Quản lý đội nhóm là gì?

Quản lý đội nhóm là một nhóm kỹ năng của người quản lý. Bạn cần nhằm đạt được sự vận hành hài hòa trong nhóm, cùng hướng tất cả thành viên. Cả nhóm tới những mục tiêu chung. Người quản lý có kỹ năng quản lý đội nhóm là người biết cần phải làm gì. Họ biết làm như thế nào để hỗ trợ, phát triển đội nhóm.

Năng lực quản lý đội nhóm bao gồm các kỹ năng như:

• Giao tiếp hiệu quả
• Ủy quyền
• Phản hồi liên tục
• Ghi nhận
• Làm gương
• Tạo động lực
• Tổ chức và xây dựng đội ngũ
• Ra quyết định
• Giải quyết vấn đề

Xác định kỹ năng quản lý đội nhóm như thế nào?

Một trong những cách tốt nhất để xác định kỹ năng quản lý đội nhóm của một người là đạt hay không đạt. Đó chính là quan sát quá trình phối hợp làm việc, tương tác với các thành viên trong nhóm. Hầu hết công việc trong một công ty đều đòi hỏi sự hợp tác, phối hợp. Nó diễn ra cả trong nội bộ và bên ngoài nhóm. Một quản lý không có kỹ năng quản lý đội nhóm tốt. Họ sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc phối hợp, thực hiện công việc nhóm.

Ngoài ra, để xác định kỹ năng quản lý đội nhóm. Bạn còn có thể thực hiện các phương pháp như: 

• Thiết lập các tình huống giả định trong một buổi phỏng vấn
• Khảo sát nhóm về phong cách, hiệu quả quản lý đội nhóm

Bảng so sánh

Quản lý dự án tập trung vào việc hoàn thành dự án. Vấn đề quan tâm cốt lõi trong quản lý dự án là mục tiêu dự án.	Quản lý đội nhóm tập trung vào việc hỗ trợ, điều phối nhóm. Vấn đề quan tâm cốt lõi trong quản lý đội nhóm là con người.
Xây dựng nhóm tập trung vào thúc đẩy sự hợp tác, gắn kết giữa các thành viên bằng cách hoạt động như giao lưu, team building…	Quản lý đội nhóm rộng hơn xây dựng nhóm. Trong tương quan so sánh, xây dựng nhóm chỉ là một trong những hoạt động giúp quản lý đội nhóm hiệu quả, các thành viên trong nhóm gắn kết hơn.
Quản lý công việc tập trung vào việc liên tục tối ưu hóa, giảm thiểu nỗ lực, cải thiện hiệu quả công việc đạt được.	Quản lý đội nhóm rộng hơn quản lý công việc. Trong tương quan so sánh, quản lý công việc là một trong những hoạt động giúp quản lý đội nhóm đạt được mục tiêu điều hướng nỗ lực của tất cả các thành viên cùng tập trung vào mục tiêu chung, kết quả cuối cùng.

Lợi ích của quản lý đội nhóm tốt

Quản lý đội nhóm tốt có thể đem lại cho từng nhân viên, cho đội nhóm. Cũng có lợi ích với chính nhà quản lý.

Lợi ích với từng nhân viên:

• Được làm việc trong môi trường đội nhóm hiệu quả, tích cực
• Cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc
• Cải thiện tinh thần, động lực làm việc

Lợi ích với đội nhóm:

• Đảm bảo đội nhóm vận hành hiệu quả
• Đảm bảo tập trung nỗ lực của đội nhóm cùng hướng tới mục tiêu chung
• Tối ưu hóa nỗ lực, chi phí

Lợi ích với nhà quản lý:

• Truyền cảm hứng công việc cho chính bản thân mình
• Giảm áp lực, sự căng thẳng trong công việc
• Tạo dựng lòng tin của đội ngũ

Kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả

Mỗi thành viên trong đội nhóm sẽ có một tính cách, phong thái, động lực làm việc khác nhau. Do đó, trong quản lý đội nhóm, nhà quản lý cũng đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng đa dạng. Như vậy để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất.

