Để điều hành công ty một cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Người quản trị cần biết phân biệt, gắn kết chặt chẽ phương thức hoạt động giữa từng bộ phận. Bất cứ hoạt động nào tiếp nhận từ đầu vào và chuyển qua nhiều khâu cho từng bộ phận giải quyết và xử lý. Đó cũng được coi như một quá trình.

Quá trình này nếu không được vận hành bài bản và chuyên nghiệp sẽ dễ xảy ra nhiều rủi ro. Nó dẫn đến khó đánh giá được hiệu quả của từng đầu việc. Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng một quy trình làm việc cho công ty mình.

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp để xây dựng và vận hành một quy trình làm việc hiệu quả giữa các phòng ban. Đây là một trong những việc tốn rất nhiều thời gian và công sức. Nó đòi hỏi người thiết lập quy trình phải nắm rõ được những công việc có liên quan với nhau giữa từng bộ phận và tính chất từng phòng ban. Nhờ đó để tạo nên một quy trình phù hợp. Bài viết sau đây sẽ cung cấp những kiến thức về quy trình làm việc. Hãy cùng tìm hiểu 6 bước bài bản để xây dựng quy trình cho mọi doanh nghiệp. 

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc có thể hiểu là sắp xếp và thực hiện tất cả những bước của công việc theo một tiêu chuẩn đã đề ra. Nó nhằm đạt được mục đích của công việc. Ngoài ra quy trình làm việc được thay đổi và sắp xếp theo các bước cho thích hợp với nhu cầu và nhiệm vụ mới. Quy trình làm việc trong doanh nghiệp là tổng hợp các nhiệm vụ và công việc cần hoàn thành theo một thứ tự cố định. Nó nhằm đảm bảo mục tiêu đã đặt ra.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình làm việc?

Quy trình làm việc có thể được xem như một khuôn khổ pháp lý của nội bộ. Nó giúp đảm bảo mọi công việc đều xảy ra theo đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp quản lý theo quy trình là cách quản lý mà ở đó doanh nghiệp đặt ra các nguyên tắc cho những nhiệm vụ cụ thể. Giúp dễ dàng quyết định được thứ tự thực hiện hợp lý khi tiến hành công việc.

Quy trình giúp cho người thực thi công việc hiểu được đối với một nghiệp vụ cụ thể. Họ sẽ tiến hành

• Các bước công việc nào
• Làm ra sao
• Kết quả cuối cùng sẽ mang lại hiệu quả gì?

Sẽ không có trường hợp nhân viên nhận lệnh của sếp mà lại không hiểu nên làm gì tiếp theo? Hay tình trạng làm và sửa đi sửa lại vẫn không theo đúng ý sếp.

Đối với những công việc đòi hỏi sự phối hợp nhóm (teamwork). Quy trình giúp cho mọi thành viên phối hợp với nhau rất ăn ý theo từng thứ tự. Mà lại không bị hoài nghi về công việc đó đã được ai thực hiện? Làm thế nào? Quy trình cũng giúp ích cho các cấp lãnh đạo giám sát tiến độ và chất lượng công việc.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình làm việc cho doanh nghiệp

Trên thị trường kinh doanh hiện nay. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng mong muốn có thể xây dựng một quy trình khoa học và hiệu quả. Vì vậy, họ cũng sẵn sàng dành riêng một khoản chi phí không ít để mời chuyên gia xây dựng quy trình làm việc. Bởi nó sẽ đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Nó giúp đem đến những lợi nhuận đáng kể cho công ty trong quá trình vận hành.

Giúp thiết lập mục tiêu tối ưu

Đội ngũ này bao gồm ban lãnh đạo cấp trung, người quản lý hoặc các giám đốc điều hành có thể xác định rất rõ ràng kế hoạch và mục đích hoạt động của bản thân cũng như của doanh nghiệp khi họ sử dụng một quy trình khoa học. Điều này cho thấy có sử dụng một quy trình tối ưu và tốt nhất sẽ giúp họ đạt các mục đích mà không làm thay đổi định hướng trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Tăng hiệu suất công việc của đội ngũ nhân viên

Với một quy trình làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp. Đội ngũ nhân viên sẽ tập trung vào khả năng xử lý công việc nhanh nhất. Từ đó, năng suất công việc của đội ngũ nhân viên sẽ được tăng lên rõ rệt trong một khoảng thời gian nhanh nhất. 

