Quản lý dòng tiền luôn là một vấn đề cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực kinh doanh. Thực tế đã cho thấy rằng, ngay cả công ty có quản lý giỏi và dàn nhân lực xuất sắc nhất. Thì họ cũng không thể hoạt động được nếu “thiếu” tiền. Điều bạn phải làm không chỉ dừng lại ở việc đạt được doanh số và lợi nhuận. Mà còn là cách quản lý & sử dụng nguồn tiền để đưa công ty đi đúng hướng.

Tiền không chỉ là mục đích cuối cùng trong kinh doanh. Nó còn là nhân tố quan trọng. Nó đảm bảo và duy trì sự tồn tại của các hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp. Hiện nay, có rất nhiều phương pháp để quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Sau đây, hãy cùng Dũng tìm hiểu quản lý dòng tiền là gì nhé. Dũng cũng chỉ ra 5 bước quản lý dòng tiền hiệu quả dành cho doanh nghiệp!

Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp là gì?

Trước khi bước vào tìm hiểu khái niệm của quản lý dòng tiền. Chúng ta cần hiểu rõ được dòng tiền là gì.

Dòng tiền được hiểu là quá trình luân chuyển của tiền vào và ra trong công ty. Cụ thể, khi đi sâu vào các hoạt động trong quá trình kinh doanh. Việc quản lý số tiền cần chi (dòng tiền ra) để thanh toán tất cả những loại chi phí hoạt động, trả lương quản lý & điều hành công ty là vô cùng quan trọng. Nó đóng vai trò trong việc duy trì việc hoạt động lâu dài trong tươi lai.

Quản trị dòng tiền hay quản lý dòng tiền là việc xác định và tổ chức điều hành. Qua đó để kiểm soát luồng tiền ra, vào theo nhu cầu của hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả nhằm tối ưu hoá giá trị của tài sản.

Xét theo thời gian hình thành dòng tiền thì ta có thể chia dòng tiền của một doanh nghiệp làm 2 loại. Đó là dòng tiền dài hạn và dòng tiền ngắn hạn. Chính vì thế, công việc kiểm soát dòng tiền cũng được phân là 2 loại. Bao gồm quản trị dòng tiền ngắn hạn và quản trị dòng tiền dài hạn.

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý dòng tiền?

Quản trị dòng tiền mặt một cách hợp lý là vấn đề hết sức cấp bách. Nó có ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn vong của doanh nghiệp.

Một vấn đề mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Đó là sự thiếu hụt tiền mặt với mức độ trầm trọng. Ví dụ như khi quá thời hạn để chi trả nợ ngân hàng hay nhà cung cấp. Doanh nghiệp không có tiền mặt đủ cho thanh toán thì doanh nghiệp vẫn có thể bị khởi kiện. Dẫn đến bị yêu cầu tuyên bố phá sản. Bất kể việc báo cáo tài chính mới nhất của công ty cho thấy việc đang hoạt động có lãi.

Ngược lại, sự dư thừa tiền mặt tại vốn của doanh nghiệp sẽ dẫn đến tình trạng tiền mặt không được dùng hợp lý và đúng thời điểm. Nó gây lãng phí lớn nếu doanh nghiệp đang vay mượn từ ngân hàng hay các nhà cung cấp với lãi suất cao. Điều này một lần nữa thể hiện sự yếu kém trong công tác quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Chính vì thế, cần phải có những tính toán điều chỉnh sự vận động luân chuyển ra vào của dòng tiền phát sinh trong quá trình hoạt động. Mục đích nhằm tạo ra sự cân bằng, đồng bộ giữa dòng tiền vào và dòng tiền ra.

Các nguyên tắc cần nắm trong quá trình quản trị dòng tiền

Lên kế hoạch quản lý dòng tiền

Dù trong hoàn cảnh nào, một kế hoạch chi tiết và rõ ràng đã định trước rất quan trọng. Nó sẽ là kim chỉ nam để doanh nghiệp bước đi đúng hướng. Quản lý dòng tiền công ty cũng không ngoại lệ. Một kế hoạch định kỳ theo tháng hay theo quý giúp nguồn tiền trong doanh nghiệp có thể hoạt động một cách hiệu quả nhất.

