1. Quy trình là gì?

Quy trình – Hiểu một cách đơn giản – Là trình tự, cách thức triển khai, thực hiện một hoạt động nào đó theo quy định bắt buộc.

Mà đã là bắt buộc thì phải theo nguyên tắc, phải tuân thủ tuyệt đối.

Hãy nhớ lại thủ tục khi Chủ doanh nghiệp đi vay ngân hàng.

Bạn đang cần gấp tiền để xoay vòng vốn?

Ngân hàng có vì nhu cầu cấp bách của bạn mà bỏ qua các bước xét duyệt của họ?

Đó chính là quy trình.

Mọi hoạt động trong công ty đều có thể quy trình hóa, như: Quy trình họp, Quy trình tuyển dụng nhân viên, Quy trình bán hàng, Quy trình làm việc nhóm,…

Thậm chí những việc nhỏ như các bài tập thể dục đầu giờ nâng cao năng lượng cho nhân viên bạn cũng có thể xây dựng thành quy trình.

Có thể nói, hoạt động của doanh nghiệp là tập hợp của hệ thống các quy trình khác nhau.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải có quy trình làm việc?

2.1 Quy trình làm việc là nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp

Mỗi nhân viên có một bộ kỹ năng, kiến thức và tư duy hoàn toàn khác biệt.

Nếu công ty không có sự định hướng chặt chẽ về mục tiêu, cách làm, kết quả,… Thì thành quả công việc sẽ “mỗi người mỗi vẻ”.

Giống như việc mỗi một sản phẩm thủ công sẽ không đồng đều.

Mà sản phẩm trên dây chuyền sản xuất hoặc có khuôn đúc đều giống nhau.

Quy trình về cơ bản có thể xem như “khuôn đúc” để tạo ra hàng loạt kết quả công việc đồng bộ.

2.2 Quy trình làm việc mang tính kế thừa

Tại sao lại nói vậy?

Bởi vì “khuôn đúc” quy trình được đục đẽo từ bàn tay của những nghệ nhân điêu luyện nhất.

Nhân tài chủ chốt trong công ty bạn sẽ là người xây dựng quy trình làm việc.

Vì vậy, quy trình tập hợp những bí quyết, công thức làm việc tinh hoa nhất.

Người đến sau có thể nhanh chóng kế thừa, thực hiện, cải tiến. Quy trình có thể được truyền từ thế hệ nhân viên này sang thế hệ nhân viên khác

2.3 Quy trình làm việc giúp nhân viên nhanh chóng sao chép

Quy trình mang lại lợi ích như một bảng hướng dẫn nhân viên

“Sếp ơi, khách hàng muốn giảm giá thêm, em phải xử lý như thế nào ạ?”

“Sếp ơi, hết tiền quảng cáo rồi, chừng nào bơm thêm ạ?”

Bạn có thường xuyên phải “tăng ca” ngoài giờ hành chính vì những cuộc gọi lặp đi lặp lại này?

Nếu cứ vướng vào sự vụ như thế này thì làm sao Chủ doanh nghiệp có thời gian hoạch định những chiến lược phát triển?

Vì thế quy trình là “bảng hướng dẫn” cách làm việc của những nhân viên xuất sắc nhất về đầu mục công việc đó.

Bất cứ nhân viên nào chỉ cần học tập và “sao chép” để nhanh chóng thuần thục công việc.

Còn một lợi ích cực kỳ nổi trội khác nữa phải kể đến.

Quy trình có lợi ích trong việc giúp nhân viên mới làm quen với công việc

Có phải lãnh đạo thường “rầu thúi ruột” khi nhân viên cứ ra ra vào vào?

Nhất là khi nhân sự chủ chốt ra đi, theo họ cùng nhau “hô biến” đôi khi còn có cách làm, những thông tin chỉ họ mới biết, thậm chí những nhân viên thân thiết với họ.

Một bánh răng biến mất sẽ khiến cỗ máy doanh nghiệp trục trặc, đứng máy.

Đến lúc đó lãnh đạo lại phải nhảy vào ôm việc, làm tới kiệt sức để bình ổn sự hỗn loạn trong công ty.

Và một lần nữa, khi quy trình làm việc đã lưu trữ thành công tất tần tật mọi kiến thức, kỹ năng của nhân viên nghỉ việc.

Nhân viên mới có thể nhanh chóng thay thế. Công việc có thể trì trệ, có thể chậm lại, nhưng không hề mất kiểm soát.

Người đi, quy trình ở lại.

Người đi, tinh hoa ở lại.

Một doanh nghiệp không có quy trình giống như một đứa trẻ, mọi việc đều làm theo bản năng.

Nhất định phải lắp đặt tư duy hệ thống, quy trình để doanh nghiệp “lớn lên” khoa học, bền vững.

Sau khi đã hiểu sâu sắc những giá trị tuyệt vời và háo hức muốn hệ thống hóa quy trình, Dũng sẽ hướng dẫn bạn cách viết quy trình làm việc ngay trong phần sau nhé.

