1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

1.1 Nguồn nhân lực là gì?

Nguồn nhân lực đề cập đến tất cả các thành viên trong doanh nghiệp. Bao gồm nhân viên, chuyên viên, quản lý và các nhân viên kinh doanh. Nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần là số lượng nhân viên tổ chức đó sở hữu. Nó còn bao gồm cả tài năng, kỹ năng, kinh nghiệm, tiềm năng của mỗi cá nhân.

Một nguồn nhân lực chất lượng và phù hợp đóng vai trò quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp. Góp phần giúp tổ chức

• Hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược
• Tạo ra lợi thế cạnh tranh, đổi mới, sáng tạo
• Phát triển bền vững.

Bằng cách tập trung vào nguồn nhân lực, tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực. Họ phát triển tiềm năng của các cá nhân. Từ đó thúc đẩy sự thành công, tăng trưởng của tổ chức.

1.2 Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Hoạch định nguồn nhân lực (Human Resource Planning – HRP) là quá trình. Nó xác định, dự đoán và đáp ứng nhu cầu nhân lực một cách hiệu quả. Đây là quá trình chi tiết hóa các yêu cầu công việc, đánh giá và ước tính nguồn nhân lực cần thiết. Nó đảm bảo tổ chức có đủ số lượng và chất lượng nhân sự. Nhờ vậy mà doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu.

2. Bao gồm những hoạt động nào?

Hoạch định nguồn nhân lực bao gồm việc:

• Đánh giá nhu cầu nhân sự hiện tại và tương lai
• Phân tích kỹ năng và năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc
• Xác định biện pháp để đáp ứng các nhu cầu đó.

Điều này bao gồm các hoạt động:

• Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên
• Cải tiến quy trình làm việc
• Sử dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất làm việc. 

Ngoài ra, để Quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả và phù hợp với doanh nghiệp nhất. Nhà quản trị có thể trả lời một số câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp cần bao nhiêu nhân viên trong mỗi bộ phận? Những kỹ năng và năng lực nào cần thiết để đạt được các mục tiêu tổ chức? 
• Ứng viên đó sẽ được tuyển dụng mới hoàn toàn hay lấy từ nguồn vốn sẵn có của tổ chức? Cần xây dựng một môi trường làm việc như thế nào để thu hút ứng viên tốt nhất?
• Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về những kỹ năng gì? Làm thế nào để đánh giá hiệu suất của nhân viên một các chính xác?
• Cần cung cấp các chương trình phúc lợi và thăng tiến như thế nào để giữ chân nhân viên? Làm thế nào để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và phát triển tiềm năng của nhân viên?

3. Mục đích & Vai trò hoạch định nguồn nhân lực trong sự phát triển bền vững

3.1 Mục đích hoạch định nguồn nhân lực

Mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực trong một tổ chức là đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng, kỹ năng và nguồn nhân lực phù hợp để thực hiện các hoạt động và đạt được mục tiêu của mình. Dưới đây là một số mục đích cụ thể của việc hoạch định nguồn nhân lực:

• Đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng và loại hình nhân lực cần thiết để thực hiện các công việc hiện tại và tương lai.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực nhờ việc tổ chức tận dụng tối đa tiềm năng và năng lực của nguồn lực hiện có.
• Dự phòng và đối phó với biến động nguồn nhân lực như sự ra đi của nhân viên, sự thay đổi về yêu cầu công việc hoặc các yếu tố bên ngoài khác.
• Xây dựng nền tảng cho sự phát triển nguồn nhân lực như định hình chiến lược tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên để đáp ứng các thách thức và cơ hội mới.

Tóm lại, mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực là đảm bảo có đủ nguồn nhân lực phù hợp để thực hiện công việc hiện tại và tương lai, tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực, dự phòng và đối phó với biến động từ đó xây dựng nền tảng cho phát triển nguồn nhân lực trong tương lai.

3.2 Vai trò hoạch định nguồn nhân lực

Đánh giá và dự báo nhu cầu nhân lực: Hoạch định nguồn nhân lực giúp tổ chức đánh giá nhu cầu nhân lực hiện tại và dự báo nhu cầu trong tương lai. Nhằm đảm bảo rằng tổ chức có đủ số lượng nhân sự cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và mục tiêu phát triển.