Kế hoạch cũng là căn cứ để kiểm tra, giám sát việc huy động nguồn tiền từ các doanh nghiệp. Phải có sự tính toán, phân bổ hợp lý với chiến lược đầu tư ngắn hạn & lâu dài.

Đẩy nhanh vòng luân chuyển của nguồn tiền

Hạn chế tình trạng dòng tiền bị ách tắc, không có nguồn để thanh toán nhân công và kho bãi. Doanh nghiệp nên thúc đẩy việc bán hàng, giao hàng kịp thời, giảm thiểu rủi ro.

Kiểm soát chặt chẽ các nguồn thu, nợ phải trả

Cần làm tốt việc giám sát các nguồn thu nợ từ phía đối tác, đại lý. Tránh tình trạng thất thu, thiếu hụt tiền mặt. Hoặc không có nguồn để trang trải chi phí hoạt động kinh doanh.

Tương tự đối với những khoản công nợ phải thanh toán khác. Doanh nghiệp cần kiểm tra tỉ mỉ và có phương án giải quyết phù hợp cho các bên liên quan. Nếu nợ phải thanh toán tăng cao. Số tiền của doanh nghiệp đang bị phong toả sẽ làm nguồn tiền vốn phải chi ra bị ách tắc, không lưu thông được.

Sử dụng các công cụ quản lý dòng tiền

Các công cụ quản lý dòng tiền sẽ cung cấp một bức tranh biến động của nguồn tiền trong thực tế theo tháng/ quý /năm. Thay vì ghi chép thủ công vì sẽ khó kiểm soát và dễ sai số.

Từ đó, đưa đến những con số tổng thu chi chuẩn xác. Nó cho phép doanh nghiệp có thể cân bằng giữa dòng tiền đầu ra và vào. Điều này giảm thiểu tình trạng thất thoát hay lãng phí nguồn tiền.

5 bước quản lý dòng tiền hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 1: Dự đoán những loại dòng tiền vào doanh nghiệp

Để thuận lợi trong việc tính toán và lên kế hoạch. Người ta có thể chia nguồn tiền của doanh nghiệp thành 3 loại:

 Dòng tiền đến từ các hoạt động kinh doanh

Dòng tiền này chủ yếu có được do hoạt động tạo nên doanh thu của doanh nghiệp. Ví dụ như:

• Nguồn thu bán hàng và cung ứng sản phẩm.
• Dịch vụ đến khách hàng.
• Tiền trả nợ đã thu từ khách hàng,…

Cơ sở để dự báo dòng tiền từ việc kinh doanh chủ yếu dựa trên:

• Diễn biến hoạt động bán hàng.
• Phương thức thanh toán và thời gian thanh toán hợp đồng của bên mua với nhà cung cấp.
• Chính sách chiết khấu.
• Chính sách ưu tiên thanh toán thu hồi trước tiền hàng của khách hàng.

Dòng tiền đến từ hoạt động đầu tư

Bao gồm các khoản tiền thu hồi do những khoản lỗ, tiền lãi từ các hoạt động đầu tư vào các doanh nghiệp khác, tiền thu khi chuyển nhượng, bán và thanh lý tài sản cố định, tiền trả nợ thuê, tiền tái đầu tư góp vốn vào công ty khác. Cơ sở dự báo dòng tiền chủ yếu là đến từ các hoạt động thanh lý tài sản và việc thoái vốn đầu tư tài chính.

Dòng tiền đến từ các hoạt động đầu tư tài chính

Bao gồm những khoản tiền mà người chủ sở hữu đóng góp tăng vốn điều lệ bằng tiền hoặc tài sản thu được thông qua hình thức trả nợ và bán cổ phần. Cơ sở để dự đoán luồng tiền vào là bắt nguồn từ việc trả nợ mới hoặc thông qua phát hành cổ phiếu nhằm tăng vốn điều lệ.

