1. Tại sao cần lập kế hoạch truyền thông nội bộ?

Kế hoạch truyền thông nội bộ là bản kế hoạch chi tiết hướng dẫn cách thức truyền tải thông tin nội bộ đến các thành viên, bộ phận trong tổ chức. Được thực hiện thông qua nhiều kênh giao tiếp khác nhau với một lịch trình cụ thể. 

Nhiều nhà quản trị vẫn luôn đặt ra câu hỏi: Liệu một bản kế hoạch truyền thông nội bộ có thực sự cần thiết? Thực chất, truyền thông nội bộ không chỉ xoay quanh việc giao tiếp giữa các thành viên. Nó là yếu tố cốt lõi quyết định văn hóa nội bộ và cách thức vận hành một tổ chức:

Đảm bảo các thành viên đều nắm rõ mục tiêu

Theo một khảo sát của Harvard Business Review, có đến:

• 35% nhân viên phản hồi rằng họ không nắm bắt được hết các thông báo về công việc
• 25% không hiểu rõ các chiến lược hoạt động của tổ chức.

Những con số này đã chỉ ra rằng doanh nghiệp thực hiện công tác truyền thông  kém hiệu quả.

Một bản kế hoạch truyền thông nội bộ có thể đảm bảo mọi người đều nhận thức được các mục tiêu của doanh nghiệp. Họ biết vai trò của họ trong việc đạt được các mục tiêu đó.

Tạo sự liên kết trong tổ chức

Thực việc triển khai một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt với những thách thức trong việc:

• Truyền tải luồng thông tin chỉ từ trên xuống
• Thu thập phản hồi của nhân viên và triển khai các giải pháp dựa trên phản hồi
• Tương tác với nhân viên ở mọi cấp độ, vị trí

Bởi vậy, chiến lược truyền thông cần phải được lên kế hoạch bài bản nhằm đảm bảo luồng thông tin được vận hành trơn tru. Mọi thành viên đều có thể tiếp nhận và truyền đạt dễ dàng. Từ đó gia tăng sự liên kết giữa các thành viên và giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, ăn ý với nhau.

Nâng cao năng suất nhân viên

Việc không nắm bắt được những thông tin nội bộ cần thiết ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc của nhân viên. Thực tế đã chỉ ra rằng một nhân viên dành 2,5 giờ mỗi ngày tìm kiếm thông tin họ cần. Điều này cần thiết để họ hoàn thành nhiệm vụ của mình – nghĩa là hơn một tuần bị lãng phí mỗi tháng.

Vậy nên bí quyết để cải thiện năng suất của nhân viên nằm ở chiến lược truyền thông nội bộ. Bằng cách cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên, một kế hoạch giao tiếp nội bộ có thể giúp thúc đẩy tinh thần và gia tăng hiệu suất làm việc. McKinsey Global Institute phát hiện ra rằng năng suất của nhân viên tăng 20-25% trong các tổ chức.

Tăng mức độ thỏa mãn trong công việc

Có một sự thật rõ ràng rằng giao tiếp kém tại nơi làm việc làm tăng sự thất vọng của nhân viên. Một cuộc khảo sát gần đây với 1.000 nhân viên trên ở Hoa Kỳ cho thấy chỉ có 15% nhân viên hài lòng với giao tiếp nội bộ mà họ đang trải qua tại nơi làm việc.

Chính vì vậy, kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm. Nó giảm tỷ lệ nhảy việc ở nhân viên. Một khi nhân viên hiểu rõ được văn hóa, con người và công việc. Họ sẽ có động lực để cống hiến, đóng góp vì mục tiêu chung.

