1. OGSM là gì?

OGSM là công cụ giúp doanh nghiệp thiết lập mục tiêu, phát triển và kiểm soát chiến lược chuyển từ sổ sách thành hiện thực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có đích nhắm (G) cụ thể, rõ ràng và mang tính định lượng. Đồng thời, OGSM đòi hỏi tổ chức phải hoàn tất trong khoảng thời gian nhất định để đánh giá.

Mục tiêu chính (O) đưa ra câu hỏi: mục đích của doanh nghiệp là gì? Thông thường là một mục tiêu định tính lâu dài mà doanh nghiệp chia thành những “đích nhắm” cụ thể, rõ ràng và mang tính định lượng, đòi hỏi phải hoàn tất trong khoảng thời gian nhất định. Để đánh giá từng “đích nhắm” nhỏ cần có các chiến lược (S) hợp lý, hầu như không quá 5 chiến lược.

Vì thế, chiến lược thực hiện “đích nhắm” ở tầm vĩ mô dành cho sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Ngoài ra, tổ chức cần có những tiêu chí đo lường (M) để xác định và đánh giá mức độ đạt được của mục tiêu về số lượng, thời gian, năng suất, doanh thu…

2. Sự ra đời của mô hình OGSM

Về nguồn gốc hình thành, khoảng những năm 50 của thế kỷ XX, sau thế chiến II thì mô hình OGSM chính thức phát triển. Những nhà sản xuất ô tô Nhật Bản là người sáng tạo nên mô hình này dựa trên ý tưởng về kiểm soát mục tiêu của Peter Drucker.

Tuy nhiên, việc lập kế hoạch OGSM rất phổ biến và được các doanh nghiệp lớn sử dụng. Sau khi triển khai thành công ở Mỹ, hàng loạt các công ty, đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất đã sử dụng OGSM để quản lý tất cả các hoạt động hàng ngày. Đây là một trong những nguyên nhân tại sao OGSM đã và đang được sử dụng triệt để ở nhiều quốc gia.

3. Thiết lập OGSM như thế nào?

Ưu điểm của việc lập kế hoạch OGSM là tính dễ thực hiện, bạn chỉ cần một trang giấy duy nhất và mục đích cụ thể. Chính vì, OGSM thành công là xác định đúng và chính xác các yếu tố: mục tiêu, đích nhắm, chiến lược và số liệu. Cụ thể hơn là: 

• • Mục tiêu: Cần thống nhất với các nguyên tắc cơ bản và tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp. Diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn các mục tiêu và có tính thử thách đối với các tổ chức.

• • Đích nhắm: tiêu chí SMART được dùng để phát triển đích cụ thể để đo lường được và thường sẽ có cơ sở tài chính.

• • Chiến lược: cần tập trung vào một chiến lược cụ thể, linh hoạt và có thể tùy chỉnh. Các chiến lược nên dùng từ ngữ có trọng tâm, rõ ràng và tập trung vào phát triển, năng suất và yếu tố con người. 

• • Thước đo: bạn chỉ nên đưa ra 3-5 chỉ số then chốt. Lựa chọn sai hoặc quá nhiều chỉ số dễ khiến bạn mất đi sự tập trung và sự tối ưu có hiệu quả.

 

Tóm lại, tất cả các giai đoạn của mô hình cần phải được điều chỉnh cụ thể để mọi nỗ lực của doanh nghiệp được nhất quán và có thể quay trở lại hỗ trợ mục tiêu tổng thể.

4. Cách thức triển khai mô hình OGSM

Dưới đây và một vài cách thức triển khai mô hình OGSM mà các nhà quản trị có thể tham khảo như sau:

• • Khai triển, kết hợp song song với hệ thống KPIs.

• • Xác định rõ mục tiêu then chốt và mục tiêu chung.

• • Triển khai mục tiêu cụ thể cần hướng đến đạt được mục tiêu chung.

• • Xác định các chiến lược (giải pháp) nhằm hoàn thành mục tiêu chung.

• • Xác định thước đo mức độ hoàn thành của mỗi chiến lược (giải pháp) được đưa ra.

• • Triển khai hoàn thành các chiến lược (giải pháp).

• • Kiểm soát, đánh giá, chỉnh sửa từng bước các chiến lược (giải pháp).