Bước 2: Dự đoán những loại dòng tiền phải chi ra cho doanh nghiệp

Dòng tiền ra bao gồm tất cả những khoản chi phí bằng tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp trong cùng một thời kỳ và thường được chia làm 3 loại: 

Dòng tiền ra (những khoản phải chi) cho hoạt động kinh doanh

Gồm những khoản chi tiêu bằng tiền vào một số hoạt động tạo nên thu nhập chính và doanh thu cho doanh nghiệp như tiền thanh toán cho bên cung cấp máy móc, thiết bị, lương thưởng cho người lao động, các khoản phải nộp ngân sách nhà nước về nghĩa vụ thuế, các khoản chi tiêu cho công tác marketing, quảng cáo và bán hàng, tiền chi tiêu liên quan đến việc quản trị doanh nghiệp, trả lãi suất tiền vay trong đầu tư…

Cơ sở để dự báo dòng tiền ra cần chi cho hoạt động kinh doanh sẽ căn cứ vào kế hoạch mua hàng và thanh toán nợ, chỉ tiêu của quỹ lương, bảo hiểm xã hội, lãi suất tín dụng và thuế thu nhập phải đóng dự kiến. Bên cạnh đó, cần dựa trên những chính sách về hàng hoá nhập khẩu, thuế mua nợ,…

Dòng tiền ra (những khoản phải chi) cho các hoạt động đầu tư

Bao gồm các khoản tiền chi vào việc phát triển và mua sắm tài sản cố định, tiền đầu tư ra bên ngoài doanh nghiệp (tiền đầu tư góp vốn với đối tác khác, tiền chi vay cố định,…). Cơ sở để dự báo dòng tiền này là bắt nguồn từ việc đầu tư tài sản cố định vào hoạt động của công ty, các đầu tư góp vốn bên ngoài, chiến lược mua cổ phần, trái phiếu. ..

Dòng tiền ra (những khoản phải chi) cho các hoạt động đầu tư tài chính

Bao gồm các khoản tiền trả nợ gốc đã vay đến ngày đáo hạn, tiền thanh toán nợ thuê tài chính, tiền lãi trả cho những nhà đầu tư vốn vào doanh nghiệp để trả cổ tức, việc mua lại trái phiếu của công ty đã phát hành. Cơ sở để dự báo dòng tiền ra từ hoạt động tài chính là xuất phát từ việc thanh toán nợ theo các hợp đồng vay cũ và do các chính sách phân chia lợi nhuận trong doanh nghiệp.

Bước 3:  Xác định dòng tiền ròng của doanh nghiệp

Dòng tiền ròng là khoảng cách giữa dòng vốn vào so với dòng tiền đầu ra của doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

Bước 4: Tính tổng số tiền thừa trong kỳ theo dòng tiền tồn hoặc thiếu

Kết hợp với số tiền dư đầu kỳ, chúng ta có thể tính dòng tiền trong kỳ theo công thức:

Số tiền còn lại (số tiền thừa) cuối kỳ = Số tiền còn lại (số tiền thừa) đầu kỳ + Dòng tiền thuần trong kỳ

Bước 5: Đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm giải quyết khoản tiền dư hoặc thiếu hụt

Trường hợp thâm hụt vốn bằng tiền thì cần tính toán, cân nhắc lựa chọn những giải pháp thích hợp để góp phần vào sự ổn định của dòng tiền như xem xét khả năng huy động vốn, tăng khả năng trả nợ và siết chặt lại các khoản chi tiêu bằng tiền. Trên cơ sở đó, xem xét sự cân đối mới giữa thu và chi tiền.

