1. Mentorship là gì? Chương trình Mentorship là gì?

1.1. Mentorship là gì?

Mentorship là một mối quan hệ. Ở đó một người có hiểu biết sâu sắc và kinh nghiệm dày dặn ở một lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Đây còn gọi là Mentor – người cố vấn. Mentor sẽ dẫn dắt, định hướng cho một người ít kinh nghiệm, non kém hơn. Những người non kinh nghiệm là Mentee.

Mentee học tập và phát triển. Mentor không nhất thiết cần có cấp bậc cao hơn mentee. Nhưng phải có đủ năng lực và trình độ chuyên môn. Như vậy để mentee có thể học hỏi.

1.2. Chương trình Mentorship là gì?

Mentorship program là chương trình cố vấn được các doanh nghiệp tổ chức. Nó nhằm mục đích thúc đẩy và nâng cao chất lượng nhân viên. Bằng cách kết nối họ với những chuyên gia cố vấn để họ có thể học hỏi, tích lũy kinh nghiệm. Hiện nay Mentorship program được coi như một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển nhân viên. Nó được các tổ chức, tập đoàn lớn trên thế giới ứng dụng rộng rãi.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng chương trình Mentorship?

Ngày nay, mentorship đóng vai trò chủ đạo trong việc định hướng. Họ phát triển nguồn lực con người của tổ chức. Các chương trình mentorship không chỉ có chức năng đào tạo nhân viên. Nó còn mang lại vô số lợi ích cho doanh nghiệp như:

2.1. Giữ chân nhân tài, giảm tỷ lệ nhảy việc

Một nghiên cứu của Đại học Nam California đã chỉ ra rằng chương trình mentorship góp phần làm giảm 45% tỷ lệ nhảy việc. Nó tiết kiệm chi phí tuyển dụng và đào tạo tới 3.000 đô la cho mỗi nhân viên mỗi năm.

Những con số này đã chứng minh rằng tác động của chương trình cố vấn đến việc giữ chân nhân tài. Chương trình cố vấn cũng là cách để doanh nghiệp xây dựng môi trường phát triển cho nhân viên. Từ đó gia tăng mức độ thỏa mãn và sự gắn bó trong công việc.

2.2. Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên

Việc cung cấp những chương trình mentorship chuyên nghiệp cho nhân viên tạo cơ hội để họ được tiếp cận trực tiếp những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm từ những người giỏi nhất.

Bên cạnh đó chương trình mentorship còn giúp làm đa dạng các hình thức đào tạo của doanh nghiệp. Thay vì tham gia những buổi huấn luyện chuyên môn và thực hiện các bài kiểm tra định kỳ, nhân viên có thể tự rèn luyện, bồi đắp kỹ năng cho bản thân bằng cách phát triển, xây dựng mối quan hệ với người cố vấn.

2.3 Thu hẹp khoảng cách giữa lãnh đạo – quản lý và nhân viên

Chương trình Mentorship tạo cơ hội để nhân viên có tiếng nói trước các nhà quản lý và lãnh đạo, từ đó phá vỡ các rào cản trong giao tiếp. Chương trình cố vấn góp phần thiết lập mối quan hệ tốt đẹp giữa mọi cấp bậc trong tổ chức bằng cách tạo điều kiện để họ trao đổi, tương tác và học hỏi lẫn nhau. Đây chính là nền móng vững chắc để xây dựng một tổ chức đoàn kết, khỏe mạnh.

3. 3 hình thức Mentorship phổ biến

Cố vấn 1-1	Đây là mô hình cố vấn truyền thống, trong đó 1 mentor giàu kinh nghiệm sẽ được ghép cặp với 1 mentee với mục đích giúp mentee phát triển, cải thiện và đạt được mục tiêu mình.
Cố vấn ngang hàng	Tương tự như cố vấn 1-1 nhưng cả hai bên đều ở cùng một cấp độ công việc hoặc độ tuổi. Họ có thể thay phiên nhau đóng vai trò là mentor và mentee để chia sẻ kinh nghiệm và kiến ​​thức chuyên môn và cùng nhau học hỏi.
Cố vấn nhóm	Là loại hình mentorship trong đó một mentor sẽ đảm nhiệm cố vấn cho một nhóm gồm nhiều mentee. Hình thức cố vấn này giúp cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của người tham gia. Đồng thời thúc đẩy tinh thần đồng đội cũng như văn hóa hòa nhập.

