I. HR department là gì?

HR department (Human Resources department) là bộ phận hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Nó được thành lập với các nhiệm vụ như:

• Đảm bảo nhân viên của tổ chức được quản lý
• Đưa ra các chính sách và quy định để đảm bảo quyền lợi của người lao động
• Chịu trách nhiệm tuyển dụng
• Sa thải và thực thi các chính sách, quy định dành cho cán bộ nhân viên. 

II. Các chức năng chính của Hr department

1. Tuyển dụng và đào tạo

Tuyển dụng và đào tạo là một trong những nhiệm vụ chính mà HR phải đảm nhiệm. Công việc này thường yêu cầu nhân sự phải đăng tin tuyển dụng. Tận dụng nền tảng trên các kênh social, các kênh tuyển dụng chuyên nghiệp,… Bên cạnh đó, đào tạo nhân viên mới cũng là nhiệm vụ chính mà một người làm HR phải đảm nhiệm. Bộ phận nhân sự thường xuất bản các tài liệu đào tạo bao gồm các cuốn sổ tay. Nó hướng dẫn chi tiết tất cả các khía cạnh của công việc.

2. Lưu trữ hồ sơ nhân sự

Mỗi người lao động sẽ có một bản hồ sơ nhân sự, sơ yếu lý lịch riêng,.. Vì vậy, bộ phận hành chính nhân sự chính là người đảm nhận vai trò lưu trữ và quản lý tệp dữ liệu này. Bảo toàn cả giấy tờ lẫn dữ liệu trực tuyến. 

3. Thực hiện truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ chính là phương thức giúp gắn kết mối quan hệ của nhân viên – nhân viên, nhân viên – lãnh đạo. Khi có tranh chấp hoặc hiểu lầm giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên và người quản lý. Các cán bộ nhân sự là người đứng ra hòa giải. Nhân viên được khuyến khích đưa các vấn đề liên quan đến sự chú ý của nhân viên phòng nhân sự để giải quyết.

4. Kế hoạch cải thiện hiệu suất của người lao động

Để tối đa hóa năng suất của người lao động, việc đào tạo thường được thực hiện thường xuyên hoặc khi sản phẩm mà doanh nghiệp được cải tiến. Bộ phận hành chính có thể thực hiện đào tạo tại chỗ hoặc thuê các chuyên gia về đào tạo. Từ đó nâng cao nhận thức của nhân viên và nhà quản trị.

5. Cập nhật, thay đổi các chính sách của doanh nghiệp

Thị trường kinh doanh sẽ thay đổi theo thời gian và các chính sách mà doanh nghiệp đề ra cho mọi nguồn lực trong quy trình vận hành của mình cũng luôn phải thay đổi, cập nhật. Làm HR department chính là đưa ra các bản cập nhật mới khi các chính sách cũ không còn tối ưu trong thời điểm hiện tại và phổ biến nó cho người lao động, tới các phòng ban cụ thể.

Đôi khi một chính sách nên được cập nhật như một phản ứng đối với một sự kiện xảy ra. Nhân sự phải luôn được tham gia và tham khảo ý kiến ​​về những quyết định này.

III. Xây dựng HR department hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Lợi ích của HR department đối với doanh nghiệp

• Giúp các doanh nghiệp SMEs hoạch định nguồn nhân lực trong dài hạn:

Các DN hiện nay xác định thừa thiếu nhân sự chỉ dựa vào khối lượng công việc do từng phòng ban xác định chứ không dựa vào sự thay đổi về khoa học, công nghệ, nhu cầu sản phẩm dịch vụ trong tương lai,…

• Xây dựng quy trình đào tạo nhân sự bài bản:

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay hay có tình trạng những người vào trước sẽ hướng dẫn, truyền những kinh nghiệm cho người vào sau. Số ít những doanh nghiệp quan tâm và xây dựng mô tả, hướng dẫn công việc một cách bài bản cho nhân viên mới. Vì vậy, việc có HR department sẽ giúp tổ chức có một quy trình đào tạo bài bản, nhân viên mới dễ hòa nhập, hiểu sản phẩm hơn. 

• Hỗ trợ đánh giá người lao động:

Hàng năm, các doanh nghiệp sẽ có những kỳ đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên để có thể xem xét tăng lương, thôi việc,… Vì thế, HR sẽ đưa ra một số mô hình đánh giá năng lực chuẩn quốc tế giúp lãnh đạo có cái nhìn cụ thể, chính xác về năng lực của từng cá nhân. Một số mô hình đánh giá năng lực: ASK,…

• Tạo lợi thế so với đối thủ cạnh tranh:

HRM giúp bạn có nguồn lực nhân sự mạnh mẽ để doanh nghiệp phát triển. HR department giúp CEO  tìm kiếm được những nhân sự hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp và giữ chân họ bằng các chính sách, đãi ngộ.

2. Cần tập trung gì khi xây dựng bộ phận quản lý nhân lực

• Đặt ra mục tiêu chiến lược rõ ràng:

Phòng HCNS sẽ giúp công ty xây dựng nguồn lực nhân sự lớn mạnh để phù hợp với kế hoạch phát triển của tổ chức. Vì vậy, tổ chức cần phải có tầm nhìn, tuyên bố cụ thể như xương sống cho mục tiêu, các kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cụ thể cho doanh nghiệp. 

• Phát triển và hỗ trợ các giá trị của công ty:

Vì là phòng ban làm việc với người lao động là chính cho nên mọi ý kiến đóng góp cho công ty sẽ được xử lý và tiếp nhận thông qua HR. Việc lấy ý kiến của nhân viên từ doanh nghiệp SME sẽ dễ dàng hơn. Điều này có thể giúp những nhân viên gắn bó với tổ chức lâu hơn. 

• Xây dựng quy trình quản lý hiệu suất làm việc:

Việc quản lý hiệu suất sẽ giúp cung cấp cho nhân viên và nhà quản trị nắm bắt được tình hình cụ thể về những gì họ đã đạt được, những gì họ cần phải tiếp tục cố gắng để đạt được. 

• Đầu tư vào Đào tạo và phát triển:

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có ít khả năng đầu tư vào T&D vì thiếu nguồn lực, tài chính không cho phép. Tuy nhiên, trong các tổ chức nhỏ hơn và đặc biệt là các công ty khởi nghiệp, nhân viên có thể tự thực hiện các vai trò, đặc biệt là quản lý, mà không cần đào tạo trước.

3. Cách để doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả

Quản lý nhân sự luôn là vấn đề khó đối với mỗi HR. Một doanh nghiệp sẽ không thể phát triển nếu không có các chính sách, quy định để quản lý nguồn lực nhân sự của mình. Trong phần này, ta hãy cùng tìm hiểu các mô hình quản lý nhân sự mà HR cần biết để áp dụng hợp lý và hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.