• • Phối hợp đồng bộ, nhất quán từ OGSM của công ty, phòng ban đến cá nhân.

• • Bảo đảm sự tương thích giữa các mục tiêu đề ra.

 

5. Các yếu tố hình thành nên khung mô hình OGSM

Mô hình OGSM được cấu tạo nên từ 4 yếu tố chính. Mỗi thành phần sẽ đảm nhiệm chức năng trong giai đoạn khác nhau. Hãy cùng Dũng tìm hiểu nguyên lý và bản chất của mô hình này.

5.1 Objectives (mục tiêu)

Objectives giải thích ngắn gọn, rõ ràng về mục tiêu chiến lược của tổ chức. Thông thường, bạn sẽ thấy có sự tương đồng với tầm nhìn, sứ mệnh. Đây thường là những mục tiêu dài hạn, kéo dài trong vòng từ 3 – 5 năm. Định hướng này dựa trên kỳ vọng của các bên, bao gồm:

5.2 Goal (cột mốc)

Sau khi đã xác định Objectives bên trên, nó sẽ được chia nhỏ thành các Goals. Khác với mục tiêu, đây thường là những hành động ngắn hạn. Dù đảm nhận nhiệm vụ khác nhau nhưng đều mang ý nghĩa bổ trợ cho kết quả cuối cùng.

Từng cột mốc là cách để các doanh nghiệp theo dõi tiến trình sát sao. Chúng cần đảm bảo các đặc điểm trọng tâm sau:

• • Có thể đo lường

• • Hành động cụ thể

• • Tương thích và phù hợp với những mục tiêu đã tuyên bố

 

5.3 Strategies (chiến lược)

Đây là yếu tố thứ 3 trong OGSM giúp phác thảo phương hướng thực hiện kế hoạch. Xác định chiến lược rõ ràng giúp công ty tập trung nguồn lực vào trọng tâm. Strategies cũng không nên là độc nhất, bạn cần hình thành từ 3 – 5 loại.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ thiết kế dựa trên 3 lĩnh vực chính. Đây là khía cạnh thiết yếu để làm nên Objectives thành công:

• • Tăng trưởng: Chiến lược giúp tổ chức đạt được sự phát triển trong hoạt động kinh doanh. Đó có thể là phát triển sản phẩm mới, thu hút khách hàng hoặc mua lại công ty.

• • Năng suất: điều cần nhắm tới ở vai trò này là nâng cao chất lượng/ hiệu quả sản xuất.

• • Nhân sự: chiến lược này sẽ giúp công ty hỗ trợ nhân viên. Hình thức cụ thể như tăng cường sự gắn bó, xem xét các chế độ đãi ngộ cho nhân viên.

 

5.4 Measures (thước đo)

Yếu tố cuối cùng trong mô hình OGSM có vai trò định lượng. Nó giúp tổ chức xác định sự tiến bộ của các đầu công việc và mục tiêu. Bạn sẽ thấy quen thuộc bởi vì yếu tố này mang ý nghĩa tương tự như chỉ số KPI. Mỗi chiến lược ở trên nên được áp dụng từ 1 – 3 thước đo.

6. Vai trò của mô hình OGSM là gì?

Tương tự như các phương pháp quản lý doanh nghiệp phổ biến, OGSM mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Cùng Dũng tìm hiểu vai trò của mô hình này trong phần dưới đây nhé.

6.1 Lên kế hoạch và tạo báo cáo rõ ràng

OGSM không giống với các cách thức báo cáo công việc truyền thống qua văn bản. Nó cung cấp thông tin một cách khoa học và ngắn gọn, giúp người quản lý tiết kiệm thời gian nghiên cứu. Bạn phải xác định mục tiêu rõ ràng nếu muốn đạt được chúng.

6.2 Tính linh hoạt cao

OGSM mang lại sự linh hoạt khá cao. Nó có thể được sử dụng cho các kế hoạch chiến lược dài hạn với khoảng thời gian từ 3-5 năm thậm chí còn lâu hơn. 

Ngoài ra nó cũng được áp dụng cho kế hoạch hoạt động hàng năm hoặc kế hoạch ngân sách. Dù bạn quản lý dự án quy mô lớn hay nhỏ thì đều có thể ứng dụng OGSM. Về bản chất, khi nào doanh nghiệp có mục tiêu và cần lập kế hoạch, OGSM sẽ là công cụ hữu hiệu nhất.