4. 5 kỹ thuật Mentorship được áp dụng nhiều nhất

• Định hướng mục tiêu: Mentor không trực tiếp thiết lập mục tiêu cho Mentee mà chỉ đóng vai trò định hướng giúp họ tự xác định mục tiêu cho bản thân. Kỹ thuật định hướng mục tiêu có thể được sử dụng bằng cách
  • Đặt những câu hỏi giúp người được cố vấn suy nghĩ về những gì họ muốn đạt được
  • Giúp Mentee phát triển tầm nhìn, sứ mệnh cho riêng mình
• Đồng hành: Mentor là người đồng hành cùng Mentee để giúp họ đạt được mục tiêu. Hãy để những Mentee tìm ra cách họ muốn đạt được mục tiêu của mình, với sự hướng dẫn của bạn. Kiểu tiếp cận đồng hành này sẽ giúp các Mentee được làm chủ các quyết định của bản thân và trở nên vững hàng kể cả khi không có Mentor.
• Phản hồi 2 chiều: Cả Mentor và Mentee đều có thể đưa ra những đóng góp, ý kiến cá nhân để cải thiện mối quan hệ Mentorship. Kỹ thuật này giúp xây dựng mối quan hệ hợp tác và là cơ sở để cả Mentor và Mentee phát triển. Để việc phản hồi 2 chiều diễn ra hiệu quả, 2 bên cần trang bị kỹ năng lắng nghe tích cực và tinh thần cầu thị.
• Khuyến khích: Mentor động viên và thúc đẩy tinh thần của Mentee bằng cách công nhận sự nỗ lực của họ, khen ngợi với những thành tích cá nhân và đưa ra những đánh giá tích cực.
• Truyền cảm hứng: Kích thích ý chí và động lực của Mentee bằng cách làm gương cho Mentee và đưa ra những tình huống thành công của bản thân hoặc người khác; sắp xếp những tình huống thử thách để giúp Mentee vượt ra khỏi vùng an toàn.

5. 7 bước xây dựng chương trình Mentorship thành công

Sau khi đã có một góc nhìn toàn diện về Mentorship là gì cũng như những hình thức Mentorship phổ biến, bây giờ hãy bắt tay vào xây dựng chương trình Mentorship chuyên nghiệp, bài bản cho công ty của bạn!

Bước 1. Xác định mục tiêu của chương trình cố vấn

Mục tiêu của mentorship program cần phải cụ thể; nhằm đạt được một kết quả nhất định. Mục tiêu cố vấn có vai trò định hướng nỗ lực của người tổ chức và giúp chương trình được triển khai đúng hướng. Đặt ra mục tiêu rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được loại hình cố vấn phù hợp đồng thời đo lường được mức độ thành công của chương trình. Cho dù đó là phát triển kỹ năng quản lý của nhân viên, tăng tỷ lệ giữ chân người lao động hay nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp thì mục tiêu cố vấn cần phải được tuân thủ theo 5 nguyên tắc của mô hình SMART: Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp, thích hợp), Time-bound (giới hạn thời gian)

Dưới đây là một số ví dụ về các mục tiêu cụ thể cho tổ chức của bạn:

• Tăng số lượng nữ lãnh đạo trong công ty lên 25% trong 5 năm tới
• Tăng X2 số lượng nhân viên cấp trung được thăng chức lên các vị trí cấp cao trong vòng 2 năm
• Giảm 1/2 tỷ lệ nhân viên nhảy việc trong vòng sáu tháng
• Cung cấp sự hỗ trợ cho nhân viên mới nhằm giúp họ cảm thấy thoải mái và hòa nhập hơn trong vòng 3 tháng đầu tiên làm việc

