Uỷ quyền & ra quyết định

Khi được giao một nhóm để quản lý, về bản chất, người quản lý đã được cấp trên uỷ quyền. Họ phải tạo ra kết quả với sự trợ giúp của những thành viên team. Nhằm đạt kết quả tốt nhất, người quản lý cần phải sử dụng được hết năng lực của nhóm. Bằng cách tiếp tục uỷ quyền xuống nhân viên bên dưới. Họ dành thời gian để đưa ra những quyết định quan trọng.

Thu thập & truyền thông tin

Người quản lý đóng vai trò trung gian giữa cấp trên, cấp dưới và giữa các phòng ban. Họ nắm giữ rất nhiều thông tin. Nếu người quản lý không biết cách chia sẻ thông tin. Điều đó rất dễ khiến cho việc trao đổi thông tin trong tổ chức bị nghẽn lại. Nó gây ra suy giảm hiệu suất của tổ chức. Nhà quản lý cần làm chăm chỉ thu thập và truyền thông tin.

Việc thu thập thông tin có thể thực hiện bằng nhiều cách:

• Thông qua các cuộc họp
• Thông qua các báo cáo hay đơn giản
• Những cuộc trò chuyện ngắn trong bữa ăn trưa cùng nhân viên.

Thúc đẩy & làm gương

Đây là một cặp đôi nhiệm vụ song hành mà người quản lý cần làm mỗi ngày. Chúng ta không thể chỉ liên tục thúc đẩy nhân viên mà không có sự làm gương. Cách thúc đẩy hiệu quả nhất chính là làm tốt những gì mình cần phải làm. Từ đó sẽ khiến cho nhân viên học hỏi và làm theo.

Để làm tốt chức năng và vai trò của mình, nhà quản lý cần có các kỹ năng lãnh đạo nhóm. Bạn hãy cùng Dũng tìm hiểu các kỹ năng lãnh đạo nhóm này.

Kỹ năng lãnh đạo nhóm hiệu quả

Một quản lý sẽ cần có 8 kỹ năng lãnh đạo như sau:

1. Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả

Một nhà lãnh đạo không thể giao tiếp thì không phải là một nhà lãnh đạo. Kỹ năng giao tiếp có nhiều dạng. Chẳng hạn như phi ngôn ngữ, viết và nói trước công chúng. Nói trước công chúng là một kỹ năng thiết yếu mà mọi người nên phát triển. 

Cải thiện 50% giá trị của bạn

Ngay cả khi nói trước công chúng không phải là sở trường của bạn. Những cuộc trò chuyện thông thường với các thành viên trong nhóm rất có ích. Nó cho bạn cơ hội thể hiện sự đánh giá cao với công việc nhân viên đang thực hiện. Bạn sẽ lan tỏa sự tự tin, cảm hứng làm việc trong đội ngũ.

Một lãnh đạo hiệu quả sẽ cần nắm vững nghệ thuật giao tiếp. Bạn sẽ cần đảm bảo quá trình giao tiếp tạo được tác động tích cực đến đội nhóm. Để đạt được điều đó, bạn không chỉ cần duy trì giao tiếp thường xuyên. Bạn còn cần đảm bảo giao tiếp một cách rõ ràng, hiệu quả.

Bạn nên tránh cách giao tiếp ẩn ý. Tránh gây hiểu nhầm theo những cách khác nhau. Bạn cũng nên tránh những phản hồi với team theo kiểu bánh mì kẹp. (tích cực – tiêu cực – tích cực). Những phản hồi xen kẽ như vậy không khiến nhân viên được xoa dịu. Nó chỉ khiến họ không thực sự hiểu ý kiến của bạn.

Giỏi chuyên môn & cải thiện sự tự tin

Bạn cũng nên lưu ý: muốn giao tiếp rõ ràng, hiệu quả bạn cần thực sự là một người giỏi chuyên môn. Bạn hiểu biết lĩnh vực nhóm đang thực hiện. Chỉ có kiến thức chuyên môn vững vàng mới có thể giúp bạn tự tin giao tiếp.

Có chuyên môn tốt và trở thành một chuyên gia, người hỗ trợ nhóm hiệu quả. Nó sẽ giúp bạn nhận được sự tôn trọng, tin tưởng từ đội nhóm. Điều đó càng củng cố nền tảng để nhóm của bạn có thể giao tiếp với nhau một cách hiệu quả hơn.

Học cách lắng nghe

Giao tiếp hiệu quả, rõ ràng không bao giờ là quá trình 1 chiều. Khi bạn nói, bạn còn cần học cách lắng nghe chủ động, tích cực. Bạn cần biết được các thành viên trong nhóm đang thực sự nghĩ gì và cách tốt nhất để làm điều đó là lắng nghe họ.

