1. Đổi cách xưng hô

Một tip rất dễ để bắt đầu là đổi cách xưng hô. Dừng ngay việc tự xưng “em” khi nói chuyện với lễ tân. Bạn nên thay đổi bằng “anh” hoặc “chị” dù bạn bao nhiêu tuổi.

• Mục đích: gatekeeper sẽ nghĩ bạn lớn tuổi hơn. Nên họ sẽ tôn trọng bạn hơn. Đơn giản vì mọi người sẽ cần giữ mức kính trọng nhất định với những người lớn tuổi hơn mình.

2. Sử dụng tên của CEO

Nếu bạn yêu cầu nói chuyện với CEO bằng tên của họ. Bạn sẽ được coi là người đã từng nói chuyện với họ trước đây. như vậy bạn sẽ có nhiều khả năng vượt qua được lễ tân hơn.

3. Sử dụng tên của người gác cổng (lễ tân)

Tâm lý bán hàng tốt là sử dụng tên của khách hàng tiềm năng trong cuộc gọi ngẫu nhiên. Điều tương tự cũng xảy ra khi nói chuyện với người gác cổng.

Sử dụng tên của ai đó giúp xây dựng lòng tin, điều này sẽ giúp cho bạn khác biệt trong mắt các người gác cổng (lễ tân). Vì bạn cũng dành sự tôn trọng cho họ thay vì chỉ tập trung vào việc gặp người cần gặp.

4. Đánh tráo khái niệm

Nghe hơi tiêu cực nhưng cách này có thể khiến bạn vượt qua lễ tân một cách dễ dàng hơn bởi vì bạn là người “đã có hẹn trước”.

Cách áp dụng:

• Bước 1: Bạn cần email của CEO (khách hàng tiềm năng), có thể thông qua cuộc gọi đầu tiên bạn đã có được thông tin hoặc bạn thấy chúng từ website của công ty.
• Bước 2: Bạn gửi một email giới thiệu kèm với thời gian bạn sẽ gọi cho CEO
• Bước 3: Gọi đến người gác cổng (lễ tân) và nói bạn đã có lịch hẹn gọi từ trước

Việc này không phải là nói dối nhưng việc đánh tráo khái niệm sẽ giúp bạn kết nối dễ hơn với CEO (khách hàng tiềm năng) của bạn.

5. Sử dụng tên người giới thiệu

Nếu bạn được giới thiệu bởi ai đó mà người ra quyết định biết và tin tưởng, hãy đề cập đến điều này sớm trong cuộc trò chuyện. Việc nêu tên, khi được thực hiện một cách khéo léo và trung thực, có thể mang lại sự tín nhiệm ngay lập tức và tăng đáng kể cơ hội được thông qua của bạn.

Trường hợp bạn không có người giới thiệu thì có thể áp dụng cách sau: dùng tên của CEO/ Giám đốc kinh doanh công ty bạn làm cầu nối.

• Ví dụ: Chị là B từ công ty C, anh Giám đốc nhờ chị gọi cho anh chị CEO (tên của CEO công ty gọi) để đặt một lịch hẹn trao đổi hợp tác.
• Mục đích: lễ tân sẽ khó bắt bẻ hay từ chối bạn được vì bạn cũng làm nhiệm vụ kết nối.

6. Đừng bán cho người gác cổng

Mặc dù sự thân thiện và lịch sự có thể tạo nên mối quan hệ tốt với những người gác cổng nhưng bạn không nên bán bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào cho họ.

Họ có thể yêu thích những gì bạn đang bán và có thể nói tốt với CEO hay khách hàng tiềm năng, nhưng họ sẽ không tham gia vào quá trình bán hàng hoặc quyết định mua hàng. Ngoài ra, họ sẽ không gặp phải những khó khăn giống như người ra quyết định trong kinh doanh, vì vậy họ có thể không nhìn thấy toàn bộ phạm vi sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

7. Dùng Tiếng Anh

Không phải công ty nào thì lễ tân cũng giỏi Tiếng Anh nên nếu lễ tân không biết tiếng Anh thường họ sẽ chuyển đến cho những người có vị trí cao hơn để nghe máy.

Cách áp dụng:

• Sử dụng tên tiếng Anh và phát âm chuẩn để giao tiếp với lễ tân
• Kết hợp với cách số 2: Sử dụng tên của CEO để những bạn không giỏi tiếng Anh cũng biết được là bạn cần nói chuyện với CEO

Lưu ý: chỉ sử dụng khi phát âm bạn chuẩn Anh hoặc chuẩn Mỹ, việc giọng của bạn không giống người bản xứ thì rất dễ bị phát hiện.

8. Gọi vào những thời điểm khác nhau

Dựa trên thói quen thì CEO hay đi sớm và về muộn nên gọi điện vào sáng sớm hoặc muộn hơn trong ngày có thể tăng cơ hội gặp trực tiếp người ra quyết định, bỏ qua hoàn toàn người gác cổng.

9. Hãy trung thực

Tránh các chiến thuật lừa đảo, bạn có thể đánh tráo khái niệm nhưng không được nói dối để vượt qua người gác cổng. Đánh lừa họ có thể làm hoen ố danh tiếng của bạn và tổ chức của bạn. Sự trung thực và minh bạch về ý định của bạn là rất quan trọng.

10. Hãy nói ngắn gọn và rõ ràng

Giải thích rõ ràng và chính xác mục đích cuộc gọi. Tránh sử dụng thuật ngữ hoặc giải thích quá phức tạp. Vì thực tế không chỉ có mình bạn gọi đến. Mà có rất nhiều người khác cũng muốn tiếp cận CEO. Vì thế việc giúp người gác cổng dễ hiểu tại sao việc kết nối với người ra quyết định lại có lợi.