Trường hợp dư thêm vốn bằng tiền cần phải xem xét khả năng dùng tiền đầu tư một cách thích hợp nhằm tăng thêm tính sinh lời của đồng tiền. Tất nhiên là khi áp dụng biện pháp xử lý luồng tiền thừa hay thiếu cần phải tính toán lại lượng tiền của dự báo lưu thông tiền tệ cho nên khi điều chỉnh số tiền của một tháng trước thì sẽ có tác động đến dòng tiền dư ra ở những kỳ sau. 

Do đó, khi dự báo, không phải chúng ta làm một lần là hoàn thành ngay mà sau khi thực hiện được dự báo ban đầu (gọi là dự báo gốc) thì chúng ta cần phải đưa ra đề xuất cụ thể về giải pháp xử lý dòng tiền dư hay thiếu ở từng kỳ, khi đó chúng ta sẽ tiếp tục nghiên cứu và điều chỉnh lại.

Quản lý dòng tiền trong kinh doanh bán lẻ như thế nào?

Quản lý rạch ròi tiền mặt thành từng khoản

Trong thực tế, không hẳn doanh nghiệp cứ nắm bắt rõ mình đang có bao nhiêu tiền, đã chi tiêu bao nhiêu tiền là có thể quản lý tài chính được như suy nghĩ. Vì hoạt động kinh doanh xảy ra một cách liên tục và có tính chất khác nhau: Tiền vay, tiền từ việc đầu tư, tiền lời, tiền lỗ,… nên điều quan trọng là phân loại chúng theo từng mức độ khác nhau phù hợp với mỗi hoạt động kinh doanh cụ thể.

Với cách làm trên doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tính ổn định trong việc duy trì ngồi vốn để kinh doanh buôn bán nói chung mà còn dễ dàng tính toán tổng số tiền chi, lương, tiền lãi lỗ hoặc nhanh chóng phát hiện các sai sót nếu lượng tiền thu vào và chi ra không tương ứng với nhau.

Có kế hoạch chi tiêu theo thời điểm thích hợp

Để việc kiểm soát dòng tiền tốt và dễ dàng hơn bạn nên xây dựng cho mình một kế hoạch, cơ bản nhất là quản lý dòng tiền trên excel ghi chép rõ ràng với những dự kiến của tương lai ví dụ như các khoản tiền sẽ chi tiêu, khoản dự trù cho từng mốc thời gian riêng.

Hơn nữa, một kế hoạch cụ thể về quản lý tiền mặt sẽ cảnh báo cho bạn với từng sự kiện sẽ xảy ra chẳng hạn như quảng cáo, hay đợt giảm giá giúp bạn có thể dự trù những khoản chi tiêu nào và tính toán sao để không ảnh hưởng đến nhiều thứ khác theo thời gian đã định.

Dự trù chi phí phát sinh, tổn thất

Một lưu ý nữa khi quản lý dòng tiền mặt là phải có một khoản vốn ứng sẵn để dự phòng những chi phí phát sinh đột xuất hay rủi ro không tính trước, nhằm hạn chế ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.

Nếu bạn không lường trước điều này thì khả năng rủi ro rất lớn và bạn xoay vốn không nổi. Hay đúng lúc cửa hàng gần hết nguồn tiền thì lại đem chi trả hết cho các chi phí phát sinh, dẫn đến công việc làm ăn gặp trục trặc nghiêm trọng. Đây cũng là những nguyên nhân vì sao thường gây nên các vụ tranh chấp trong kinh doanh. Dù cho đó là công ty lớn hay một cửa hàng nhỏ nếu rủi ro trên diễn ra một cách liên tục về dòng tiền thì khó có thể tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh trong tương lai.

Tóm lại

Trên đây là một số kiến thức mà các doanh nghiệp cần nắm về quản lý dòng tiền. Bằng cách lập kế hoạch và nắm được chi tiết sự luân chuyển của dòng tiền ra vào doanh nghiệp, sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh của bạn dễ dàng quản lý có hiệu quả hơn. Hi vọng với những thông tin mà Dũng cung cấp, doanh nghiệp, công ty bạn sẽ áp dụng được những kiến thức hữu ích vào công việc quản lý dòng tiền của mình.