Bằng cách lắng nghe, quan tâm ý kiến của nhân viên, bạn sẽ hiểu rõ vấn đề, những trở ngại công việc hiện nay đang thực sự nằm ở đâu. Bạn cũng sẽ kịp thời cùng các thành viên giải quyết các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng biến thành một thảm họa nặng nề hơn.

Mặt khác, các thành viên trong nhóm cũng sẽ đánh giá cao một lãnh đạo biết lắng nghe, quan tâm đến ý kiến của họ hơn là một người chỉ nói và nói.

2. Sự nhất quán

Sự nhất quán trong hoạt động của nhóm cần thể hiện trong mọi hành động, tiêu chuẩn hay đánh giá. Bạn không thể đưa ra tiêu chuẩn kép với các thành viên của mình mà cần đảm bảo sự công bằng, đồng nhất theo quy chuẩn chung. Những tiêu chuẩn, quy trình nhất quán sẽ giúp các thành viên có thể tin tưởng và thực hiện tốt vai trò của mình.

• Nhân viên kinh doanh sẽ được đánh giá có một quý thành công nếu họ ký được tổng doanh thu 3 tỷ đồng / quý
• Nhân viên tuyển dụng sẽ được đánh giá hiệu quả nếu đạt tỷ lệ đáp ứng ứng viên từ 80% trở lên
• Nhân viên kiểm thử phần mềm sẽ duy trì được hiệu suất công việc tốt nếu họ duy trì tỷ lệ lọt lỗi dưới 5%

Khi bạn có sự nhất quán trong công việc, nhân viên sẽ hiểu họ được kỳ vọng đạt được điều gì và nỗ lực đạt được mục tiêu đó. Những biến đổi bất thường không có lý do chính đáng đều sẽ khiến cho đội ngũ của bạn phát sinh những thắc mắc, vướng mắc không cần thiết.

3. Tổ chức đội nhóm

Lãnh đạo nhóm cần thể hiện được sự hiện diện, đồng hành, tổ chức nhóm của mình. Bạn không bắt buộc phải có mặt trong bất cứ tình huống nào của nhóm vì bạn có thể thực hiện ủy quyền. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo các thành viên khi có vướng mắc đều có thể nhận được sự hỗ trợ của bạn một cách nhanh chóng, kịp thời.

Check-in 1 – 1 hiệu quả

Bạn có thể tổ chức các buổi check-in công việc định kỳ theo lịch hàng tuần để nắm bắt được các vấn đề của nhóm và tổ chức đội nhóm tốt hơn. Sự minh bạch và cởi mở là chìa khóa quan trọng để bạn có thể tổ chức thành công nhóm của mình. Thông qua các buổi check-in 1 – 1 với thành viên nhóm, bạn sẽ biết rõ điều gì đang thực sự diễn, ai đang làm gì, vấn đề và giải pháp tương ứng như thế nào.

Bạn nên thực hiện các buổi check-in chỉ 1 – 1 với từng nhân viên để họ có thể chia sẻ một cách cởi mở, tiếp nhận ý kiến phản hồi của bạn dễ dàng hơn. Rõ ràng, nhân viên sẽ khó tiếp nhận những phản hồi tiêu cực về họ khi buổi check-in được tổ chức công khai với toàn team.

Vấn đề cốt lõi là lợi nhuận, hiệu quả

Khi tổ chức đội nhóm của mình, bạn cần lưu ý đến 3 vấn đề cốt lõi: nguồn lực – thời gian – lợi nhuận. Thực tế, mọi đội nhóm khi xử lý công việc đều cần hướng tới việc tối ưu hóa về nguồn lực, thời gian để đảm bảo được lợi nhuận tốt nhất. Lợi nhuận gia tăng, hiệu quả công việc gia tăng thì có nghĩa là nhóm của bạn đang được tổ chức tốt và ngược lại.

Nhà thơ Bill Copeland (Mỹ) từng nói: “Rắc rối khi không có mục tiêu là bạn có thể dành cả đời để chạy tới chạy lui trên sân mà không bao giờ ghi bàn.” Các nhóm có thể làm việc nỗ lực, chăm chỉ mỗi ngày, nhưng nếu quản lý không đặt mục tiêu hợp lý, họ có nguy cơ lãng phí tất cả nỗ lực công việc đó. 

Tổ chức đội nhóm hướng tới mục tiêu cụ thể

Ở vị trí quản lý, bạn cần biết cách và có kỹ năng tạo một tầm nhìn rõ ràng cho nhóm của mình. Bạn hãy chắc chắn rằng tất cả thành viên nhóm đều hiểu những gì họ đang hướng tới bằng cách phác thảo các bước cần thiết để đạt được một mục tiêu cụ thể. Khi các thành viên trong nhóm nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, họ sẽ hiểu rõ hơn về bối cảnh công việc và nỗ lực đúng cách, đúng hướng hơn.

