1. Báo cáo cuối năm của phòng hành chính nhân sự có vai trò gì?

Báo cáo cuối năm của phòng hành chính nhân sự là một bản tổng kết. Báo cáo về tình hình công tác nhân sự trong vòng một năm. Tất cả nhằm đánh giá hiệu quả của các hoạt động nội bộ. Đồng thời đưa ra giải pháp cải tiến, đề xuất phương hướng kế hoạch hoạt động của HCNS năm tới.

Báo cáo hành chính nhân sự cuối năm là một trong những tài liệu quan trọng. Đó mang ý nghĩa chiến lược trong công tác quản trị doanh nghiệp. Báo cáo cung cấp cho chủ doanh nghiệp cái nhìn toàn cảnh về hoạt động quản trị nhân sự trong năm vừa qua. Đồng thời đo lường được chất lượng nguồn nhân lực. Cũng như rà soát lại toàn bộ các quy trình làm việc của bộ phận HCNS. Từ đó doanh nghiệp sẽ có căn cứ để xây dựng các chiến lược. Tất cả nhằm cải tiến năng suất của đội ngũ lao động và nâng cao hiệu quả  quản trị nhân sự.

2. 7 bước xây dựng báo cáo cuối năm của phòng hành chính nhân sự chuẩn form nhất

2.1. Tổng quan về tình hình nhân sự trong năm

Điều bắt buộc đầu tiên của một bản báo cáo công tác hành chính nhân sự cuối năm. Đó là phải đưa ra được bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự của tổ chức trong vòng một năm qua. Phần này sẽ giúp ban lãnh đạo có được cái nhìn tổng quan, khái quát nhất về thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đồng thời nắm được những trọng điểm chính cần quan tâm. Để tổng kết được tình hình nhân sự chung của công ty. NTgười lập báo cáo cần nêu bật được những ý chính sau:

• Tình hình nhân sự trong năm: Thống kê số lượng nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp (nhân viên chính thức, partime, nhân viên thử việc, thực tập sinh…), số lượng nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên nghỉ phép theo chế độ
• Tỷ lệ nhân sự nghỉ việc: Được tính bằng cách lấy lượng nhân viên nghỉ việc chia cho số lượng nhân viên trung bình trong năm. Chỉ số này ở mức cao thì đồng nghĩa với việc chi phí dành cho tuyển dụng của doanh nghiệp trong năm đó lớn.
• Cơ cấu nhân sự theo công việc: Thống kê số lượng nhân sự cho từng vị trí, phòng ban cụ thể để biết được bộ phận nào đang thiếu hụt nhân lực và bộ phận nào dư thừa.

Bên cạnh đó, báo cáo cần tổng kết các hoạt động nhân sự đã thực hiện trong năm vừa qua, bao gồm công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực và các sự kiện nội bộ.

2.2. Báo cáo về hiệu quả tuyển dụng

Ở phần tiếp theo của báo cáo sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết tình hình thực hiện các hoạt động nhân sự trong năm qua. Trong đó, vấn đề cần được quan tâm đầu tiên đó chính là công tác tuyển dụng. Với báo cáo tuyển dụng, người viết cần chỉ ra được nhu cầu về nguồn lực và hiệu quả tuyển dụng thông qua các chỉ số thống kê:

• Tổng số CV ứng tuyển thu về sau các chiến dịch tuyển dụng
• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu trên tổng số CV hợp lệ
• Chi phí tuyển dụng trong vòng một năm trên tổng các chiến dịch và chi phí trung bình trên một ứng viên

2.3. Báo cáo về công tác đào tạo nhân sự

Tình hình đào tạo nhân sự là một nội dung quan trọng. Điều này cần làm rõ trong báo cáo cuối năm của phòng hành chính nhân sự. Ở phần này, HR cần cung cấp thông tin chi tiết về chi phí dành cho việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực. Cũng như kết quả sau quá trình đào tạo. Cụ thể:

• Chi phí dành cho đào tạo bao gồm các khoản phí dùng cho việc thiết kế chương trình đào tạo, thuê chuyên gia đào tạo, chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho công tác đào tạo,…
• Kết quả đầu ra của quá trình đào tạo được thể hiện thông qua sự chuyển biến tích cực trong năng suất, chất lượng lao động và những thành tựu mới mà nhân sự đạt được sau khi đã được bồi dưỡng về năng lực chuyên môn.

