ khả năng để làm chủ cuộc trò chuyện. Đỉnh cao của nghệ thuật giao tiếp đó là thuyết phục và khiến mọi người đồng tình với ý kiến, quan điểm của mình. Khi đã thông thạo kỹ năng này, nhà quản lý sẽ có năng lực dẫn dắt và lãnh đạo các thành viên một cách hiệu quả, từ đó xây dựng một tổ chức gắn kết.

Các cấp độ của kỹ năng thuyết trình

Cấp độ 1 – Thuyết trình dựa trên hiểu biết cá nhân

• Nhằm phát triển phong cách thuyết trình của riêng bạn
• Giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thể và ngữ điệu) được khuyến khích để tạo ra tương tác
• Sử dụng các phương tiện nghe nhìn đơn giản để minh họa cho bài thuyết trình

Cấp độ 2 – Dựa trên nghiên cứu của nhóm

• Nhằm mục đích chuyển giao kiến ​​thức hiệu quả
• Cần hiểu các điều kiện tiên quyết (ngữ cảnh và nội dung) để truyền đạt thông tin một cách chuẩn xác nhất
• Chuyển giao kiến ​​thức hiệu quả bằng nhiều phương thức khác nhau, vận dụng linh hoạt các phương tiện nghe nhìn

Cấp 3 – Dựa trên nghiên cứu của bản thân

• Nhằm mục đích đồng sản xuất kiến ​​thức
• Khả năng tổ chức các điều kiện tiên quyết để cùng sản xuất kiến ​​thức và tương tác
• Cần cân bằng giữa ngôn ngữ giao tiếp và ngôn ngữ cơ thể
• Việc sử dụng các phương tiện nghe nhìn cần dựa trên cơ sở hiểu rõ về khán giả

Cấp 4 – Dựa trên nghiên cứu và trải nghiệm cá nhân

• Nhằm mục đích giao tiếp mang tính xây dựng và đồng sản xuất kiến ​​thức
• Định hướng hành động
• Linh hoạt trong việc giải quyết các đối tượng khác nhau

Các cấp độ của kỹ năng lắng nghe

Các cấp độ của kỹ năng lắng nghe mà bạn cần rèn luyện được thể hiện trong bảng sau:

Cấp độ 1 – Lắng nghe thụ động

Ở cấp độ này, người nghe ít chú tâm vào nội dung được trao đổi, chỉ nắm bắt được rất ít thông tin và có thể bỏ qua một số chi tiết quan trọng.

Cấp độ 2 – Lắng nghe có chọn lọc

Cấp độ lắng nghe có chọn lọc là khi người nghe không chú ý đến toàn bộ thông điệp mà chỉ ghi nhớ những nội dung nhất định thu hút sự quan tâm của họ hoặc liên quan đến họ.

Cấp độ 3 – Lắng nghe có phản hồi

Trong cấp độ này, người nghe cung cấp phản hồi cho người nói bằng cách hỏi thêm thông tin hoặc diễn giải lại thông điệp để đảm bảo hai bên hiểu rõ chủ đích của đối phương. Bằng cách lắng nghe có phản hồi, người nghe đã tham gia nhiều hơn, tập trung trí tuệ của họ vào quá trình nghe và có thể hiểu được nhiều thông tin hơn so với các cấp độ trước đó.

Cấp độ 4 – Lắng nghe thấu cảm

Khi lắng nghe một cách thấu cảm, người nghe cố gắng bước ra khỏi quan điểm của chính mình và nhìn mọi thứ từ góc độ của người nói. Điều này không chỉ là hiểu những gì người đó đang nói và cảm thấy, mà còn là đồng cảm với điều đó và nỗ lực truyền đạt sự hiểu biết này cho người nói.