Công việc được phân chia phù hợp

Xác định một cách đầy đủ và chi tiết nhất số lượng công việc cụ thể doanh nghiệp cần thiết phải làm theo thời hạn nhất định. Nó sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ công việc cho từng người, từng tổ nhóm hay từng cá nhân một cách hợp lý.

Bên cạnh đó, từ việc phân chia công việc theo quy trình nhất định sẽ giúp doanh nghiệp đo lường chính xác được kết quả thực thi nhiệm vụ của mình.

Giám sát hiệu quả dự án

Hiệu suất làm việc theo quy trình quản lý dự án của cá nhân hoặc đội nhóm bao gồm hai tiêu chí chính đó là thời gian và kết quả. Cho dù tiến độ của công việc đang xảy ra theo như dự kiến nhưng nó cũng cần có sự hỗ trợ của quy trình giám sát. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể theo dõi được một cách nhanh nhất thời gian mà đội ngũ nhân viên, các bộ phận hay phòng ban thực hiện nhiệm vụ.

Dễ dàng xử lý những rủi ro

Với khả năng theo dõi quy trình hoạt động của từng nhân viên cũng như toàn thể công ty mọi lúc mọi nơi, nhà quản lý doanh nghiệp dễ dàng xác định ra những khó khăn hoặc sự sai sót trên cả quá trình thực hiện dự án.

Từ đó doanh nghiệp đưa ra được các biện pháp ứng phó phù hợp nhằm giảm thiểu tối đa sự rủi ro cũng như thiệt hại lớn. Việc thực hiện dự án theo đúng kế hoạch và không có sai phạm sẽ giúp tăng cao tỷ lệ thành công cùng các đánh giá tốt từ nhà đầu tư.

Tăng sự chuyên nghiệp cho công ty, làm hài lòng khách hàng

Quy trình này dường như chỉ là một vấn đề nội bộ và không hề ảnh hưởng gì đối với khách hàng. Nhưng thực chất nó có liên quan trực tiếp với mức độ thỏa mãn của khách hàng. Đặc biệt là trong quá trình phục vụ và tiếp cận khách hàng tiềm năng.

Quy trình này giúp nhân viên phục vụ khách hàng được chuyên nghiệp và thấu hiểu nhất. Từ khâu tiếp xúc ban đầu cho đến giai đoạn chăm sóc sau mua hàng nhằm gia tăng tỷ lệ người mua hàng. Việc phục vụ khách hàng theo đúng quy trình tiêu chuẩn đã được đề ra cho thất tính chuyên nghiệp của công ty. Khi khách hàng cảm thấy được chăm sóc chu đáo và hài lòng. Cũng có khi họ sẽ giới thiệu cho bạn bè, người thân về sản phẩm của doanh nghiệp bạn.

6 bước xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu của công việc và nhu cầu cần có

Công việc ban đầu khi thực hiện một quy trình tiêu chuẩn là xác định yêu cầu. Tại đây, doanh nghiệp cần phải biết xác định được nhu cầu của của quy trình đang xây dựng đó là gì: nhằm hiện đại hoá hệ thống, sử dụng tiêu chuẩn mới, tái cơ cấu công ty hay theo đề nghị của ban lãnh đạo, …

Ngoài ra, xác định mục tiêu và phạm vi cũng là vấn đề các doanh nghiệp. Nên lưu ý ở giai đoạn đầu tiên trong quy trình làm việc. Việc xác định mục đích cuối cùng sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt:

• Các quy trình khi triển khai công việc
• Cách thức quản lý
• Tiến độ hoàn thành
• Hiệu suất và thời lượng hoàn thành công việc, . ..

