1. Những nội dung cần có trong báo cáo tuyển dụng

Báo cáo tuyển dụng là tài liệu thống kê và phân tích kết quả, tình hình tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Báo cáo này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ và đo lường hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng. Từ đó làm cơ sở để đưa ra những hiệu chỉnh hoặc tối ưu quy trình tuyển dụng.

Mọi báo cáo hoạt động tuyển dụng nhân sự dù được thực hiện với mục đích gì cũng cần phải đáp ứng đủ những nội dung cơ bản sau:

• Tổng quát tình hình: Bao gồm các số liệu thống kê về số lượng ứng viên đăng ký, số ứng viên đạt, tiến độ tuyển dụng,…
• Thời gian tuyển dụng: Quá trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc một chiến dịch tuyển dụng
• Kênh tuyển dụng: Các nền tảng được sử dụng để đăng tin tuyển dụng, truyền thông thu hút ứng viên và nhận hồ sơ đăng ký
• Tỷ lệ ứng viên: Biến động về số lượng ứng viên qua các giai đoạn CV – Phỏng vấn – Thử việc
• Chi phí tuyển dụng: Tổng ngân sách đã chi cho chiến dịch tuyển dụng, chi phí trên 1 ứng viên qua các giai đoạn

2. Phân loại báo cáo tuyển dụng nhân sự

2.1. Báo cáo tuyển dụng nhân sự theo thời gian

• Theo tuần: Báo cáo được thực hiện theo từng ngày trong tuần
• Theo tháng: Báo cáo được tổng hợp từ báo cáo tuần
• Theo năm: Báo cáo thống kê kết quả của tất cả các chiến dịch tuyển dụng diễn ra trong năm

2.2. Báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí chức vụ

• Theo bộ phận phòng ban: Marketing, Sales, Nhân sự,…
• Theo chức vụ: Thực tập sinh, nhân viên, quản lý,…

Báo cáo này giúp các phòng ban nắm bắt được tình hình tuyển dụng cho các vị trí công việc của mình.

2.3. Báo cáo hoạt động tuyển dụng theo mục đích

Báo cáo theo mục đích được lập ra để phục vụ nhu cầu theo dõi chi tiết một biến số cụ thể trong chiến dịch tuyển dụng, gồm những loại phổ biến sau:

• Báo cáo tổng quan về tuyển dụng.
• Báo cáo chi phí tuyển dụng.
• Báo cáo tỷ lệ ứng viên.
• Báo cáo chất lượng kênh tuyển dụng.

3. Cách viết báo cáo tuyển dụng nhân sự chuẩn form

Bước 1: Tổng quan tình hình tuyển dụng

Tổng quan tình hình tuyển dụng sẽ giúp nhà quản lý có cái nhìn khái quát về tiến độ cũng như kết quả hiện tại của chiến dịch tuyển dụng. Bởi vậy phần tổng quan cần được trình bày ngắn gọn, súc tích và trực quan bằng số liệu cụ thể.

Nhiệm vụ của HR ở phần này là liệt kê những con số đạt được, đánh giá biến động của chúng theo thời gian và so sánh với chỉ tiêu kế hoạch. Một số thông tin cần làm rõ bao gồm: số lượng đơn đăng ký nhận được, lượng nhân sự được tuyển dụng, lượng ngân sách đã chi,…

Bước 2: Tính tỷ lệ ứng viên đạt

Tỷ lệ ứng viên đạt là con số thể hiện rõ ràng nhất hiệu quả của việc tuyển dụng. Bởi vậy HR cần chú tâm đến chỉ số này.

Nếu tỷ lệ này cao có nghĩa là hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp đang mang lại hiệu quả. Ngược lại, tỷ lệ ứng viên đạt thấp chứng tỏ quy trình tuyển dụng nhân sự chưa được tối ưu, HR cần đánh giá lại và tìm ra nguyên nhân dẫn đến điều này.

Bước 3: Đánh giá hiệu quả các kênh tuyển dụng

Một doanh nghiệp có thể dùng rất nhiều nền tảng khác nhau để tuyển dụng. Bạn cần phân tích và chỉ rõ trong báo cáo kênh nào là nguồn mang lại nhiều ứng viên nhất bằng cách thể hiện cơ cấu số lượng đơn ứng tuyển thu về từ các kênh một cách trực quan qua biểu đồ.

Ngoài ra, một phương pháp khác mà bạn có thể sử dụng để đánh giá hiệu quả kênh tuyển dụng là tính chỉ số hiệu quả:

Khi tính được chi phí bỏ ra cho mỗi một hồ sơ ứng viên trên các kênh tuyển dụng, doanh nghiệp có thể xác định được kênh nào đang chiếm lượng ngân sách lớn mà không mang về nhiều ứng viên, để từ đó xem xét cắt giảm chi phí hoặc chuyển sang các kênh khác.

Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng

Để theo dõi được biến động chi phí qua các giai đoạn, HR cần lấy tổng ngân sách thực tế của cả chiến dịch chia cho số lượng ứng viên thu được trong mỗi giai đoạn. Bằng cách này, bạn có thể xác định được chi phí bỏ ra để có được một hồ sơ ứng viên trong chiến dịch tuyển dụng.

Ngoài ra, cần xác định cả chi phí theo kế hoạch để kiểm soát tình hình sử dụng ngân sách.

Bước 5: Xác định thời gian tuyển dụng

Thời gian tuyển dụng là thời gian trung bình mà HR cần để tuyển đủ chỉ tiêu nhân sự theo yêu cầu. Chỉ số này sẽ được sử dụng để theo dõi tiến độ tuyển dụng. Thời gian tuyển dụng càng kéo dài thì chứng tỏ quy trình tuyển dụng đang gặp vấn đề.