1. Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự với doanh nghiệp

Phần mềm quản trị nhân sự (HRM software) là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả. Một số lợi ích ích có thể kể đến như:

• • Quản lý dữ liệu nhân viên: Cho phép doanh nghiệp lưu trữ và quản lý các thông tin của nhân viên an toàn. Các thông tin bao gồm: thông tin cá nhân, hồ sơ nhân viên, thông tin về lương và phúc lợi.

• • Quản lý thời gian làm việc: Giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm: đăng ký thời gian làm việc, giờ làm thêm, giờ nghỉ, nghỉ phép,… Điều này giúp cho doanh nghiệp tính toán được thời gian làm việc, lương và phúc lợi cho nhân viên.

• • Quản lý tuyển dụng và đào tạo: Giúp doanh nghiệp quản lý quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tạo ra các thông tin tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên và quản lý quá trình đào tạo cho nhân viên.

• • Quản lý lương và phúc lợi: Tính toán lương và phúc lợi cho nhân viên dễ. Doanh nghiệp có thể theo dõi số giờ làm việc, phép năm, chấm công, quản lý lương và phúc lợi của nhân viên.

• • Tăng hiệu quả quản lý nhân sự: Quản lý nhân sự một cách hiệu quả, giúp giảm thiểu sai sót và tăng độ chính xác trong quản lý.

2. Nên dùng Excel hay phần mềm quản trị?

Việc dùng Excel hay phần mềm quản trị nhân sự (HRM software) sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của mỗi doanh nghiệp. Vậy nên dùng Excel như phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ là hợp lý. Tuy nhiên, nếu quy mô của doanh nghiệp lớn hơn, việc quản lý bằng Excel sẽ trở nên phức tạp và dễ gây ra sai sót.

Với một doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lớn, nhân viên nhiều thì các phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự tiện lợi và chuyên nghiệp hơn. Mặc dù phần mềm quản trị nhân sự có chi phí cao hơn so với việc sử dụng Excel. Nhưng đây là một khoản đầu tư hiệu quả cho doanh nghiệp trong dài hạn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quản lý nhân sự, tập trung vào phát triển kinh doanh và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Một số bất lợi của việc sử dụng Excel trong quản lý nhân sự có thể kế đến là:

• • Kiểm duyệt dữ liệu khó khăn, báo cáo bị gián đoạn.

• • Độ bảo mật kém.

• • Không có tính thừa kế.

• • Excel khó tích hợp số liệu.

• • Sai sót khi nhập liệu cao.

• • Không dành cho công ty có quy mô lớn.

3. Phần mềm quản trị nhân lực tổng thể

Phần mềm quản trị nhân sự mang lại nhiều lợi ích và sự thuận tiện cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 gợi lý nền tảng giúp quản lý nhân sự tổng thể được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất.

3.1 Paycor

Paycor là phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng điện toán đám mây, phù hợp với cả doanh nghiệp có quy mô lớn và quy mô nhỏ. Paycor có các ưu điểm như: giao diện dễ sử dụng, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc; tích hợp các công nghệ mới nhất; tính bảo mật cao. Kể từ năm 2005, Paycor có hơn 30.000 đối tác là các doanh nghiệp lớn và nhỏ.

Tính năng: 

• • Quản lý thông tin tin nhân viên.

• • Quản lý đào tạo.

• • Hỗ trợ quá trình tuyển dụng.

• • Hỗ trợ thông tin báo cáo liên quan đến tiền lương và đánh giá hiệu suất của nhân viên.

• • Có thể xem được được lịch sử bảng lương trong vòng 3 năm.

3.2 Base HRM+

Base là phần mềm quản trị nhân sự rất phổ biến ở Việt Nam, được hơn 8000 doanh nghiệp tin dùng  thuộc các lĩnh vực khác nhau. Các ưu điểm nổi bật của Base HRM+ có thể kể đến như: giúp quy chuẩn thông tin một cách toàn diện; quản lý lịch làm việc theo phòng ban, nhóm nhân sự; tự động hóa quy trình chấm công, tính lương, hệ thống các chính sách thuế trong doanh nghiệp.

