Môi trường số là gì? Ưu điểm và thách thức của môi trường số

Môi trường số là gì? Ưu điểm và thách thức của môi trường số trong môi trường doanh nghiệp như thế nào? Cùng Dũng tìm hiểu trong bài viết!

Môi trường số là gì?

Môi trường số (Digital Workplace) là một không gian làm việc ảo. Nó được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ số. Nó cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Đồng thời kết nối và cộng tác hiệu quả với nhau. Môi trường số cho phép các công ty trên khắp thế giới mở rộng. Họ sẽ toàn cầu hóa hoạt động của họ với các nhóm tuyển dụng mở rộng. Digital Workspace cũng tạo ra phương pháp cộng tác mới.

Những lý do chính tạo ra môi trường làm việc số:

• Lực lượng lao động phân tán
• Sự phát triển nhanh chóng của các thiết bị hỗ trợ Internet
• Nhu cầu thay đổi của lực lượng lao động hiện đại

Và khi nơi làm việc trở nên kỹ thuật số hơn, nhân viên sẽ giao tiếp và cộng tác theo những cách chưa từng có. Để phản ánh cách làm việc đang thay đổi của nhân viên. Các tổ chức hàng đầu đang bắt đầu triển khai một môi trường làm việc mới gọi là Digital Workplace.

Ưu điểm và thách thức của môi trường làm việc số

Ưu điểm của môi trường làm việc số

Dưới đây là lý do tại sao các tổ chức phải xem xét việc xây dựng một môi trường số. Từ đó để nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Thu hút nhân tài hàng đầu

Cung cấp lịch trình làm việc linh hoạt và quyền tự do làm việc từ mọi nơi. Nó nhằm đáp ứng nhu cầu và động lực luôn thay đổi của lực lượng lao động hiện đại. Môi trường số còn tạo ra một nền văn hóa cởi mở và năng động. Đó là nơi nhân viên được khuyến khích chia sẻ ý tưởng. Họ sẽ phát huy tối đa tiềm năng của bản thân. Một văn hóa doanh nghiệp hiện đại như vậy sẽ thu hút những nhân tài hàng đầu. Đó là những người coi trọng sức khỏe tinh thần và môi trường nơi họ được đề cao.

Chi phí hoạt động thấp hơn

Việc áp dụng các yếu tố của môi trường số có thể cắt giảm nhiều chi phí vật chất tại nơi làm việc. Chẳng hạn như tiền thuê văn phòng, điện, nội thất,… Ngoài ra, thay thế các cuộc họp, hội nghị hoặc buổi đào tạo truyền thống bằng tương tác ảo. Nó sẽ giúp tiết kiệm đáng kể về vé máy bay, khách sạn, ăn uống, thuê xe,…

Cải thiện trải nghiệm của khách hàng

Các tiện ích như trò chuyện trực tuyến cho phép khách hàng tiếp cận dịch vụ khách hàng trong vòng vài giây. Nó giúp họ nhận được thông tin và hỗ trợ cần thiết mà không phải chờ đợi nhiều ngày. Việc này cải thiện đáng kể trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Nó khiến khách hàng có nhiều khả năng quay lại hơn trong tương lai.

Minh bạch

Việc đẩy nhiều quy trình làm việc hơn vào không gian kỹ thuật số rất có ích. Nó mang lại những hiểu biết sâu sắc hơn về hoạt động hàng ngày. Nó giúp doanh nghiệp xác định những thách thức cũng như cơ hội cải tiến trong tương lai.

Tăng doanh thu

Kết hợp với các khoản tiết kiệm chi phí khác, các mô hình kỹ thuật số mang đến sự linh hoạt hơn. Nó giúp tăng tốc các cơ hội kinh doanh và giúp các công ty tiếp cận thị trường nhanh hơn. Trên thực tế, theo nghiên cứu về nơi làm việc kỹ thuật số của Avanade. Các tổ chức đã chứng kiến ​​doanh thu tăng 43% nhờ triển khai môi trường làm việc số.

Chuẩn bị cho tương lai

Các tổ chức cần thay đổi cách nhân viên làm việc để đón nhận sự năng động đang thay đổi của lực lượng lao động hiện đại. Chúng phải trở nên linh hoạt hơn. Như vậy để tăng khả năng thích ứng với:

• Yêu cầu của khách hàng
• Mục tiêu kinh doanh
• Nhận thức về thương hiệu
• Không gian làm việc, khuôn khổ
• Khả năng sử dụng và xu hướng công nghệ thông tin.

Ngoài ra, để thu hút lực lượng lao động thế hệ mới, các tổ chức phải xây dựng môi trường làm việc linh hoạt hơn. Họ phải cân bằng tốt hơn trong công việc.

Môi trường số giúp các tổ chức chuẩn bị cho những thay đổi sắp tới tại nơi làm việc. Nó được thiết kế có mục đích nhằm lưu ý đến nhân viên. Cũng như tất cả các công cụ và hệ thống kỹ thuật số mà họ sử dụng. Nó giúp họ dễ dàng kết nối liền mạch với mọi người, ý tưởng và kiến ​​thức chuyên môn trong và ngoài. Đồng thời trao quyền cho họ bằng mọi dịch vụ, mọi lúc, mọi nơi, với bất kỳ thiết bị nào. Ngoài ra, tính linh hoạt để làm việc từ bất kỳ địa điểm nào được cung cấp bởi nơi làm việc kỹ thuật số. Giúp phục vụ lực lượng lao động thế hệ mới, đặc biệt là gen Z và thế hệ Alpha.