6.3 Phân bổ nguồn lực hợp lí

OGSM sắp xếp tất cả các chức năng và các bên liên quan hướng tới một mục tiêu chung. Sau đó, nó chỉ ra vai trò, nhiệm cụ thể của từng người trong quá trình trên.

Không gì tồi tệ hơn việc phân bổ nguồn lực không hiệu quả hoặc cạnh tranh nội bộ. Theo thời gian, tình trạng đó sẽ trở thành rào cản lớn để doanh nghiệp phát triển. Vì vậy, OGSM rất quan trọng để đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của tổ chức đều hoạt động theo cùng một hướng.

6.4 Thúc đẩy quá trình làm việc nhóm

Phương pháp OGSM chỉ hoạt động hiệu quả tối đa khi được thảo luận trong nhóm. Bạn cần tập hợp nhóm để thảo luận về chiến lược, phân tích tình hình hiện tại,…

Qua các tranh luận về lựa chọn chiến lược, doanh nghiệp mới đạt được sự đồng thuận. Khi đó, người quản lý có thể quyết định phân bổ nguồn lực hợp lý, mục tiêu đề ra cũng dễ dàng hoàn thành. 

7. Những khó khăn gặp phải khi thực hiện OGSM

Mặc dù OGSM có rất nhiều lợi ích trong việc đơn giản hóa chiến lược và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên, người quản lý cũng cần phải lường trước một số thách thức có thể xảy ra. 

Điểm khó khăn lớn với OGSM là việc một doanh nghiệp đề ra quá nhiều chiến lược không chuẩn xác. Nhiều doanh nghiệp đang hiểu sai về OGSM và xác định hàng loạt chiến lược. Điều này khiến không tập trung vào mục tiêu cụ thể. Vì vậy, bạn cần đo lường được đâu là mục tiêu quyết định quan trọng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp.

Đối với cấp nhân viên, OGSM cũng thường mang tính viển vông hoặc “quá lớn”. Thế nhưng, đội ngũ này mới là nguồn sức mạnh giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu chung. Do đó, người quản lý cần phổ biến kiến thức về OGSM để nhân viên nắm được và lắng nghe các ý kiến đóng góp. 

8. 5 phương pháp giúp xây dựng OGSM

Sau khi bạn đã hiểu rõ OGSM là gì, lợi ích và thách thức của OGSM với doanh nghiệp. Hãy tham khảo những phương pháp dưới đây để tạo ra OGSM tốt nhất nhé.

8.1 Áp dụng mô hình “What-by-How”

Mô hình này được phát triển bới hai chuyên gia Marc van Eck và Ellen van Zanten. Phương pháp này có nghĩa là doanh nghiệp phải trả lời được hai yếu tố lớn: “Doanh nghiệp muốn đạt được điều gì?” và “Cách thức thực hiện như thế nào?”.

Ví dụ, doanh nghiệp muốn xây dựng một Website mới. Mong muốn lớn nhất ở đây là tiếp cận khách hàng rộng hơn đồng thời nâng cao trải nghiệm người dùng. Để đạt được điều này doanh nghiệp có thể cộng tác với một đơn vị thiết kế Website.  

8.2 Đặt mục tiêu thông minh

Đối với các phương pháp quản lý khác, đạt được 75% mục tiêu được xem là thành công đáng kể. Tuy nhiên, OGSM sẽ thúc đẩy hiệu quả cao hơn thế. Vì lý do đó, các mục tiêu của bạn phải rõ ràng và thông minh. Có nghĩa là các mục tiêu có thể đo lường, có tính khả thi và tạo ra sự khác biệt.

8.3 Đề ra không quá 5 chiến lược

Việc lập ra quá nhiều chiến lược khiến doanh nghiệp không thể xác định đích đến một cách chính xác nhất. Với một tổ chức thì bao nhiêu chiến lược là quá nhiều?

Câu trả lời là doanh nghiệp chỉ nên sử dụng tối đa 5 chiến lược. Bởi lẽ, đội ngũ sẽ thu được kết quả tích cực nếu chỉ tập trung nguồn lực xử lý các chiến lược chính. 

