I. Chuẩn hóa bảng chấm công có vai trò gì?

Bảng chấm công có vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt đối với việc theo dõi và đánh giá tần suất làm việc của nhân viên. Bởi nếu bảng chấm công khoa học, độ chính xác cao thì dễ áp dụng hàng ngày. Tuy nhiên nếu không thiết lập bảng chấm công hợp lý thì sẽ dễ xảy ra sai sót. Điều đó dẫn đến tình trạng trả lương sai. Nhân viên không hài lòng và tranh cãi lẫn nhau.

Việc chuẩn hóa bảng chấm công mang đến những lợi ích sau:

1. Nâng cao hiệu quả quản lý nhân viên

Các loại bảng chấm công tiêu chuẩn sẽ đưa ra chính xác số giờ làm việc. Cũng như kết quả công việc của nhân viên. Quy trình chấm công và tạo mẫu bảng chấm công của doanh nghiệp luôn cần sự liền mạch. Việc đó diễn ra liên tục và hiệu quả.

Doanh nghiệp nếu áp dụng quy trình chấm công đã được chuẩn hóa. Họ sẽ sẽ giảm thiểu chi phí, thời gian và nguồn lực. Từ đó báo cáo và trích xuất đơn giản. Họ sẽ tối ưu cho quy trình tính lương.

2. Chuyên nghiệp hóa bộ máy quản lý nguồn lực

Quy trình tạo bảng chấm công công nhân tiêu chuẩn giúp công ty lập ra được quy định và chính sách chấm công hợp lý. Từ đó thiết lập quy trình hoạch định thời gian quản lý nhân sự xuyên suất, nâng cao tính chuyên nghiệp của đội ngũ quản lý nói chung và toàn bộ nhân viên nói riêng.

Thông thường, cứ kết thúc một tháng là HR sẽ tổng hợp số lượng nhân viên để hạch toán tính lương dựa trên các loại bảng chấm công. Tuy nhiên nếu mẫu bảng chấm công và tính lương không chuẩn hóa sẽ dẫn đến những thiếu sót, rủi ro xảy ra, dẫn đến những hậu quả liên quan và mất thời gian để xử lý.

3. Tránh xảy ra sai sót

Tính toán và theo dõi không phải lúc nào cũng chính xác 100% nên việc chuẩn hóa các loại bảng chấm công và quy trình tạo bảng chấm công công nhân chính là giải pháp để các doanh nghiệp chấm dứt tình trạng chấm công tính lương sai sót khiến HR đau đầu.

Thay vì phải mất thời gian xử lý những sai sót, khi có trong tay các loại bảng chấm công đã được chuẩn hóa, HR sẽ dễ dàng xử lý vấn đề không minh bạch trong giờ giấc, tránh rủi ro trong khâu quản lý nhân sự.

4. Cơ sở để tính lương chuẩn cho nhân viên

Dựa vào các loại bảng chấm công, HR có thể xác định được chính xác giờ làm việc của từng nhân viên, từ đó hạch toán ra được mức lương chính xác cho nhân viên, cùng với đó là hệ thống thưởng phạt tương ứng.

Các loại bảng chấm công khi được xây dựng dưới hình thức biểu mẫu được chuẩn hóa sẽ có những báo cáo rõ ràng, minh bạch. Do đó doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên hiệu quả, xây dựng hệ thống quản lý nhân sự vững chắc.

Mẫu bảng chấm công công nhân và quy trình chấm công có vai trò quan trọng như thế, nhưng không phải doanh nghiệp nào hiện nay cũng có được bảng chấm công chuẩn hóa và dễ ứng dụng. Vậy hãy đến với phần tiếp theo để tham khảo các loại bảng chấm công mới nhất 2024.

II. Các loại bảng chấm công cho doanh nghiệp

1. Bảng chấm công toàn thời gian

Đây là mẫu bảng chấm công công nhân có cấu trúc đơn giản nhất trong các loại bảng chấm công. Bảng chấm công toàn thời gian thường có điều kiện là nhân viên phải cam kết đi làm từ 40-44 giờ mỗi tuần.

