Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động như hiện nay, hiệu suất làm việc chính là một lợi thế cạnh tranh mang tính cốt lõi của doanh nghiệp. Việc cải thiện được hiệu suất làm việc ảnh hưởng rất nhiều tới sự phát triển của doanh nghiệp về lâu dài. 

Hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp liên quan tới cả đội ngũ nhân viên lẫn lãnh đạo. Tuy nhiên, trong giới hạn bài viết này, Dũng xin tập trung chia sẻ về hiệu suất làm việc của nhân viên. 

Hiệu suất làm việc là gì?

Hiệu suất theo định nghĩa chung là bạn làm một việc gì đó mà không có sự lãng phí. Đó có thể là lãng phí về vật liệu, năng lượng, tiền bạc hoặc thời gian. 

Như vậy, hiệu suất làm việc chính là cách nhân viên hoàn thành công việc được yêu cầu. Hiệu suất làm việc đề cập đến hiệu quả đầu ra cũng như chất lượng của nhân viên đó. Nó thể hiện việc hoàn thành công việc đặt ra với chi phí thấp nhất có thể. 

Công thức tính hiệu suất làm việc của nhân viên

Hiệu suất làm việc được cấu thành từ kết quả đạt được của nhân viên và chi phí doanh nghiệp cần bỏ ra để đạt được kết quả này. Cụ thể như sau: 

Hiệu suất làm việc = Kết quả đạt được : Chi phí bỏ ra

Dựa vào công thức này thì ta có thể thấy một số điều sau đây:

• Khi kết quả đạt được cao, chi phí bỏ ra thấp thì hiệu suất sẽ càng cao. 
• Khi kết quả đạt được thấp, chi phí bỏ ra cao thì hiệu suất sẽ càng giảm. 

Từ đó, người quản lý có thể thấy được muốn cải thiện hiệu suất làm việc cần có biện pháp gì. Các biện pháp có thể tập trung vào việc cải thiện kết quả công việc hoặc tối ưu hóa chi phí bỏ ra. Hoặc đồng thời thực hiện được cả 2 biện pháp thì hiệu quả sẽ càng cao. 

Những yếu tố tạo nên hiệu suất công việc

Có 8 yếu tố tạo nên hiệu suất công việc của nhân viên. Đó là

Yếu tố 1 – Nhiệm vụ công việc

Mỗi một nhiệm vụ công việc sẽ có mức độ khó, dễ khác nhau. Những công việc có tính chất phức tạp thì hiệu suất sẽ khác với công việc đơn giản. 

Yếu tố 2 – Hành vi phi nhiệm vụ

Hành vi phi nhiệm vụ có thể là đào tạo cho nhân viên mới, thực tập sinh. Những hoạt động này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân viên đó. 

Yếu tố 3 – Giao tiếp

Hiệu suất công việc bị ảnh hưởng trực tiếp bới kỹ năng giao tiếp. Khi nhân viên có khả năng giao tiếp tốt, hiệu suất làm việc sẽ cao hơn. Và ngược lại, khi khả năng giao tiếp kém thì hiệu suất làm việc cũng sẽ bị giảm sút. 

Yếu tố 4 – Thành tích cá nhân

Thành tích cá nhân cũng là 1 yếu tố tạo nên hiệu suất công việc. Một nhân viên có nhiều thành tích cá nhân sẽ có hiệu suất làm việc tốt hơn nhân viên không có thành tích cá nhân. 

Yếu tố 5 – Tính kỷ luật

Kỷ luật là một trong những yếu tố quyết định nhiều tới hiệu suất công việc. Một cá nhân đi muộn, về sớm thì không thể nào có hiệu suất tốt được.

Yếu tố 6 – Khả năng làm việc nhóm

Trong môi trường tập thể, khả năng làm việc nhóm ảnh hưởng nhiều tới hiệu suất công việc. Khi có sự kết nối, hỗ trợ nhau thì kết quả công việc sẽ đạt được tốt hơn. 

