1. Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất tiếng Anh là Performance Management. Đây là quá trình liên tục theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Công việc dựa trên các mục tiêu đề ra. Đây là một quá trình quan trọng giúp giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của nhân lực. Đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức.

Để quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý. Quy trình này phù hợp với văn hóa và mục tiêu của tổ chức. Quy trình đó cần được diễn ra liên tục, triển khai một cách nhất quán. Cần có sự tham gia của toàn bộ nhân viên.

2. Tầm quan trọng của quản lý hiệu suất trong doanh nghiệp

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp cần phải tối ưu hóa mọi nguồn lực của mình. Từ đó đạt được mục tiêu và duy trì lợi thế cạnh tranh. Trong đó, nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất. Dưới đây là các lợi ích của việc quản lý hiệu suất:

Đối với doanh nghiệp, quản lý hiệu suất đem lại những lợi ích sau:

• Tối ưu hóa nguồn lực hiệu quả: Khi doanh nghiệp biết được hiệu suất của từng nhân viên. Họ có thể xác định những nhân viên đang làm việc hiệu quả. Họ cũng xác định những nhân viên cần được hỗ trợ. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định phân bổ nguồn lực phù hợp. Ví dụ như phân công công việc, đào tạo, thăng tiến,…
• Dễ dàng đạt mục tiêu kinh doanh: Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp xác định những yếu tố cần cải thiệ. Từ đó đạt được mục tiêu kinh doanh. Sau đó đưa ra các kế hoạch và hành động phù hợp. Điều này cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Gia tăng năng suất lao động: Quản trị hiệu suất tốt sẽ giúp đảm bảo nhân viên đang làm việc hiệu quả. Nhân sự đạt được mục tiêu của tổ chức. Từ đó nâng cao năng suất lao động và giảm thiểu chi phí hoạt động.
• Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên: Khi nhân viên có thể xác định các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội phát triển của bản thân ở doanh nghiệp. Họ sẽ có xu hướng trau dồi và nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Từ đó đáp ứng yêu cầu công việc.
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp: Quản lý hiệu suất giúp nhà quản trị xây dựng một văn hóa doanh nghiệp. Nó dựa trên sự minh bạch, công bằng và trách nhiệm. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hiệu quả. Tất cả nhân viên đều đồng lòng hướng đến mục tiêu chung.

Đối với nhân viên, quản lý hiệu suất mang lại những lợi ích sau:

• Nhận được phản hồi thường xuyên và kịp thời: Phản hồi từ nhà quản lý giúp nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ và xác định những lĩnh vực cần cải thiện.
• Có cơ hội phát triển và thăng tiến rõ ràng: Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp xác định những nhân viên có tiềm năng. Doanh nghiệp tạo cơ hội cho họ phát triển và thăng tiến.
• Tăng cường sự gắn bó với công việc: Khi nhân viên cảm thấy được đánh giá công bằng và có cơ hội phát triển. Họ sẽ có xu hướng gắn bó với công việc hơn.

3. Quy trình 5 bước quản lý hiệu suất đúng chuẩn

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà nhà lãnh đạo sẽ áp dụng các quy trình quản lý hiệu suất khác nhau. Dưới đây là 5 bước quản lý hiệu suất mà nhà quản lý có thể tham khảo:

Bước 1: Lập kế hoạch quản lý hiệu suất

Xây dựng kế hoạch là bước đầu tiên cho quá trình quản lý hiệu suất. Kế hoạch quản lý hiệu suất cần được thiết lập một cách cẩn thận và chi tiết cho từng bước. Từ việc  thu thập dữ liệu đến việc đảm bảo sự tham gia và đóng góp của tất cả nhân viên. Một kế hoạch quản lý hiệu quả cần xác định rõ mục tiêu, nội dung và các bước thực hiện.