Bảng chấm công toàn thời gian yêu cầu nhân viên làm đủ 8 tiếng mỗi ngày, cùng với đó là lịch làm việc toàn thời gian phổ biến nhất là từ 8h sáng đến 5h30 chiều, nghỉ trưa 1,5h.

Chính vì thời gian làm việc yêu cầu dài nên các doanh nghiệp thường sẽ sắp xếp đủ điều kiện để nhân viên có thể nhận thêm phúc lợi là những ngày nghỉ ốm, bảo hiểm y tế hay kỳ nghỉ ngắn hạn.

2. Bảng chấm công bán thời gian

Bảng chấm công nhân viên bán thời gian hỗ trợ bộ phận HR theo dõi quá trình làm việc của nhóm nhân viên không có mặt trên công ty theo giờ hành chính. Nhóm nhân viên này sẽ có chế độ phúc lợi, đãi ngộ linh hoạt hơn so với nhân viên toàn thời gian, với cách tính riêng biệt tùy theo tính chất công việc.

Bảng chấm công bán thời gian sẽ thêm thứ và ngày làm sẽ giúp chúng ta dễ dàng hơn trong việc quản lý thời gian làm việc, bạn cũng có thể điền thứ theo cách thủ công, đó là nhập chữ vào, nhưng excel có chức năng tự động cập nhật thứ tương ứng với ngày trong tuần, giúp bạn đơn giản hóa công việc chấm công và tính lương cho nhân viên.

Bạn có thể tham khảo cấu trúc bảng chấm công bán thời gian theo bảng dưới đây:

3. Bảng chấm công theo ca

Bảng chấm công theo ca sẽ phân chia các ca làm việc theo giờ để nhân viên và HR theo dõi. Đây chính là bảng chấm công dành cho nhóm nhân viên làm theo ca, có thể thay đổi theo tháng theo yêu cầu công việc tại doanh nghiệp.

Tương đương với bảng chấm công theo ca sẽ là chế độ phúc lợi có chính sách cố định đảm bảo quyền lợi của nhân viên, kèm theo thời gian biểu thường bao gồm cùng một số giờ và số ngày làm việc mỗi tuần.

Bảng chấm công theo ca được đánh giá là khách quan và hiệu quả nhất trong các loại bảng chấm công. Nếu như có sự can thiệp của công nghệ để tích hợp chấm công thì thời gian chấm công và tính chính xác, tinh gọn sẽ đạt đến mức tối ưu.

4. Bảng chấm công nhân viên linh hoạt

Đây thường là bảng chấm công mang tính chất cam kết ít, phù hợp với nhóm các bạn Cộng tác viên làm việc thời gian ngắn cho doanh nghiệp.

Đối với bảng công theo giờ linh hoạt, tùy vào chính sách của doanh nghiệp sẽ quy định nhân viên làm việc tối thiểu bao nhiêu giờ, làm tối thiểu bao nhiêu trong một khoảng thời gian nhất định.

Đặc biệt, khi sắp bảng chấm công này, phần ca kíp cần được phân bổ phù hợp để đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng lao động cũng như lịch trống của nhân viên.

5. Bảng chấm công luân phiên

Đối với nhiều nhân viên, việc chuyển đổi lịch trình sẽ gây ra khá nhiều khó khăn, đặc biệt khi chế độ sinh hoạt hàng ngày thất thường thì sẽ khó để cân bằng. Đó là lý do vì sao có những doanh nghiệp sử dụng bảng chấm công luân phiên để nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

Với bảng chấm công này, lịch làm việc luân phiên luân chuyển nhân viên thường sẽ có sự thay đổi theo ca ngày, ca giữa và ca đêm, đặc biệt phổ biến với nhóm ngành dịch vụ, xây dựng, quân đội, nhà máy điện hay dịch vụ chăm sóc sức khoẻ 24/7.

Việc thay đổi luân phiên ca như vậy giúp mọi ca làm việc đều nhau và mang lại hiệu quả cao, để không ai bị mắc kẹt trong các ca làm không hiệu quả như ca đêm, ca trưa hay quá sớm. Giờ có thể luân chuyển giữa ca ngày (7:00 sáng đến 3:00 chiều), thay đổi ca (1:00 chiều đến 9:00 tối), cuối tuần, ca đêm và các kíp qua đêm.

