I- Tìm hiểu chung về kế hoạch nhân sự

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một quá trình xây dựng chiến lược cho công ty. Do bộ phận nhân sự đảm nhiệm để đánh giá, xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. Nói cách khác, một kế hoạch quản lý nhân sự tốt giúp bạn hiểu số lượng và loại nhân viên bạn cần.

Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng một kế hoạch nhân sự khác nhau. Nó có thể bao gồm toàn bộ công ty hoặc áp dụng cho các nhóm hoặc phòng ban nhỏ hơn. Thậm chí cả các dự án cá nhân.

2. Lợi ích của kế hoạch nhân sự đối với doanh nghiệp

Việc lập một kế hoạch nhân lực không chỉ giúp các công ty tuyển dụng, thuê và phát triển nhân viên. Nó còn giúp hướng dẫn các quyết định về ngân sách và tài chính trong tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính của kế hoạch nhân sự mà bạn cần biết.

Cắt giảm chi phí nhân sự

Lợi ích đầu tiên phải kể đến việc giảm cho phí nhân sự. Bạn có thể tiết kiệm tiền với một kế hoạch nhân sự rõ ràng. Mẫu kế hoạch nhân sự sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát về cơ cấu các vị trí hiện có. Nó giúp bạn tìm được các vị trí mới cho nhân viên trong công ty của mình. Ngoài ra, một bản kế hoạch nhân lực sẽ bao gồm cả:

• Các phương pháp
• Chiến lược đào tạo nội bộ
• Các khóa đào tạo nâng cao

Chúng giúp nâng cao năng suất làm việc, chuyên môn của nhân sự.

Tăng cơ hội phát triển

Đây là một lợi ích vô cùng quan trọng trong kế hoạch nhân viên. Bởi việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn mở rộng đội ngũ nhân sự hiện tại. Nó tạo ra một cơ cấu hiệu quả hơn. Từ đó giúp bạn tăng cơ hội phát triển và tạo ra một khuôn khổ cho tương lai. 

Cơ cấu công ty có tổ chức hơn

Với một kế hoạch đã được lập sẵn, bạn có thể tạo ra một cấu trúc có tổ chức cho doanh nghiệp của mình. Từ đó sẽ giúp công ty có một nhóm nhân sự hoạt động mạnh mẽ, chuyên nghiệp hơn. Nếu nhân viên làm tốt, nó cũng có thể giúp nhóm bạn lập kế hoạch cho nhóm nhân viên thăng chức và đề xuất tăng lương dễ dàng.

Tuyển dụng mạnh mẽ hơn

Bên cạnh những lợi ích nêu trên thì một phần mềm tuyển dụng sẽ giúp bạn có một phương pháp tuyển dụng tốt hơn. Khi bạn đã hoàn thành xong việc phân tích nhu cầu của mình, bạn có thể nhanh chóng xác định được các kỹ năng nào bạn cần ở một ứng viên và những ứng viên nào đáp ứng được tiêu chuẩn đó. Từ đó sẽ giúp việc tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Với những lợi ích nêu trên có thể thấy việc lập kế hoạch nhân sự giúp bạn ngăn ngừa các vấn đề liên quan làm trì hoãn tăng trưởng hoặc cản trở chất lượng sản phẩm, dịch vụ của bạn. Từ đó tăng hiệu quả tuyển dụng và giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm được những ứng viên chất lượng nhất.

II- Vai trò của việc lập kế hoạch nhân sự

Kế hoạch nhân sự đóng vai trò quan trọng đối với mọi ngành nghề, quy trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp như:

• Là yếu tố cơ bản thúc đẩy doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra.
• Là cơ sở để xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ, lên kế hoạch phát triển, bồi dưỡng năng lực cho nhân viên.
• Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp bố trí, sắp xếp, sử dụng lao động hợp lý và tạo tiền đề để trả công của người lao động.
• Xác định chính xác đội ngũ lao động của doanh nghiệp về số lượng, trình độ học vấn, giới tính, chuyên môn… để mở rộng quy mô sản xuất và đảm bảo không bị gián đoạn quy trình.
• Kế hoạch nhân sự là cơ sở để xác lập hệ thống hệ thống thông tin về nguồn nhân lực nhằm trợ giúp cho hoạt động quản lý nhân sự và hoạt động sản xuất.

III- Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch nhân lực khác nhau tùy vào cơ cấu, quy mô của tổ chức đó. Dưới đây là 6 bước cơ bản cho một bản kế hoạch nhân sự mà bạn có thể tham khảo để áp dụng:

1. Xác định các mục tiêu kinh doanh

Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu doanh nghiệp từ tổng quát đến chi tiết của doanh nghiệp mình. Việc sử dụng các mục tiêu kinh doanh sẽ cho bạn nắm rõ được các mục tiêu sắp tới của công ty để từ đó sắp xếp nhân sự làm việc sao cho phù hợp nhất. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ được kết quả, phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty để từ đó phân bổ nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Ví dụ: nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở một địa điểm mới, bạn có thể cần phải di chuyển nhân viên hiện tại đi xung quanh hoặc thuê nhân viên mới để đảm nhiệm những vai trò đó. Kế hoạch kinh doanh sẽ giúp thông báo những quyết định về nhân sự.

2. Xác định tình hình nhân sự hiện tại của bạn

Muốn xây dựng một kế hoạch nhân sự hoàn hảo, bạn cần phải hiểu rõ được môi trường nhân sự hiện tại của mình và có nghệ thuật quản lý nhân lực phù hợp. Để xác định được số lượng nhân sự, tình hình làm việc nhân sự hiện tại của doanh nghiệp thì bạn nên lưu trữ trên một nền tảng để dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý.

Khi bạn đã hợp nhất được dữ liệu thì bạn có thể nhanh chóng đánh giá môi trường nhân sự hiện tại và bắt đầu thu thập thông tin chi tiết hữu ích từ dữ liệu.

Một số tiêu chí đánh giá tình hình nhân sự ở công ty:

• Số lượng nhân viên
• Phân bổ nhân viên (quy mô đội và những người làm việc ở đâu)
• Kỹ năng và năng lực trong lực lượng lao động
• Những người có hiệu suất cao và những nhà lãnh đạo tiềm năng 
• Những người có hiệu suất thấp hoặc “rủi ro chuyến bay”, những người có thể chỉ ra doanh thu
• Tuổi và nhiệm kỳ của nhân viên (để dự đoán số lượng người nghỉ hưu)

3. Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai

Khi đã đánh giá được tình hình nhân sự hiện tại của công ty, bạn cần đưa ra một số dự đoán về nhu cầu nhân sự trong tương lai của mình. Để đánh giá chính xác được nhu cầu nhân sự trong tương lai thì bạn cần xem xét vào một số yếu tố có ảnh hưởng đến quyết định, cơ hội nhân sự bao gồm:

• Mục tiêu kinh doanh 
• Tỷ lệ doanh thu và dự báo
• Ra mắt sản phẩm mới
• Những thay đổi trong nền kinh tế
• Đầu tư kinh doanh (ví dụ: công nghệ mới) 
• Các đối thủ cạnh tranh thu hút nhân tài chính 
• Chi phí lao động trong ngành
• Tỷ lệ thất nghiệp 

Tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài này có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động và nhu cầu nhân sự của bạn. 

Mặc dù dự báo sẽ luôn bao gồm một số phỏng đoán, nhưng bạn có thể đưa ra các dự đoán tự tin, có học thức và (và chính xác hơn) bằng cách sử dụng các phương pháp sau.

Phân tích xu hướng

Phân tích xu hướng hoạt động hiệu quả đối với các doanh nghiệp đã thành lập với vài năm hoạt động. Tức là dữ liệu các dữ liệu lịch sử sẽ được lưu lại để thông báo nhu cầu trong tương lai.