1. Giao tiếp hiệu quả

Người quản lý sẽ phải giải quyết rất nhiều công việc đa dạng. Như chủ trì họp nội bộ; đào tạo; phân công công việc; thuyết trình; báo cáo… Để giải quyết các công việc đa dạng như trên. Người quản lý cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Giao tiếp hiệu quả là chia sẻ, truyền đạt thông tin, tiếp nhận thông tin một cách chuẩn xác, phù hợp. Nó đảm bảo không gây nhầm lẫn, “nhiễu” thông tin. Khi bạn có kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích như:

• Gia tăng khả năng thuyết phục
• Giải thích công việc cần thực hiện một cách rõ ràng cho các thành viên trong đội nhóm
• Đảm bảo vận hành công việc đúng hướng, đúng mục tiêu trong toàn bộ đội nhóm
• Kiến tạo và duy trì môi trường giao tiếp tích cực, hiệu quả

2. Uỷ quyền

Vai trò của một nhà quản lý là tìm được những người tốt nhất trong đội ngũ hoặc bên ngoài để giải quyết những vấn đề, công việc của đội nhóm. Nếu thành công của nhân viên xoay quanh hiệu quả, hiệu suất công việc của chính họ. Thì thành công của nhà quản lý mở rộng hơn.

Họ cần đảm bảo hiệu quả, hiệu suất của cả đội nhóm. Muốn như vậy, nhà quản lý cần thực hiện ủy quyền. Bởi cố gắng làm mọi thứ là công thức chưa chắc dẫn đến thành công cho đội nhóm. Nhưng chắc chắn dẫn đến sự kiệt sức, căng thẳng cực độ cho quản lý.

Để ủy quyền hiệu quả, nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi cốt lõi dưới đây:

• Ai có thể thực hiện công việc này? (giao việc đúng người)
• Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc? (kiểm soát tiến độ)

Khi đã giao việc đúng người và kiểm soát được tiến độ thực hiện, nhà quản lý sẽ xây dựng được cơ sở để đảm bảo việc ủy quyền được thực hiện đúng hướng, đạt kết quả như kỳ vọng.

Kỹ năng ủy quyền là kỹ năng cần thiết của nhà quản lý. Kỹ năng này không chỉ giúp giảm tải công việc cho quản lý mà còn giúp cho đội ngũ nhân viên có thể dần trưởng thành, phát triển hơn trong công việc. Thiếu ủy quyền hoặc ủy quyền không phù hợp sẽ góp phần khiến nhà quản lý chuyển dần sang việc quản lý vi mô, phải “nhúng tay” vào mọi việc của đội nhóm.

Để cải thiện kỹ năng ủy quyền, nhà quản lý có thể thực hiện một số hoạt động, giải pháp như:

• Trao đổi thẳng thắn với đội nhóm về công việc cần ủy quyền
• Lắng nghe những phản hồi của người nhận ủy quyền để có điều chỉnh nếu cần thiết
• Tìm hiểu và nắm bắt những điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên trong đội nhóm để giao việc đúng người
• Xây dựng văn hóa kỷ luật, đúng hạn để đảm bảo công việc ủy quyền được hoàn thành đúng tiến độ

3. Phản hồi liên tục

Để đảm bảo đội nhóm đang nỗ lực đúng hướng và mục tiêu công việc có thể đạt được như kế hoạch đề ra, nhà quản lý bắt buộc cần thực hiện và có kỹ năng phản hồi. Thậm chí, quá trình phản hồi này còn cần được thực hiện định kỳ, liên tục để đạt được hiệu quả cao nhất.