Một số lưu ý khi doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch quản lý hiệu suất:

• Kết hợp chặt chẽ giữa nhà quản lý và nhân viên: Nhà quản lý cần thường xuyên trao đổi và thảo luận với nhân viên về mục tiêu, nội dung và các bước thực hiện của quá trình quản lý hiệu suất. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng kế hoạch được xây dựng phù hợp với nhu cầu và mong muốn của cả hai bên.
• Tính linh hoạt: Kế hoạch quản lý hiệu suất cần có tính linh hoạt để có thể điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế.

Bước 2: Đặt mục tiêu cho quá trình quản lý hiệu suất

Việc đặt ra mục tiêu rõ ràng, đo lường được và phản ánh đúng chiến lược tổ chức là vô cùng quan trọng. Mục tiêu nên được thiết lập cùng với các bên liên quan để đảm bảo sự hiểu biết và cam kết. Mục tiêu cho quá trình quản lý hiệu suất có thể liên quan đến năng suất làm việc, chất lượng công việc, sự đóng góp cá nhân và mục tiêu phát triển cá nhân.

Dưới đây là một số lưu ý khi đặt mục tiêu quản lý hiệu suất:

• Sự chủ động: Nhà quản lý và nhân viên cần chủ động đặt mục tiêu và tham gia thảo luận để thống nhất mục tiêu.
• Tính kỷ luật: Việc thiết lập mục tiêu cần dựa trên những tiêu chuẩn và quy tắc rõ ràng nhằm thúc đẩy nhân viên phát triển và cải thiện hiệu suất.
• Tập trung vào kết quả: Mục tiêu cần tập trung vào kết quả công việc, chứ không chỉ tập trung vào các hoạt động.

Bước 3: Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất

Trong bước này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá chặt chẽ và công bằng, bao gồm việc xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng, các tiêu chí đánh giá mà tổ chức đã thống nhất. Hệ thống này nên dựa trên thông tin đồng thuận từ cả nhà quản lý và nhân viên, đồng thời nên liên quan chặt chẽ đến các mục tiêu và chiến lược tổ chức.

Những tiêu chí cần có trong hệ thống đánh giá hiệu suất:

• Tiêu chí đánh giá cần liên quan đến các mục tiêu của quá trình quản lý hiệu suất để đảm bảo rằng nhân viên đang thực hiện công việc đúng hướng.
• Tiêu chí đánh giá phải được xây dựng một cách khách quan và công bằng để đảm bảo rằng nhân viên được đánh giá một cách chính xác.
• Tiêu chí đánh giá cần thể hiện một cách rõ ràng và dễ hiểu để nhân viên có thể hiểu được và áp dụng vào thực tế.

Bước 4: Theo dõi tiến độ, quản lý hiệu suất liên tục

Quản lý hiệu suất là một quá trình liên tục, yêu cầu sự theo dõi chặt chẽ và phản hồi đều đặn. Doanh nghiệp nên thiết lập các cơ chế để theo dõi tiến độ đối với các mục tiêu và đánh giá hiệu suất. Các buổi đối thoại giữa quản lý và nhân viên có thể diễn ra để thảo luận về tiến triển, cũng như để giải quyết mọi vấn đề phát sinh.

• Đảm bảo tính thường xuyên: Nhà quản lý cần theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhân viên một cách thường xuyên để có thể phát hiện sớm những vấn đề và đưa ra các biện pháp hỗ trợ kịp thời.
• Tạo sự tin tưởng: Doanh nghiệp nên tạo sự tin tưởng cho nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi trao đổi về tiến độ và hiệu suất công việc của mình.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Vào quá trình theo dõi và đánh giá hiệu suất của họ, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ hơn về hiệu suất của mình và có những điều chỉnh phù hợp.

Bước 5: Đánh giá và công nhận kết quả

Cuối cùng sau mỗi giai đoạn quản lý hiệu suất, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đánh giá định kỳ. Việc đánh giá quá trình quản lý hiệu suất không chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng mà còn đánh giá quá trình làm việc. Ngoài ra, nhà quản lý nên tổ chức các buổi ghi nhận sự nỗ lực và đóng góp tích cực của từng cá nhân, đồng thời khuyến khích những đóng góp, phản hồi để hỗ trợ nhân viên trong việc đạt được hiệu suất tối đa.

