1. Payroll là gì? Các khái niệm xung quanh Payroll

1.1. Giải nghĩa Payroll là gì?

Payroll là thuật ngữ được sử dụng để chỉ bảng lương hoặc tổng số tiền. Số tiền này doanh nghiệp phải trả cho các nhân viên của mình theo đúng cam kết hợp đồng lao động. Payroll gồm các khoản thu nhập, các khoản chi phí liên quan đến việc trả lương. Ví dụ như lương cơ bản, phụ cấp, tiền thưởng, các khoản khấu trừ như thuế, BHXH, BHYT, BHTN. Nó cũng bao gồm các khoản phụ thuộc khác.

Quy trình xây dựng payroll thường được thực hiện định kỳ. Thường là hàng tháng hoặc hàng tuần. Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động giữa nhà tuyển dụng và nhân viên.

1.2. Payroll check là gì?

Payroll check (hay paycheck) dịch nghĩa là phiếu chi lương. Đây là một chứng từ giấy được doanh nghiệp phát hành cho nhân viên khi đến kỳ trả lương. Trên payroll check bao gồm đầy đủ các thông tin về:

• Nhân viên
• Số tiền lương cơ bản
• Số giờ làm việc
• Các khoản phụ cấp
• Các khoản giảm trừ khác như thuế TNCN
• Khoản đóng BHXH
• Mức lương còn lại sau cùng.

2. Các chức năng chính của Payroll là gì?

2.1. Tính toán và quản lý lương thưởng nhân viên

Bảng lương payroll là công cụ sử dụng để tính toán số tiền lương và các khoản phụ cấp khác cho từng nhân viên. Được tí dựa trên thông tin về:

• Số giờ làm việc
• Mức lương cơ bản
• Các khoản phụ cấp
• Các khoản trừ.

Thông qua các thông tin có trong payroll, HR có thể dễ dàng kiểm soát và quản lý hiệu quả khoản phí chi trả cho người lao động nói riêng. Cũng như các khoản phí cho nhân sự nói chung.

2.2. Căn cứ cho báo cáo tài chính

Sistem Payroll đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền và các khoản phí phải trả. Những thông tin về lương, phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ được ghi nhận trên payroll. Họ sẽ cung cấp các dữ liệu quan trọng để tính toán. Họ phân bổ chi phí cho từng bộ phận của doanh nghiệp. Đồng thời là căn cứ để xây dựng các báo cáo tài chính định kỳ. Nó bao gồm báo cáo thu nhập, báo cáo lãi lỗ, và báo cáo dòng tiền.

2.3. Căn cứ hợp pháp cho quá trình trả lương

Payroll đóng vai trò đảm bảo tính hợp pháp của quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là cơ sở tham chiếu cho việc tuân thủ đúng các chính sách, quy định của pháp luật. Tất cả nhằm tránh gây ra các tranh chấp về tiền lương hoặc trách nhiệm pháp lý liên quan đến doanh nghiệp. Bởi vậy việc xây dựng payroll còn đòi hỏi sự chính xác và cẩn trọng tuyệt đối.

2.4. Tác động đến hiệu suất làm việc nhân viên

Nếu payroll được tính toán sai hoặc không công bằng. Thì sẽ có khả năng gây bất bình cho nhân viên. Nó làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ. Do đó, quá trình xây dựng sistem payroll cần đảm bảo tính công bằng và minh bạch. Đồng thời mang tính thúc đẩy, động viên nhân viên. Bằng cách đưa ra những phương án tăng lương, thưởng hoặc các chính sách thu nhập hấp dẫn.

3. Những căn cứ cần nắm rõ để xây dựng bảng lương Payroll

Sau khi đã nắm rõ payroll là gì cũng như vai trò của payroll trong doanh nghiệp. Để xây dựng một bảng lương hoàn thiện. Người thực hiện cần dựa trên những yếu tố sau:

3.1. Quy định pháp luật

Trong việc xây dựng sistem Payroll, các quy định pháp luật về tiền lương là yếu tố quan trọng cần được lưu tâm hàng đầu. Bao gồm mức lương tối thiểu vùng, quy định về các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, thuế thu nhập cá nhân và các quy định khác theo Bộ luật lao động. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ đầy đủ các quy định này để đảm bảo tính hợp pháp, công bằng và minh bạch của quá trình trả lương.