Để phản hồi liên tục một cách hiệu quả, bạn nên lưu ý một số chi tiết:

• Tập trung vào công việc thay vì cá nhân thành viên
• Đưa ra phản hồi tích cực hoặc phản hồi tiêu cực về công việc thay vì khen, chê, công kích cá nhân
• Không phản hồi theo dạng bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực). Lối phản hồi bánh mì kẹp chỉ khiến nhân viên của bạn cảm thấy hoang mang và không thực sự hiểu bạn muốn điều gì.
• Phản hồi một cách thẳng thắn, minh bạch, tránh những hiểu nhầm, ẩn ý
• Tiến hành phản hồi định kỳ 1 – 1 với nhân viên để nhân viên có thể tiếp nhận ý kiến tốt nhất. Rõ ràng, không ai muốn bị phản hồi tiêu cực trước cả đội nhóm một cách công khai

4. Ghi nhận

Một trong những mục tiêu cốt lõi của việc duy trì một đội nhóm là tính hiệu quả của đội nhóm đó. Team không hoạt động hiệu quả, tạo ra giá trị, lợi nhuận cho tổ chức thì bắt buộc tổ chức phải tìm cách cải tổ, điều chỉnh.

Từ khóa quan trọng ở đây là: tính hiệu quả.

Ở góc độ một nhà quản lý, bạn muốn tạo động lực để nhân viên cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc thì cần thực hiện ghi nhận công việc một cách thường xuyên.

Cách ghi nhận công việc theo tần suất 2 lần / năm hay thậm chí là 1 lần / năm đã quá cũ kỹ và chỉ khiến nhân viên của bạn suy giảm động lực làm việc hoặc chỉ nỗ lực theo thời điểm gần đến kỳ đánh giá. Thay vì vậy, bạn có thể thay đổi tư duy: ghi nhận không đồng nhất với nâng lương, thưởng. 

Lợi ích của ghi nhận

Ghi nhận trong công việc thể hiện sự công nhận của tổ chức, của quản lý với nhân viên. Thông qua ghi nhận, nhân viên sẽ định vị được đâu là hành động, kết quả tổ chức mong muốn mình đạt được và sẽ nỗ lực tiếp tục duy trì hành động tích cực đó. Thay vì thực hiện chu kỳ ghi nhận quá dài, bạn có thể cân nhắc thực hiện ghi nhận nhân viên theo từng tháng với giải nhân viên xuất sắc tháng. Sau đó, từ danh sách nhân viên xuất sắc tháng, lãnh đạo công ty có thể cân nhắc, bình chọn minh tinh xuất sắc cho cả năm.

Việc ghi nhận cũng có thể thực hiện đột xuất khi nhân viên có những thành tích công việc xuất sắc, vượt trội. Chẳng hạn như ký kết được một hợp đồng lớn; phát triển được một tính năng phần mềm mới, sáng tạo…

Cách thức thực hiện ghi nhận cũng rất đa dạng, bạn có thể tham khảo một số hình thức dưới đây:

• Nâng lương, thưởng mềm
• Thưởng nóng
• Thăng chức
• Tặng cổ phần
• Lễ vinh danh
• Mời tham gia những buổi tiệc, sự kiện quan trọng
• Đại diện công ty nhận giải thưởng
• Thư tay cảm ơn
• Email tin tức chúc mừng toàn công ty
• Một buổi ăn trưa cùng lãnh đạo hàng tuần
• Cho phép hưởng chế độ làm việc linh hoạt, không tính đi muộn, về sớm…

5. Làm gương

Là người quản lý đội nhóm, hành động, lời nói của bạn có tác động rất lớn đến các thành viên trong nhóm. Để xây dựng lòng tin cho đội ngũ của mình, bạn trước hết hãy trở thành một tấm gương trong công việc. Bạn muốn nhân viên đi họp đúng giờ thì trước hết bạn cần đúng giờ. Bạn muốn nhân viên không đế sót công việc thì bạn trước hết cần có to do list của chính mình.

Văn hóa doanh nghiệp, tinh thần, phong cách  làm việc của một tổ chức thực sự được lan tỏa từ người đứng đầu, ban lãnh đạo đến các trưởng phòng và cho tới từng nhân viên. Nếu người đứng đầu không gương mẫu, có những hành động, lời nói tiêu cực thì cũng sẽ lan tỏa sự tiêu cực đến toàn đội nhóm và ngược lại.