Bước 2. Xây dựng kế hoạch chương trình

Sau khi đã xác định được mục tiêu rõ ràng để theo đuổi, khâu quan trọng nhất cần phải thực hiện là lên khung kế hoạch cho chương trình mentorship. Một bản kế hoạch mentorship program chuyên nghiệp, bài bản cần cung cấp đầy đủ các yếu tố sau:

• Mục đích & kết quả mong muốn của chương trình: Trình bày rõ ràng mục tiêu và kết quả hướng đến với số liệu cụ thể
• Đối tượng tham gia: Làm rõ những thành viên là Mentor và Mentee sẽ tham gia chương trình
• Hình thức triển khai: Bao gồm loại hình Mentorship, cách thức làm việc giữa Mentor – Mentee, phương tiện hợp tác,…
• Nội dung chính: Định hướng sự nghiệp/ phát triển kỹ năng/ giải quyết vấn đề/ tham vấn quy trình làm việc,…
• Lộ trình triển khai: Thời gian thực hiện, các cột mốc cần quan tâm
• Dự kiến ngân sách: Chi phí tổ chức, thực hiện chương trình

Bước 3. Trình bày kế hoạch chương trình với ban lãnh đạo

Sau khi đã có được một bản kế hoạch hoàn thiện thì thách thức tiếp theo của bạn là được ban lãnh đạo cung cấp các nguồn lực cần thiết để vận hành một chương trình thành công.

Khi trình bày kế hoạch chương trình mentorship với các nhà lãnh đạo, hãy đảm bảo rằng bạn:

• Trình bày rõ ràng mục tiêu cụ thể của chương trình
• Làm nổi bật chương trình sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho toàn công ty (tăng cường đổi mới, giải quyết vấn đề tốt hơn,…)
• Giới thiệu cách chương trình cố vấn có thể giúp các nhà lãnh đạo đạt được mục tiêu của riêng họ
• Cách thức triển khai và quảng bá chương trình

Hãy nhớ rằng chương trình mentorship là một phương án hoàn toàn khả thi cho các nhà lãnh đạo muốn đầu tư vào nhân viên và phát triển đội ngũ của họ – vì vậy đừng mất niềm tin vào ý tưởng của bạn!

Bước 4. Truyền thông về chương trình

Bây giờ, khi đã nhận được sự đồng thuận của ban lãnh đạo và có đủ ngân sách và nguồn lực để khởi động chương trình của mình, bạn chỉ còn thiếu một yếu tố: người tham gia. Đã đến lúc đưa các Mentor và Mentee vào cuộc!

Nếu như các thành viên không nhận ra giá trị và sự liên hệ của chương trình cố vấn, họ sẽ cảm thấy như bị ép tham gia một khóa đào tạo dài hạn. Đó là lý do tại sao bạn cần tạo cảm hứng để mọi thành viên tham gia chương trình một cách tự nguyện. Hãy cho nhân viên thấy mentorship program sẽ giúp họ phát triển, học hỏi những điều mới và thăng tiến sự nghiệp như thế nào.

Dưới đây là một số cách để quảng bá chương trình mentorship đến nội bộ doanh nghiệp:

• Tổ chức một buổi chia sẻ về chương trình mentorship trong giờ giải lao
• Đăng tải các bài viết quảng bá chương trình trong các bản tin của công ty hoặc trên mạng nội bộ
• Đảm bảo rằng các nhà quản lý thông báo và khuyến khích nhân viên của mình tham gia chương trình
• Gửi email hoặc đăng tải video cá nhân từ Giám đốc điều hành hoặc các nhà lãnh đạo khác về tầm quan trọng của tinh thần cố vấn trong doanh nghiệp

Lưu ý rằng các thông điệp truyền thông phải được đầu tư kỹ lưỡng, hấp dẫn, cuốn hút về cả nội dung lẫn hình ảnh để cho các nhân viên thấy rằng là cơ hội mà họ không thể bỏ qua.