2.4. Báo cáo quỹ lương

Báo cáo quỹ lương trình bày cơ cấu lương và mức thu nhập hiện tại của nhân sự, trong đó thống kê thu nhập bình quân trên từng vị trí chức danh, các khoản phụ cấp, khen thưởng, đãi ngộ đã được chi trong năm vừa qua.

Đây là cơ sở để doanh nghiệp cân đối quỹ lương của mình so với thị trường chung và xem xét song song với thái độ, năng lực của nhân sự để có kế hoạch xây dựng chính sách lương thưởng phù hợp.

2.5. Báo cáo tình hình chấp hành nội quy

Một trong những nhiệm vụ chính của phòng hành chính nhân sự đó là đảm bảo kỷ cương, nề nếp hoạt động của toàn bộ tổ chức. Bởi vậy tình hình chấp hành nội quy cũng là vấn đề cần được quan tâm sát sao và trình bày rõ ràng. Cụ thể, trong báo cáo cuối năm của phòng hành chính nhân sự, cần làm rõ:

• Số lần vi phạm nội quy, quy chế của phòng ban và công ty, phân chia theo mức độ nghiêm trọng của sai phạm
• Tỷ lệ nghỉ phép của nhân viên và làm rõ nguyên nhân (ốm đau, việc cá nhân,…) để tìm cách giảm thiểu
• Thống kê tổng thời gian đi làm muộn trong năm từ bảng chấm công

2.6. Đánh giá hiệu quả công tác nhân sự

Sau khi đã trình bày rõ ràng về thực trạng của các hoạt động quản trị nhân sự trong một năm, cần đưa ra nhận xét, đánh giá chung cho công tác hành chính nhân sự của doanh nghiệp. Ở phần này, người viết cần đánh giá xem các hoạt động nhân sự đã đạt được mục tiêu theo kế hoạch đề ra hay chưa, những thành công và hạn chế trong công tác quản trị nguồn nhân lực là gì.

2.7. Đề xuất các giải pháp cải thiện và phương hướng hoạt động năm tới

Việc tổng kết lại toàn bộ hoạt động hành chính nhân sự trong một năm chính là cơ sở để nhà quản lý đề xuất các giải pháp cải thiện hiệu quả công tác nhân sự. Dựa trên những kết quả đã đạt được và cả những khía cạnh còn hạn chế, người báo cáo sẽ định hướng cho các hoạt động quản trị nhân sự trong năm tới, bao gồm kế hoạch đào tạo, tăng cường quản lý và xây dựng môi trường làm việc tốt hơn.

3. Những lưu ý khi xây dựng báo cáo hành chính nhân sự cuối năm

Nội dung trình bày rõ ràng, dễ hiểu

Báo cáo tổng kết phòng hành chính nhân sự cần phải được triển khai rõ ràng, rành mạch. Người đọc dễ dàng theo dõi và khai thác các thông tin trong báo cáo. Nội dung báo cáo cần phải đảm bảo được tính khái quát. Nó đúc kết toàn bộ quá trình quản trị nguồn nhân lực trong vòng 1 năm. Phải đề cập đầy đủ các khía cạnh trong công tác hành chính nhân sự.

Báo cáo trực quan, sinh động

Có 1 điều “tối kỵ” khi lập báo cáo cuối năm của phòng hành chính nhân sự. Đó là trình bày một bản báo cáo dày đặc chữ. Điều này khiến cho người đọc rất khó hệ thống hóa được các nội dung có trong báo cáo. Bởi vậy, các thông tin cung cấp trong báo cáo nhân sự cuối năm cần được trình bày dưới dạng:

• Số liệu
• Biểu đồ (cột, tròn hoặc đường)

Điều đó giúp ban lãnh đạo có được cái nhìn trực quan và dễ dàng:

• Đánh giá tình hình công tác nhân sự giữa các năm.
• So sánh tình hình công tác nhân sự giữa các năm.