4. Một số phương pháp quản lý hiệu suất thành công

4.1. Không chỉ phụ thuộc vào đánh giá định kỳ

Đánh giá hiệu suất định kỳ là một nhiệm vụ quan trọng. Nhưng nó không phải là phương pháp duy nhất. Có nhiều cách quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý hiệu suất tổng thể. Nó bao gồm cả các công cụ như: theo dõi tiến độ công việc, cung cấp phản hồi thường xuyên, đào tạo và phát triển nhân viên,…

4.2. Ghép nối mục tiêu với một kế hoạch quản trị hiệu suất

Mục tiêu là nền tảng của quản lý hiệu suất. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của mình, sau đó ghép nối mục tiêu đó với các kế hoạch quản trị hiệu suất đã đặt ra, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ những gì họ cần làm và sẽ làm để đạt được thành công.

4.3. Giám sát tiến độ công việc một cách chặt chẽ, rõ ràng

Doanh nghiệp cần thường xuyên giám sát tiến độ công việc của nhân viên để có thể phát hiện sớm những vấn đề và đưa ra các biện pháp hỗ trợ kịp thời. Việc giám sát này cần được thực hiện một cách chặt chẽ và rõ ràng để nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ.

4.4. Thường xuyên đào tạo, đánh giá hiệu suất nhân sự

Doanh nghiệp cần thường xuyên đào tạo và đánh giá hiệu suất nhân sự để đảm bảo rằng họ có những kỹ năng và kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Việc đào tạo và đánh giá cần được thực hiện một cách thường xuyên và liên tục để nhân viên có thể phát triển và cải thiện hiệu suất của họ.

4.5. Xây dựng văn hóa đề cao hiệu suất làm việc

Văn hóa doanh nghiệp có tác động lớn đến hiệu suất làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa đề cao hiệu suất làm việc, trong đó nhân viên được khuyến khích phát huy hết tiềm năng của mình.

4.6. Không chỉ nhân viên mới cần được đào tạo

Đào tạo không chỉ dành cho nhân viên mới. Nó còn dành cho tất cả nhân viên, kể cả nhân viên có kinh nghiệm. Doanh nghiệp cần xây dựng một chương trình đào tạo toàn diện. Cần đáp ứng nhu cầu của tất cả nhân viên.

4.7. Công khai và minh bạch trong giao tiếp

Giao tiếp là yếu tố quan trọng trong quản lý hiệu suất. Doanh nghiệp cần giao tiếp một cách công khai và minh bạch với nhân viên về mục tiêu, tiêu chuẩn và kết quả đánh giá hiệu suất. Điều này sẽ giúp nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi ở họ. Cần có những điều chỉnh phù hợp.

4.8. Tích cực trau dồi kỹ năng cho nhân viên

Kỹ năng làm việc là yếu tố quan trọng. Nó quyết định hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhà quản lý cần có những giải pháp để trau dồi kỹ năng cho nhân viên. Chẳng hạn thông qua các chương trình đào tạo, bồi dưỡng.

4.9. Đánh giá một cách khách quan, minh bạch

Quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên cần được thực hiện theo chuẩn. Đó là theo một cách khách quan, công bằng và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu suất. Nó dựa trên các tiêu chí rõ ràng và minh bạch.

4.10. Công nhận kết quả và phản hồi của nhân viên

Công nhận kết quả và phản hồi của nhân viên là một cách hữu ích. Nó khuyến khích họ tiếp tục phát triển và cống hiến cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thường xuyên công nhận thành tích của nhân viên. Lãnh đạo nên lắng nghe phản hồi của họ. Từ đó cải thiện hệ thống quản lý hiệu suất.