I. Mục đích lập mẫu đánh giá nhân viên cuối năm

“Nếu nhà quản lý không được hướng dẫn cách đánh giá hiệu suất thật tốt thì dữ liệu từ hệ thống đánh giá sẽ sai lệch và dẫn tới quyết định sai lầm trong cơ chế lương thưởng, lập kế hoạch kinh doanh và phân bổ lao động” (Dick Grote, tác giả cuốn sách How to be Good at performance Appraisals: Simple, Effective, Done Right).

Sau mỗi khoảng thời gian một năm hoạt động miệt mài và chăm chỉ, mỗi doanh nghiệp cần có hoạt động đánh giá và tổng kết để chỉ ra những điểm tốt, điểm còn hạn chế trong cách làm việc để cải thiện hơn trong thời gian tới.

Cụ thể, mục đích của việc lập bảng đánh giá nhân viên cuối năm là:

• Để quản lý, lãnh đạo nắm được những gì nhân viên đang làm, các nhu cầu cấp thiết và củng cố động lực ngắn hạn nếu cần thiết.
• Giúp cả quản lý và nhân viên cùng tổng kết, trao đổi những phản hồi trung thực trong một năm qua
• Cùng nhau bàn luận chiến lược mới cho năm tăng trưởng mới
• Đánh giá được chính xác hiệu suất của nhân viên trong năm cũ bằng các tiêu chí đã được công khai từ trước
• Giúp nhân viên xác định rõ ràng hơn và thấu hiểu hơn
• Xác định được định hướng cá nhân của từng nhân viên, qua đó đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp, thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong thời gian tới.

II. Các nhóm tiêu chí đánh giá nhân viên cuối năm

1. Dựa theo thái độ làm việc

Có nhiều nhà lãnh đạo cho rằng thái độ quan trọng hơn kiến thức và sẽ ưu tiên lựa chọn một nhân viên có thái độ làm việc tốt hơn là một người năng lực nhưng kiêu ngạo và không nghiêm túc trong việc. Một nhân viên có thái độ làm việc tốt sẽ có những tiêu chí sau đây:

• Tính thật thà, trung thực.
• Cẩn trọng trong mọi công việc.
• Có tinh thần tự giác làm việc và ham học hỏi.
• Tôn trọng các đồng nghiệp và khách hàng.
• Đi làm chuyên cần và đúng giờ.

Ví dụ: Một nhân viên tốt sẽ luôn thực hiện đúng quy tắc mà doanh nghiệp đặt ra, làm việc với thái độ cầu tiến, tinh thần trách nhiệm. Dù kết quả công việc như thế nào nhưng với thái độ làm việc tốt, nhân viên đó xứng đáng được nêu gương.

2. Dựa theo năng lực làm việc

Thông thường, bảng đánh giá cuối năm dựa theo năng lực làm việc sẽ có 3 tiêu chí để đánh giá là theo mục tiêu hành chính, mục tiêu hoàn thành công việc được giao và mục tiêu phát triển.

• Đánh giá theo mục tiêu hành chính

Dựa trên khối lượng và hiệu quả công việc của nhân viên để làm cơ sở khen thưởng, đề bạt hoặc sa thải.

• Đánh giá theo mục tiêu phát triển

Là tiêu chí đánh giá được thực hiện dựa theo bảng KPI mẫu và các mục tiêu ngắn/dài hạn theo nguyện vọng của nhân viên. Dựa vào tiêu chí này, các nhà quản lý sẽ đưa ra những chiến lược phát triển và hỗ trợ nhân viên có thể đạt kết quả tốt nhất trong công việc. Bên cạnh đó, các nhân viên cũng phải nỗ lực hết mình để giúp công ty phát triển.

• Đánh giá theo mục tiêu hoàn thành công việc được giao

Nhà quản lý sẽ dựa vào kết quả công việc được giao cho mỗi nhân viên để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng người. Đánh giá được nhân viên nào có thực lực và nhân viên nào cần đào tạo thêm.

III. Quy trình đánh giá nhân viên cuối năm hiệu quả

Để công tác đánh giá nhân viên cuối năm diễn ra có hiệu quả và đảm bảo công bằng đối với mỗi nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện theo 3 bước dưới đây:

1. Cung cấp biểu mẫu đánh giá cho nhân viên

Biểu mẫu đánh giá là tài liệu mà HR sẽ chuẩn bị dưới dạng bản cứng hoặc bản mềm với những thông tin cần đánh giá về vị trí, thái độ, KPI… Bằng việc cung cấp biểu bảng đánh giá cho nhân viên thông qua phần mềm đánh giá nhân viên hoặc làm thủ công, doanh nghiệp có thể tối ưu hiệu quả đánh giá khi thu thập các nhân xét từ nhiều góc độ khác nhau.

