1. Hệ thống cộng tác viên là gì?

Cộng tác viên là ai?

Cộng tác viên (tiếng anh là collaborator) là những người lao động tự do, không trực thuộc một công ty nào, công việc này khá phố biến dành cho các bạn sinh viên bởi nó có sự linh hoạt về thời gian làm việc, đồng thời cũng tăng được nhiều kinh nghiệm tích lũy cho công việc sau này. Cộng tác viên nhận lương theo hoa hồng hoặc theo số lượng sản phẩm bán được hoặc theo tiến độ thực hiện dự án.

Lợi ích của việc xây dựng hệ thống cộng tác viên

Xâу dựng thành ᴄông hệ thống cộng tác viên bán hàng ѕẽ mang lại nhiều lợi íᴄh to lớn ᴄho doanh nghiệp, không chỉ về mặt doanh thu, doanh số mà còn về mặt marketing, nhận diện thương hiệu. Cụ thể, hệ thông cộng tác viên có thể đem lại những lợi ích như sau:

Một kênh bán hàng mới đem lại lợi nhuận

Đối ᴠới một doanh nghiệp, Mô hình CTV, đại lý (Affiliate Marketing) đem lại nguồn thu lớn mà không ᴄần ᴄhi tiêu quá nhiều ᴄho ngân ѕáᴄh quảng ᴄáo. Không giống như đội ngũ bán hàng (Sale), mô hình nàу hoạt động ᴠà kiếm tiền mọi lúᴄ. Đâу ᴄũng đượᴄ ᴄoi là phễu bán hàng thụ động đối ᴠới một doanh nghiệp ᴄó mong muốn mở rộng ᴠà phát triển quу mô nhanh hơn.

Tối ưu ᴄhi phí nhân sự

Nếu ѕo ѕánh ᴠới ᴄáᴄ ᴄhiến lượᴄ kháᴄ như tuуển thêm nhân ѕự kinh doanh haу Marketing thì Xâу dựng hệ thống cộng tác viên giúp tiết kiệm khoản ᴄhi phí lớn về lương nhân sự ᴄho Doanh nghiệp. CTV thường ᴄhỉ được trả thù lao bằng hoa hồng trên mỗi đơn hàng thành công (5-25%)

Xáᴄ định đúng đến đối tượng kháᴄh hàng tiềm năng

CTV luân là người hiểu rõ ᴠà tiếp ᴄận trựᴄ tiếp ᴠới kháᴄh hàng. Chính ᴠì thế, nó mang đến ᴄơ hội tiếp ᴄận đến nhiều kháᴄh hàng mụᴄ tiêu tiềm năng lớn ᴄho doanh nghiệp, tổ ᴄhứᴄ.

Góp phần gia tăng mức độ nhận diện thương hiệu

Bất kỳ doanh nghiệp, nhà ᴄung ᴄấp nào tham gia ᴠào mô hình cộng tác viên bán hàng haу cộng tác viên affiliate đều đồng nghĩa ᴠới ᴠiệᴄ họ ѕẽ đượᴄ một đội ngũ đông đảo người quảng ᴄáo hình ảnh ᴄho doanh nghiệp. Đâу là một ᴄộng đồng ᴄó lượng người tham gia đông đảo mà đội ngũ marketing ᴄủa ᴄông tу bạn không thể ѕo ѕánh đượᴄ và ᴄũng là lý do hình thứᴄ tiếp thị liên kết ᴄó thể giúp doanh nghiệp tăng độ nhận diện thương hiệu. Bên ᴄạnh đó Doanh nghiệp ᴄũng tận dụng đượᴄ lượng baᴄklink ᴄhất lượng (уếu tố quan trong SEO ᴡebѕite)

2. Cách xây dựng hệ thống CTV

Để xây dựng hệ thống cộng tác viên hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Thiết lập chính sách, hợp đồng

Trước khi bắt đầu tuyển cộng tác viên, doanh nghiệp cần xây dựng các chính sách và hợp đồng rõ ràng, minh bạch. Điều này sẽ giúp đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và cộng tác viên.

