Thế nào là quy trình tuyển dụng tốt? Sơ đồ quy trình tuyển dụng

1. Thế nào là quy trình tuyển dụng tốt?

Để xây dựng được quy trình tuyển dụng tối ưu, trưởng phòng nhân sự (HRM) cần có tầm nhìn tốt. Họ hiểu được tầm quan trọng của quá trình này. Họ cần nắm rõ các bước và hoạt động trong quy trình tuyển dụng. Đồng thời cần có khả năng đánh giá và lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất.

Tóm lại, quy trình tuyển dụng được coi là tốt khi đáp ứng 3 tiêu chí sau:

• Tính hiệu quả: Quy trình tuyển dụng cần giúp doanh nghiệp tìm được những ứng viên phù hợp nhất. Quy trình đáp ứng được yêu cầu công việc và văn hóa của doanh nghiệp.
• Tính khách quan: Quy trình tuyển dụng cần được thực hiện một cách khách quan, công bằng. Họ không thiên vị bất kỳ ứng viên nào.
• Tính tối ưu: Quy trình tuyển dụng cần được tối ưu hóa để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Quy trình tuyển dụng nhân sự thông minh sẽ giúp nhà quản trị:

• Kiểm soát chặt chẽ quá trình tuyển dụng
• Đảm bảo các bước được thực hiện đúng quy trình
• Tránh các sai sót, sơ suất.
• Đánh giá chính xác năng lực của ứng viên
• Nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. 

2. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự

Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự là một mô hình tổng quát thể hiện các bước và hoạt động chính trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng đầy đủ sẽ bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Phân tích vị trí công việc
• Bước 2: Đưa ra chiến lược tuyển dụng
• Bước 3: Tìm kiếm nguồn ứng viên
• Bước 4: Sàng lọc đánh giá ứng viên
• Bước 5: Tiến hành phỏng vấn
• Bước 6: Đánh giá khả năng ứng viên
• Bước 7: Thỏa thuận với ứng viên
• Bước 8: Ra quyết định tuyển dụng
• Bước 9: Thực hiện Onboarding

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 là một quy trình tuyển dụng hiệu quả, khoa học và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Quy trình này bao gồm 6 bước chính, cụ thể như sau:

Bước 1: Sắp xếp tuyển dụng

Đây là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Bước này bao gồm các công việc sau:

• Xác định nhu cầu tuyển dụng: Doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí cần tuyển, số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian tuyển dụng, tiêu chí tuyển dụng.
• Lập kế hoạch tuyển dụng: Nhà quản trị cần lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm các nội dung như: thời gian tuyển dụng, ngân sách tuyển dụng, các kênh tìm kiếm ứng viên, các phương pháp tuyển dụng,…
• Phân công nhiệm vụ tuyển dụng: Doanh nghiệp cần phân công nhiệm vụ tuyển dụng cho các nhân viên phù hợp.

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Doanh nghiệp cần thông báo tuyển dụng để thu hút ứng viên. Một thông báo tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả cần rõ ràng, đầy đủ thông tin về vị trí cần tuyển, yêu cầu công việc, quyền lợi của ứng viên,…

Một số phương tiện truyền thông dễ dàng tiếp cận và thu hút ứng viên tiềm năng mà doanh nghiệp có thể tham khảo như: các trang mạng xã hội Facebook, LinkedIn, các trang web tuyển dụng như: Top CV, CareerBuilder, Vietnamworks hoặc website chính thức của doanh nghiệp,…

Bước 3: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ

Doanh nghiệp tiếp nhận hồ sơ của ứng viên từ các kênh tuyển dụng đồng thời tiến hành phân loại, sắp xếp và sàng lọc CV dựa trên các tiêu chí tuyển dụng đã đề ra.

Tiêu chí tuyển dụng là những yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra đối với ứng viên để đánh giá xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển hay không. Các tiêu chí tuyển dụng thường được chia thành 3 nhóm chính:

• Kiến thức và kỹ năng: Đây là những yêu cầu về kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc.
• Kinh nghiệm: Đây là những yêu cầu về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực liên quan.
• Tính cách và thái độ: Đây là những yêu cầu về tính cách và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

Bước 4: Tiến hành phỏng vấn

Phỏng vấn là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng nhân sự để hai bên có cơ hội trao đổi trực tiếp và giải đáp những thắc mắc về công việc. Vì thế doanh nghiệp cần phỏng vấn ứng viên để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm, tính cách và thái độ của họ.

Một số hình thức phỏng vấn mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo như phỏng vấn qua điện thoại, phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn qua video, phỏng vấn nhóm,… Tùy thuộc vào vị trí công việc và mục đích của doanh nghiệp mà lựa chọn hình thức phù hợp. 

Ngoài ra, để quá trình phỏng vấn hiệu quả và chính xác nhất, nhà tuyển dụng nên sử dụng phiếu đánh giá phỏng vấn để có thể nhìn lại quá trình phỏng vấn và chọn lựa được ứng viên phù hợp nhất.

Bước 5: Thử việc

Thử việc là thời gian để ứng viên và doanh nghiệp tìm hiểu nhau. Thông thường, thời gian thử việc ở các doanh nghiệp Việt sẽ diễn ra từ 1 đến 2 tháng. Doanh nghiệp cần đánh giá ứng viên trong thời gian thử việc để đảm bảo ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển.

Bước 6: Ra quyết định tuyển dụng

Dựa trên kết quả, thái độ và sự nỗ lực của ứng viên trong quá trình thử việc, doanh nghiệp sẽ ra quyết định tuyển dụng trúng tuyển hoặc ngừng hợp tác. Nếu nhân viên đậu thử việc, nhà tuyển dụng cần gửi thông báo qua Email và tiến hành ký kết hợp đồng lao động chính thức, trong đó nêu rõ quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi bên.

Ngược lại, nếu ứng viên đó không qua quá trình thử việc, doanh nghiệp nên gửi email cảm ơn và thông báo lý do không phù hợp.