I. Mục đích của việc lập quy chế lương thưởng

Một bản quy chế lương thưởng được:

• Đầu tư
• Xây dựng với những nội dung chi tiết
• Bố trí khoa học
• Đảm bảo tính công bằng

là rất quan trọng. Nó đóng vai trò rất lớn đối với doanh nghiệp. Việc lập mẫu quy chế lương thưởng nhằm mục đích đảm bảo sự phát triển một cách bền vững. Nhất là trong bộ máy vận hành và toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể:

Đảm bảo đời sống cán bộ nhân viên

Mẫu quy chế lương thưởng giúp:

• Đảm bảo đời sống cho cán bộ nhân viên
• Phục vụ công tác đáp ứng mức sống cơ bản của các thành viên trong tổ chức.

Từ đó, họ có thể yên tâm làm việc và sẵn sàng cống hiến cho doanh nghiệp.

Khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn

Trong những nội dung của quy chế công ty có quy định rõ ràng các khoản lương, thưởng, đãi ngộ. Từ đây, nhân viên sẽ có thêm động lực làm việc. Họ cống hiến để đạt được những thành quả tốt hơn.

Giúp các nhân viên hiểu cách tính lương thưởng rõ ràng

Quy chế trả lương giúp các thành viên trong công ty, tổ chức hiểu rõ về cách tính tiền thưởng, lương và các khoản phụ cấp. Họ hiểu cách tính theo lương tương ứng với vị trí của mình.

Ngoài ra, quy chế lương thưởng là cơ sở để đảm bảo quyền lợi của mọi thành viên. Một quy chế lương thưởng sẽ đảm bảo thực thi theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

II. Tại sao cần cập nhật và xây dựng mẫu quy chế lương thưởng?

Xây dựng quy chế lương thưởng mới nhất đòi hỏi doanh nghiệp vừa dựa vào điều kiện hiện tại của công ty vừa tuân thủ những quy định của pháp luật. Mà điều kiện công ty luôn không ngừng thay đổi theo thời gian, quy định pháp luật cũng sẽ có những sự điều chỉnh, sửa đổi. Nếu vẫn giữ những quy chế lương thưởng cũ sẽ không phù hợp và có thể phát sinh nhiều bất cập. Đó chính là lý do vì sao doanh nghiệp cần cập nhật và xây dựng mẫu quy chế lương thưởng mới để phù hợp hơn.

Ngoài ra, việc cập nhật mẫu quy chế lương thưởng sẽ giúp doanh nghiệp:

• Thu hút thêm nhân tài

Việc xây dựng quy chế lương thưởng mới nhất hấp dẫn và được cập nhật thường xuyên, theo đúng xu hướng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút thêm nhiều nhân tài, đội ngũ nhân viên cũng từ đó có thêm động lực phát triển hơn.

Bên cạnh đó, mẫu quy chế lương thưởng cũng là cách để khơi gợi lòng trung thành của những nhân viên nòng cốt lâu năm.

• Xây dựng danh tiếng trên thị trường

Chế độ lương thưởng hấp dẫn giúp khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường. Bởi doanh nghiệp có chính sách đãi ngộ hấp dẫn thì chắc chắn họ phải có nền tảng hoạt động kinh doanh phát triển.

Vì lý do này, khi nhìn vào quy chế lương thưởng có thể phần nào đánh giá được doanh nghiệp này có đang phát triển tốt hay không.

III. Cơ sở pháp lý xây dựng mẫu quy chế lương thưởng

Hiện nay có nhiều văn bản pháp luật quy định về trả lương cho nhân viên mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

Cụ thể:

Công văn số 4320/LĐTBXH-TL ngày 29/12/1998 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội	Hướng dẫn xây dựng quy chế trả lương trong doanh nghiệp nhà nước
Nghị định số 49/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của Bộ luật Lao động	Về tiền lương cho cán bộ nhân viên
Nghị định 51/2016/NĐ-CP ngày 13/6/2016 của Chính phủ	Quy định quản lý lao động, tiền lương và tiền thưởng đối với người lao động trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.
Nghị định số 52/2016/NĐ-CP	Quy định về tiền lương, thù lao, tiền thưởng đối với người quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ.

Sau khi đã tham khảo và xác định cơ sở pháp lý phù hợp để áp dụng, việc tiếp theo cần làm là xây dựng mẫu quy chế lương thưởng phù hợp với doanh nghiệp mình.

IV. Hướng dẫn xây dựng quy chế lương thưởng chi tiết

Để xây dựng một mẫu quy chế lương thưởng hiệu quả, nhà quản lý cần thực hiện theo các bước sau:

1. Lên kế hoạch tổng quan cho quỹ tiền lương cả năm

Mỗi kế hoạch thực hiện đều cần những bước đầu xác định về tổng quan chi phí. Đối với việc lập quy chế lương thưởng, nhà quản trị cần phải lên kế hoạch và dự báo khoản chi dự trù cho tiền lương là bao nhiêu. Đồng thời tính toán tỷ lệ giữa khoản chi đó trên doanh thu.