3. Cách thiết lập quy trình làm việc

Có những cách xây dựng quy trình cực kỳ bài bản mà Trần Trí Dũng không cách nào tóm gọn lại cho bạn hiểu trong một bài viết được. Nên trong phạm vi bài này, Dũng sẽ hướng dẫn cho bạn cách cơ bản nhất để có một quy trình, đảm bảo mục tiêu mọi nhân viên đều có thể nhanh chóng thực hiện công việc theo tiêu chuẩn.

★ Bước 1:

Liệt kê chi tiết các bước để thực hiện công việc.

Các bước càng được chia nhỏ càng rõ ràng bao nhiêu thì việc thực hiện càng thuận lợi bấy nhiêu.

★ Bước 2:

Mô tả chi tiết cách thực hiện, triển khai các bước đã liệt kê càng chi tiết càng tốt.

Đính kèm biểu mẫu và ví dụ minh họa cho các bước ở trên.

★ Bước 3:

Xác định ai là người thực hiện, ai chịu trách nhiệm, ai kiểm tra,… các bước trong quy trình này, giúp định vị rõ hơn trách nhiệm và yêu cầu cụ thể dành cho từng người, từng bộ phận.

★ Bước 4:

Mô tả những lỗi thường gặp cùng phương án xử lý và hình minh họa để người thực hiện tránh phạm phải.

4. Triển khai quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Đầu tiên, có những quy chuẩn chung thông dụng trên toàn thế giới trong các mẫu quy trình làm việc mà chúng ta cần phải hiểu để có thể vẽ lưu đồ quy trình cũng như đọc hiểu được các quy trình khác để tham khảo và học hỏi.

Dưới đây là các ký hiệu cơ bản được quy định khi vẽ lưu đồ quy trình:

Các ký hiệu trên được ứng dụng vào vẽ sơ đồ quy trình làm việc đơn giản bên dưới:

Lực cản của quy trình làm việc

Tuy nhiên với gần 10 năm kinh nghiệm đào tạo tư vấn hệ thống hóa quy trình cho các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ đi lên từ nghề,

Dũng nhất thiết phải nhấn mạnh cho các chủ doanh nghiệp hiểu rằng: 

Bất chấp vô vàn lợi ích mà nó mang lại, quy trình vẫn là một trong những module chịu nhiều lực cản nhất khi muốn triển khai ứng dụng vào thực tế kinh doanh.

Mà lực cản lớn nhất, phải tính đến đội ngũ nhân sự của bạn.

Nhưng như Dũng đã nói, mục đích cuối cùng là giúp bất cứ ai nhìn vào quy trình cũng có thể nhanh chóng thực hiện công việc theo đúng quy chuẩn công ty mong muốn.

Vì vậy, chủ doanh nghiệp hãy thử mặc định nhân viên của mình cực kỳ lười: Lười đọc, lười học, lười cải tiến.

Dũng nói như vậy không phải là để cho bạn có ác cảm với nhân viên của mình,

Mà là để chủ doanh nghiệp TẬP TRUNG VÀO GIẢI PHÁP,

Tìm ra càng nhiều cách trực quan hóa nội dung, biến văn bản, file tài liệu,… với hằng hà sa số chữ thành hình ảnh, bảng biểu, video minh họa,… sao cho quy trình càng đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ và dễ thực hiện càng tốt.

Bên cạnh đó, nhiều chủ doanh nghiệp rất dễ dàng nản lòng vì nhân viên cấp dưới không chịu xây dựng hệ thống quy trình cũng như không tuân thủ thực hiện đúng với quy trình làm việc hoặc làm qua loa cho xong.

Phương pháp giải quyết lực cản

Phương pháp Dũng đề xuất ở đây là:

ĐÀO TẠO

Doanh nghiệp đào tạo lần thứ nhất nhân viên BIẾT

Doanh nghiệp đào tạo lần thứ hai nhân viên HIỂU

Doanh nghiệp đào tạo lần thứ ba nhân viên NHỚ

Doanh nghiệp đào tạo lần thứ tư nhân viên THỰC HIỆN

Doanh nghiệp đào tạo lần thứ năm nhân viên THUẦN THỤC

…

Năng lượng và năng lực làm việc theo quy trình của nhân viên sẽ:

• • Tăng lên khi đào tạo.

• • Giảm dần theo thời gian sau đào tạo

Cho nên cách tốt nhất để nhân viên nhiệt tình hồ hởi thực hiện quy trình là cho họ hiểu được giá trị của việc ứng dụng quy trình vào doanh nghiệp,

Sau đó đào tạo, tuyên truyền, nhắc nhở, thi đua,… liên tục cho tới khi quy trình làm việc này thấm vào tiềm thức và trở thành thói quen của nhân viên.

Tổng kết

Hướng dẫn thực hiện quy trình trên nhìn như ngắn gọn nhưng để ứng dụng triệt để là cả một quá trình, với khối lượng công việc khổng lồ cần sự quyết tâm, đồng lòng, đồng bộ về tư duy, chiến lược.

Hãy luôn nhớ, quy trình làm việc quyết định độ lớn của doanh nghiệp. Nên việc xây dựng một quy trình tốt là rất cần thiết!

Chúc bạn thành công!