Sai lầm làm việc nhóm số 1: Quá chú trọng vào những mục tiêu lý tưởng xa vời 

Trên thực tế ở môi trường doanh nghiệp năng động, các nhân viên trẻ thường muốn thể hiện tài năng của họ. Họ thực hiện bằng cách đặt ra nhiều mục tiêu, ý tưởng. Nhưng đáng tiếc rằng phần lớn trong số đó đều là những kiểu mục tiêu xa vời, bay bổng. Họ không có khả năng hiện thực hóa.

Một ý tưởng có giá trị nhất là khi ý tưởng đó được xác định rõ ràng, có chiến lược cụ thể.

Ở thời đại số hiện nay, để tránh tình trạng đặt ý tưởng lên trên thực tế một cách chủ quan. Người ta đã tìm ra được phương pháp. Nó đảm bảo nâng cao khả năng hoàn thành mục tiêu đúng quy trình. Đó chính là SMART.

SMART là từ viết tắt của

• Specific (Có chi tiết)
• Measurable (Có thể đo lường)
• Attainable (Có khả năng đạt được)
• Relevant (Có tính liên quan)
• Time Bound (Có thời hạn).

Khi mục tiêu được đặt ra, chúng ta phải tìm cách cụ thể hóa. Sau đó đo lường hiệu quả khi hoàn thành mục tiêu trong thời hạn cho phép. Ý tưởng và mục tiêu dù hay đến mức nào vẫn phải nằm trong khả năng của bạn. Không thể thực hiện một việc nằm ngoài tầm với hoặc đi quá giới hạn. Phải tránh việc “cố quá thành quá cố”.

Sai lầm làm việc nhóm số 2: Đánh giá thấp việc phân vai trò trong công việc 

Việc đánh giá thấp vấn đề phân công vai trò thực hiện công việc khiến cho tình trạng ôm đồm công việc xảy ra. Nó tích tụ ngày càng nhiều. Và đây cũng chính là nguyên nhân chính dẫn đến nội bộ lục đục mâu thuẫn. Vì trong khi có người phải giải quyết quá nhiều việc. Nhưng người khác lại ngồi chơi xơi nước.

Nếu các bộ phận không chú trọng sắp xếp, tạo quy trình xử lý công việc. Nó sẽ làm cho tiến độ công việc giảm xuống. Chất lượng đầu ra cũng vì lẽ đó mà không đạt được kết quả tốt. 

Do đó một khi áp dụng quy trình xử lý công việc chặt chẽ, đặt vai trò cho từng thành viên trong nhóm theo đúng quy trình ấy sẽ giúp việc theo dõi, quản lý tiến độ công việc trở nên dễ dàng hơn. Giảm thiểu các trường hợp đổ lỗi, ngụy biện của các phòng ban khi không hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao.

Sai lầm làm việc nhóm số 3: Tạo ra quá nhiều luật lệ thừa thãi

Mục đích của luật lệ là giúp nâng cao ý thức trách nhiệm, khả năng tập trung hoàn thành nhiệm vụ được đặt ra khi làm việc nhóm của từng cá nhân, từng bộ phận. Theo đó, việc áp dụng những điều luật đúng đắn thật sự quan trọng nếu muốn vận hành một nhóm hiệu quả.

Điều luật đúng đắn đồng nghĩa với việc phải phù hợp với yêu cầu, mục tiêu của nhóm, không đơn thuần đặt ra để chỉ trích hay nhắm tới bất kỳ cá nhân nào.

Một số những luật lệ cần tập trung:

• Luôn luôn chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm để không ai bị thiếu thông tin khi làm việc
• Không nói xấu sau lưng hay “mách lẻo” với sếp mà nên giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp
• Luôn đưa ra các phản hồi có tính xây dựng (constructive feedback) thay vì chỉ trích lẫn nhau
• Không vượt quyền, lạm quyền: Cấp dưới làm việc cần thông qua cấp trên, cấp trên không nên dùng quyền lực “đàn áp” cấp dưới

Sai lầm làm việc nhóm số 4: Bỏ quên việc nhìn nhận lại sau dự án

Khi mắt xích trong quá trình làm việc nhóm bị rạn nứt, cấp trên lẫn cấp dưới sẽ dễ bị cái tôi lấn át, không xem xét nhìn nhận lại bản thân, khiến cho khả năng làm việc trở nên thiếu tính sáng tạo, hiệu suất dậm chân tại chỗ, không phát triển được. 

Điều cần thiết nhất sau mỗi giai đoạn của dự án là nhận được đánh giá từ cấp cá nhân và cấp nhân viên/cấp trên, phản ánh trung thực về những việc làm chưa tốt, nêu ra vấn đề còn gặp phải và những việc làm tốt, điểm cần phát huy để rút kinh nghiệm cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.

Sai lầm làm việc nhóm số 5: Không truyền đạt được ý tưởng tới nhóm

Ngoài việc người quản trị hiểu được mục đích và mục tiêu của công việc, của dự án, các thành viên cũng cần hiểu được những điều này, và trân trọng giá trị của công việc, dự án mình đang thực hiện. Tương tự như câu nói “teamwork makes a dream work” vậy, muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì hãy đi cùng nhau.

Một người quản trị dù có năng lực tốt đến như thế nào. Nhưng nếu anh ta không thể truyền đạt được ý tưởng của mình đến các cá nhân trong nhó. Kết quả vẫn không thể tạo ra được sự khác biệt to lớn. Hoặc tệ hơn là biến đội nhóm của chính mình trở thành một đội nhóm thất bại.