Đặc biệt lưu ý, doanh nghiệp phải đảm bảo chi trả lương cho nhân viên không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Đến thời điểm hiện tại, mức lương tối thiểu vùng được quy định trong Nghị định 90/2019/NĐ-CP như sau:

3.2. Quy chế tiền lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có quy chế tiền lương riêng để đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc tính lương, hạn chế tối đa các trường hợp tranh chấp giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Thông thường quy chế tiền lương tại các doanh nghiệp sẽ bao gồm những nội dung cơ bản sau:

• Các nguyên tắc và quy định về tính lương: quy định các phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình tính lương nhân viên.
• Các nguyên tắc và quy định về trả lương: quy định các phương thức, thời điểm, tần suất và phương thức trả lương cho nhân viên.
• Quy định về các khoản trích và phụ cấp: quy định các khoản trích từ lương như thuế TNCN, BHXH, BHYT và các khoản phụ cấp khác như phụ cấp chức vụ, phụ cấp công tác, phụ cấp thâm niên,…
• Các chính sách và quy định khác liên quan đến tiền lương: quy định về thời gian làm việc, làm thêm giờ, chế độ nghỉ phép, chế độ khen thưởng và kỷ luật.

3.3. Bảng chấm công

Bảng chấm công là một công cụ quan trọng trong việc tính lương. Bảng chấm công cung cấp các thông tin về thời gian làm việc, nghỉ phép, nghỉ không lương, tăng ca,… làm cơ sở để tính toán số công làm việc và mức lương hàng tháng tương ứng của từng nhân viên.

Ngoài ra, bảng chấm công hỗ trợ nhà quản lý trong việc theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra các quyết định về chính sách khen thưởng cũng như xử lý các trường hợp vi phạm quy định. Điều này giúp cho công tác quản lý nhân sự và tính lương trở nên chính xác và minh bạch hơn.

3.4. Mức lương trung bình của ngành

Mức lương trung bình của ngành cũng là yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến việc xây dựng bảng lương của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đưa ra mức lương cao hơn so với mức lương trung bình của ngành thì sẽ dẫn tới việc chi phí lương của doanh nghiệp tăng lên, nhưng bù lại doanh nghiệp có thể thu hút được nhiều nhân tài, tăng tính cạnh tranh và cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu mức lương được đưa ra thấp hơn so với mức lương trung bình của ngành, nhân viên có thể cảm thấy không hài lòng và gây khó khăn trong việc giữ chân nhân viên giỏi.

Do đó, việc xây dựng payroll phải được định hướng theo mức lương trung bình của ngành và tùy thuộc vào các yếu tố như kinh nghiệm, trình độ, kỹ năng và hiệu suất làm việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần luôn theo dõi và cập nhật mức lương trung bình của ngành để điều chỉnh bảng lương sao cho phù hợp với tình hình thị trường và đáp ứng được nhu cầu của người lao động.

4. Những vấn đề phát sinh trong công tác hạch toán Payroll

Công tác tính payroll thường được coi là “nỗi ác mộng” với những người làm nhân sự bởi họ thường xuyên phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức.

• Tốn nhiều thời gian tổng hợp dữ liệu để giải quyết bảng lương, dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót trong quá trình tổng hợp như thiếu công, sót ca,…
• Thường xuyên phải đi giải quyết các khiếu nại về công lương, đi lương chậm gây ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh công ty
• Việc cập nhật các quy định mới và áp dụng vào bảng lương thường tốn rất nhiều thời gian, có thể gây xáo trộn dữ liệu
• Khó khăn trong việc giữ chân nhân viên và giảm tỷ lệ nhảy việc do quy trình chấm công tính lương không minh bạch, rõ ràng

Vậy câu hỏi đặt ra là giải pháp giúp tối ưu và hoàn thiện công tác xây dựng sistem payroll là gì?