1. Hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống thông tin nhân sự – hay HRIS (Human resource information system). HRÍ là một giải pháp phần mềm hỗ trợ tổ chức và quản lý khoa học các dữ liệu thông tin. Hệ thống chi tiết về người lao động cũng như các chính sách và thủ tục liên quan đến đội ngũ nhân sự.

Dữ liệu được thu thập và lưu trữ trên hệ thống bao gồm:

• Thông tin hồ sơ nhân sự
• Hợp đồng
• Chính sách lương bổng
• Phúc lợi
• Cơ chế khen thưởng
• Kỷ luật
• Quá trình công tác,…

Những dữ liệu này sẽ được tổng hợp, phân tích và theo dõi thường xuyên. Nó làm cơ sở cho việc ra quyết định và đề xuất các chiến lược quan trọng. Nó liên quan đến nguồn nhân lực.

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự được phát triển. Nó nhằm mục đích chuẩn hóa các nghiệp vụ và quy trình quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Từ đó giúp các nhà quản lý khai thác và sử dụng hiệu quả nguồn lực con người. Qua đây phục vụ cho quá trình vận hành của tổ chức.

2. Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Phản ánh chính xác tiềm lực con người của tổ chức

Con người là nhân tố cốt lõi quyết định đến năng lực cạnh tranh và phát triển của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân sự đảm nhiệm hai trụ cột quan trọng trong bộ máy vận hành của tổ chức:

• Cung cấp thể lực để trực tiếp thực hiện các công việc chuyên môn không thể tự động hóa
• Cống hiến trí lực để mang lại giá trị cho doanh nghiệp

Bởi vậy muốn tối ưu được nguồn lực con người thì nhà quản trị cần phải sử dụng hệ thống quản trị thông tin. Nó giúp nhìn nhận và đánh giá chính xác tiềm năng và những giá trị của nguồn lực.

Hệ thống thông tin nhân sự chính là công cụ phản ánh đầy đủ và toàn diện nhất. Nó chỉ rõ tiềm lực của đội ngũ nhân sự trong tổ chức cả về số lượng lẫn chất lượng. Nó đặt trong góc nhìn tổng quan xuyên suốt. Từ quá khứ, hiện tại cho đến tương lai.

HRIS cung cấp các dữ kiện về:

• Tình hình biến động nhân sự
• Chất lượng lao động
• Tiềm năng phát triển

Từ đó ban lãnh đạo có căn cứ để:

• Điều chỉnh mục tiêu
• Định hướng hoạt động

Các việc phù hợp với cơ cấu nhân sự theo từng thời kỳ, giai đoạn và bộ phận.

Căn cứ cho các chiến lược phát triển nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý doanh nghiệp bởi nó cung cấp dữ liệu cho quá trình ra quyết định và đề xuất các chiến lược phát triển nguồn lực hiệu quả.

Thông qua việc theo dõi và phân tích các dữ liệu về nhân sự, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến cơ cấu đội ngũ nhân sự như cắt giảm, tuyển mới hoặc giữa nguyên số lượng.

Ngoài ra, HRIS là cơ sở để ban lãnh đạo xây dựng các chiến lược phát triển đội ngũ nhân viên như đào tạo, bồi dưỡng,… cũng như định hướng các mục tiêu và kế hoạch hoạt động phù hợp với tiềm lực con người của tổ chức.

Kênh thông tin hai chiều giữa quản lý và nhân viên

Hệ thống thông tin nhân sự còn đóng vai trò là cầu nối giữa ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, thông qua việc cho phép truyền tải và tiếp nhận thông tin 2 chiều giữa cấp quản lý và nhân sự.

Nhà quản lý có thể tiếp nhận toàn bộ các ý kiến đóng góp, khiếu nại của nhân sự nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đồng thời phía nhân viên cũng có thể chủ động theo dõi dữ liệu thông tin của chính mình trên hệ thống như hồ sơ nhân sự, bảng công, phiếu lương,… Nhờ đó, quy trình quản trị nguồn nhân lực luôn được đảm bảo minh bạch, rõ ràng và có sự tương tác liền mạch, 2 chiều giữa mọi cấp độ. Đây chính là nền móng vững chắc để xây dựng nên một tổ chức vững mạnh, gắn kết.

3. 8 chức năng quan trọng của Hệ thống thông tin nhân sự

Quản lý quy trình tuyển dụng

Hệ thống thông tin nhân sự hỗ trợ quản lý toàn diện quy trình tuyển dụng khép kín, tập trung trên một nền tảng. Hệ thống cho phép nhà tuyển dụng theo dõi thông tin hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, đánh giá ứng viên một cách trực quan và sắp xếp các cơ hội việc làm phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của từng người.

