1. Hồ sơ nhân sự gồm những gì? 

1.1 Hồ sơ nhân sự bao gồm những nội dung gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu và thông tin liên quan đến nhân viên. Các thành phần chính của hồ sơ nhân sự bao gồm:

1. Thông tin cá nhân: Tên, địa chỉ, số điện thoại, ngày sinh, quốc tịch,…
2. Hồ sơ tuyển dụng: Đơn xin việc, bản sao hồ sơ, bằng cấp, giấy tờ nhận dạng, thư giới thiệu,…
3. Hợp đồng lao động: Bản hợp đồng, thỏa thuận và điều khoản về việc làm và quyền lợi nhân viên.
4. Lịch sử công việc: Quá trình làm việc, vị trí, bộ phận, ngày vào làm, thăng tiến, thăng chức.
5. Lương và các khoản phụ cấp: Mức lương, phụ cấp, tiền thưởng, khấu trừ thuế…
6. Đào tạo và phát triển: Khóa đào tạo, chứng chỉ, chương trình phát triển cá nhân, kỹ năng
7. Kỷ luật và phản hồi: Kỷ luật, cảnh cáo, đánh giá hiệu suất, phản hồi từ cấp quản lý.

1.2 Một số quy định về việc quản lý hồ sơ nhân sự

Theo quy định của Khoản 4 Điều 9 Thông tư 11/2012/TT-BNV và Điều 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự như sau:

1. Hồ sơ gốc của công chức, nằm trong phạm vi tài liệu lưu trữ lịch sử. Hồ sơ này phải được bảo quản vĩnh viễn.
2. Các đơn vị và cá nhân trong tổ chức hoặc cơ quan có trách nhiệm chuyển gửi những hồ sơ và tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

Điều này nhằm đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được lưu giữ một cách đúng quy định. Phải duy trì tính toàn vẹn của thông tin trong suốt quá trình quản lý.

2. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả rất quan trọng. Nó giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng:

• Tìm kiếm thông tin
• Bảo vệ dữ liệu cá nhân
• Tuân thủ các quy định pháp lý liên quan.

Dưới đây là 4 bước quản lý hồ sơ nhân viên đúng chuẩn nhất:

Bước 1: Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ

Theo loại hồ sơ

Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo các loại thông tin chính như

• Hồ sơ ứng tuyển
• Hồ sơ tuyển dụng
• Hồ sơ công việc
• Hồ sơ kỷ luật
• Hồ sơ đào tạo
• Hồ sơ thăng tiến
• Hồ sơ nghỉ việc.

Theo chức danh hoặc vị trí công việc

Hồ sơ nhân sự có thể được nhóm theo các chức danh hoặc vị trí công việc như:

• Quản lý
• Nhân viên hành chính
• Nhân viên kỹ thuật.

Theo bộ phận hoặc đơn vị

Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại theo các bộ phận hoặc đơn vị trong doanh nghiệp như:

• Phòng nhân sự
• Phòng kế toán
• Phòng kỹ thuật.

Theo thời gian

Hồ sơ nhân sự có thể được nhóm lại theo thời gian, ví dụ như:

• Hồ sơ nhân viên hiện tại
• Hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc trong năm hiện tại
• Hồ sơ nhân viên đã nghỉ việc trong các năm trước đây.

Theo tên

Hồ sơ nhân sự có thể được phân loại:

• Theo tên của nhân viên
• Theo thứ tự chữ cái
• Theo các nhóm tên khác nhau.

Bước 2: Chọn nơi để lưu trữ hồ sơ

Sau khi phân loại, cần chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự phù hợp. Điều này có thể là một kho lưu trữ vật lý trong văn phòng, nơi có điều kiện bảo quản tốt và đảm bảo an toàn cho hồ sơ. Nếu doanh nghiệp sử dụng hồ sơ điện tử cần chọn một hệ thống lưu trữ điện tử phù hợp và đảm bảo bảo mật thông tin.

Khi chọn nơi lưu trữ hồ sơ, cần xem xét các yếu tố như an toàn, tiện lợi, dễ dàng truy cập và bảo mật. Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp, có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp lưu trữ để đảm bảo quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả.

Bước 3: Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Sau khi đã phân loại và chọn nơi lưu trữ, tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự theo các tiêu chuẩn quy định.

• Đối với hồ sơ giấy, cần đảm bảo rằng chúng được sắp xếp theo thứ tự, gắn nhãn rõ ràng và được bảo quản để tránh hư hỏng và thời tiết.
• Đối với hồ sơ điện tử, cần lưu trữ chúng trên hệ thống máy chủ hoặc các nền tảng lưu trữ điện tử an toàn và có sao lưu định kỳ.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm lưu trữ toàn bộ thông tin sơ yếu lý lịch, thông tin công việc, thông tin hợp đồng, thông tin bảo hiểm, thông tin lương thưởng, lịch sử công tác, lịch sử đóng bảo hiểm, thông tin và lịch sử phép…của một nhân sự.

Bước 4: Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ nhân sự, cần thực hiện kiểm tra và cập nhật hồ sơ thường xuyên.

• Kiểm tra hồ sơ để đảm bảo rằng thông tin được cập nhật và chính xác, xóa bỏ những thông tin không còn cần thiết hoặc không còn hiệu lực.
• Cập nhật hồ sơ khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, nâng cấp vị trí công việc, hoặc các sự kiện quan trọng khác liên quan đến nhân sự.

Qua việc thực hiện các bước trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng hồ sơ nhân sự được lưu trữ một cách tổ chức, dễ dàng truy cập và bảo mật. Điều này giúp tăng hiệu quả quản lý nhân sự và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến bảo quản và lưu trữ hồ sơ nhân sự.

3. Cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự phổ biến

• Lưu trữ hồ sơ truyền thống:

Theo cách này thì doanh nghiệp có thể lưu trữ bằng tủ chuyên dụng để đựng hồ sơ, thùng hồ sơ có nắp đậy hoặc bìa đựng thích hợp. Đây là một phương pháp truyền thống và phổ biến giúp phân loại và lưu trữ hồ sơ nhân sự theo nhiều tiêu chí như theo tên, mã nhân viên hoặc các tiêu chí khác trong từng ngăn/thùng/bìa riêng biệt.

Là phương pháp sử dụng bảng tính để lưu trữ và quản lý thông tin hồ sơ. Đối với mỗi nhân viên các thông tin như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, vị trí công việc, hợp đồng lao động, nghỉ phép và các thông tin khác được nhập vào các ô trong bảng tính. Tuy nhiên, việc lưu trữ hồ sơ trên Excel có thể hạn chế trong việc quản lý lớn và phức tạp đặc biệt khi số lượng nhân viên và thông tin tăng lên.

• Lưu trữ bằng phần mềm:

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều doanh nghiệp chuyển sang lưu trữ hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử bằng phần mềm quản lý nhân sự. Phần mềm này giúp tổ chức, phân loại, tìm kiếm và bảo mật hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả. Các thông tin nhân sự được lưu trữ và quản lý trên máy tính, giúp tiết kiệm không gian vật lý và dễ dàng truy cập, sửa đổi và chia sẻ thông tin.