Kỹ năng của nhà quản lý cấp cơ sở
Quản lý cấp cơ sở gồm những ai? Kỹ năng của nhà quản lý cấp cơ sở là gì? Độc giả hãy cùng CEO Trần Trí Dũng đào sâu kiến thức trong bài viết này nhé!
Các cấp độ quản lý khác nhau sẽ có vị trí, vai trò, quyền hạn, địa vị khác nhau. Vể tổng thể có thể chia 3 cấp độ chính:
- Quản lý cấp thấp/ cấp cơ sở
Các nhà quản lý ở tất cả các cấp này thực hiện các chức năng và vai trò khác nhau. Bạn hãy cùng Dũng tìm hiểu về kỹ năng của nhà quản lý cấp cơ sở.
Quản lý cấp cơ sở là những ai?
Quản lý cấp cơ sở trong một tổ chức thường được thể hiện dưới nhiều chức danh như:
- Giám sát viên
- Quản đốc
- Chuyên viên bộ phận
- Trưởng nhóm
- Trưởng bộ phận…
Nhiệm vụ của quản lý cấp cơ sở là thường xuyên hướng dẫn, giám sát và hỗ trợ nhân viên. Cả team sẽ thực hiện các công việc cụ thể. Từ đó để đạt được mục tiêu chung. Quản lý cấp cơ sở ngoài nhiệm vụ hướng dẫn, giám sát, hỗ trợ. Họ còn trực tiếp tham gia những công việc cụ thể.
Chức năng chính của nhà quản lý cấp cơ sở
Ở vị trí quản lý cấp cơ sở, nhà quản lý sẽ đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Tuy nhiên xét tổng thể, một nhà quản lý cơ sở sẽ đảm nhận những chức năng công việc sau:
Phân công công việc và nhiệm vụ
- Từ chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu được giao xuống phòng ban, bộ phận, quản lý cơ sở sẽ tiến hành phân công công việc, nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh mỗi thành viên trong team để đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao nhất
- Hiệu quả công việc là hoàn thành, đạt được mục tiêu đúng như kỳ vọng ban đầu
- Hiệu suất công việc là hoàn thành công việc với thời gian và nguồn lực tối ưu
Giám sát, hướng dẫn và chỉ dẫn
- Giám sát nhân viên thực hiện theo đúng quy trình, quy định công ty đề ra
- Hướng dẫn với những nhân viên mới, chưa thành thạo công việc
- Chỉ dẫn với những nhân viên gặp vướng mắc trong quá trình làm việc
Chịu trách nhiệm về chất lượng, số lượng sản xuất
- Đảm bảo chất lượng công việc team đạt được đáp ứng yêu cầu công ty đề ra
- Đảm bảo số lượng thành phẩm sản xuất, đạt được đáp ứng mục tiêu công ty đề ra
Duy trì mối quan hệ tích cực
- Quản lý cấp cơ sở cũng chính là những mini KOLs, là đại sứ văn hóa công ty giúp lan tỏa và duy trì tính tích cực của văn hóa tới từng nhân viên
- Họ giúp duy trì mối quan hệ tích cực trong nội bộ team và với các team khác
“Cầu nối” giữa nhân viên với các cấp quản lý cao hơn
- Quản lý cấp cơ sở vừa đóng vai trò truyền đạt ý kiến của lãnh đạo công ty tới nhân viên vừa tiếp nhận, phản ánh ý kiến của nhân viên tới quản lý cấp cao hơn hoặc tới phòng nhân sự
- Họ là cầu nối giữa nhân viên với các cấp quản lý để kiến tạo và duy trì môi trường làm việc minh bạch, tích cực
Giải quyết những vấn đề tiêu cực
- Quản lý cơ sở sẽ giải quyết những vướng mắc, bất bình của nhân viên trong thẩm quyền của họ
- Họ góp phần ngăn chặn, giải quyết những vấn đề tiêu cực phát sinh trong nội bộ team do họ quản lý
Đào tạo
- Quản lý cơ sở thực hiện đào tạo đội ngũ nhân viên do họ quản lý
- Nội dung đào tạo thường thiên về kỹ thuật, chuyên môn sâu do team phụ trách
Sắp xếp, điều phối vật liệu, máy móc, công cụ cần thiết
- Dựa trên mục tiêu công việc cần đạt được, quản lý cơ sở sẽ sắp xếp, điều phối vật liệu, máy móc, công cụ cần thiết cho các thành viên trong team của mình