2. Các hoạt động truyền thông nội bộ được ứng dụng nhiều nhất hiện nay

Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp có thể được thực hiện trên bằng nhiều hình thức khác nhau, tùy vào mục đích và nhu cầu truyền thông cụ thể:

• Đào tạo hội nhập: Giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc, văn hóa, con người của tổ chức. 
• Sự kiện gắn kết (Sinh nhật, team building,…): Tạo cơ hội để các thành viên làm quen, hiểu nhau hơn, từ đó xây dựng và bồi dưỡng các mối quan hệ trong tổ chức.
• Sự kiện kỷ niệm, thành lập doanh nghiệp: Giúp nhân viên hiểu rõ về quá trình hình thành và phát triển cũng như tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp.
• Các cuộc thi: Khuyến khích phong trào thi đua trong tổ chức, tạo cơ hội để nhân viên sáng tạo, phát huy năng lực của bản thân.
• Tạp chí, tập san, bản tin nội bộ: Cung cấp phương tiện để các thành viên theo dõi quá trình phát triển và thay đổi theo từng tháng của doanh nghiệp.

3. 6 Bước Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết cho doanh nghiệp

Bước 1. Đánh giá tổng quan tình hình

Trước khi bắt đầu phát triển một bản kế hoạch truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần đánh giá tình hình truyền thông nội bộ hiện tại. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng mục tiêu chiến lược tiếp theo. Ở bước này, bạn sẽ cần thực hiện những công việc sau:

Đánh giá lại kế hoạch truyền thông nội bộ 

• Điểm mạnh/yếu của bản kế hoạch là gì?
• Những thành công/hạn chế khi triển khai chiến lược truyền thông nội bộ?
• Nếu chưa có plan truyền thông nội bộ trước đó thì có thể bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu mà bạn đang cố gắng đạt được trong tương lai.

Đánh giá tình hình giao tiếp nội bộ – Phân tích thực trạng giao tiếp, truyền đạt và tiếp nhận thông tin trong nội bộ nhân sự bằng cách

• Theo dõi quá trình các thành viên tương tác
• Khảo sát nội bộ – Khảo sát nhân viên thông qua bảng hỏi, phỏng vấn nhóm,…

Bước 2. Xác định kết quả mong muốn

Các mục tiêu cần đạt được bao gồm:

Mục tiêu của tổ chức (mục tiêu kinh doanh) 

Đây là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt được để tồn tại và phát triển, liên quan đến mọi khía cạnh như tài chính, con người, bộ máy vận hành,… Hãy đảm bảo liệt kê các kết quả đầu ra mong muốn một cách cụ thể và có thể đo lường được trong phần này.

Mục tiêu truyền thông

Các kết quả đầu ra mà hoạt động truyền thông nội bộ cần đạt được để hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu kinh doanh. Ví dụ: Để nâng cao năng suất lao động cho doanh nghiệp thì mục tiêu truyền thông cần đạt được là cải thiện khả năng gắn kết với công việc của nhân viên.

Hãy đảm bảo rằng những mục tiêu mà bạn đưa ra đáp ứng đủ 5 tiêu chí của mô hình SMART:

• Specific: Cụ thể, rõ ràng
• Measurable: Có thể đo lường được
• Attainable: Có thể đạt được
• Relevant: Thực tế
• Time-Bound: Có thời hạn

Bước 3. Xác định đối tượng mục tiêu

Một trong những sai lầm phổ biến khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là áp dụng cùng một chiến lược, cùng một phương thức truyền thông cho mọi đối tượng trong khi mỗi nhóm nhân viên, phòng ban sẽ có nhu cầu tiếp nhận một loại thông tin khác nhau.

Bạn cần phân khúc tổ chức thành các nhóm nhỏ khác nhau và phân tích suy nghĩ, cảm nhận, hành vi của từng nhóm đối tượng để có kế hoạch truyền thông phù hợp. Những nhóm đối tượng mục tiêu trong tổ chức có thể phân loại thành:

• Ban lãnh đạo
• Cổ đông
• Công đoàn
• Các bộ phận phòng ban
• Các chi nhánh
• Các nhóm, câu lạc bộ nhân viên thành lập

Bước 4. Xây dựng thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông chính là “linh hồn” của bản kế hoạch. Một thông điệp rõ ràng và truyền cảm hứng sẽ giúp các thành viên gắn kết với tầm nhìn, chiến lược của tổ chức và hiểu rõ vai trò của bản thân.