Còn xác định tiện đó sẽ cho phép doanh nghiệp khoanh vùng các đối tượng phải kiểm soát và tuân thủ quy trình công việc đã đặt ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc bộ phận,…

Bước 2: Lên danh sách các bước trong quy trình làm việc

Số bước của một quy trình sẽ được quyết định phụ thuộc theo tính chất của công việc đó. Mặc dù không có một con số “chuẩn” nào cho các bước của một quy trình công việc. Song ai cũng hiểu rằng nếu một quy trình có rất nhiều bước để triển khai thì sẽ mang lại khó khăn trong vấn đề kiểm soát.

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang áp dụng công thức 5W-1H-5M. Áp dụng khi xem xét từng bước của một quy trình hoạt động.

Bước 3: Kiểm soát và đánh giá đo lường quy trình làm việc

Mô hình lý thuyết là không đủ để một quy trình công việc được thực hiện thông suốt và chính xác. Chính vì thế, trong quá trình thực hiện hệ thống quy trình công việc, các nhà quản lý cần sử dụng một số phương pháp để kiểm tra và giám sát toàn bộ quy trình để có thể đánh giá hết mức độ tối ưu nhằm đề ra sự điều chỉnh phù hợp đối với bộ máy hoạt động.

Kiểm soát và đánh giá đo lường cần phải tiến hành nghiêm túc qua các bước:

•  Đơn vị sử dụng để đánh giá, kiểm tra, đo lường
•  Các công cụ/dụng cụ/phương pháp được sử dụng để đo lường
•  Có bao nhiêu điểm kiểm soát và phương pháp đo lường trọng yếu

Đối với lựa chọn hình thức kiểm tra, những yếu tổ cần chú ý bao gồm:

• Các bước cần thiết thực hiện kiểm tra
• Tần suất kiểm tra
• Người tiến hành kiểm tra
• Các điểm quan trọng cần kiểm tra

Bước 4: Tiến hành thử nghiệm một bước trong quy trình

Tiếp theo, việc tiến hành test và đánh giá một bước trong quy trình sẽ cho phép doanh nghiệp đánh giá được nhân viên có tuân thủ đúng yêu cầu đề ra không? Để từ đó đề ra những biện pháp chỉnh sửa thích hợp. Có thể nói, với phương pháp trên sẽ giúp doanh nghiệp  hiểu một cách rõ ràng nhất về hiệu quả của quá trình hoạt động.

Pre – test: là quá trình chạy thử và người quản lý doanh nghiệp sẽ kiểm tra chỉ là một trong những bước cơ bản nhất của phương pháp thử nghiệm này.

Test được khả năng vận hành và hiệu quả của bước trong quy trình làm việc.

Đo lường thể hiện tính chính xác của quá trình kiểm tra.

Các thành phần bắt buộc của bài test gồm: quy trình, điểm kiểm soát, thiết bị, phương tiện hoạt động, thời gian kiểm tra, nội dung tập huấn, tài liệu,…

Bước 5: Mô tả, giải thích từng bước công việc

Mô tả, giải thích từng bước công việc là xây dựng nội dung chi tiết, mô tả cụ thể tất cả các giai đoạn của quá trình làm việc và cách thức tiến hành mỗi hoạt động mà nhân viên có thể vận dụng được trong thực tiễn.

Bước 6: Hoàn thiện các biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn kèm theo

Bước cuối cùng để hoàn thiện quy trình làm việc là hoàn thành phần văn bản tham khảo, mô tả chi tiết hơn, giải thích rõ nội dung, khái niệm của biểu mẫu, định nghĩa tường bước trong quy trình và giải thích những thuật ngữ được sử dụng. 

Nếu trong hồ sơ có nhiều biểu mẫu kèm theo thì phải mô tả cụ thể từng loại, và các biểu mẫu đó thuộc lĩnh vực nào.