6. Tạo động lực

Nhà tâm lý học hành vi và quản trị John Stacey Adams vào năm 1963 đã công bố nghiên cứu về Thuyết công bằng – một lý thuyết về sự động viên, tạo động lực cho nhân viên. Lý thuyết của Adams tập trung vào nghiên cứu tương quan giữa sự cống hiến của nhân viên với sự báo đáp mà họ nhận được từ tổ chức.

Theo Adams, nhà quản trị muốn giữ được mức độ nhiệt tình làm việc của nhân viên ở mức cao thì sự báo đáp của tổ chức phải đảm bảo công bằng, hợp lý. Tổ chức cần giúp các thành viên của mình cảm nhận được sự phân phối trong tổ chức là công bằng.

Muốn tạo động lực cho đội nhóm của mình, nhà quản lý nên lưu ý một số điểm như:

• Kiến tạo và duy trì môi trường làm việc công bằng, tạo điều kiện phát triển cho mọi thành viên
• Quan tâm đến thế mạnh, sở thích, định hướng phát triển của mỗi thành viên
• Thay vì áp đặt mục tiêu công việc cho nhân viên thì bạn hãy cùng nhân viên xây dựng mục tiêu cá nhân phù hợp
• Chia sẻ, minh bạch mục tiêu toàn team cần hướng tới…

Mỗi nhân viên đều có tiềm năng phát triển không ngừng. Khi họ có động lực làm việc, chất lượng, hiệu quả, hiệu suất công việc tương ứng sẽ được cải thiện tích cực. Bạn hãy tìm cách tạo động lực cho đội nhóm của mình để họ trở thành những quản lý trong chính công việc được đảm nhận.

7. Tổ chức và xây dựng đội ngũ

Tổ chức và xây dựng đội ngũ là kỹ năng giúp nhà quản lý có thể nhanh chóng đưa đội nhóm của mình vận hành theo đúng quy trình với sự phối hợp tích cực, chủ động giữa các thành viên. Việc tổ chức, xây dựng đội ngũ sẽ giúp từng thành viên trong team của bạn:

• Hiểu rõ vị trí công việc của mình
• Hiểu rõ mình cần làm gì, cần phối hợp với ai
• Kết quả công việc của cá nhân và nhóm đang hướng tới như thế nào

Khi bạn tổ chức, xây dựng đội ngũ hiệu quả, các thành viên có thể chủ động thực hiện công việc trong phạm vi vị trí họ được giao thay vì mọi việc đều cần xin ý kiến quản lý trực tiếp.

Xây dựng đội ngũ

Xây dựng đội ngũ là một quá trình liên tục và có chủ đích, vì vậy, điều quan trọng là các nhà quản lý phải biết cách xây dựng mối quan hệ, thúc đẩy giao tiếp và củng cố mối quan hệ giữa các đồng đội. Trong khi một số thành viên có khả năng hòa nhập nhanh thì hầu hết nhân viên mới đều cần có sự hỗ trợ, hướng dẫn để họ sớm hòa nhập được với tổ chức mới.

Việc tổ chức, xây dựng đội ngũ không hề dễ dàng và bạn rất nên thận trọng trong việc tuyển dụng nhân viên. Nhân viên mới không chỉ cần đảm bảo phù hợp về năng lực chuyên môn mà còn cần “khớp” với văn hóa doanh nghiệp. Những khác biệt về chuyên môn có thể dần được xóa mờ với sự nỗ lực, đào tạo nhưng khác biệt về văn hóa làm việc sẽ rất khó thay đổi trong thời gian ngắn.

Lợi ích của xây dựng đội ngũ

Mặt khác, tổ chức, xây dựng đội ngũ đúng hướng, hiệu quả còn giúp team của bạn ngăn chặn, giảm thiểu được cảm giác kiệt sức. Kiệt sức là cảm giác kiệt quệ về cảm xúc, thể chất hoặc tinh thần xảy ra do làm việc quá sức. Khảo sát của Asana vào năm 2020 cho biết: 71% nhân viên cho biết ít nhất một lần họ cảm thấy kiệt sức. Với vai trò quản lý, bạn có thể hỗ trợ đội nhóm của mình hạn chế tình trạng kiệt sức nếu tổ chức, xây dựng đội nhóm hiệu quả.