8.4 Chọn lọc các phép đo

Kinh nghiệm cho thấy rằng việc sử dụng một phép đo mới 100% thường kém hiệu quả hơn. Vì nó cần có thời gian, ngân sách để điều chỉnh sao cho chính xác. 

Do đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các phương pháp đo lường quen thuộc hoặc phát triển trên nền tảng vốn có. Bạn chỉ cần ưu tiên lựa chọn các cách thức phù hợp với loại hình kinh doanh hoặc đặc thù ngành nghề. 

8.5 Giám sát kế hoạch

Việc thiết lập OGSM mới chỉ là bước đầu. Theo dõi kế hoạch và làm việc theo khuôn khổ của OGSM mới chính là chìa khóa thành công. Doanh nghiệp có điều kiện tiếp tục cân nhắc về các chiến lược và biện pháp thực hiện trong quá trình theo dõi. Ngoài ra, nó cũng cho phép bạn kịp thời điều chỉnh khi số liệu không khả quan. 

9. Ưu nhược điểm của mô hình OGSM

Giống như tất cả các phương pháp quản trị phổ biến, OGSM sở hữu những ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số mặt hạn chế. Như đã đề cập ở trên, lợi ích chính của OGSM là khả năng nhìn được bức tranh tổng thể và đưa ra các kế hoạch lâu dài cho doanh nghiệp. 

Tuy nhiên, nhược điểm lớn của OGSM là việc dàn trải sự tập trung vào quá nhiều chiến lược và không thực sự đo lường. Tương tự, lập kế hoạch OGSM 5 năm đối với mỗi cá nhân dường như không được bao quát và thực tế. Bên cạnh đó, nhân viên cũng không được khuyến khích tham gia thiết lập OGSM, do vậy những ý tưởng hay bị lọi bỏ và lãng phí.

10. So sánh BSC và OGSM

Việc đưa ra công cụ quản trị hợp lý với doanh nghiệp là một trong những yêu cầu quan trọng nhất của người làm quản lý. Để lựa chọn phù hợp, bạn cần xem xét và so sánh BSC và OGSM những mô hình quản lý được nhiều công ty để ý sử dụng gần đây. Vậy điểm giống và khác nhau giữa BSC và OGSM là gì?

Mô hình OGSM và BSC đều là các công cụ quản lý chiến lược và mục tiêu. Cả hai đều hiện thực hóa tầm nhìn, có thể định lượng cao và liên kết với nhau. Đồng thời, các mục tiêu đặt ra là tầm nhìn của các doanh nghiệp, tập trung vào chiến lược và liên kết các hành động thường ngày với các mục tiêu chung. Hai mô hình này cần được thiết lập trên cơ sở các nguyên tắc thực tế hóa tất cả quá trình thực hiện các mục tiêu và chiến lược.

Lập kế hoạch OGSM là một mô hình quản trị chiến lược dựa trên 4 yếu tố là mục tiêu, đích nhắm, chiến lược và đo lường. Vì vậy, cốt lõi của công cụ này “hiện thực hóa” tầm nhìn dựa trên chiến lược đã đặt ra. Do đó, việc sử dụng công cụ sẽ tương đối đơn giản và dễ dàng.

Khác với OGSM, BSC quản lý chiến lược và mục tiêu dựa trên 4 yếu tố đó là mục đích tài chính hiệu quả, khách hàng hài lòng, quy trình theo kịp chiến lược và con người thực thi. 

11. Doanh nghiệp nên áp dụng OGSM vào thời điểm nào?

Các doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu và các cột mốc để có thể đạt được mục tiêu cũng như đo lường hiệu quả chính xác. Vì vậy, bạn có thể áp dụng vào các thời điểm bất kỳ sao cho phù hợp và đem lại lợi ích cho tổ chức.

11.1 Doanh nghiệp có mục tiêu tăng trưởng tài chính

Trong OGSM, mục tiêu thường tập trung vào kết quả tài chính, còn gọi là “đầu ra” (Output). Chẳng hạn như tăng doanh số bán hàng lên 40% trong năm tới. So với các mô hình quản lý khác, ví dụ đối với mô hình OKR sẽ tập trung vào sự giữ cân bằng giữa đầu ra và đầu vào (Input). Đầu vào ở đây liên quan đến các nhiệm vụ cụ thể cần phải hoàn thành để đạt được các mục tiêu.