Thông điệp truyền thông nội bộ cần bao gồm 2 yếu tố:

• Thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải
• Nhu cầu về thông tin của nhân viên

Bước 5. Quyết định chiến lược truyền thông và lựa chọn kênh truyền thông

Trong bước này, bạn sẽ phát triển những chiến lược truyền thông để tiếp cận các “khách hàng nội bộ” và truyền tải thông điệp qua các kênh truyền thông. Những chiến lược thường được sử dụng trong plan truyền thông nội bộ là:

• Đào tạo & phát triển nguồn nhân lực
• Lộ trình thăng tiến
• Tuyên dương & khen thưởng
• Phương tiện truyền thông nội bộ

Tùy vào mỗi chiến lược, doanh nghiệp sẽ phát triển những kênh truyền thông phù hợp như:

• Giao tiếp trực tiếp là lựa chọn tốt nhất để tạo sự kết nối giữa các cá nhân
• Các cuộc họp thường được sử dụng để truyền đạt những ý tưởng phức tạp hoặc khi cần sự thảo luận, đóng góp ý kiến của các thành viên
• Tài liệu phù hợp cho các thông báo, công văn, quyết định mang tính chất hành chính
• Mạng xã hội nội bộ là kênh giao tiếp hiệu quả nhất trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết các thành viên trong tổ chức

Bước 6. Đo lường hiệu quả thực hiện

Bước cuối cùng của bản kế hoạch truyền thông đó là xác định các chỉ số đo lường kết quả thực hiện chiến dịch truyền thông. Những chỉ số này sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ thực hiện và nắm được kết quả truyền thông nội bộ.

Chỉ số tương tác

Có rất nhiều chỉ số khác nhau mà bạn có thể sử dụng để đo lường mức độ tương tác. Một phương pháp phổ biến là đo lường số lượt thích, nhận xét và chia sẻ của các bài đăng của bạn trên các nền tảng truyền thông nội bộ.

Năng suất và sự gắn kết của nhân viên

Những phương pháp phổ biến  để đo lường năng suất và sự gắn kết của nhân viên bao gồm:

• Tỷ lệ nghỉ việc
• Năng suất lao động
• Lợi nhuận
• Đánh giá/phản hồi

4. Các kênh truyền thông nội bộ được sử dụng nhiều nhất

Để triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ, doanh nghiệp sẽ phải xây dựng các kênh giao tiếp phù hợp nhằm truyền tải ý tưởng, thông điệp đến nhân viên. Hiện nay có rất nhiều phương tiện hỗ trợ cho hoạt động truyền thông nội bộ dễ dàng, hiệu quả:

Giao tiếp trực tiếp

Tương tác trực tiếp giữa các cá nhân là phương thức được khuyến khích sử dụng nhất để tối ưu hiệu quả truyền thông. Việc truyền đạt trực tiếp không chỉ giúp đẩy nhanh việc luân chuyển luồng thông tin trong nội bộ mà còn tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên

Các cuộc họp, giao ban nội bộ thường được sử dụng để truyền đạt những ý tưởng phức tạp hoặc khi cần sự thảo luận, đóng góp ý kiến của các thành viên. Thông thường, các cuộc họp thường được tổ chức với mục đích: tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động, lên kế hoạch cho dự án mới, tuyên dương & khen thưởng,…

Đây là kênh truyền thông trực tuyến dùng cho các thông báo, công văn, quyết định quan trọng, mang tính chất công việc. Email có thể truyền tải tin tức rất nhanh trên diện rộng.

Mạng xã hội nội bộ 

Là kênh giao tiếp hiệu quả nhất trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và gắn kết các thành viên trong tổ chức. Mạng xã hội nội bộ cung cấp một không gian trực tuyến để các thành viên giao lưu, chia sẻ cảm xúc.