Các chính sách cho cộng tác viên cần thiết lập bao gồm:

• Chính sách hoa hồng
• Chính sách chiết khấu
• Chính sách đổi trả
• Chính sách bồi thường

Hợp đồng cần được ký kết giữa doanh nghiệp và cộng tác viên, trong đó nêu rõ các quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch tuyển cộng tác viên

Kế hoạch tuyển cộng tác viên cần xác định rõ mục tiêu, đối tượng, kênh tuyển dụng và ngân sách.

• Mục tiêu tuyển dụng có thể là tăng số lượng cộng tác viên, mở rộng thị trường, hay tăng doanh số bán hàng.
• Đối tượng tuyển dụng cần phù hợp với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Kênh tuyển dụng có thể là online (website, mạng xã hội,…) hoặc offline (tuyển dụng trực tiếp,…).
• Ngân sách cho hoạt động tuyển dụng phải được cân đối phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Bước 3: Tìm kiếm cộng tác viên tiềm năng

Xác định tiêu chí, đặc điểm của một cộng tác viên tiềm năng là việc quan trọng trước khi bắt đầu quá trình tuyển dụng. Cần phải có sự chọn lọc để tuyển được cộng tác viên phù hợp với các đặc điểm, kỹ năng, tính chất của công việc. Ví dụ như: Kỹ năng giao tiếp tốt, nắm bắt được tâm lý khách hàng,… Việc tuyển chọn đầu vào đạt chất lượng cao sẽ phần nào giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong khâu đào tạo.

Các kênh/phương thức tìm kiếm công tác viên tiềm năng:

• Đăng tin trên các website tuyển dụng như TopCV, Jobstreet, JobsGO,…
• Các hội nhóm việc làm cộng tác viên trên Facebook
• Qua mạng lưới liên hệ cộng tác viên vốn có

Sau khi tìm kiếm, doanh nghiệp cần lập danh sách các cộng tác viên tiềm năng. Danh sách này cần bao gồm các thông tin cơ bản của cộng tác viên như: tên, tuổi, địa chỉ, số điện thoại, email,…

Bước 4: Training sản phẩm, quy trình marketing và bán hàng

Ngoài kĩ năng nói trên, bạn cần phải training kỹ càng cho các cộng tác viên về sản phẩm và các kĩ năng như tư vấn, bán hàng, xử lý tình huống,… Việc đào tạo chuyên sâu sẽ giúp cộng tác viên nâng cao năng lực bán hàng từ đó kéo doanh số doanh nghiệp.

• Đào tạo sản phẩm giúp cộng tác viên hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Đào tạo quy trình marketing giúp cộng tác viên xây dựng các chiến lược marketing hiệu quả để tiếp cận khách hàng.
• Đào tạo quy trình bán hàng giúp cộng tác viên chốt sale thành công.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả

Nhà quản lý cần đo lường các chỉ số và đánh giá hiệu quả của hệ thống cộng tác viên định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm sau đó sàng lọc từng CTV theo chu kỳ. Việc đánh giá, đo lường và theo dõi sẽ giúp bạn hiểu được rất nhiều thông tin như phân khúc khách nào phù hợp với cộng tác viên và thị trường nào mà team sales và Marketing của chúng ta không phủ tới hoặc không thể làm việc được.

Các tiêu chí đánh giá hiệu quả của một cộng tác viên có thể bao gồm:

• Các đầu việc thực hiện
• Tỉ lệ hoàn thành KPI
• Doanh số bán hàng
• Tỉ lệ hoàn hàng, đổi trả

Lưu ý: Mỗi công ty, ngành nghề, sản phẩm sẽ có cách thức, tiêu chí đánh giá hiệu quả khác nhau.