Do đó, khi một doanh nghiệp đã có khung năng lực vận hành ổn định đạt đến bước tập trung vào phát triển tăng doanh số và chiếm thị phần. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp là nên sử dụng các mô hình quản trị tập trung đầu ra như OGSM.

11.2 Doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng quan về bức tranh lớn

Nếu doanh nghiệp đang thiếu kế hoạch chiến lược bền vững hoặc các chiến lược và đích nhắm của bạn đang không phù hợp với chiến lược hiện có. OGSM sẽ là một công cụ hữu dụng mang lại nhiều giá trị như:

• • Giúp liên kết nhất quán các mục tiêu và ưu tiên chiến lược của công ty. 

• • Giúp chuyển những mục tiêu chiến lược đó thành một kế hoạch cụ thể, có thể tiến hành và dễ dàng đo lường.

• • Chu kỳ OGSM thường kéo dài 3-5 năm, do đó sẽ phù hợp cho doanh nghiệp đang cần hoạch định chiến lược dài hạn.

 

12. Những lưu ý khi thiết lập OGSM

Không thể phủ nhận OGSM là một mô hình được sử dụng rộng rãi, nhưng nhiều người vẫn có xu hướng lẫn giữa mục tiêu và đích nhắm. Trong mô hình OGSM, nếu như mục tiêu là đặt chân lên đỉnh núi, thì đích nhắm là vượt qua những vách đá nhỏ của quá trình leo lên đỉnh.

Ngoài ra, khi xác định mục tiêu, điều quan trọng nhất là phải có tư duy rộng và dài hạn. Hãy vẽ cho mình một bức tranh về việc thành công đối với doanh nghiệp của bạn. Có một câu nói rất nổi tiếng rằng: “Tầm nhìn của lãnh đạo doanh nghiệp đến đâu thì doanh nghiệp có thể đi xa đến đó”. Trong trường hợp này, tầm nhìn của bạn đến đâu, sẽ được phản chiếu cụ thể ngay từ việc thiết lập yếu tố mục tiêu trong OGSM.

Khác với các lý thuyết quản trị khác, OGSM là công cụ tuyệt vời bởi cách nó đơn giản hóa câu chuyện quản trị mục tiêu.

13. Vì sao OGSM được coi là chiến lược lập kế hoạch thành công?

OGSM giúp mọi người cùng đi đến định hướng chung một cách nhanh chóng. Đây cũng là một điểm khác biệt so với cách truyền thống khi mọi thứ diễn đạt bằng hàng loạt giấy tờ. Chỉ với định dạng một trang, ai cũng có thể hiểu một cách rõ ràng. Cụ thể, dưới đây là những lợi ích đến từ khung kế hoạch này.

• • Ưu tiên lập kế hoạch chiến lược: công cụ này giúp doanh nghiệp xác định thứ tự việc theo mức độ quan trọng. Điều này được suy ra trên cơ sở mục tiêu kinh doanh dài hạn.

• • Kết nối các nhiệm vụ: OGSM là cách để các nhà lãnh đạo có thể kết nối công việc hàng ngày của nhóm. OGSM giúp đảm bảo mọi hoạt động đều đem lại giá trị và hướng tới mục đích cuối cùng.

• • Tăng tính minh bạch: Nó có được nhờ sự chia sẻ, giải thích mục tiêu của công ty cùng hành động chiến lược.

• • Khuyến khích làm việc theo nhóm: công cụ giúp định hướng các bộ phận, thành viên và khuyến khích hợp tác với nhau.

 

Tổng kết

Dưới đây là toàn bộ thông tin về mô hình “OGSM là gì? Những điều cần biết về mô hình OGSM” mà Trần Dũng đã chia sẻ. Tóm lại, OGSM là một công cụ lập kế hoạch kinh doanh giúp các tổ chức, nhóm và cá nhân liên kết tầm nhìn dài hạn với các mục tiêu. Từ đó, OGSM được xây dựng các chiến lược và đánh giá hiệu quả hoạt động.

Nguồn sưu tầm: PDCA