1. Sổ tay nhân viên là gì?

Sổ tay nhân viên (Employee Handbook) là một bản tài liệu tổng hợp các quy chế, chính sách và hướng dẫn về quy trình làm việc của một tổ chức.

Mục đích chính của sổ tay nhân viên là thiết lập các quy tắc, tiêu chuẩn nhất quán trong toàn bộ tổ chức và đảm bảo tất cả các nhân viên đều hiểu và tuân thủ chặt chẽ các quy định đó. Đồng thời, sổ tay nhân sự cũng là cầu nối giúp doanh nghiệp truyền tải sứ mệnh, văn hóa làm việc cũng như những kỳ vọng đối với nhân viên của mình.

2. Tại sao cần xây dựng sổ tay nhân viên công ty?

Giúp nhân viên mới làm quen với tổ chức

Sổ tay nhân sự là một tài liệu không thể thiếu trong các quy trình đào tạo hội nhập cho nhân sự mới (onboarding). Sổ tay nhân viên cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về quy định, chính sách và các quy trình hoạt động trong công ty. Những thông tin này giúp cho nhân viên mới hiểu rõ hơn về cách thức vận hành của tổ chức cũng như quyền lợi và trách nhiệm của mình để từ đó nhanh chóng bắt kịp và thích nghi với môi trường làm việc.

Tăng tính minh bạch cho văn hóa tổ chức

Mọi thông tin về các quy định, chính sách của doanh nghiệp đều được công bố rộng rãi đến toàn thể các thành viên thông qua sổ tay nhân sự, điều này giúp tăng tính minh bạch trong tổ chức. Bên cạnh đó sổ tay nhân sự cũng đảm bảo cho tất cả nhân viên hoạt động và tuân thể theo đúng các quy trình và quy định của công ty, giúp thắt chặt quy củ cho bộ máy vận hành.

Giảm thiểu các rủi ro về pháp lý

Nếu một nhân viên vi phạm chính sách hoặc quy định của công ty mà họ không được thông báo hay biết trước thì rất có khả năng doanh nghiệp vướng phải những kiện cáo liên quan đến vấn đề pháp lý. Tuy nhiên, nếu nhân viên đã được cung cấp đầy đủ thông tin về trách nhiệm, quyền hạn cũng như quy chế thưởng phạt trong sổ tay nhân sự, họ sẽ hạn chế được việc vi phạm các quy định và doanh nghiệp cũng có thể tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

Gia tăng sự gắn kết và năng suất làm việc

Khi công ty có một cuốn sổ tay nhân sự đầy đủ và rõ ràng các thông tin thì nhân viên sẽ cảm thấy tin tưởng và thoải mái hơn khi làm việc trong môi trường ổn định và minh bạch. Thêm vào đó, khi nhân viên nắm về các chính sách và quy trình hoạt động, họ có thể làm việc hiệu quả hơn, từ đó góp phần nâng cao năng suất cho doanh nghiệp.

3. Những nội dung sổ tay nhân viên cần có

Giới thiệu về công ty

Nội dung này bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Tên công ty
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• Lịch sử hình thành phát triển
• Tầm nhìn
• Sứ mệnh
• Giá trị cốt lõi của công ty.

Chính sách và quy định của công ty

Bao gồm các chính sách liên quan đến:

• Lương
• Phúc lợi
• Kỷ luật
• Bảo hiểm
• An toàn lao động
• Bảo vệ môi trường
• Các quy định về thử việc
• Đào tạo
• Thăng tiến và thôi việc.

Nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận trong công ty

Nội dung này cung cấp thông tin về cơ cấu tổ chức, bao gồm các bộ phận trong công ty và nhiệm vụ chức năng của từng bộ phận.

Quy trình làm việc

Bao gồm các quy trình làm việc cơ bản trong công ty, ví dụ như quy trình xin nghỉ phép, quy trình đăng ký làm thêm giờ, quy trình đánh giá năng lực và quy trình giải quyết khiếu nại.

Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng lao động

Bao gồm các điều khoản và điều kiện cơ bản của hợp đồng lao động, ví dụ như lương cơ bản, thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép, chế độ bảo hiểm, và các điều khoản khác liên quan đến quyền lợi của nhân viên.

Các quyền và nghĩa vụ của nhân viên

Bao gồm các quyền và nghĩa vụ của nhân viên trong công ty. Ví dụ như

• Quyền được yêu cầu trợ cấp, thời gian nghỉ phép
• Quyền tham gia các chương trình đào tạo
• Nghĩa vụ nộp thuế
• Đóng bảo hiểm
• Chấp hành các quy định về an toàn lao động và bảo vệ môi trường.

Thông tin liên quan đến công nghệ

Bao gồm các thông tin về các phần mềm, ứng dụng, thiết bị và công nghệ được sử dụng trong công ty.

Thông tin liên quan đến quản lý tài sản

Bao gồm các quy định liên quan đến việc sử dụng và quản lý tài sản của công ty, bao gồm tài sản cố định và tài sản lưu động.

Các thông tin khác

Ngoài các nội dung đã liệt kê trên, sổ tay nhân sự còn có thể bao gồm các thông tin khác như thông tin về các sự kiện và hoạt động của công ty, các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.