3. Cách tối ưu hệ thống cộng tác viên

Mô tả công việc cụ thể

Để công việc đạt hiệu quả tốt nhất hãy để cộng tác viên hiểu rõ công việc mình làm, bạn nên “cầm tay chỉ việc” nếu có thời gian, không được để họ cảm thấy mông lung, vô định hướng, không rõ mình đang làm gì, có tác dụng gì, công việc sẽ đi đến đâu,… Nếu họ cảm thấy công việc  không đem lại hiệu quả thì sẽ sớm xin nghỉ hoặc làm việc thiếu trách nhiệm.

Ví dụ về bản mô tả công việc cơ bản cho CTV bán hàng online:

• Những việc cần làm: Đăng bài giới thiệu sản phẩm lên trang cá nhân, nuôi tài khoản Facebook mới và tham gia các group review, đăng bài seeding.
• Thời gian làm việc: Linh hoạt (Sáng: 8h-12h; chiều: 13h – 17h)
• Yêu cầu trong quá trình làm việc: Nắm rõ chính sách của Facebook để không bị khóa tài khoản.
• Mức lương: Hỗ trợ lương cứng 3 triệu + 20% hoa hồng/đơn hàng + thưởng doanh số

Thiết lập KPI rõ ràng, phù hợp

KPI là thước đo hiệu quả hoạt động của cộng tác viên. Doanh nghiệp cần xây dựng KPI rõ ràng, phù hợp với mục tiêu của các cộng tác viên. KPI  của cộng tác viên có thể đánh giá dựa theo các chỉ số sau:

• Số lượng khách hàng mới
• Doanh số bán hàng
• Số lượng đơn hàng
• Tỷ lệ chuyển đổi

Có chính sách thưởng, phạt minh bạch

Một công việc có đặt ra KPI thì nên có mức treo thưởng và hình thức phạt khi vi phạm. Điều này sẽ giúp tạo động lực cho đội ngũ cộng tác viên cố gắng hơn và không chểnh mảng thực hiện công việc. Nhà quản lý có thể tham khảo một số chính sách thưởng phạt dưới đây:

• Thưởng 500K cho cộng tác viên doanh thu cao nhất tuần/tháng.
• Tăng 5% hoa hồng cho cộng tác viên có doanh số bán hàng vượt doanh thu kỳ vọng trong 3 tháng liên tiếp
• Phạt tiền hoặc cho nghỉ việc khi cộng tác viên tư vấn sai cho khách hoặc có hành vi gian lận trong quá trình bán hàng.

Chính sách thưởng, phạt minh bạch giúp cộng tác viên hiểu rõ về quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Tuy nhiên, Doanh nghiệp cần xây dựng chính sách thưởng, phạt phù hợp với quy định của pháp luật.

Thường xuyên khích lệ, động viên

Mỗi người lãnh đạo đều mong muốn cộng tác viên của mình có thể nỗ lực và phát triển trong công việc bán hàng. Để đạt được điều này, người lãnh đạo cần có những động thái tác động tích cực đến cộng tác viên của mình. Một trong những cách hiệu quả là giới thiệu những gương mặt xuất sắc trong công ty.

Việc những nhân viên xuất sắc chia sẻ những thành tựu, kinh nghiệm làm việc cũng như mục đích công việc trong tương lai sẽ truyền cảm hứng và động lực cho cộng tác viên mới. Họ sẽ thấy rằng mình có thể đạt được những thành công như vậy nếu nỗ lực và cố gắng.

Việc khích lệ, động viên cộng tác viên có thể được thực hiện thông qua các hoạt động sau:

• Giao tiếp thường xuyên, lắng nghe và thấu hiểu tâm tư, nguyện vọng của cộng tác viên.
• Công nhận, khen ngợi kịp thời những thành tích mà cộng tác viên đạt được.
• Tạo cơ hội để cộng tác viên phát triển bản thân và thể hiện năng lực.
• Thiết lập một môi trường làm việc tích cực, thân thiện.