Chẳng hạn như với một nhân viên đang phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc, bạn có thể tính đến phương án tuyển thêm một thực tập sinh để hỗ trợ nhân viên đó. Thực tập sinh sau thời gian thực tập cũng có thể phát triển trở thành nhân viên chính thức để “chia lửa” với team.

8. Ra quyết định

Các quyết định một lãnh đạo, quản lý đưa ra sẽ ảnh hưởng đến cả nhóm và trong nhiều trường hợp là cả tổ chức. Các quản lý cần thiết lập chiến lược hành động cho nhóm, giải quyết các tranh chấp, vấn đề hay giúp nhóm vượt qua những vướng mắc, khủng hoảng. Ở vai trò đó đòi hỏi quản lý ra được quyết định tối ưu giúp giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng, giảm thiểu nỗ lực của đội ngũ. Các quyết định trong nhiều trường hợp sẽ khá khó khăn và cần cân nhắc lợi ích, nhu cầu giữa các bên. Nhưng, tinh thần chung là quyết định cần phục vụ, cân bằng lợi ích của tổ chức, khách hàng và đội nhóm.

Trong những tình huống bình thường, đúng theo lộ trình. Mọi thành viên trong team đều có thể thực hiện công việc theo quy trình. Ở vị trí quản lý, bạn cần có kỹ năng ra quyết định. Vì không phải lúc nào mọi việc cũng thuận lợi. Không phải việc nào cũng có thể thực hiện theo quy trình.

Sự khác biệt giữa một quản lý và một nhân viên bình thường là quản lý có thể ra quyết định một cách chủ động, hiệu quả dựa trên những dữ liệu thực tế. Còn nhân viên thường sẽ chỉ thực hiện công việc theo đúng quy trình họ được yêu cầu thực hiện.

Để rèn luyện, phát triển kỹ năng ra quyết định, nhà quản lý cần lưu ý một số chi tiết:

• Đảm bảo các quyết định được đưa ra dựa trên các dữ liệu, thông tin khách quan, chính xác, toàn diện
• Quan tâm không chỉ đến kết quả trước mắt mà còn là tác động lâu dài khi đưa ra quyết định
• Quyết định thận trọng nhưng cần kịp thời, nhanh chóng để giải quyết vấn đề đúng lúc
• Đưa ra quyết định kèm giải thích, thông tin rõ ràng với đội nhóm để tất cả thành viên hiểu rõ quyết định và hành động đúng hướng.

9. Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề đòi hỏi nhà quản lý phải có óc suy luận, phán đoán những tình huống có thể xảy ra. Với một vấn đề, nếu bạn làm theo cách A thay vì cách cách B thì bạn sẽ được và mất gì. Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt để lựa chọn được giải pháp tối ưu sẽ giúp cho công ty của bạn đạt được hiệu suất, lợi nhuận cao hơn.

Dù ở vị trí nhân viên hay quản lý. Bạn cũng cần có kỹ năng giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, ở vị trí quản lý, kỹ năng càng quan trọng hơn. Bởi, một nhân viên bế tắc trong giải quyết vấn đề. Thì thường chỉ có công việc của nhân viên bị ảnh hưởng. Còn nếu quản lý không có kỹ năng giải quyết vấn đề. Thì ảnh hưởng tiêu cực nhiều khả năng sẽ bao trùm lên cả team.

Lời kết

Quản lý đội nhóm thiếu hiệu quả sẽ khiến nhà quản lý gia tăng thêm những áp lực. Họ có căng thẳng không đáng có. Ngược lại, nếu thực hiện được việc quản lý đội nhóm đúng hướng, thông suốt. Nhà quản lý và đội nhóm của mình sẽ có thêm cơ sở. Từ đó đạt được những thành công vượt trội hơn nữa.