Tính năng: 

• • Sử dụng dễ dàng trên nhiều trình duyệt: máy tính bảng, smartphone (IOS, android), máy tính để bàn.

• • Hỗ trợ đa ngôn ngữ.

• • Tất cả mọi ứng dụng được tích hợp toàn diện với nhau.

• • Bảo mật tốt thông tin doanh nghiệp.

• • Dễ dàng tương tác qua nhóm chat .

3.3 Cake HR

Cake HR là một phần mềm quản trị nhân sự tổng thể giúp các doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên, tiền lương, lợi ích, đào tạo, tuyển dụng. Được thành lập năm 2012 đã đạt được giải thưởng công ty phần mềm phát triển nhanh chóng.

Tính năng:

• • Sử dụng được trên di động.

• • Hỗ trợ phản hồi 360 độ giúp nhìn được tổng thể hiệu suất của nhân viên.

• • Áp dụng OKRs để quản trị mục tiêu.

• • Nhân viên có thể trả lời ẩn danh khi thực hiện khảo sát ẩn danh.

• • Tự động ghi nhận hóa đơn vào danh mục chi phí. 

3.4 Cloud HR

HR Cloud là một bộ phần mềm quản trị nhân lực dựa trên nền tảng điện toán đám mây, phục vụ cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, bao gồm giải trí, du lịch, y tế, chăm sóc sức khỏe tâm thần, bán lẻ và nhiều lĩnh vực khác. HR Cloud cung cấp các giải pháp như: phần mềm tích hợp, ATS tuyển dụng, quản lý nhân sự và mạng nội bộ của đồng nghiệp.

Tính năng:

• • Đặt trữ hồ sơ nhân viên.

• • Tự động tính toán và hoàn thiện bảng lương.

• • Cải thiện quá trình onboarding (cho phép nhân viên cập nhật thông tin của họ).

• • Cung cấp hệ thống báo cáo chính xác.

• • Tập trung vào các ứng viên tiềm năng và tối đa hóa nguồn lực.

3.5 BambooHR

BambooHR là một công ty phần mềm quản lý nhân sự có trụ sở tại Hoa Kỳ, được thành lập vào năm 2008. lập vào năm 2008. Với mục tiêu cung cấp các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, BambooHR đã phát triển các hệ thống quản lý ứng viên và phúc lợi nhân viên cho thị trường. 

Nhờ sự tin cậy và tính hiệu quả của phần mềm, BambooHR đã trở thành một trong những phần mềm quản lý nhân sự được sử dụng rộng rãi nhất trên thị trường. Hiện nay, BambooHR đã phục vụ hơn 17.000 doanh nghiệp hoạt động trên mọi lĩnh vực, giúp họ tạo nên một mô hình văn hóa vững mạnh cho đội ngũ của mình.

Tính năng:

• • Hỗ trợ doanh nghiệp đăng thông tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng khác nhau.

• • Hỗ trợ email onboarding tự động cho nhân viên.

• • Cho phép quản lý năng suất làm việc, đánh giá và điều chỉnh mức phúc lợi phù hợp với từng nguồn lực. 

• • Tính năng báo cáo được tích hợp sẵn trong phần mềm, cung cấp cho cả phiên bản dùng thử và trả phí theo gói, có thể sử dụng trên điện thoại thông minh.

4. Các phần mềm quản lý nhân sự về công việc và hiệu suất nhân viên

Khi mà trên thị trường hiện nay có vô vàn các phần mềm quản trị nhân sự về công việc và hiệu suất của nhân viên. Các doanh nghiệp đang phân vân không biết lựa chọn ứng dụng. Dưới đây là 5 gợi ý giúp doanh nghiệp giám sát nhân viên dễ dàng.

4.1 fORKs

fORKs là một phần mềm quản trị nhân sự, được thiết kế để giúp các tổ chức quản lý, đánh giá hiệu suất của nhân viên thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý OKRs (Objective and Key Results). Phần mềm fORKs được phát triển bởi công ty công nghệ Fastdo, với mục tiêu mang đến một công cụ quản trị nhân sự hiệu quả, giúp tăng cường sự tập trung và động lực cho các nhân viên trong công việc.