Một số thách thức tại nơi làm việc kỹ thuật số

Sự phản kháng của nhân viên

Nhân viên thường phản đối bất cứ điều gì mới nếu họ không tin rằng sự thay đổi sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên có thể khó chuyển đổi từ phương pháp làm việc truyền thống sang môi trường số hơn.

Tuy nhiên, đối với các tổ chức, đại dịch đã cho phép họ hướng tới cấu trúc nơi làm việc kỹ thuật số và hình dung lại các phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Nhưng để thành công, quan trọng là phải vượt qua sự phản kháng của nhân viên – điều có thể làm mất đi mục đích của môi trường làm việc số. Để vượt qua sự phản kháng và áp dụng thành công môi trường số trong tổ chức, phải giải thích giá trị mà nó có thể mang lại cho nhân viên để cải thiện hiệu quả công việc của họ.

Áp dụng các công cụ kỹ thuật số tại nơi làm việc

Việc có quá nhiều công cụ kỹ thuật số để nhân viên hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả có thể khiến họ choáng ngợp. Nhiều gói phần mềm, tất cả đều cố gắng cải thiện trải nghiệm kỹ thuật số của nhân viên, có thể làm tăng thêm sự phức tạp, kém hiệu quả và gây nhầm lẫn cho người dùng cuối.

Để tăng năng suất và hiệu quả trên các công cụ kỹ thuật số, doanh nghiệp phải áp dụng chiến lược phần mềm được cá nhân hóa theo nhu cầu của người dùng cốt lõi. Một số chiến lược này bao gồm:

• • Xây dựng các quy trình làm quen, danh sách nhiệm vụ và các hướng dẫn liên quan trong ứng dụng theo ngữ cảnh, dựa trên vai trò để giúp người dùng tìm hiểu về các tính năng và hành động khác nhau quan trọng nhất đối với họ.Giới thiệu các tính năng cốt lõi, quan trọng nhất của công cụ đó đến đội ngũ nhân viên.

• • Cung cấp nội dung trợ giúp theo yêu cầu bên trong phần mềm hoặc ứng dụng để cung cấp thông tin ngay lập tức cho nhân viên.

• • Thu thập phản hồi để xác định các chiến thuật tăng trưởng và áp dụng cho sản phẩm của tổ chức.

An ninh mạng và thông tin

Với các vụ lừa đảo liên tục, vi phạm dữ liệu của khách hàng và nhân viên trên toàn thế giới, an ninh mạng và bảo mật thông tin đã trở thành những thách thức lớn nhất của môi trường số. Các CIO đang chịu áp lực rất lớn để đảm bảo bảo vệ tổ chức khỏi các cuộc tấn công này. Mặc dù nhiều tổ chức có chính sách bảo mật thông tin mạnh mẽ nhưng việc thực thi ở nơi làm việc có thể mất thời gian và công sức

Cách tốt nhất để vượt qua thách thức này là sử dụng nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số có thể tuân thủ tất cả các nguyên tắc bảo mật dữ liệu. Hoặc tổ chức các buổi hội thảo nâng cao nhận thức về bảo mật cho đội ngũ nhân viên để giúp họ hiểu tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu và các phương pháp hay nhất cần tuân theo khi truy cập dữ liệu bí mật từ thiết bị của họ.

Các vấn đề về năng suất của nhân viên

Có thể sẽ mất thời gian để nhân viên của tổ chức làm quen với môi trường làm việc số. Sau khi triển khai, năng suất phụ thuộc vào hiệu quả của các chương trình đào tạo và nâng cao kỹ năng được cung cấp cho nhân viên để tận dụng nền tảng mới. Chiến lược L&D và thiết kế quy trình cần tập trung nhiều hơn vào hiệu suất, năng suất của người dùng cuối.

Tác động của môi trường số đến cách thức làm việc

Môi trường số đã tạo ra một cuộc cách mạng nơi làm việc, thay đổi hoàn toàn bản chất của công việc và cách thức chúng ta thực hiện nó. Thay vì bó buộc trong không gian văn phòng truyền thống, giờ đây, nhân viên có thể làm việc từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào, nhờ vào sự kết nối internet và các công nghệ kỹ thuật tiên tiến.

Môi trường số giúp các tổ chức xây dựng mối quan hệ sâu sắc hơn và văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, có thể giúp tăng năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể và tăng lòng trung thành với công ty. Chức năng công việc của nhân viên được bao quanh bởi trải nghiệm kỹ thuật số mới này, trải nghiệm này đặt chính nhân viên vào trung tâm của quá trình chuyển đổi doanh nghiệp.

Các công cụ cộng tác và giao tiếp trong môi trường số cải thiện đáng kể khả năng của ban lãnh đạo. Đặc biệt trong việc lắng nghe các vấn đề từ toàn thể nhân viên. Nó có thể thúc đẩy mối quan hệ bền chặt hơn giữa cấp trên và nhân viên. Khi nhân viên nghĩ rằng họ đang được lắng nghe. Họ sẽ có nhiều khả năng chia sẻ những hiểu biết sâu sắc. Nó có thể tạo ra sự khác biệt với một khách hàng hoặc trên toàn bộ tổ chức.