- Ví dụ: trưởng nhóm lập trình sẽ có ý kiến phê duyệt cần nâng cấp laptop của lập trình viên thuộc team do họ quản lý
Báo cáo hiệu suất của team
- Quản lý cơ sở sẽ báo cáo hiệu suất công việc của team cho quản lý cấp cao hơn
- Ví dụ như các trưởng nhóm cần báo cáo với trưởng phòng
Đảm bảo kỷ luật của team
- Yếu tố kỷ luật của team cần được đảm bảo duy trì, đôn đốc từ các cấp quản lý tới từng nhân viên
- Quản lý cấp cơ sở chính là những người đồng hành cùng đội ngũ nhân viên trong công việc và họ cũng góp phần đảm bảo tuân thủ kỷ luật của team
- Ví dụ như trưởng các phân xưởng sẽ cần đảm bảo công nhân thuộc nhóm của mình tuân thủ kỷ luật thời gian làm việc theo quy định của xưởng sản xuất
Thúc đẩy, tạo động lực
- Quản lý cấp cơ sở giữ vai trò hướng dẫn, giám sát và hỗ trợ nhân viên do họ quản lý
- Với vai trò này, nhà quản lý cơ sở cần thúc đẩy, tạo động lực để nhân viên có thể đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc cao nhất
Góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp
- Quản lý cấp cơ sở làm việc trực tiếp với nhân viên
- Họ cũng chính là những đại sứ thương hiệu, góp phần xây dựng hình ảnh văn hóa doanh nghiệp
- Thông qua cách hành xử, giao tiếp của quản lý cơ sở, nhân viên có thể cảm nhận được phần nào về văn hóa tổ chức
Kỹ năng cần thiết của nhà quản lý cấp cơ sở
Trong bài báo “Kỹ năng của một nhà quản lý hiệu quả” (1955), Robert Katz chia sẻ: quản lý hoặc lãnh đạo hiệu quả phụ thuộc vào 3 nhóm kỹ năng cơ bản gồm:
- Kỹ năng kỹ thuật
- Kỹ năng khái niệm
- Kỹ năng quản lý con người
Robert Katz nhận định: một nhà quản lý hiệu quả cần phải có năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật cũng như khả năng tương tác với con người, đội nhóm của mình. Trong đó, năng lực tư duy giúp nhà quản lý có khả năng hoạch định các ý tưởng, phương án. Còn năng lực kỹ thuật, khả năng tương tác sẽ giúp nhà quản lý phát triển được đội ngũ của mình.
Với nhà quản lý cấp cơ sở, họ cũng cần có 3 nhóm kỹ năng trên. Tuy nhiên, quản lý cơ sở sẽ sử dụng nhiều hơn về 2 nhóm kỹ năng kỹ thuật và quản lý con người. Với nhóm kỹ năng khái niệm, tư duy, hoạch định ý tưởng, phương án sẽ là nhóm kỹ năng quan trọng hơn với các lãnh đạo cấp cao.
Kỹ năng kỹ thuật
Theo định nghĩa của Katz, “Kỹ năng kỹ thuật là kiến thức và sự thành thạo trong một loại công việc hoặc hoạt động cụ thể. Nó bao gồm năng lực trong một lĩnh vực chuyên biệt, khả năng phân tích và khả năng sử dụng các công cụ và kỹ thuật thích hợp”.
Nhóm kỹ năng kỹ thuật là tổng hợp những kiến thức chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm triển khai cũng như năng lực thực hiện công việc của nhà quản lý. Nhóm kỹ năng kỹ thuật thường là yêu cầu bắt buộc với các quản lý cấp cơ sở. Họ là những người nắm vững chuyên môn phòng ban, team do họ phụ trách.
Thông thường, một nhân viên có năng lực chuyên môn, kỹ năng kỹ thuật vượt trội hơn so với team sẽ được đề bạt lên vị trí quản lý cấp cơ sở với các chức danh như trưởng nhóm, trưởng bộ phận…
Kỹ năng quản lý con người
Nhóm kỹ năng quản lý con người là tổng hòa các kỹ năng giúp nhà quản lý có thể xử lý hợp lý, điều phối các mối quan hệ phát sinh trong công việc. Kỹ năng quản lý con người không chỉ cần thiết để quản lý cấp cơ sở cải thiện khả năng làm việc với cấp dưới, đồng cấp mà còn với cả cấp trên.