Tính năng: 

• • Giúp thiết lập OKRs đúng quy chuẩn.

• • Lên danh sách công việc hàng ngày, từ đó quản lý được khối lượng công việc.

• • Thiết lập nội dung đào tạo, kiểm tra và cấp chứng nhận cho nhân sự.

4.2 iHCM

iHCM là phần mềm quản trị có sự khác biệt so với các phần mềm khác trên thị trường. iHCM mang tới một giải pháp quản trị toàn diện, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp lớn. iHCM áp dụng phương thức quản lý theo mục tiêu MBO, phát triển trên nền tảng điện toán đám mây đạt tiêu chuẩn ISO 27001.

Tính năng: 

• • Quản lý công việc, theo dõi tiến độ, bám sát các mục tiêu đề ra.

• • Phê duyệt đơn từ trực tuyến, thay thế cho việc phê duyệt giấy tờ theo phương pháp truyền thống.

• • Lưu trữ, chia sẻ tài liệu của doanh nghiệp.

• • Nhắn tin, gọi điện, call video ngay trên nền tảng quản trị.

4.3 MyXTeam

MyXTeam là phần mềm quản trị nhân sự của Việt Nam, được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị giúp đội nhóm cùng nhau làm việc mọi lúc mọi nơi. MyXTeam như một trợ lý đắc lực trong công việc cho cá nhân và doanh nghiệp.

Tính năng:

• • Quản lý hiệu quả các dự án, giao việc và lập báo cáo.

• • Hỗ trợ giao nhiệm vụ cho các thành viên, gán tên người thực hiện.

• • Gửi các file đính kèm, hình ảnh quan trọng.

• • Tích hợp công cụ chat 1-1 như: Telegram, Line,…

• • Đồng bộ hóa dữ liệu trên Website và thiết bị di động. 

4.4 Asana

Asana được phát triển bởi Dustin Moskovitz – đồng sáng lập của Facebook. Ban đầu Asana Được sử dụng như ứng dụng nắm bắt tiến độ của nhóm và hỗ trợ quản lý các công việc. Đến đầu năm 2011 phần mềm quản trị nhân lực Asana được phát triển thành  ứng dụng công nghệ quản lý dự án. Và chính thức ra mắt phiên bản thương mại vào năm 2012 cho doanh nghiệp.

Tính năng:

• • Tạo, lập các danh sách công việc bằng các định dạng khác nhau như biểu đồ, danh sách.

• • Cung cấp lịch nhóm để mọi thành viên có thể truy cập và cập nhật.

• • Theo dõi và quản lý khối lượng và thời gian dành cho công việc.

• • Cung cấp nhiều biểu mẫu checklist công việc.

• • Chế độ bình luận trong mọi nhiệm vụ để các thành viên dễ dàng trao đổi.
  • Chia sẻ file ở mọi định dạng 

4.5 Amis

Amis là phần mềm quản trị nhân sự thuộc nền tảng MISA AMIS có hơn 170.000 khách hàng tổ chức đang sử dụng. Amis cung cấp giải pháp quản trị công việc trực tuyến: đa chiều, thông minh, chính xác, an toàn.

Tính năng:

• • Quản lý thông tin nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, thông tin liên hệ, thông tin chức vụ và lịch sử làm việc.

• • Chấm công và tính lương, tính toán thuế và bảo hiểm.

• • Đào tạo và phát triển nhân viên.

• • Quản lý hiệu suất bao gồm thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất và phản hồi cho nhân viên.

• • Đảm bảo tính bảo mật và quản lý dữ liệu nhân viên một cách an toàn.

5. Phần mềm quản trị nhân lực về chấm công, tính lương

Để là bảng lương, tính công cho nhân viên luôn là vấn đề của nhiều doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản quản lý chấm công, tính lương là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Dưới đây là 5 danh sách ứng dụng quản lý được đánh giá tốt.