Yếu tố 7 – Khả năng lãnh đạo

Đối với những nhân sự ở vị trí lãnh đạo thì khả năng lãnh đạo là 1 yếu tố quyết định tới hiệu suất làm việc. Khả năng lãnh đạo chính là khả năng điều phối công việc, khích lệ, tạo động lực, thưởng phạt…

Yếu tố 8 – Khả năng hỗ trợ

Trong 1 doanh nghiệp, khi có sự hỗ trợ giữa các phòng ban thì hiệu suất của tất cả đều sẽ được nâng lên đồng đều. 

Vai trò của hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp

Vai trò 1 – Tiết kiệm chi phí

Hiển nhiên khi hiệu suất làm việc được tối ưu thì chi phí doanh nghiệp bỏ ra sẽ giảm đáng kể. Đặc biệt là đối với những kế hoạch trung và dài hạn của doanh nghiệp. Khi nhân viên hoàn thành việc sớm hơn thời hạn, có kết quả tốt thì nguồn lực của doanh nghiệp được tận dụng tối đa. Còn nhân viên liên tục chậm deadline thì doanh nghiệp sẽ phải tốn thêm nhiều chi phí. 

Vai trò 2 – Tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp

Khi đội ngũ nhân viên làm việc đạt hiệu suất tốt, hiệu suất doanh nghiệp cũng được nâng lên. Doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực một cách tối ưu. Thậm chí triển khai những kế hoạch sử dụng nhân sự thật phù hợp. 

Ngược lại, khi nhân viên có hiệu suất thấp, họ có thể ảnh hưởng theo “dây chuyền”. Nghĩa là những người khác cũng sẽ bị giảm tiến độ theo. Lý do bởi có người phải làm giúp phần việc hoặc phải đợi nhân viên hiệu suất thấp kia hoàn thành mới có thể làm tiếp việc của mình. 

Vai trò 3 – Tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường

Thay đổi hiệu suất làm việc của nhân viên khiến hiệu suất tổng thể được cải thiện. Từ đó doanh nghiệp của bạn có thể tạo ra được lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Bạn có thể cạnh tranh về chất lượng sản phẩm, về giá cả, về hình ảnh thương hiệu. Đi xa hơn là cạnh tranh được niềm tin, sự lựa chọn của khách hàng. 

Vai trò 4: Mang đến những giá trị tốt nhất cho khách hàng

Nhân viên là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Đội ngũ nhân viên với hiệu suất làm việc cao sẽ giúp khách hàng cảm thấy hài lòng nhất với sản phẩm. Họ sẽ luôn tìm cách để hoàn thành tốt công việc, nâng cao giá trị của sản phẩm. Khách hàng sẽ muốn gắn bó lâu hơn với doanh nghiệp và trở thành những khách hàng trung thành. 

Vai trò 5: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực

Nhân viên có hiệu suất làm việc cao có khả năng làm việc nhóm tốt, giao tiếp tốt… Vì thế, nó giúp doanh nghiệp dần tạo dựng được một nền văn hóa doanh nghiệp tích cực. Đây sẽ là tiền đề vững chắc để đội ngũ nhân viên tiếp tục phát huy sức mạnh của bản thân. Các mắt xích chắc chắn liên kết với nhau sẽ là một công cụ vững chắc kéo doanh nghiệp đi nhanh tới mục tiêu phía trước. 

Phân biệt hiệu suất làm việc với hiệu quả làm việc

Trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, khái niệm hiệu suất (efficiency) và hiệu quả (effectiveness) rất dễ bị nhầm lẫn. 

Hiệu suất công việc chỉ sự hoàn thành mục tiêu đặt ra, với mức chi phí thấp nhất có thể. Còn hiệu quả làm việc lại chỉ đề cập tới việc hoàn thành việc và tạo ra giá trị nhất so với mục tiêu đề ra. 

Về vai trò, hiệu suất làm việc mang lại 8 lợi ích như đã chia sẻ ở phần trên. Trong khi đó, hiệu quả làm việc chỉ dùng để đo lường mức độ thực hiện công việc. Và nó xét trên những mục tiêu đã đề ra từ trước. 