Phương pháp xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban

Hướng về một mục tiêu chung

Phương pháp thiết lập quy trình làm việc của những người đầu tiên chính là xây dựng kế hoạch theo tiêu chuẩn chung trong cơ quan, tổ chức. Cần có mục tiêu chung giúp lãnh đạo phòng ban biết rõ ràng về những gì mà họ làm. Mục tiêu chung cũng giúp làm tăng cường sự gắn kết giữa lãnh đạo và các phòng ban với nhau thông qua một dự án và hoạt động mỗi ngày. Đặc biệt một quy trình làm việc tốt thì cần phải có sự phản hồi của nhân viên đối với ban lãnh đạo. Chứ không thể nào thông tin theo một chiều từ quan lý xuống nhân viên được.

Tạo sợi dây đồng cảm, liên hệ với những phòng ban khác

Tăng cường sự đồng cảm của nhân viên trong công việc Mỗi phòng ban phải tạo thành một sự đoàn kết chung và có sự hiểu biết về nhau. Thông qua đó sẽ hỗ trợ công việc lẫn nhau nhằm có được hiệu quả cao nhất. Mỗi phòng ban không chỉ hiểu công việc của nhau. Mà còn phải nắm bắt cả bản chất công việc của những phòng ban có liên quan khác. Thông qua đó, con người giao tiếp với nhau nhiều hơn và đem đến hiệu quả làm việc cao. Đồng thời nó cũng hình thành lên bản sắc văn hoá doanh nghiệp đặc trưng. Thông qua đó thúc đẩy tăng trưởng mạnh mẽ nguồn nhân lực bên trong.

Xây dựng văn hóa lành mạnh, hợp tác cùng có lợi giữa các phòng ban

Giao tiếp với nhau thể hiện sự chân thật và bình đẳng. Các phòng ban thường tự xây dựng phong cách làm việc riêng biệt của mình. Để thiết lập quy trình giao tiếp với những phòng ban khác nhau nên bỏ qua rào cản này. Hình thức hóa các phong cách làm việc khác nhau để thể hiện sự chân thật và tôn trọng lẫn nhau. Nhờ vậy mà những thành viên trong các phòng ban khác cũng sẽ cảm nhận thấy sự có mặt của mình và đóng góp và hỗ trợ công việc qua lại.

Tham gia vào môi trường làm việc của nhiều phòng ban khác 

Sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau là một trong những yếu tố tạo quy trình làm việc hiệu quả. Phải thấu hiểu nhau thì mới có thể cộng tác và điều phối một cách nhịp nhàng. Để tạo ra kết quả tốt nhất trong công việc. Để làm được điều trên thì mỗi người nên tiến hành:

• Những lần gặp mặt
• Buổi họp trao đổi
• Thay đổi chỗ ngồi của nhiều phòng ban với nhau nhằm thử nghiệm.

Sau nữa thiết lập một cơ chế vừa linh hoạt và hiệu quả để kết nối nhiều phòng ban với nhau. Luôn bảo đảm nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của bản thân. Không được đẩy việc sang bộ phận khác.

Phải có sự gắn kết giữa sếp, quản lý và các phòng ban 

Mối quan hệ của người điều hành, quản lý đối với nhau dù tốt hay xấu cũng tác động lên hiệu suất làm việc. Để có được hiệu quả cao nhất. Thì những nhà lãnh đạo và quản lý phải tìm cách gắn kết mọi người với mình. Để xây dựng môi trường làm việc tốt. Thì trách nhiệm của người đứng đầu là then chốt. Các nhân viên trực thuộc người quản lý có sẵn lòng làm việc với những phòng ban khác không. Thì yếu tố về kỹ năng lãnh đạo đóng vai trò tiên quyết.

Tóm lại

Việc xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, chi tiết. Thì mọi công việc sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và có tính hiệu quả cao nhất. Hy vọng thông qua bài viết trên sẽ giúp cho các nhà quản lý, lãnh đạo các có thể  tự thiết kế được cho bản thân một quy trình công việc tốt và hợp lý. Qua đó để vận hành hiệu quả hơn công việc kinh doanh trong tương lai.