5.1 Faceworks

Faceworks là một trong những phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến và tin cậy nhất trên thị trường Việt Nam. Được thiết kế dựa trên nền tảng giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP, Faceworks cung cấp các tính năng quản lý lương và quản lý doanh nghiệp hiệu quả.

Tính năng: 

• • Cập nhật danh sách bảng lương từng tháng chi tiết, rõ ràng.

• • Tính thuế cho nhân viên.

• • Quản lý các nghiệp vụ nhân sự.

• • Tính công các ngày đi sớm, đi muộn, thưởng phạt theo quy định của công ty.

5.2 Paradise HRM

Paradise HRM là một trong những phần mềm tính lương tốt nhất hiện nay mà không thể không kể tới. Phần mềm cung cấp cho người dùng các công cụ để quản lý nhân sự toàn diện bao gồm: chấm công, quản lý giờ làm việc, ngày nghỉ,… Với Paradise HRM, quá trình tính lương của doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa về tốc độ, độ chính xác và tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong hoạt động quản lý nhân sự.

Tính năng: 

• • Quản lý thông tin hợp đồng nhân viên.

• • Theo dõi danh sách đóng bảo hiểm xã hội.

• • Quản lý ngày phép của nhân viên.

• • Xuất báo cáo bảng lương.

5.3 Tanca

Tanca được coi là phần mềm nhân sự đa năng. Phần mềm này cho phép dùng thử miễn phí trong 30 để có thể trải nghiệm rõ hơn về nền tảng. Tanca được thiết kế để đơn giản hóa các tương tác công nghệ, giúp người dùng dễ sử dụng và làm việc hiệu quả hơn.

Tính năng:

• • Chấm công trực tuyến, quản lý ca, quản lý quy trình và công việc.

• • Tự động tạo bảng lương mỗi tháng cho từng phòng ban, cá nhân.

• • Theo dõi nhân viên và quản lý OKRs-BSC-KPI.

• • Xử lý các yêu cầu liên quan tới giấy tờ, thư từ như: email xin nghỉ phép, hóa đơn mua hàng, yêu cầu công tác,…

• • Xây dựng quy trình tuyển dụng ATS theo chuẩn quốc tế.

5.4 Gusto HR

Gusto HR là phần mềm quản trị nhân sự tập trung 2 nhóm tính năng chính, đó là: quản lý chấm công, tính lương cho nhân viên; phát triển chương trình phúc lợi thông minh. Đây cũng là một trong những số ít phần mềm cho phép tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp và phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ.

Tính năng:

• • Tính toán về tiền lương, thuế, khấu trừ,… đạt tiêu chuẩn HIPAA và ERISA.

• • Giúp hoàn thiện các báo cáo liên quan đến thuế, các chi phí thanh toán, bảo hiểm cho người bao động.

• • Lên kế hoạch ngân sách chi tiết.

• • Ban hành sổ tay cho nhân viên và thiết lập sơ đồ cấu trúc doanh nghiệp.

5.5 Zenefits

Zenefits được thành lập vào năm 2013 bởi Parker Conrad và Laks Srini, ban đầu được biết đến như một công ty môi giới. Sau đó, Zenefits đã chuyển hướng sang không gian phần mềm nhân sự tự phục vụ vào năm 2017. Zenefits  đã phục vụ hơn 11.000 doanh nghiệp từ trụ sở chính tại San Francisco. Với chất lượng dịch vụ tốt và giá cả hợp lý, đây là giải pháp phần mềm nguồn nhân lực tốt nhất cho các doanh nghiệp.

Tính năng:

• • Xử lý bảng lương với số lần tính lương không giới hạn và các tính năng tích hợp.

• • Tự động hóa quy trình giới thiệu nhân viên trong tổ chức.

• • Thu thập phản hồi, đặt mục tiêu và hoàn thành đánh giá hiệu suất.