Công thức tính hiệu quả công việc không dựa trên chi phí bỏ ra mà dựa vào mục tiêu đặt ra. Vì thế công thức tính hiệu quả làm việc là:

Hiệu quả làm việc = Kết quả đạt được : Mục tiêu đưa ra

Như vậy, dễ thấy hiệu quả làm việc gắn với kết quả cuối cùng của hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện. Còn hiệu suất làm việc lại phản ánh về nguồn lực cũng như chi phí đầu vào để đạt kết quả mong muốn.

Cách đánh giá hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên

Việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên có rất nhiều cách. Mỗi doanh nghiệp có thể tự lựa chọn cách tiếp cận để đánh giá hiệu quả nhất.

Cách 1: Nhân viên tự đánh giá

Đây là phương pháp khá chủ động khi nhân viên tự đánh giá chính mình. Mẫu đánh giá này được nhà quản lý thiết lập. Sau khi nhân viên hoàn thành mẫu đánh giá thì nhân viên và nhà quản lý có thể gặp và trao đổi với nhau. 

Phương pháp giúp giảm thiểu thời gian đánh giá của quản lý và cũng dễ thực hiện hơn. Tuy nhiên, có thể tiềm ẩn nguy cơ nhân viên đánh giá phiến diện. Nghĩa là chỉ chú trọng nêu ra những điểm tích cực của bản thân còn điểm thiếu sót thì giấu nhẹm. 

Cách 2: Phản hồi đa chiều

Phương pháp đánh giá hiệu suất làm việc này sẽ thu thập nhiều ý kiến, thay vì chỉ là cá nhân nhân viên. Đó có thể là đánh giá từ quản lý, đồng nghiệp, các bộ phận liên quan, đối tác hay khách hàng. 

Qua phương pháp này, người quản lý có thể nhìn được khái quát mọi góc cạnh của nhân viên. Từ đó có thể đánh giá được cụ thể, chính xác hơn. Tuy vậy, việc triển khai và tổng hợp kết quả sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn. Hơn nữa, đối với những doanh nghiệp không có văn hóa tốt thì việc đánh giá đa chiều này có thể trở thành một nơi công kích cá nhân hoặc cả nể, đánh giá cho có. 

Cách 3: Thang điểm đánh giá

Thang điểm đánh giá là phương pháp đánh giá được thực hiện bởi nhà quản lý. Nhà quản lý sẽ có một thang điểm với những tiêu chí khác nhau để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Cách làm này có thể tiến hành một cách chủ động và dễ dàng hơn. Nhưng nó cần tới trình độ đánh giá của cấp quản lý. Chỉ những nhà quản lý trực tiếp mới đánh giá được chính xác nhất bằng phương pháp này. 

Cách 4: Quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất liên tục là phương pháp thực hiện thông qua việc lập mục tiêu ngắn hạn. Sau đó liên tục kiểm tra tiến độ của nhân viên. Phương pháp này giúp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhanh chóng, kịp thời. Nó cũng giúp tăng tính chủ động của nhân viên và tăng tính tương tác giữa nhân viên và quản lý. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi nhà quản lý hoặc doanh nghiệp lập được một mục tiêu rõ ràng. 

17 cách tăng hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả nhất

Sau khi đã đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên, nhà quản lý cần lựa chọn một số cách để giúp họ tăng hiệu suất. Có rất nhiều cách để tăng hiệu suất làm việc, nhà quản lý có thể tùy chọn sao cho phù hợp với điều kiện, môi trường của doanh nghiệp. 

1. Phương pháp Pomodoro

Pomodoro là phương pháp tập trung làm việc cao độ trong khoảng thời gian nhất định. Thường là khoảng 25 phút. Trước khi bắt đầu phương pháp Pomodoro, bạn tắt hết thiết bị có thể gây ảnh hưởng tới sự tập trung. Sau đó cố gắng hoàn thành công việc trong 25 phút. Kết thúc 1 chu kỳ Pomodoro, bạn nghỉ ngắn 3-5 phút. Sau 4 kỳ Pomodoro thì bạn có thể nghỉ dài hơn từ 15-30 phút. 