Để tổ chức đội nhóm hiệu quả, bạn có thể tham khảo phương pháp quản lý mục tiêu OKRs. Đây là phương pháp đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại nhiều công ty hàng đầu trên thế giới như Google; Intel; Amazon…

4. Uỷ quyền hiệu quả

Ủy quyền là điều mà bất kỳ ai cũng có thể làm. Nhưng ủy quyền hiệu quả thì không phải ai cũng có thể thực hiện được. Ủy quyền không phải là việc chuyển giao những việc bạn không muốn làm cho người khác để giảm tải công việc mà đó là quá trình giao việc đúng người, đảm bảo nguồn lực thực hiện và thực sự trao quyền phù hợp cho họ.

Dù cho bạn có thể đảm đương tất cả mọi công việc hiện tại, bạn cũng nên học cách ủy quyền hiệu quả để có thêm khoảng thời gian tìm kiếm cơ hội phát triển mới cho nhóm. Lãnh đạo giỏi không phải là người ôm đồm làm hết mọi việc mà là người biết ủy quyền để phát triển đội ngũ vững mạnh. Bởi vì thông qua thực hiện công việc được ủy quyền, các thành viên trong nhóm của bạn cũng sẽ dần trưởng thành và gánh vác công việc của team.

5. Ra quyết định và giải quyết vấn đề

Dù cho bạn đã lên kế hoạch chi tiết cho mọi hành động đi chăng nữa thì bạn cũng khó có thể đảm bảo kế hoạch được thực hiện thông suốt như dự kiến. Sẽ có nhiều tình huống rủi ro, vướng mắc phát sinh. Khi đối diện với khó khăn như vậy, bạn cần có được kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề. 

6. Trách nhiệm giải trình

Nhà quản lý trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình cần có trách nhiệm giải trình công việc được giao. Ở vị trí quản lý, bạn không chỉ có trách nhiệm giải trình với ban lãnh đạo mà còn với chính nhân viên trong team của mình.

Giải trình là làm rõ thông tin, giải đáp thắc mắc một cách kịp thời để các bên liên quan nắm bắt, hiểu và kịp thời phối hợp thực hiện nếu cần. Như vậy, một quản lý có kỹ năng, trách nhiệm giải trình tốt sẽ giúp công việc của team được phối hợp nhuần nhuyễn, ăn khớp hơn.

Kỹ năng giải trình tốt của người quản lý không chỉ giúp đội ngũ có thể làm việc hiệu quả, tin tưởng hơn vào công việc họ được yêu cầu thực hiện mà còn giúp chính người quản lý dần xây dựng được uy tín, sự tin cậy. Giải trình tốt sẽ giúp quản lý gần hơn với đội ngũ, đồng hành và cùng nỗ lực đạt được những mục tiêu chung. 

7. Tạo động lực

Một trong những khác biệt quan trọng giữa một nhà lãnh đạo và một nhà quản lý. Đó là nhà lãnh đạo có khả năng truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình. Còn quản lý thường sẽ chỉ hướng đến việc tuân thủ quy trình. Điều đó không có nghĩa là lãnh đạo phá vỡ quy trình. Mà họ sẽ giúp đội ngũ của mình thực hiện quy trình công việc với sự sáng tạo. Nhân viên thể hiện đam mê và đầy cảm hứng, động lực.

Để tạo được sự tin tưởng – một trong những nền tảng để tạo động lực công việc. Bạn nên lưu ý một số điểm như:

• Phát triển trí tuệ cảm xúc (EQ)
• Giao tiếp, lắng nghe tích cực
• Thẳng thắn, minh bạch trong mọi hành động
• Tôn trọng, chính trực, công bằng với mọi thành viên
• Ghi nhận, khen thưởng nhân viên kịp thời
• Có sự nhận biết, đồng cảm, thúc đẩy tinh thần, tác động tích cực đến thái độ, hành vi của nhân viên…

8. Học tập không ngừng

Với rất nhiều thay đổi trong thế giới kinh doanh, một kỹ năng cần thiết cho  lãnh đạo và quản lý  là không ngừng học hỏi. Các nhà lãnh đạo cần có đầu óc ham học hỏi để tiếp thu nhiều thông tin hơn. Bạn có thể tìm hiểu, đọc sách, tài liệu chuyên ngành mình đang thực hiện. Bạn cũng có thể tìm hiểu các chủ đề khiến bạn chú ý, thích thú. Các chủ đề này không nhất thiết phải liên quan trực tiếp đến công việc hiện tại nhưng có thể giúp bạn mở rộng, cải thiện bộ kỹ năng phục vụ công việc.

Lời kết

Để thúc đẩy đội nhóm của mình cải thiện hiệu suất, hiệu quả công việc. Bạn có thể tham khảo áp dụng phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM). Đây là phương pháp quản lý có thể giúp bạn nắm bắt được nhanh chóng hiệu suất của đội nhóm. Thậm chí là theo thời gian thực từng ngày, từng tuần.