6. Một số phần quản lý khác được dùng nhiều

Ngoài 15 danh sách các ứng dụng quản lý Dũng gợi ý bên trên. Bạn cũng có thể tham khảo thêm một vài phần mềm khác, giúp doanh nghiệp có thêm nhiều lựa chọn phù hợp với quy mô công ty. Danh sách 15 nền tảng dưới đây cũng đang được các doanh nghiệp trong nước áp dụng và sử dụng nhiều.

• • Monday HR

• • Rippling

• • ADP Workforce

• • Freshteam by Freshworks

• • Retable

• • QuickBooks TIme

• • Workday 

• • Perfect HRM

• • Zoho People

• • Namely

• • SSoft HRM

• • Lotus Pro

• • CoffeeHR

7. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự

Việc lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự là rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng:

• • Quy mô kinh doanh: Nhà quản trị cần đánh giá quy mô kinh doanh, để lựa chọn phần mềm nhân sự có đủ tính năng đáp ứng nhu của doanh nghiệp.

• • Nhu cầu nhân sự: Yêu cầu về phần mềm nhân sự cũng phụ thuộc vào mức độ biến động nhân sự của doanh nghiệp và cần quan tâm đến chức năng tuyển dụng của phần mềm.

• • Nhà cung cấp uy tín: Chọn nhà cung cấp phần mềm uy tín với đội ngũ hỗ trợ, bảo trì thường xuyên và khả năng tư vấn quy trình quản lý nhân sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

• • Giá cả: Nghiên cứu thị trường, so sánh giá của từng nhà cung cấp để tìm ra mức giá hợp lý nhất. Tuy nhiên đừng chọn phần mềm nhân sự chỉ vì giá rẻ mà bỏ qua tính năng và bảo mật kém.​​​​​​

8. Có nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí?

Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự miễn phí giúp doanh nghiệp giảm bớt được gánh nặng về tài chính. Tuy nhiên vẫn còn những hạn chế của phần mềm quản trị miễn phí mà cần kể tới như:

• • Vấn đề về bảo mật: Khi sử dụng nền tảng quản lý nhân sự miễn phí, doanh nghiệp cần lưu ý về tính bảo mật và an toàn thông tin. Các phần mềm miễn phí có thể không đảm bảo đủ về bảo mật và dễ bị tấn công bởi các hacker.

• • Về tính năng: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu quản lý nhân sự phức tạp hơn, sử dụng phiên bản miễn phí có thể gặp nhiều hạn chế về tính năng và hỗ trợ kỹ thuật.

• • Khó kiểm soát: Các dữ liệu liên quan tới giấy tờ bản cứng, hay các file mềm vẫn còn khá khó để kiểm soát

Tuy nhiên, việc sử dụng nền tảng quản lý nhân sự miễn phí hay trả phí sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ các yếu tố về tính năng, linh hoạt, an toàn thông tin và hỗ trợ kỹ thuật trước khi quyết định lựa chọn sử dụng.

9. Những lưu ý khi dùng phần mềm quản trị nhân sự 

Sau khi tìm hiểu phần mềm nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp Fastdo vừa nêu ở trên thì bạn cũng cần nắm rõ một số lưu ý trong quá trình sử dụng để tránh xảy ra những sai sót không đáng có. Cụ thể như sau:

• • Xác định được định hướng doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần có định hướng, mục tiêu rõ ràng thì mới có thể áp dụng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả. Cũng phải chọn phần mềm phù hợp với đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp và nguồn nhân lực.

• • Không chạy theo xu hướng: Chạy theo xu hướng nhưng không xác định trước các yếu tố nội tại doanh nghiệp xem có phù hợp không thì sẽ đi sau đối thủ. Nhà quản trị nên cân nhắc kỹ lưỡng và thử nghiệm trước khi lựa chọn để tránh lãng phí thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp.

• • Nắm chắc kiến thức quản trị: Các nhà quản trị luôn phải nắm chắc lý thuyết quản trị và thực hành song song với nhau. Khi đó phần mềm đưa vào sẽ là công cụ phát huy tối đa năng lực quản trị của doanh nghiệp, từ đó mới mang lại hiệu suất.