1. Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số?

1.1 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu. Nó sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Chữ ký số đóng vai trò như chữ ký đối với cá nhân. Hay con dấu đối với doanh nghiệp và được thừa nhận về mặt pháp lý.

1.2. Tại sao doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số?

Quy định pháp luật bắt buộc sử dụng chữ ký số

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 1, Luật số 21/2012/QH13 ban hành 20/11/2012 sửa đổi, bổ sung thêm Khoản 10 vào Điều 7 của Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11, kể từ ngày 1/7/2013, các doanh nghiệp đóng trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin bắt buộc kê khai thuế qua mạng. Cụ thể:

“Nếu người nộp thuế là tổ chức kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 5 Thông tư 180/2010/TT-BTC, để thực hiện kê khai thuế qua mạng, mỗi doanh nghiệp chỉ cần có một chữ ký số, một địa chỉ email đảm bảo liên lạc ổn định qua Internet và làm thủ tục đăng ký với cơ quan Thuế về việc sử dụng hình thức khai thuế điện tử.

Sử dụng chữ ký số là xu hướng khi giao dịch điện tử

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, giao dịch điện tử ngày càng trở nên phổ biến hơn. Trong tương lai gần, giao dịch điện tử sẽ là cách thức giao dịch chính của khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp. Chữ ký số chính là con dấu giúp doanh nghiệp, cá nhân xác thực cho các giao dịch điện tử. 

Chữ ký số giúp tối ưu được chi phí, thời gian

Chữ ký số giúp doanh nghiệp thay đổi gần như hoàn toàn phương thức ký truyền thống. Thay vì phải luân chuyển văn bản và thực hiện ký tay, các bên giao dịch có thể ký số một cách nhanh chóng, chính xác. Doanh nghiệp sẽ cắt được các khoản chi phí phục vụ in ấn và lưu trữ tài liệu, văn bản, hợp đồng,…

2. Lựa chọn chữ ký số dựa vào những yếu tố nào?

2.1. Đăng ký chữ ký số dựa vào giá cả

Hiện nay giá các gói chữ ký số của các nhà cung cấp chênh lệch nhau tùy theo thương hiệu chữ ký số và các nhà cung cấp chữ ký số mà bạn lựa chọn. Khi đăng ký CKS bạn cần lưu ý những vấn đề sau đây:

• Giá CKS mà đơn vị cung cấp đã bao gồm VAT chưa?
• Giá CKS đã bao gồm các phí dịch vụ cài đặt, hướng dẫn sử dụng chưa? Mức giá cuối cùng mà doanh nghiệp của bạn phải thanh toán là bao nhiêu?
• Có phát sinh thêm chi phí nào khác không? (Chi phí cài đặt, hỗ trợ…)

2.2. Đăng ký chữ ký số dựa vào chất lượng sản phẩm

Trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp các loại chữ ký số như USB token, chữ ký số online, HSM. Tuy nhiên khi đăng ký bạn cần tìm hiểu về chất lượng sản phẩm. Bạn cần biết sản phẩm nào có tính năng ra sao, có thực sự phù hợp với doanh nghiệp của mình hay không? Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều ưu tiên dùng chữ ký số online bởi tính ưu việt mà sản phẩm này mang lại.  

2.3. Đăng ký chữ ký số dựa vào dịch vụ hỗ trợ

Có rất nhiều nhà cung cấp CKS đơn lẻ trên thị trường. Họ báo mức giá rẻ hơn so với mặt bằng chung. Tuy nhiên, nhiều đại lý, đơn vị cung cấp chữ ký số sau khi bán CKS cho bạn với mức giá rẻ. Họ thường bỏ mặc bạn với những lỗi gặp phải khi sử dụng mà không hề có những hướng dẫn, hỗ trợ. Đã có rất nhiều doanh nghiệp vì lý do chờ đợi hỗ trợ quá lâu. Điều đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả tiến độ, làm gián đoạn công việc. Nên đành phải “ngậm ngùi” mua chữ ký số mới. 

Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp đó là tốt. Họ có thể hỗ trợ bất cứ khi nào doanh nghiệp gặp vấn đề trong quá trình sử dụng. Để kiểm chứng dịch vụ của chữ ký số đó có tốt hay không. Bạn có thể liên hệ tư vấn với tổng đài, fanpage của đơn vị cung cấp. Nếu dịch vụ chăm sóc khách hàng ở đó tốt thì bạn hãy cân nhắc lựa chọn.