6. Bảng chấm công theo thông tư 133

Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133 là mẫu số 01a- LĐTL ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC được áp dụng đối với:

• Các doanh nghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả doanh nghiệp siêu nhỏ) thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa trừ doanh nghiệp Nhà nước.
• Doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa thuộc lĩnh vực đặc thù như điện lực, dầu khí, bảo hiểm, chứng khoán… đã được Bộ Tài chính ban hành hoặc chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.

7. Mẫu bảng chấm công theo thông tư 107

Đây là mẫu bảng chấm công được lập theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 Chế độ Kế toán Hành chính, Sự nghiệp với mục đích theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị.

8. Bảng chấm công nghỉ bù

Thời gian nghỉ bù thực chất là hình thức người lao động làm thêm giờ không được trả lương. Thay vào đó, họ được nghỉ bù và thu nhập vẫn tính lương theo thời gian.

III. Hướng dẫn xây dựng bảng chấm công đơn giản, hiệu quả

Để xây dựng một bảng chấm công không khó, doanh nghiệp có thể chọn lựa tải mẫu các loại bảng chấm công đã có sẵn hoặc tự tạo bảng chấm công theo những hướng dẫn đơn giản, chi tiết.

Những thông tin cần có trong một bảng chấm công:

• Số thứ tự
• Mã số nhân viên
• Họ & tên nhân viên
• Chức vụ
• Bộ phận làm việc
• Bảng công ngày làm việc trong tháng (Bao gồm cả thứ 7, Chủ Nhật)
• Thời gian Ra, Vào (Để tính toán được số ngày đi muộn, về sớm)
• Loại ngày nghỉ, số phép còn lại

Sau khi đã có bảng công, các bạn sẽ cần kết nối với tài liệu tính lương, để có thể lên được bảng lương chuẩn theo bậc lương của nhân sự, đảm bảo tránh sai sót, sự cố khi thực hiện nghiệp vụ tổng hợp công, lương.

IV. Quy trình chấm công tính lương trong doanh nghiệp

Sau khi có bảng chấm công đã được chuẩn hóa, các doanh nghiệp thường thực hiện chấm công và tính lương theo những bước cơ bản sau:

1. Tạo và lưu hồ sơ nhân viên

Hoàn thành hồ sơ nhân viên với đầy đủ các:

• Dữ liệu cá nhân (tên tuổi, vị trí, phòng ban,…)
• Đặc điểm về chế độ lương
• Các ghi chú về lương thưởng
• Các thông tin liên quan cần thiết khác,…

Đây là bước đầu tiên để nhà quản lý có thể tiến hành chấm công và tính lương nhân viên.

2. Tiến hành chấm công

Số lượng công, giờ công của mỗi nhân viên sẽ được bộ phận nhân sự tổng hợp từ

• Các sổ sách chấm công truyền thống
• Trích xuất thống kê từ các phần mềm quản lý chấm công
• Theo dữ liệu chấm công qua nhận dạng khuôn mặt
• Chấm công vân tay nội bộ của tổ chức

3. Tổng hợp, đối chiếu xác nhận số liệu chấm công

HR sẽ tổng hợp dữ liệu từ bảng chấm công và các chứng từ liên quan để so sánh, đối chiếu và xác nhận tính chính xác của dữ liệu chấm công. Sau đó bộ phận nhân sự có trách nhiệm hoàn thành. Họ ghi chú báo cáo cho bộ phận kế toán các số liệu cụ thể. Nó phục vụ cho việc lập bảng lương.

4. Tiến hành lập bảng lương

Dựa vào số liệu công nhân viên đã có và dữ liệu từ các mẫu bảng chấm công công nhân. Bộ phận kế toán sẽ tính tiền lương dựa vào số công và ghi chú tính toán tổng lương và chi tiết tiền lương cho mỗi người lao động. Bước sau đó là chuyển báo cáo cho kế toán trưởng.

Từ đây kế toán trưởng sẽ duyệt và tính toán lương chuẩn cho từng nhân viên công ty.