Quản lý và đánh giá hiệu suất: Hoạch định nguồn nhân lực giúp quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của từng cá nhân và phòng ban. Xác định những điểm mạnh và điểm hạn chế của nhân viên, tạo điều kiện để phát triển và tận dụng tối đa tiềm năng của họ. Đồng thời, hỗ trợ quá trình đánh giá và thưởng cho nhân viên dựa trên thành tích làm việc.

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển: Bao gồm việc thu hút và tuyển dụng nhân tài, xây dựng chương trình đào tạo và phát triển để nâng cao kỹ năng, năng lực của nhân viên. Điều này đảm bảo rằng tổ chức có đội ngũ nhân sự đủ năng lực đáp ứng được yêu cầu công việc và thích nghi với môi trường kinh doanh.

Đối phó với biến động và thay đổi của môi trường kinh doanh: Cần tạo lập kế hoạch sẵn sàng để điều chỉnh quy mô và cấu trúc nhân sự thích ứng với thị trường và xu hướng mới. Từ đó giúp tổ chức duy trì sự linh hoạt và tối ưu hóa sự hiệu quả của nguồn nhân lực trong tình huống thay đổi của môi trường kinh doanh.

4. Quy trình các bước hoạch định nguồn nhân lực

Trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực, các doanh nghiệp cần tiến hành một quy trình rõ ràng, có kế hoạch để đảm bảo việc phân bổ, tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực được thực hiện một cách hiệu quả và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 1: Đánh giá và dự báo nguồn nhân lực

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định đúng và đầy đủ nhu cầu nguồn lực dựa trên các tiêu chí quan trọng như số lượng, chất lượng và thời gian cần thiết để đáp ứng mục tiêu phát triển của tổ chức. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phân tích và nghiên cứu thị trường lao động thường xuyên để dự đoán xu hướng và thay đổi cùng các yếu tố bên ngoài (kinh tế, văn hóa, công nghệ…) ảnh hưởng đến nguồn cung nhân lực.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực trong doanh nghiệp

Bao gồm việc xác định số lượng nhân sự, đánh giá kỹ năng, năng lực và hiệu suất hiện tại của nhân viên từ đó cho nhà lãnh đạo cái nhìn tổng quan về cơ cấu và hoạt động nhân sự đang diễn ra trong tổ chức. Không những thế, phân tích thực trạng nguồn nhân lực còn cung cấp những thông tin quan trọng để xác định điểm mạnh và điểm yếu của nguồn lực sẵn có để dự phòng cho các kế hoạch tiếp theo.

Bước 3: Ra quyết định phân bổ nhân sự

Dựa trên thông tin từ hai bước trên, doanh nghiệp sẽ quyết định về việc tuyển dụng, giữ lại hoặc tái cấu trúc nguồn nhân lực (tuyển thêm, sa thải, đào tạo). Quyết định này có thể liên quan đến việc chuyển đổi, đào tạo hoặc thúc đẩy sự phát triển của nhân viên hiện có. Một số kế hoạch mà nhà quản trị có thể cân nhắc thực hiện như:

• Chiến lược tuyển dụng bổ sung.
• Chiến lược tái cơ cấu nội bộ nhân sự.
• Chiến lược thuyên chuyển nhân sự.
• Chiến lược cắt giảm lao động.

Bước 4: Định hình chiến lược hoạch định nguồn nhân sự

Trong bước này, tổ chức cần vạch rõ và định hình chiến lược hoạch định nguồn nhân lực. Nó bao gồm xác định:

• Các mục tiêu
• Phương pháp
• Biện pháp

Tất cả để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Chiến lược này có thể bao gồm:

• Kế hoạch tuyển dụng
• Kế hoạch đào tạo
• Phát triển
• Quản lý hiệu suất nhân viên.

Bước 5: Đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá và điều chỉnh chiến lược hoạch định nguồn nhân lực định kỳ để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với mục tiêu và yêu cầu thay đổi của tổ chức. Đồng thời qua quá trình này, doanh nghiệp có thể rút ra những bài học và cải thiện hoạch định nguồn nhân lực để luôn đảm bảo sự phát triển bền vững và thành công của tổ chức.