1. Tại sao phải có quy trình tuyển dụng nhân sự khi kinh doanh?

Như những giá trị vượt trội mà Dũng đã chia sẻ, 

Việc hệ thống hóa quy trình làm việc sẽ quyết định độ lớn, khả năng mở rộng quy mô của công ty.

Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp cần được chuẩn hóa giúp:

• • Thu hút lượng lớn các ứng viên tiềm năng

• • Tuyển đúng nhân tài phù hợp với vị trí công việc

• • Nhân sự gắn bó lâu dài, mang lại nhiều giá trị vượt trội cho công ty

• • Tiết kiệm thời gian tuyển dụng

• • Giảm thiểu rủi ro thiệt hại về thời gian tài chính uy tín khi tuyển làm người

2.  Triển khai quy trình tuyển dụng nhân sự tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dũng không phải là một cá nhân chuyên về lĩnh vực ISO, mà đã không chuyên thì không “múa rìu qua mắt thợ”.

Nên trong phạm vi bài này, Dũng sẽ không hướng dẫn quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO.

Mà trước hết, Dũng sẽ giúp Chủ doanh nghiệp xác định được các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự.

Đồng thời, Dũng sẽ chia sẻ một vài mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự cụ thể để bạn hình dung, từ đó tạo ra bộ quy trình nhân sự có thể ứng dụng rộng rãi.

Từ đó, hãy thực hành ngay từ chức vụ bạn quen thuộc để xây dựng một quy trình mẫu, chẳng hạn như Quy trình tuyển dụng nhân viên bán hàng để minh họa rõ ràng cho người xem.

2.1 Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự

Từ nhu cầu nhân lực thực tế hoặc kỳ tuyển dụng.

Dựa trên chiến lược tăng trưởng của công ty. các phòng ban sẽ đề xuất tuyển dụng nhằm đảm bảo nguồn lực nhân sự đáp ứng được định hướng phát triển.

Sau khi được ban lãnh đạo phê duyệt, phòng Hành chính – Nhân sự tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng.

Ở bước này, phòng Hành chính – Nhân sự phải làm việc với các phòng ban liên quan để xác định yêu cầu cụ thể, “chân dung” ứng viên, như: Vị trí, Số lượng, Kinh nghiệm, Bằng cấp,… của vị trí cần tuyển.

Bảng mô tả công việc (Job Description) có lẽ đã quá quen thuộc với mọi doanh nghiệp, nên Dũng chỉ lưu ý là:

Bạn càng mô tả chi tiết về “chân dung” ứng viên như chân dung khách hàng, thì bạn càng dễ dàng tập trung vào những ứng viên phù hợp.

Tham khảo ví dụ cho vị trí Nhân viên Chăm sóc khách hàng trong quy trình tuyển dụng nhân sự dưới đây nhé:

Ví dụ cho vị trí Nhân viên Chăm sóc khách hàng

STT	NỘI DUNG	DIỄN GIẢI
1	Thái độ	Trong công việc đó đối tượng cần tuyển có thái độ như thế nào? Ví dụ:  – Vui vẻ và niềm nở với khách hàng và đồng nghiệp – Biết cách kiềm chế cảm xúc – Có thái độ tích cực hỗ trợ khách hàng – Tư duy tích cực – Là người ham học hỏi – Có khả năng chịu được áp lực cao – Là một người linh hoạt và năng động
2	Kỹ năng	Những kỹ năng cần thiết và những kỹ năng chỉ có vị trí làm việc đó mới có? Ví dụ:  – Kỹ năng telesales – Kỹ năng làm việc độc lập và làm việc theo nhóm tốt – Kỹ năng tin học văn phòng tốt – Có kinh nghiệm về chăm sóc khách hàng – Kỹ năng lắng nghe, khen và hỏi
3	Kiến thức	Những kiến thức cần thiết cần có của vị trí làm việc đó? Ví dụ:  – Kiến thức về telesales – Kiến thức về hiểu tâm lý con người – Kiến thức về xử lý tình huống
4	Đặc điểm	Những đặc điểm cơ bản của ứng viên và vị trí làm việc đó Ví dụ:  – Độ tuổi: 22-26 – Số năm kinh nghiệm: 1 năm hay 2 năm… – Ngoại hình: Ưa nhìn – Giọng nói: Không bị ngọng, lưu loát , phát âm chuẩn…. – Giới tính: Nam, Nữ – Vị trí địa lý công ty: Trung tâm thành phố – Tính chất công việc: Toàn thời gian – Chức danh : Chuyên viên
5	Barem lương	Khoảng lương của vị trí

2.2 Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Phòng Hành chính – Nhân sự dựa trên các yêu cầu cụ thể tiếp nhận ở Bước 1 để xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng, bao gồm:

• • Nguồn tuyển dụng (Nội bộ, Bên ngoài)

• • Phương pháp tuyển dụng

• • Nội dung đăng tuyển

2.3 Bước 3: Thông báo tuyển dụng nhân sự

Đăng tin, thông báo tuyển dụng theo như kế hoạch ở bước 2.

