I. Quy tắc 5s là gì? Lợi ích khi ứng dụng 5s để xây dựng quy chế thưởng phạt

1. Quy tắc 5s là gì?

Quy tắc 5s với phương châm:

“Ngay cả những cải tiến nhỏ cũng có thể mang lại tác động tích cực đến năng suất tổng thể”

5S đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong việc đổi mới các lĩnh vực trong công ty, doanh nghiệp.

5S là một trong những hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng trong tất cả các nhà máy của Toyota. Hệ thống nguyên tắc này giúp khởi tạo và duy trì một không gian làm việc gọn gàng – ngăn nắp – sạch sẽ.

Không chỉ được áp dụng trong cách bố trí không gian làm việc. Quy tắc 5s còn được ứng dụng hiệu quả trong cách xây dựng quy chế thưởng phạt cho nhân viên. 5S là viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật tương ứng với quy trình 5 bước:

Seiri – “Sàng lọc”

Loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết trong thưởng phạt, bỏ qua những chi tiết nhỏ để tập trung vào những yếu tố quan trọng để bảng thưởng phạt công bằng, hiệu quả.

Seiton – “Sắp xếp”

Sắp xếp một cách khoa học những yếu tố quan trọng bạn đã sàng lọc để quy chế thưởng phạt dễ dàng theo dõi và áp dụng.

Seiso – “Sạch sẽ”

Trình bày bảng quy chế thưởng phạt theo một khung bố cục rõ ràng, minh bạch để nhân viên có thể theo dõi dễ dàng.

Seiketsu – “Săn sóc”

Thường xuyên cập nhật những thay đổi và cải tiến cho quy chế thưởng phạt để phù hợp với tình hình doanh nghiệp và với thị trường.

Shitsuke – “Sẵn sàng”

Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S, nó là bước cuối cùng nhưng sẽ không bao giờ kết thúc. Hãy sẵn sàng với mọi sự thay đổi trong quy chế thưởng phạt dành cho công ty, doanh nghiệp để vận hành một cách hiệu quả nhất.

2. Lợi ích khi ứng dụng 5s để xây dựng quy chế thưởng phạt

5S có tính chất dễ hiểu, dễ nhớ, có tính hệ thống cao. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng nó một cách sáng tạo trong việc xây dựng quy chế thưởng phạt.

Quy tắc 5s Phù hợp với đặc tính lao động, nhân công của mỗi doanh nghiệp. (tùy vào đặc điểm ngành nghề. Lao động có thể nghỉ mất sức, độc hại hóa chất, làm ca đêm,…).

Đối với doanh nghiệp, quy tắc này đem lại lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp cả về văn hóa, uy tín. Quan trọng hơn hết là hiệu quả công việc. Còn đối với người lao động, 90% nhân sự hầu hết đều quan tâm đến lương, thưởng khi làm việc trong công ty. Chế độ thưởng phạt rõ ràng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến người lao động. Trong các trường hợp lãnh lương hay theo dõi tiền lương của mình.

II. Quy chế thưởng phạt 5s nhân viên công ty gồm những gì?

III. 7 bước xây dựng quy chế thưởng phạt 5s hiệu quả cho doanh nghiệp

1. Tham khảo cơ sở pháp lý xây dựng quy chế

Dù là văn bản nội bộ công ty nhưng quy chế thưởng phạt vẫn cần tuân thủ đúng những quy định pháp lý về chế độ thưởng phạt người lao động. Để xây dựng quy chế tiền lương, thưởng cho người lao động một cách chính xác nhất. Bạn nên tham khảo một vài văn bản như:

• Công văn 4320/LĐTBXH-TL của Bộ Lao động – Thương binh và xã hội về việc hướng dẫn cách xây dựng quy trình trả lương đối với doanh nghiệp nhà nước.
• Nghị định 49/2013/NĐ-CP quy định chi tiết việc thi hành các điều bộ của Bộ Luật Lao động về tiền lương.
• Nghị định 51/2016/NĐ-CP quy định về việc quản lý lao động, tiền lương-thưởng của người lao động trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ.
• Nghị định số 52/2016/NĐ-CP quy định về tiền lương, thưởng, thù lao đối với người quản lý doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ.

2. Xem xét thành lập Hội đồng Xây dựng quy chế trả lương

Hội đồng Xây dựng quy chế được thành lập nhằm đảm bảo dựa trên nguyên tắc công khai và dân chủ. Gồm:

• Chủ tịch hội đồng
• Ủy viên thường trực
• Các thành viên như đại diện của công đoàn
• Đảng ủy và các phòng ban khác nhau.

3. Thiết lập quỹ lương cả năm cho công ty/ doanh nghiệp

Tỷ lệ tiền lương, thưởng trên doanh thu đó được gọi là tỷ giá tiền lương. Con số này chính là cơ sở để bạn xác định rõ ràng mức lương cơ bản cho nhân viên quy chế thưởng lương tháng 13 và các căn cứ tính lương.

4. Thành lập hệ thống chức danh và hệ số giãn cách

Hệ thống chức danh là nhóm công việc có cùng tính chất, mức độ khó và tinh thần trách nhiệm. Đây cũng là căn cứ để xác định được hệ số lương của người lao động. Để xây dựng hệ thống chức danh này, các HR có thể căn cứ vào bản mô tả chi tiết của công việc.

5. Xác định cách thức, thời điểm và quy trình trả lương cho nhân viên

Để có thể trả lương đúng và phù hợp với từng nhân viên, các HR cần phải xác định:

• Đúng cách thức
• Đúng thời điểm
• Đúng quy trình trả lương

Các doanh nghiệp, tổ chức có thể cân nhắc các hình thức trả lương sau đây:

• Lương cố định: Đây là hình thức được áp dụng cho các vị trí nhân viên hành chính (Marketing, HR, IT,…)
• Lương khoán: Đây là hình thức được áp dụng cho những vị trí trực tiếp tạo ra hoặc bán sản phẩm (công nhân sản xuất hoặc nhân viên bán hàng).
• Kết hợp cả 2 hình thức trả lương trên: Lương chính thức = lương cơ bản + lương khoán.

6. Xây dựng khung đánh giá, khen thưởng và xử phạt

Doanh nghiệp nên tìm hiểu các tình huống thực tế trong doanh nghiệp để xây dựng bảng tiêu chí sát với từng bộ phận, cá nhân nhất. Như vậy thì khung đánh giá mới có thể đem lại sự động viên, khuyến khích mạnh mẽ đối với người lao động.

7. Áp dụng quy chế vào thực tiễn

Để quy chế tiền lương, thưởng đi vào thực tiễn, các doanh nghiệp cần phải trải qua các bước sau đây:

• Soạn thảo: Quy chế được biên soạn ngắn gọn, dễ hiểu và rõ ràng.
• Ban hành và áp dụng
• Thu thập phản hồi: Sau khi áp dụng quy chế, HR cần thu thập ý kiến của nhân viên công ty để xem có phù hợp với nguyện vọng của mọi người không.
• Sửa đổi và bổ sung: Ý kiến của người lao động là điều tốt nhất để Hội đồng xem xét và đánh giá