Bước 5. Kết nối Mentor – Mentee: tiêu chí và phương pháp ghép đôi

Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần kết nối mentee với một mentor cấp cao hơn để họ trở thành một cặp. Tuy nhiên đây không phải cách thức mà một chương trình cố vấn hoạt động; chưa kể đến việc phương thức ghép cặp random sẽ không mang lại hiệu quả cộng tác cao nếu như mentor và mentee không phù hợp.

Để xây dựng mối quan hệ mentor – mentee thành công, điều quan trọng là phải có các tiêu chí phù hợp để ghép cặp. Chỉ khi các cặp mentor và mentee hòa hợp và có tiếng nói chung thì họ mới có thể trở thành một đội ăn ý.

Đừng chỉ nghĩ về các vai trò công việc hay vai vế của người được ghép cặp. Hãy xem xét các yếu tố khác như:

• Kiểu tính cách
• Phong cách giao tiếp
• Giá trị
• Kinh nghiệm sống
• Mục tiêu và định hướng phát triển
• Phong cách làm việc

Bước 6. Định hướng hoạt động Mentorship cho Mentor và Mentee

Bạn đã ghép nối thành công những người cố vấn dựa trên tất cả các yếu tố phù hợp và mọi người đều cảm thấy hài lòng? Công việc vẫn chưa dừng lại ở đó. Nhiệm vụ tiếp theo khi triển khai chương trình cố vấn là cung cấp một chỉ dẫn và cách thức làm việc. Như vậy để đảm bảo mentor – mentee hiểu rõ vai trò của mình.

Việc phổ biến chi tiết lộ trình và những kết quả mong đợi của chương trình cố vấn. Nó sẽ giúp mọi người biết mình cần đạt được những gì. Từ đó đầu tư sự nỗ lực.

Bạn có thể đề xuất các chỉ dẫn cho thành viên tham gia như:

• Thảo luận về mục tiêu và tham vọng của bản thân, cũng như điều họ mong muốn nhận được từ chương trình cố vấn
• Chia sẻ kinh nghiệm và lời khuyên về nghề nghiệp hoặc lĩnh vực của họ
• Đưa ra phản hồi về công việc hoặc mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhau
• Nói về những thách thức họ đang trải qua và cách họ có thể vượt qua chúng

Điều này không chỉ giúp cho việc cố vấn diễn ra suôn sẻ mà còn tạo cơ hội để những người tham gia học hỏi lẫn nhau và khai thác tối đa giá trị của chương trình.

Bước 7. Đo lường chất lượng hiệu quả của chương trình

Bước cuối cùng trong quy trình triển khai mentorship program là đo lường hiệu quả để đánh giá sự thành công của chương trình. Nếu không có sự đo lường và theo dõi thích hợp. Nó rất khó để biết liệu chương trình có thành công hay không.

Dưới đây là những tiêu chí mà bạn cần quan tâm để đánh giá chất lượng của mentorship program:

• Tỷ lệ tham gia – Có bao nhiêu người thực sự đang tham gia chương trình?
• Tỷ lệ duy trì – Trong số những người tham gia, có bao nhiêu người gắn bó hơn một chu kỳ?
• Tỷ lệ hài lòng – Người tham gia cảm thấy thế nào về chương trình? Họ có nhận được những gì họ cần từ chương trình không?
• Tác động – Chương trình tác động đến người tham gia như thế nào? (ví dụ: về mặt chuyên môn, giáo dục, v.v.)
• Hiệu quả chi phí – Chương trình mentorship có đạt được mục tiêu với mức chi phí hợp lý không?
• Khả năng mở rộng – Chương trình có thể dễ dàng nhân rộng và mở rộng quy mô nếu cần không?