I- Tìm hiểu chung về quy trình tuyển dụng nhân sự

1. Quy trình tuyển dụng nhân sự là gì

Quy trình tuyển dụng nhân sự là các bước để thu hút và lựa chọn một nhân viên mới. Họ lấp đầy chỗ trống trong một tổ chức. Việc tuyển dụng sẽ được thực hiện bởi:

• Nhà tuyển dụng
• Bộ phận nhân sự
• Giám đốc tuyển dụng..

Sau đó, bộ phận nhân sự sẽ đưa ra yêu cầu công việc và:

• Xem xét các đơn ứng tuyển
• Sàng lọc CV

Như vậy để lựa chọn được các ứng viên tốt nhất cho doanh nghiệp.

2. Tại sao doanh nghiệp cần quy trình tuyển dụng nhân sự

Mục đích quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng nhân sự chính là:

• Thu hút để chọn lọc nhân tài phù hợp với tính chất
• Quy mô của doanh nghiệp.

Từ các chiến lược và kế hoạch tuyển dụng, nhà quản lý có thể tiếp cận và lựa chọn được những ứng viên tiềm năng nhất. Như vậy xây dựng được một đội ngũ nhân sự vững mạnh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, quy trình tuyển dụng còn mang đến nhiều lợi ích tuyệt vời như:

• • Tiết kiệm chi phí và cắt giảm thời gian tìm kiếm ứng viên của bộ phận nhân sự

• • Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng kỹ lưỡng phục vụ cho việc sàng lọc, tìm kiếm ứng viên nhanh chóng, hiệu quả

• • Một quy trình tuyển dụng hiệu quả thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức đó

• • Giúp thương hiệu của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng

• • Tạo động lực cho nhân viên làm việc, nhiệt tình và tận tâm với công việc

• • Tăng hiệu suất làm việc của nhân sự

II- Các bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng

Trước tiên, bạn cần bắt đầu xác định được nhu cầu tuyển dụng trong tổ chức của mình. Nhu cầu này có thể thay đổi từ việc lấp đầy một vị trí trống, quản lý khối lượng công việc của nhóm hoặc doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu mở rộng thị trường. Hiểu một cách đơn giản, nhu cầu tuyển dụng chính là lấp đầy các vị trí còn trống ở công ty.

Bước 2: Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng của bạn

Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Khâu này quyết định bạn có thành công hay không. Bạn càng chuẩn bị cụ thể, chi tiết và hợp lý thì càng dễ thực hiện và hiệu quả. Nói cách khách, bước chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng như là nền tảng. Nó là “đòn bẩy” để tạo đà cho các bước tuyển dụng tiếp theo. Ngay cả những công việc nhỏ nhất như:

• Thời gian tuyển dụng
• Yêu cầu ứng viên
• Thông báo tuyển dụng cần những gì
• Mô tả công việc,…

Tất cả cũng cần phải chuẩn bị kĩ lưỡng và chi tiết.

Bước 3: Thông báo tuyển dụng

Sau khi đã hoàn tất các việc chuẩn bị cho quy trình tuyển dụng, Nhà tuyển dụng cần thông báo tuyển dụng để các ứng viên biết đến. Việc thông báo này phải đảm bảo ngắn gọn, xúc tích nhưng những nội dung cơ bản phải được truyền tải đến các ứng viên theo cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Các thông báo tuyển dụng gửi đến ứng viên có rất nhiều cách.

Họ có thể thông báo trên:

• Trang website chính của công ty
• Trên trang mạng xã hội
• Các diễn đàn, hội nhóm
• Các trang tuyển việc làm, báo chí…

Nhà tuyển dụng nên lựa chọn những phương tiện phổ biến nhất sao cho thông báo tuyển dụng đến các ứng viên. Tuy nhiên cũng nên xem xét và cân nhắc các chi phí. 

Bước 4: Tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ ứng viên

Sau khi thông báo tuyển dụng được đăng tuyển, có rất nhiều ứng viên đến nộp hồ sơ ứng tuyển. Người tuyển dụng cần phải thu nhận hết tất cả các hồ sơ này, tránh những trường hợp bỏ sót hay ưu tiên hồ sơ của những người có quan hệ. Dù vậy nhưng không phải hồ sơ nào cũng sẽ phù hợp với yêu cầu công việc đó, chưa kể nhiều ứng viên gửi đại hồ sơ dù vị trí công việc không hề phù hợp với bản thân. Khâu chọn lọc hồ sơ ứng viên vô cùng quan trọng, nhà tuyển dụng nên căn cứ vào các yêu cầu của công việc, hồ sơ của ứng viên về kinh nghiệm, bằng cấp, trình độ…để chọn ra một lượng hồ sơ phù hợp.