Để thực hiện phân tích xu hướng, hãy bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu lịch sử. Tập trung vào việc thu thập thông tin trong ít nhất 5 năm qua — nhưng bạn có thể muốn quay lại khoảng 10 năm nữa. (Hãy nhớ rằng kích thước mẫu càng lớn thì kết quả càng chính xác.)  

Thu thập dữ liệu về những điều sau: 

• Các mô hình tuyển dụng và nghỉ hưu
• Chuyển khoản và khuyến mãi
• Nhân viên điều chuyển
• Số năm công tác
• Kỹ năng và trình độ
• Nhân khẩu học của nhân viên
• Giáo dục
• Kinh nghiệm làm việc trong quá khứ

Khi bạn đã thu thập dữ liệu, bạn có thể phân tích dữ liệu đó để hiểu tỷ lệ doanh thu theo thời gian cũng như khám phá xu hướng hoặc mô hình giữa các tập dữ liệu.

Phân tích tỷ lệ

Đây được coi là phương pháp dự báo có mục đích kép vừa dự đoán nhu cầu nhân sự vừa so sánh kết quả dự báo với tiêu chuẩn ngành. Với những công ty trẻ thì đây là một lợi thế lớn mà nên áp dụng, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc hơn về các xu hướng trong tương lai.

Đây là cách nó hoạt động

Một tỷ lệ thiết lập mối quan hệ giữa hai điều. Một doanh nghiệp có thể tính toán tỷ lệ giữa các yếu tố kinh doanh như dự đoán doanh thu bán hàng trong tương lai và yêu cầu về nhân sự. 

4. Hoàn thành phân tích khoảng cách

Tiếp đến là bạn tiến hành so sánh môi trường nhân sự hiện tại và các dự đoán nhân sự trong tương lai để biết được nhân viên của bạn hiện đang ở đâu và nhu cầu của họ là gì. Tại đây bạn cần chú ý liệu nhân sự của mình cần những kỹ năng nào để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh hoặc bạn cần sự hỗ trợ nào của nhân sự để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp không. Hiểu một cách đơn giản, khoảng cách trong lực lượng lao động sẽ bao gồm: chuyên môn, số lượng người, nhân viên có đang làm đúng vị trí.

Lưu ý cần phải xem những khoảng trống này là cơ hội để tạo ra trạng thái lý tưởng giúp đạt được mục tiêu chứ không phải là điểm yếu. Dưới đây là một số yếu tố bạn nên cân nhắc là:

• Việc phân tích có giúp bạn hỗ trợ các mục tiêu của công ty khi so sánh trạng thái kết thúc với trạng thái hiện tại hay không
• Điều chỉnh nhân sự hiện tại của mình
• Lựa chọn nhân viên có chuyên môn phù hợp

5. Lập kế hoạch nhân sự của bạn

Khi đã phân tích xong, giờ đây bạn có thể lập một kế hoạch nhân sự. Một kế hoạch quản lý nguồn nhân lực sẽ bao gồm:

• Đề xuất cho một chương trình đào tạo để dạy cho nhân viên hiện tại các kỹ năng mới
• Các chính sách nhân sự kế nhiệm nhằm hợp lý hóa việc thăng chức hoặc giảm lương sau khi nhân viên nghỉ hưu
• Bao gồm các chức danh của công việc đó, mô tả công việc và ngân sách tuyển dụng nhân viên.

6. Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch

Cuối cùng, bạn thực hiện bước đánh giá và hoàn thiện kế hoạch. Việc này đóng vai trò như một phương pháp. Nó giúp bạn:

• Sắp xếp hợp lý các quy trình tuyển dụng
• Xác định tài năng nổi bật trong tổ chức
• Đạt được các mục tiêu khác nhau của doanh nghiệp.

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, kế hoạch của bạn có thể linh hoạt theo thay đổi của doanh nghiệp. Nên nhớ rằng kế hoạch của bạn cần phù hợp. Hãy xem xét các lựa chọn thay thế nếu như kế hoạch đó hoạt động không tốt như những gì bạn kỳ vọng.