Lương bổng

HRIS giúp tự động hóa quy trình tính lương nhân viên. Dữ liệu hợp đồng và thông tin về nhân sự được đẩy trực tiếp lên hệ thống, kết hợp với dữ liệu chấm công để tự động sinh ra bảng lương vào cuối tháng. Ngoài ra, một số hệ thống cho phép trả lương trực tiếp cho nhân viên ngay trên phần mềm.

Quản lý phúc lợi

Một chức năng khác của HRIS đó là quản lý các chính sách đãi ngộ và phúc lợi của nhân viên. Các hệ thống tiên tiến cung cấp mô hình cá nhân hóa phúc lợi cho người lao động. Với mô hình quản lý nhân sự này, nhân viên có thể tự chọn những phúc lợi mà họ được hưởng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của bản thân thay vì ban hành một chính sách đãi ngộ chung cho toàn bộ công ty. Hệ thống phúc lợi linh hoạt này được coi là xu hướng mới trong ngành nhân sự, giúp gia tăng hiệu quả giữ chân nhân tài và khiến nhân viên sẵn sàng gắn bó lâu dài với tổ chức.

Chấm công

Module này có chức năng thu thập dữ liệu về lịch trình làm việc và tình hình chấm công của nhân viên. Dữ liệu ngày công làm việc chính là cơ sở để bộ phận HR tính toán và xây dựng bảng lương hàng tháng cho nhân viên.

Ngày nay, các hệ thống quản lý nhân sự thông tin cho phép các công ty sử dụng chức năng phần mềm chấm công online bằng nhiều hình thức như GPS trên Mobile App dựa theo vị trí đã được định vị chấm công, hoặc kết nối Camera AI, thẻ từ,… Dữ liệu chấm công sẽ được đẩy trực tiếp lên hệ thống theo thời gian thực tạo thời điểm nhân viên thực hiện chấm công, từ đó nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát thời gian làm việc của nhân sự, biết được ai đi muộn – về sớm,…

Đào tạo và phát triển

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là một trong những chức năng cốt lõi của công tác quản trị nhân sự. Module này cho phép các HR theo dõi và đánh giá năng lực trình độ và kỹ năng của nhân viên, từ đó triển khai những khóa đào tạo, bồi dưỡng hợp lý nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự.

Chức năng đào tạo cho phép người dùng thiết kế các khóa đào tạo trực tuyến, lưu trữ bài giảng và kế hoạch đào tạo, đồng thời hỗ trợ kiểm chứng, đánh giá kết quả đầu ra cho nhân sự sau khi kết thúc khóa đào tạo.

Quản lý hiệu suất

Chức năng quản lý hiệu suất của hệ thống thông tin nhân sự giúp nhà quản trị đánh giá hiệu suất nhân sự một cách chính xác, khoa học thông qua hệ thống các tiêu chí về KPI, khung năng lực,… từ đó ghi nhận một cách công tâm những nỗ lực và cống hiến của nhân viên, cũng như biết được nhân viên nào đang làm việc kém hiệu quả để có những phương pháp cải tiến chất lượng phù hợp.

Báo cáo và Phân tích

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự cung cấp cho nhà quản trị và BLĐ đầy đủ các:

• Báo cáo động tổng quan
• Chi tiết về tình hình
• Hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực trong tổ chức

trên nhiều khía cạnh khác nhau như:

• Doanh thu của nhân viên
• Tần suất vắng mặt
• Hiệu suất làm việc,…

Từ đó làm căn cứ để nhà quản trị:

• Đưa ra các quyết định sáng suốt hơn
• Phù hợp với tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp.

4. Những tiêu chí cần chú ý khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Giải pháp cần phải có khả năng bao trùm tất cả các khía cạnh của quản lý nhân sự

Điều này bao gồm tuyển dụng, đào tạo hội nhập, học tập, lập kế hoạch kế nhiệm và bộ phận trợ giúp nhân sự. Nhà quản lý sẽ cần quyền truy cập vào một giải pháp toàn diện, hoàn chỉnh đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn khi những nhu cầu đó thay đổi.

Giải pháp cần có khả năng kết nối phân hệ nhân sự với tài chính

Lao động là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến ngân sách của tổ chức. Bất kỳ quyết định nào liên quan đến con người đều có ý nghĩa tài chính. Điều cần thiết là công ty cần phải có tầm nhìn đầy đủ về cả con người lẫn yếu tố tài chính. Ta nhìn nhận được mối quan hệ giữa hai yếu tố này. Hệ thống thông tin nhân sự tốt nhất là phần mềm được kết nối chặt chẽ với chức năng tài chính. Lý tưởng nhất là hệ thống đó sẽ ở trên cùng một nền tảng. Ta sử dụng cùng một công nghệ với hệ thống tài chính của công ty.