2. Làm việc đơn nhiệm

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn áp dụng làm việc đa nhiệm. Điều này khiến nhân viên phải ôm đồm nhiều việc dẫn đến căng thẳng, phân tâm. 

Vì thế, hãy cố gắng để đầu óc chỉ tập trung vào 1 việc trong 1 thời điểm. Khi hoàn thành xong việc này mới quay sang việc khác. Nó sẽ đảm bảo được công việc hoàn thành hiệu quả hơn dù nhan viên vẫn phải làm đa nhiệm. 

3. Áp dụng sơ đồ Eisenhower

Sơ đồ Eisenhower là sơ đồ phân chia thứ tự ưu tiên công việc. Cụ thể công việc có thể chia thành 4 dạng: 

• Ưu tiên hàng đầu: Những công việc quan trọng, khẩn cấp. Đây là những công việc cần làm ngay. 
• Ưu tiên thứ 2: Những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đây là những công việc cần sắp xếp thời gian để làm.
• Ưu tiên thứ 3: Những công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp. Đây là những công việc có thể ủy thác.
• Ưu tiên thứ 4: Những công việc không quan trọng, không khẩn cấp. Đây là những công việc có thể bỏ qua và sắp xếp sau. 

4. Áp dụng nguyên tắc 2 phút

Đây là nguyên tắc được đưa trong cuốn sách “Getting Things Done” của David Ailen. Nếu công việc đó chỉ mất 2 phút để làm, hãy làm ngay lập tức. Cách này sẽ khiến bạn không mất thời gian nhiều bằng việc hoàn thành nó sau. 

5. Đào tạo đội ngũ liên tục

Một sai lầm tại các doanh nghiệp chính là chỉ dành thời gian đào tạo nhân viên mới. Trong khi những nhân viên cũ mới là người cần được tập trung đào tạo và phát triển. Việc phát triển kỹ năng, kiến thức cho nhân viên là giải pháp dài hạn để tăng hiệu suất làm việc. Hơn hết, doanh nghiệp cần có chương trình đào tạo thật phù hợp với năng lực của nhân viên. Việc có đào tạo nhưng đào tạo sau cấp độ không chỉ phí phạm tiền của doanh nghiệp mà còn khiến nhân viên hoang mang về chính khả năng của bản thân. 

Một số cách khác giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên: 

6. Khuyến khích giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. 
7. Xây dựng môi trường làm việc tích cực, có trách nhiệm. 
8. Sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để phân tích hiệu suất làm việc. 
9. Xây dựng chế độ lương thưởng rõ ràng để tạo động lực cho nhân viên. 
10. Thường xuyên trao đổi giữa cấp quản lý với nhân viên để cải thiện hiệu suất công việc. 
11. Áp dụng nguyên tắc SMART để chia nhỏ công việc thành mục tiêu cụ thể. 
12. Cho phép nhân viên làm việc linh hoạt tại thời điểm hoặc nơi cảm thấy thoải mái nhất. 
13. Xây dựng tinh thần làm việc nhóm. 
14. Cam kết sự thay đổi trong tổ chức.
15. Lựa chọn các giải pháp công nghệ để giảm công sức của nhân sự. 
16. Đầu tư máy tính mới cho nhân viên. 
17. Sử dụng các phần mềm kiểm soát công việc Online.

Lời kết

Trong môi trường liên tục phát triển như hiện này thì việc cải thiện hiệu suất công việc là rất cần thiết. Để không bị tụt lại phía sau thì doanh nghiệp buộc phải vận động, phải thay đổi. Mỗi nhân viên tăng hiệu suất một chút sẽ đẩy doanh nghiệp tiến nhanh hơn tới phía trước. Tất cả đội ngũ cùng tăng hiệu suất thì doanh nghiệp như được gắn thêm một động cơ đẩy giúp bứt phá trên thị trường. Vì thế, hãy đánh giá hiệu suất của nhân viên và cải thiện chúng ngay hôm nay. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công!