Sau khi đã chọn lựa được những ứng viên xuất sắc nhất sau vòng lựa chọn và phỏng vấn, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc.

Trong quy trình này, nhà tuyển dụng sẽ đặt những câu hỏi nhằm khai thác năng lực, tiềm năng và kĩ năng của các ứng viên. Những bài kiểm tra trắc nghiệm sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá đúng trình độ chuyên môn thực tế của các ứng viên. Nhà tuyển dụng có thể kiểm tra IQ, test về ngoại ngữ, kiến thức chuyên ngành, … từ đó tìm ra những ứng viên xuất sắc, quá trình này đòi hỏi nhà tuyển dụng theo dõi sát sao và công bằng.

Ngoài ra, các ứng viên sẽ được nhà tuyển dụng cung cấp đầy đủ thông tin về lương, chế độ làm việc, quyền lợi, phúc lợi và ứng viên sẽ quyết định có làm hay không.

Bước 5: Thử việc

Sau khi đã chọn lựa được những ứng viên xuất sắc nhất sau vòng lựa chọn và phỏng vấn, các ứng viên sẽ được nhận vào tập sự thử việc. Đây là một trong những giai đoạn khó khăn với rất nhiều thử thách để các ứng viên phải thể hiện được những năng lực của mình. Nhà tuyển dụng hãy theo dõi sát sao quá trình thử việc của các ứng viên, từ đó đưa ra những quyết định cuối cùng.

Bước 6: Quyết định tuyển dụng

Nhà tuyển dụng đưa ra quyết định sau một thời gian thử việc của các ứng viên. Khi được tuyển dụng chính thức, họ sẽ trở thành nhân viên công ty sau đó hai bên tiến hành chính thức kí hợp đồng. Và người tuyển dụng cần phải giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên.

Sau khi hoàn thành xong các công đoạn, cần có sự họp bàn và đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng. Những gì đã đạt được như mục tiêu ban đầu, những gì chưa đạt được cần bổ sung hoặc có kế hoạch bổ sung cần thiết. Quy trình đào tạo, tuyển dụng nhân sự rất phức tạp và tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí, đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo. Nếu nhà tuyển dụng biết vận dụng quy trình này một cách linh hoạt nhất, thì 1Office tin rằng, họ sẽ tuyển dụng được những ứng viên suất sắc nhất cho công ty mình.

III- Một số hình thức tuyển dụng phổ biến

1. Tuyển dụng nội bộ

Đây là phương thức tuyển dụng hiệu quả và được nhiều người ưa chuộng. Bởi đây là hình thức tuyển dụng miễn phí. Bạn hoàn toàn có thể chạy quảng cáo không mất phí trên bảng tin của công ty. Hoặc trên mạng nội bộ của mình. Ngoài ra, chính sách tuyển dụng nội bộ sẽ mở ra con đường thăng tiến mạnh mẽ cho nhân viên. Điều này sẽ khích lệ tinh thần, động lực và giữ chân nhân viên hiệu quả

2. Quảng cáo trên các website tuyển dụng

Quảng cáo trên các trang web tuyển dụng là cách thức tuyển dụng mạnh mẽ với khả năng tiếp cận rộng rãi và chi phí thấp nhất hiện nay. Nhà tuyển dụng sẽ mất một khoản chi phí để đăng tin tuyển dụng lên các trang tuyển dụng này để thu hút các ứng viên tiềm năng một cách nhanh chóng. Một số website uy tín bạn có thể lựa chọn đăng tin tuyển dụng như: Jobgo, TopCV, Monster , Career Builder , và Indeed…

3. Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội 

Hiện nay hơn 80% các công ty sử dụng mạng xã hội để tuyển dụng khiến nó trở thành một phương pháp tuyển dụng hiệu quả. Tuyển dụng trên mạng xã hội cực kỳ phổ biến. Ngoài việc sử dụng MXH để tiếp cận mạng lưới cá nhân của riêng bạn. Bạn có thể sử dụng để đăng tin tuyển dụng của mình để truyền bá. Đồng thời nhận được sự giới thiệu từ gia đình, bạn bè, người quan nhanh chóng.

4. Tham gia các sự kiện tuyển dụng

Một hình thức tuyển dụng được ít người áp dụng nhưng mang lại hiệu quả cao là việc tham gia các sự kiện tại địa phương. Việc tham gia các sự kiện không chỉ giúp bạn tăng độ nhận diện thương hiệu của bạn và xây dựng sự hiện diện tại địa phương của công ty bạn mà còn giúp bạn tìm kiếm được nhiều tài năng mới. Vì vậy, để sự kiện tuyển dụng thành công, bạn nên đầu tư kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.