Ví dụ như đăng tin tuyển dụng trên website, mạng xã hội, trang tuyển dụng, diễn đàn,…

2.4 Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ tuyển dụng nhân sự

Phòng Hành chính – Nhân sự tập hợp và sàng lọc ra danh sách hồ sơ của ứng viên đạt tiêu chuẩn định ra ở Bước 1.

2. 5 Bước 5: Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển

Phòng Hành chính – Nhân sự kết hợp với bộ phận liên quan để sắp xếp và tổ chức các buổi phỏng vấn, trao đổi để song phương hiểu biết về nhau, tiến tới xác định mức độ phù hợp giữa hai bên.

Đây là bước cực kỳ quan trọng để xem xét năng lực, thái độ và tác phong của ứng viên. 

Một lựa chọn tồi ở bước này, có thể gây thiệt hại lớn về nhiều mặt.

Vì vậy, để tạo ấn tượng uy tín, chuyên nghiệp về thương hiệu, 

Cũng như tổ chức một buổi trao đổi hiệu quả,

Hãy tham khảo và thực hiện như quy trình tuyển dụng nhân sự được minh họa dưới đây nhé:

QUY TRÌNH TỔ CHỨC BUỔI PHỎNG VẤN

BÀI BẢN – CHUYÊN NGHIỆP

I. Mục đích, ý nghĩa

– Thể hiện sự chuyên nghiệp và chia sẻ được sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, mục tiêu công ty cho các ứng viên tham gia phỏng vấn.

– Tạo sự tin tưởng về công ty và về lãnh đạo từ ứng viên tham gia phỏng vấn

– Lọc được những ứng viên có tư duy, kiến thức và thái độ tích cực khi tham gia phỏng vấn.

– Tuyển dụng và đào tạo với phương châm “MẪU SỐ CÀNG LỚN CHẤT LƯỢNG CÀNG CAO”

– Thử nghiệm và cải tiến quy trình tổ chức buổi phỏng vấn hiệu quả và chất lượng.

II. Phạm vi áp dụng

Thuộc bộ phận Hành chính – Nhân sự và các bộ phận khác áp dụng khi tuyển dụng 

III. Nội dung

1. Mô tả nhiệm vụ

– Mô tả công việc chung

+ Chào đón và sắp xếp chỗ ngồi cho ứng viên

+ Giám đốc hoặc trưởng bộ phận HCNS tuyên bố buổi tuyển dụng bắt đầu và

chia sẻ tổng quan về công ty

+ Trưởng bộ phận hoặc trưởng phòng chia sẻ điều trăn trở của mình về bộ phận

của mình và đặt câu hỏi cho tất cả các ứng viên.

+ Chia nhóm để trả lời câu hỏi: chia từ 5-7 người 1 nhóm

+ Chọn ra 5-6 ứng viên tiềm năng lọt vào vòng kế tiếp đặt 1 đầu bài nữa để test

+ Chọn ra 3-4 người tiềm năng nhất thử việc trong 1-2 tuần để test sâu hơn về kiến thức, kỹ năng, thái độ và kết quả trong 1 tuần làm việc đó.

– Kết quả cho là các ứng viên tiềm năng phù hợp với tiêu chí của công ty

2. Quy trình chi tiết

2.6 Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng nhân sự

Tùy vào vị trí mà bạn có thể đưa ra thời gian thử việc từ 1 đến 3 tháng (Hoặc hơn đối với các nhân sự cấp cao).

Trong thời gian này, Phòng Hành chính – Nhân sự kết hợp với bộ phận liên quan:

• • Tổ chức hội nhập, đào tạo

• • Liên tục ghi nhận, đánh giá về kết quả làm việc, kiến thức, kỹ năng, thái độ,… 

• • Xem xét có quyết định bổ nhiệm nhân viên thử việc thành nhân viên chính thức hay không

Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình tuyển dụng nhân sự trên đây để ứng dụng vào công ty.