Một quản lý cấp cơ sở có kỹ năng quản lý con người tốt thường thể hiện ở 3 khía cạnh năng lực:
Giao tiếp hiệu quả
Quản lý cấp cơ sở có nhiệm vụ hướng dẫn, giám sát và hỗ trợ các thành viên trong team hoàn thành và tối ưu hóa công việc. Muốn đạt được điều đó, quản lý bắt buộc cần có khả năng giao tiếp hiệu quả để nắm bắt, hiểu và cùng đội ngũ tìm giải pháp giải quyết các vấn đề, rủi ro trong công việc.
Khả năng giao tiếp hiệu quả của quản lý không phải tự nhiên đã hình thành. Nó cần thời gian, sự rèn luyện và cả trải nghiệm. Giao tiếp tốt trong công việc phản ánh khả năng hiểu rõ về bản thân và đội ngũ. Từ đó để tìm được phương thức giao tiếp phù hợp.
Lắng nghe tốt
Lắng nghe tốt ở người quản lý cơ sở thể hiện ở việc họ có nắm bắt được nhu cầu, mong muốn, động lực làm việc của các thành viên trong team mình hay không. Thay vì chỉ đưa ra những yêu cầu với đội ngũ một cách cơ học, máy móc thì người quản lý biết lắng nghe sẽ hiểu rõ yếu tố tinh thần, động lực hay những vấn đề của team để cùng tìm giải pháp tối ưu cho công việc.
Ở khía cạnh này, quản lý cấp cơ sở rất gần với vai trò của một nhà tư vấn, một người hỗ trợ tích cực để giúp các thành viên trong team ngày càng phát triển hơn trong công việc.
Tạo động lực
Theo nghiên cứu của The Future Workplace and Beyond.com:
- 83% lãnh đạo quản trị nhân sự nhận định, sự trải nghiệm nhân viên hoặc quan trọng, hoặc rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức
- HRM các công ty đang đầu tư nhiều hơn trong việc đào tạo (56%), cải thiện không gian làm việc (51%) và trao nhiều phần thưởng tạo động lực, khuyến khích nhân viên hơn (47%)
Việc tạo động lực cho nhân viên là điều bắt buộc. Quản lý một tổ chức dù là ở cấp lãnh đạo cao nhất hay quản lý cấp cơ sở phải có. Chỉ khi nhân viên của bạn làm việc có động lực, hiểu rõ mục tiêu, lý do cần hoàn thành công việc. Họ mới có thể làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn mỗi ngày. Bạn sẽ khó có thể kỳ vọng một nhân viên thiếu động lực làm việc đạt kết quả tốt.
Quản lý cấp cơ sở có thể tham khảo một số phương cách tạo động lực cho nhân viên như:
- Tổ chức hoạt động nội bộ trong team
- Đảm bảo phân công công việc phù hợp, đúng sở trường, thế mạnh nhân viên
- Chia sẻ thông tin công việc công khai, minh bạch, hướng đến mục tiêu chung
- Kiến tạo, duy trì không khí làm việc giàu động lực, tích cực trong team
Lời kết
Quản lý cấp cơ sở hay còn gọi là quản lý cấp thấp. Nhưng vai trò của họ không hề thấp. Chính quản lý cơ sở là những người đồng hành, sát cánh cùng đội ngũ. Họ theo sát nhân viên hàng ngày, hàng tuần. Cả team nỗ lực đạt được mục tiêu công việc.
Họ vừa đóng vai trò quản lý vừa đảm nhiệm những công việc cụ thể. Họ vừa giữ vai trò hướng dẫn, giám sát, hỗ trợ với nhân viên bên dưới. Họ vừa tương tác, kết nối với cấp quản lý tương đương và cấp trên.
Ở vị trí đòi hỏi khả năng đa nhiệm như vậy, quản lý ở cấp cơ sở cũng cần liên tục trau dồi. Họ cần phát triển những kỹ năng quản lý. Trong đó đặc biệt là kỹ năng kỹ thuật và quản lý con người.