Tùy theo tình hình cụ thể của phòng ban và từng cấp bậc nghề nghiệp khác nhau mà bạn có thể sử dụng các loại biểu mẫu đánh giá như tự đánh giá, đánh giá đồng nghiệp ngang hàng, đánh giá quản lý cấp trung, đánh giá theo nhóm…

Ví dụ:

Đối với đội ngũ kinh doanh, thường sẽ làm việc theo team, đội nhóm, khi đó việc cung cấp bảng đánh giá theo nhóm là rất cần thiết.

2. Tổng hợp đánh giá từ biểu mẫu và chuẩn bị họp tổng kết

Sau khi tổng hợp kết quả tự đánh giá và đánh giá chéo của nhân viên, công việc tiếp theo nhà quản lý phải làm là chuẩn bị nội dung cho buổi họp mặt đánh giá trực tiếp. Việc chuẩn bị trước những nội dung sẽ giúp quản lý và nhân viên cảm thấy thoải mái khi thảo luận về những công việc đã thực hiện được trong năm vừa qua và kế hoạch trong năm tới.

Tất nhiên sẽ có nhiều nội dung đánh giá nhân viên cuối năm mà nhà quản lý muốn đề cập đến một cách đầy đủ nhất. Tuy nhiên để buổi họp tổng kết đạt hiệu quả cao nhất, quản lý có thể tiến hành hỏi theo những chủ đề chính. Cụ thể:

• Trong năm qua cô/cậu đã đạt những thành tựu gì?
• Năm tới anh/chị đặt ra những mục tiêu gì để phấn đấu?
• Năm tiếp theo mọi người thấy cần phát triển thêm những kỹ năng gì?
• Các anh/chị có đề xuất gì về quy định và các chính sách của công ty không?

Từ những câu hỏi và tổng hợp ý kiến như vậy, cuộc họp sẽ diễn ra một cách trơn tru, mọi khúc mắc sẽ được giải quyết và định hướng cho năm tới sẽ rõ ràng, hợp lý hơn. Việc đánh giá nhân sự cuối năm cũng trở nên dễ dàng hơn.

3. Tiến hành họp tổng kết và đánh giá

Bạn phải luôn nhớ rằng meeting trực tiếp là một cuộc thảo luận hai chiều chứ không phải buổi đánh giá đơn thuần. Bạn nên cùng nhân viên đánh giá, thảo luận và chia sẻ về kết quả đánh giá thay vì chỉ ngồi đọc lại danh sách liệt kê thành tựu đã đạt được và các sai lầm đã mắc phải trong năm qua.

Trong cuộc họp, quản lý, lãnh đạo nên lưu ý những điều sau để nâng cao chất lượng:

• Phân tích các đánh giá từ biểu mẫu một cách rõ ràng từ tích cực đến tiêu cực
• Nêu đầy đủ những minh chứng cho sự khen thưởng hoặc chê trách đối với nhân viên
• Ghi chú lại những thông tin cần thiết
• Giữ thái độ ổn định, ôn hòa và mang tinh thần đóng góp trong khi họp với nhân viên

Sau khi buổi họp kết thúc, quản lý nên tổng kết và công khai kết quả đánh giá hiệu suất cuối năm cho toàn thể nhân viên. Kết quả sau khi đánh giá nhận xét nhân viên cuối năm cần được đăng công khai trên trang web nội bộ, gửi qua email của tất cả nhân viên, in ra và dán ở bảng tin hoặc gửi thông báo về từng phòng ban.

IV. Tổng hợp 9 Form đánh giá nhân viên cuối năm chi tiết, dễ áp dụng

1. From đánh giá cuối năm dành cho nhân viên thử việc

Đánh giá nhân viên thử việc là việc làm cần thiết sau quá trình phỏng vấn tuyển dụng. Bảng đánh giá nhân viên cuối năm mới cần được triển khai trong 2 -3 tháng thử việc của nhân viên.

Các thông tin cần có trong biểu mẫu:

• Hệ thống mục tiêu
• Nhiệm vụ
• Hành vi của nhân viên
• Thành tích đạt được
• Những hạn chế còn tồn tại

Kèm với đó là xác định nhu cầu đào tạo của cá nhân. Đánh giá hiệu suất nhân viên mới sẽ đảm bảo độ chính xác cao và từ bảng đánh giá chi tiết thì nhà quản lý sẽ đưa ra được các phương án, kế hoạch rõ ràng. Ví dụ:

2. Form đánh giá hiệu suất nhân viên chính thức cuối năm

Tất nhiên đội ngũ nhân viên chính thức với thời gian làm việc lâu dài cần một form đánh giá riêng với các nội dung:

• Kỹ năng
• Phẩm chất, thái độ khi làm việc
• Hệ thống mục tiêu
• Kết quả hoàn thành công việc
• Xếp hạng nhân viên cho nhà quản lý

Thông qua mẫu đánh giá này, nhà quản lý sẽ có sự đánh giá tổng quát nhất định về hiệu suất kế hoạch làm việc của mỗi nhân viên. Từ đó, đưa ra những định hướng, kế hoạch mới để nhân viên có thể phát huy năng lực làm việc tốt hơn. Ví dụ:

3. Mẫu bảng đánh giá nhân viên theo đội nhóm

Như đã nói đến ở trên, các thành viên hoạt động trong đội nhóm (nhất là với đội ngũ kinh doanh) cũng cần nêu ra ý kiến đánh giá để hoàn thiện hơn. Và quản lý có thể thông qua đó để đưa ra đánh giá khách quan hơn.

Hình thức đánh giá nhóm như trên sẽ làm rõ ràng ưu, nhược điểm trong chuyên môn và năng lực của mỗi cá nhân. Qua đó, kết luận được hiệu quả của kết quả công việc chung của toàn đội nhóm.

4. Form đánh giá nhân viên cuối năm theo KPI cho nhân viên kinh doanh

Biểu mẫu đánh giá nhân viên kinh doanh theo KPI sẽ là cơ sở rõ ràng nhất để đánh giá kết quả hoạt động của đội ngũ kinh doanh.

Trong biểu mẫu này cần làm rõ doanh thu, tỷ lệ chốt đơn thành công, số đơn đổi, trả trong thời gian cụ thể, thái độ làm việc và thái độ phục vụ khách hàng khi tư vấn…

5. Form đánh giá cuối năm cho nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng

Các thông tin cần có trong form đánh giá này bao gồm những yêu cầu đặt ra đối với việc chăm sóc khách hàng đúng và kịp thời. Cụ thể:

• Thời gian khách hàng chờ điện thoại, tin nhắn
• Khả năng giải quyết vấn đề từ phía khách hàng
• Tỷ lệ chuyển đổi từ các cuộc gọi
• Tỷ lệ giữ chân khách hàng

6. Form đánh giá nhân viên cuối năm cho phòng Marketing

Nhân viên marketing gắn liền với mục tiêu phát triển bản thân cũng như những thành quả đạt được trong quá trình quảng bá sản phẩm, dịch vụ cho công ty. Do đó trong biểu mẫu đánh giá cần những thông tin như:

• Tỷ lệ chuyển đổi Traffic sang Lead
• Tỷ lệ chuyển đổi từ Lead sang khách hàng
• Lượt tương tác, lượt hiển thị bài đăng
• Doanh thu từ marketing trong tổng doanh thu
• Chi phí bỏ ra cho hoạt động marketing

Ngoài ra trong biểu mẫu còn cần có phần về mục tiêu phát triển bản thân của từng nhân viên, của đội nhóm nói chung để đưa hoạt động marketing của doanh nghiệp phát triển hơn.

7. Form đánh giá nhân viên cuối năm dành cho HR

Đối với bộ phận Nhân sự có 2 hướng cần đánh giá là tuyển dụng và đào tạo nhân sự, duy trì văn hóa và các hoạt động công ty. Trong biểu mẫu cần những thông tin như:

• Tỷ lệ ứng viên hẹn phỏng vấn/Tổng số CV
• Tỷ lệ ứng viên được nhận/Tổng số CV
• Chi phí đào tạo nhân viên
• Mức độ quan tâm nhân viên, đến doanh nghiệp

8. Form đánh giá cuối năm dành cho quản lý

Bên cạnh đánh giá nhân sự cuối năm thì doanh nghiệp cần phải triển khai những quy trình đánh giá nhà quản lý. Biểu mẫu này cần bao gồm đầy đủ các yếu tố:

• Xếp hạng theo mục tiêu, hành vi cụ thể
• Tự nhận xét của nhà quản lý
• Nhận xét từ nhân viên
• Nhận xét từ cấp lãnh đạo cao hơn

Thông qua đánh giá nhà quản lý, doanh nghiệp có thể có cái nhìn toàn diện về năng lực, kết quả công việc và hiệu suất làm việc của các nhân tố tiềm năng.

9. Mẫu đánh giá nhân viên cuối năm theo kế hoạch đào tạo

Triển khai kế hoạch đào tạo nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới cần có một biểu mẫu hoàn chỉnh nhằm đảm bảo quy trình đào tạo được diễn ra hiệu quả nhất. Xây dựng biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên cần có:

• Thời gian cụ thể
• Mục tiêu đào tạo
• Tài liệu học tập
• Kết quả đào tạo