Từ cái nhìn tổng quan đó, nhà quản trị có thể xác định đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở nhà doanh nghiệp xác định được mức lương cơ bản cho từng nhóm chức danh. Nó là căn cứ tính toán lương khoán trên doanh thu hay đơn vị sản phẩm. Hoạch định được rõ ràng quỹ lương trong một năm sẽ giúp việc dự trù chi phí và phân chia các danh mục trả lương thưởng hiệu quả hơn.

2. Phân nhóm chức danh phù hợp

Bước tiếp theo, nhà quản trị cần liệt kê và phân nhóm các công việc với nhau. Bước này cần dựa vào tính chất và độ phức tạp của công việc để phân loại.

Việc phân nhóm này đòi hỏi nhà quản trị cần phải tham khảo đến bản mô tả công việc. Cũng như các yêu cầu chi tiết đối với từng chức danh. Sau đó phân nhóm dựa trên các yếu tố cơ bản.

Ví dụ:

• Trình độ đào tạo
• Các kinh nghiệm chuyên môn
• Kiến thức chuyên môn
• Các nhóm kỹ năng liên quan
• Những trách nhiệm đảm nhận trong công việc

Trên cơ sở những yếu tố này, nhà quản trị sẽ xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách giữa các vị trí chức danh. Sao cho đảm bảo sự hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty. Cũng như các vị trí liền kề.

3. Xây dựng hệ thống theo dõi, đánh giá khen thưởng

Để đảm bảo tính khuyến khích và sự công bằng trong mẫu quy chế lương thưởng, nhà quản trị cần xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Hệ thống tiêu chuẩn dưới dạng văn bản như cơ sở để cả lãnh đạo và nhân viên dựa vào để đánh giá.

Để thực hiện hiệu quả việc này, bản mô tả công việc mà doanh nghiệp xây dựng đòi hỏi phải chính xác và thực tế. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần chắc chắn các công tác xây dựng và giám sát kế hoạch ở từng bộ phận phải được thực hiện vô cùng nghiêm ngặt.

Bên cạnh đó, đội ngũ quản lý có thể quy đổi các mức độ hoàn thành công việc ra các hệ số. Nó tương ứng với xếp hạng loại lao động A, B, C hay I, II, III. Một số phương pháp khác cũng hay được các công ty áp dụng là thưởng khi thực hiện tốt và phạt khi phạm lỗi.

4. Quyết định hình thức trả lương và thưởng cho nhân viên

Đối với những đổi mới trong hệ thống doanh nghiệp. Nhà quản trị có thể áp dụng nhiều cách thanh toán lương khác nhau. Ứngn với mỗi loại tính chất lao động, mỗi bộ phận trong tổ chức. Có thể kể đến như áp dụng mức lương cố định cho các vị trí hành chính, mức lương khoán đối với các vị trí trực tiếp tạo ra doanh thu hoặc kết hợp cả hai hình thức này với nhau.

Một hình thức trả lương cũng khá phổ biến là lương khoán. Lương khoán có thể được áp dụng trả trên kết quả khối lượng sản phẩm hoặc doanh thu trực tiếp của cá nhân hoặc nhóm đem lại; hoặc áp dụng trên hệ số hoặc số điểm theo chức danh. Cho những bộ phận sản xuất trực tiếp hay gián tiếp. Tuy nhiên, khi trả theo hình thức lương khoán, nhà quản lý cần xác định đơn giá khoán phù hợp. Phải có tính cổ vũ và đảm bảo mức sống cho nhân viên.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải đặt ra các chỉ số đo lường mức hoàn thành công việc khác nhau. Ở mỗi mức cao hơn, tỷ lệ khoán thưởng sẽ được bổ sung thêm. Nó nhằm phát huy tối đa năng lực và khuyến khích nhân viên phấn đấu hơn trong công việc.

5. Quy định quy trình trả lương cùng các chính sách khác

Bước tiếp theo cần triển khai là quyết định về quy trình tính lương và thời điểm thanh toán lương hàng tháng trong mẫu quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, khi xây dựng mẫu quy chế lương thưởng, nhà quản lý cần xác định rõ quy trình trả lương đối với các trường hợp đặc biệt. Cụ thể:

• Nhân viên được cử đi học
• Nhân viên làm ngoài giờ
• Lương thời kỳ thai sản

Quy trình trả lương cùng chính sách minh bạch, rõ ràng sẽ nâng cao uy tín doanh nghiệp không chỉ đối với nhân viên mà còn là đối với cả thị trường.

6. Theo dõi thực hiện để cải tiến

Như đã nói đến ở trên, quy chế lương thưởng càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần làm việc và sự nhiệt huyết của nhân viên sẽ càng cao. Với vai trò nhà quản lý, bạn hãy nhớ đừng bao giờ giữ bí mật về quy chế lương thưởng cũng như cách tính lương đối với nhân viên trong doanh nghiệp.

Sau khi đã ban hành mẫu quy chế lương thưởng, nhà quản trị cần liên tục đo lường và đánh giá tính hợp lý và hiệu quả của mẫu quy chế này. Cơ chế và chính sách lương không thể bất biến, nó cần liên tục được xem xét và điều chỉnh sao cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.